Recalcular fórmulas en Power Pivot

Al trabajar con datos en Power Pivot, es posible que tenga que actualizar los datos de su origen, recalcular las fórmulas de las columnas calculadas o actualizar las tablas dinámicas que usan el modelo de datos.

En este artículo se explica la diferencia entre actualizar y volver a calcular los datos, se proporciona información general sobre cómo se desencadena el recálculo y se describen las opciones para controlar el recálculo.

Descripción de la actualización de datos frente al recálculo

Power Pivot usa tanto la actualización como el recálculo de datos:

La actualización de datos significa obtener datos actualizados de orígenes de datos externos. Power Pivot no detecta automáticamente los cambios en orígenes de datos externos. Para incorporar datos actualizados, actualice el modelo de datos.

Repetir un cálculo significa actualizar todas las columnas, tablas, gráficos y tablas dinámicas del libro que contienen fórmulas. Dado que volver a calcular una fórmula afecta al rendimiento, es importante comprender las dependencias asociadas a cada cálculo.

Recálculo manual o automático

De forma predeterminada, Power Pivot vuelve a calcular automáticamente según sea necesario, optimizando el tiempo necesario para el procesamiento. Aunque recalcular puede llevar tiempo, es una tarea importante. Durante el nuevo cálculo, Power Pivot comprueba las dependencias de columna y le notifica si una columna ha cambiado, si los datos no son válidos o si aparece un error en una fórmula que solía funcionar. Sin embargo, puede optar por renunciar a la validación y actualizar solo los cálculos manualmente, especialmente si trabaja con fórmulas complejas o conjuntos de datos muy grandes y desea controlar el tiempo de las actualizaciones.

Tanto el modo manual como el automático tienen ventajas. En todo caso, utilice el modo de recálculo automático. Este modo mantiene sincronizados los metadatos de Power Pivot y evita problemas causados por la eliminación de datos, cambios en nombres o tipos de datos, o dependencias faltantes. 

Usar el recálculo automático

Cuando se usa el modo de recálculo automático, cualquier cambio en los datos que provocaría que el resultado de cualquier fórmula cambie desencadena el recálculo de la columna completa que contiene una fórmula. Los siguientes cambios siempre requieren un nuevo cálculo de las fórmulas:

• Se actualizan los valores de un origen de datos externo.
• La definición de la fórmula ha cambiado.
• Los nombres de las tablas o columnas a las que hace referencia una fórmula cambian.
• Las relaciones entre tablas se agregan, modifican o eliminan.
• Se agregan nuevas medidas o columnas calculadas.
• Se realizan cambios en otras fórmulas del libro, por lo que las columnas o cálculos que dependen de ese cálculo deben actualizarse.
• Las filas se insertan o eliminan.
• Ha aplicado un filtro que requiere la ejecución de una consulta para actualizar el conjunto de datos. El filtro se puede aplicar en una fórmula o como parte de una tabla dinámica o un gráfico dinámico.

Usar el recálculo manual

Use el recálculo manual para evitar incurrir en el costo de calcular los resultados de la fórmula hasta que esté listo. El modo manual es especialmente útil en estas situaciones:

• Está diseñando una fórmula mediante una plantilla y desea cambiar los nombres de las columnas y tablas usadas en la fórmula antes de validarla.
• Sabe que algunos datos del libro cambiaron, pero está trabajando con una columna diferente que no cambió, por lo que desea posponer un nuevo cálculo.
• Está trabajando en un libro que tiene muchas dependencias y desea aplazar el recálculo hasta que esté seguro de que se realizan todos los cambios necesarios.

Si establece el libro en modo de cálculo manual, Power Pivot en Excel no realiza ninguna validación ni comprobación de fórmulas. Se producen los siguientes resultados:

• Cualquier fórmula nueva que agregue al libro se marcará como que contiene un error.
• No aparecen resultados en las nuevas columnas calculadas.

Para configurar el libro para un nuevo cálculo manual

1. En Power Pivot, seleccione Cálculos de diseño>Opciones de cálculo> manual Modode>cálculo manual.
2. Para volver a calcular todas las tablas, seleccione Opciones de cálculo>Calcular ahora.
   El libro comprueba si hay errores en las fórmulas y actualiza las tablas con resultados. Según la cantidad de datos y el número de cálculos, el libro podría dejar de responder temporalmente.

Solución de problemas de recálculo

Dependencias

Cuando una columna depende de otra columna y el contenido de esa otra columna cambia de alguna manera, es posible que deba volver a calcular todas las columnas relacionadas. Siempre que realiza cambios en el libro de Power Pivot, Power Pivot en Excel analiza los datos existentes de Power Pivot para determinar si es necesario realizar un nuevo cálculo y realiza la actualización de la manera más eficaz posible.

Por ejemplo, imagine que tiene una tabla, Ventas, que está relacionada con las tablas Producto y CategoríaDeProducto; y las fórmulas de la tabla Ventas dependen de las otras dos tablas. Cualquier cambio en las tablas Product y ProductCategory hace que se vuelvan a calcular todas las columnas calculadas de la tabla Ventas . Este comportamiento tiene sentido si se tiene en cuenta que es posible que tenga fórmulas que resuman las ventas por categoría o por producto. Para asegurarse de que los resultados son correctos, debe recalcular las fórmulas en función de los datos.

Power Pivot siempre realiza un nuevo cálculo completo de una tabla, porque un nuevo cálculo completo es más eficaz que comprobar si hay valores modificados. Los cambios que desencadenan el recálculo pueden incluir cambios importantes, como eliminar una columna, cambiar el tipo de datos numéricos de una columna o agregar una nueva columna. Sin embargo, cambios aparentemente triviales, como cambiar el nombre de una columna, también pueden desencadenar un nuevo cálculo. Este comportamiento se produce porque los nombres de las columnas se usan como identificadores en las fórmulas.

En algunos casos, Power Pivot determina que puede excluir columnas del nuevo cálculo. Por ejemplo, si tiene una fórmula que busca un valor como [Color del producto]en la tabla Productos y la columna que ha modificado es [Cantidad] en la tabla Ventas , no es necesario volver a calcular la fórmula aunque las tablas Ventas y Productos estén relacionadas. Sin embargo, si tiene fórmulas que se basan en Ventas[Cantidad], es necesario volver a calcularlo.

Secuencia de recálculo para columnas dependientes

Power Pivot calcula las dependencias antes de volver a calcular cualquier columna. Si varias columnas dependen unas de otras, Power Pivot sigue la secuencia de dependencias. Esta secuencia garantiza que Power Pivot procese las columnas en el orden correcto y a la máxima velocidad.

de almacenamiento

Las operaciones que recalculan o actualizan datos tienen lugar como una transacción. Si se produce un error en alguna parte de la operación de actualización, las operaciones restantes se revierten. Este comportamiento garantiza que los datos no se dejen en un estado parcialmente procesado. No puede administrar las transacciones como lo haría en una base de datos relacional y no puede crear puntos de control.

Recálculo de funciones volátiles

Algunas funciones, como NOW, , RANDo TODAY, no tienen valores fijos. Para evitar problemas de rendimiento, la ejecución de una consulta o el filtrado normalmente no hace que Power Pivot vuelva a evaluar estas funciones si las usa en una columna calculada. Power Pivot solo vuelve a calcular los resultados de estas funciones cuando vuelve a calcular toda la columna. Estas situaciones incluyen la actualización desde un origen de datos externo o la edición manual de datos que provoca una reevaluación de las fórmulas que contienen estas funciones. Sin embargo, si usa funciones volátiles como NOW, , RANDo TODAY en la definición de un campo calculado, Power Pivot siempre las recalcula.