Usar Access o Excel para administrar los datos

Access y Microsoft Excel tienen muchas similitudes, lo que puede dificultar decidir qué programa usar. Por ejemplo, ambos programas pueden almacenar grandes cantidades de datos, ejecutar consultas poderosas y herramientas de análisis para dividir esos datos y realizar cálculos sofisticados que devuelvan los datos que necesita.

Sin embargo, cada programa tiene ventajas claras, según el tipo de datos que esté administrando y lo que quiera hacer con esos datos. Por ejemplo, si desea mantener la integridad de los datos en un formato al que puedan acceder varios usuarios, Access es su mejor opción. Excel es más adecuado para datos numéricos complejos que desea analizar en profundidad.

En muchos casos, puede usar ambos programas, empleando cada uno para el propósito para el que mejor se adapte. En general, Access es mejor para administrar datos: le ayuda a mantener los datos organizados, fáciles de buscar y disponibles para varios usuarios simultáneos. Excel es generalmente mejor para analizar datos: realiza cálculos complejos, explora posibles resultados y produce gráficos de alta calidad. Si usa Access para almacenar los datos y Excel para analizarlos, puede beneficiarse de las ventajas de ambos programas.

Excel también admite la coautoría en tiempo real, por lo que varias personas pueden editar el mismo libro al mismo tiempo en todos los dispositivos. Access se suele usar para escenarios de bases de datos multiusuario estructuradas en Windows.

Antes de decidir qué programa usar, compare los beneficios de cada programa, aprenda cuándo es mejor usar uno u otro y descubra cómo trabajar con ambos programas para lograr exactamente los resultados que desea.

Compara las ventajas de cada programa

Elegir el programa adecuado es fundamental si desea acceder y actualizar su información con el máximo rendimiento y precisión. Para saber qué programa es el más adecuado para las tareas que desea realizar, compare los beneficios que ofrece cada programa con respecto al almacenamiento de datos, el análisis de datos, la colaboración multiusuario y la seguridad.

Almacenamiento de datos

Datos planos frente a datos relacionales Para decidir qué programa es mejor para almacenar tus datos, hazte la siguiente pregunta: ¿Los datos son relacionales o no? Los datos que puede contener de forma eficaz en una sola tabla u hoja de cálculo se denominan datos planos o no relacionales . Por ejemplo, si desea crear una lista sencilla de clientes, con solo una dirección y una persona de contacto para cada cliente, Excel podría ser la mejor opción. Sin embargo, si desea almacenar una lista de clientes más compleja que contenga direcciones de facturación y envío para cada cliente, o varias personas de contacto para cada cliente, Access es la mejor solución.

En una base de datos relacional, la información se organiza en varias tablas. En una base de datos relacional bien diseñada, cada tabla es plana y contiene información sobre un solo tipo de datos. Por ejemplo, si crea una base de datos de clientes, los nombres de los clientes se incluirán en una tabla, mientras que las direcciones de facturación y envío de esos clientes se escribirán en una tabla independiente. Almacenar las direcciones separadas de los nombres es una buena idea, ya que cada cliente puede tener más de una dirección y quieres poder introducir varias direcciones para cada cliente sin tener que volver a escribir el nombre de cliente para cada dirección.

Datos locales frente a datos externos Puede usar Access para conectarse a datos de una variedad de orígenes de datos externos y así verlos, consultarlos y editarlos sin tener que importarlos. Por ejemplo, Access proporciona comandos para conectarse a datos existentes en una base de datos de Microsoft SQL Server, un archivo dBASE o una carpeta de Outlook, junto con muchos otros orígenes de datos. Puede usar Excel para conectarse a una amplia variedad de orígenes de datos, incluyendo bases de datos de Access, SQL Server y Analysis Services, archivos de texto y XML, y orígenes de datos ODBC y OLE DB. Sin embargo, no puede editar los datos para cambiar los datos de origen a través de la interfaz de usuario de Excel.

Tanto Access como Excel proporcionan comandos para conectarse a datos en listas de Windows SharePoint Services. Sin embargo, Excel proporciona solo una conexión de solo lectura a las listas de SharePoint; mientras que Access permite leer y escribir datos en listas de SharePoint.

Integridad de datos frente a flexibilidad Los identificadores únicos ayudan a preservar la integridad de los datos y garantizan que no haya dos filas (o registros) que contengan exactamente los mismos datos. Los identificadores únicos también proporcionan la manera más rápida de recuperar datos al buscar u ordenar los datos. En Access, puede usar el tipo de datos Autonumeración para generar automáticamente un identificador único para cada registro. A continuación, puede usar estos identificadores para relacionar los registros de una tabla con uno o más registros de otra tabla.

La estructura que Access aplica a los datos ayuda a garantizar su integridad. Access puede requerir que los nuevos registros de una tabla tengan un valor correspondiente existente en otra tabla, de modo que no se puedan crear registros "huérfanos". Por ejemplo, no quiere tener un pedido que no incluya información del cliente. Access puede requerir que cada nuevo registro de la tabla Pedidos tenga un valor de cliente correspondiente en la tabla Clientes. Esta correspondencia requerida de valores se denomina integridad referencial.

También puede imponer sus propias restricciones y reglas para garantizar aún más que los datos se introduzcan correctamente. Excel permite escribir datos de una forma más libre, pero como Excel no admite datos relacionales, no puede admitir la integridad referencial. Sin embargo, puede usar el comando Validación de datos para controlar la entrada de datos en Excel.

Análisis de datos

Consultas Si a menudo tiene que ver los datos de diversas formas, en función de condiciones o eventos cambiantes, Access podría ser la mejor opción para almacenar y trabajar con los datos. Access permite usar consultas de lenguaje de consulta estructurado (SQL) para recuperar rápidamente solo las filas y columnas de datos que desee, independientemente de si los datos están contenidos en una o en varias tablas. También puede usar expresiones en consultas para crear campos calculados. El uso de una expresión en Access es similar al proceso de usar fórmulas en Excel para calcular valores. También puede usar las consultas de Access para resumir datos y presentar valores agregados, como sumas, promedios y recuentos.

Modelado En Excel, puede usar herramientas de análisis de hipótesis para prever el resultado de un modelo de hoja de cálculo. El análisis de hipótesis permite ejecutar diferentes escenarios en los datos, como el mejor y el peor de los casos, y comparar los datos resultantes de varios escenarios en un informe de resumen. No hay ninguna característica similar disponible en Access.

Pivotar y crear gráficos En ambos programas puede crear informes de tabla dinámica y gráficos de tabla dinámica. Sin embargo, Excel proporciona características de gráficos e informes de tablas dinámicas más avanzadas que Access. Si tiene previsto crear informes de tabla dinámica extensos o proporcionar gráficos de aspecto profesional con regularidad, debe usar informes de tabla dinámica o gráficos de tabla dinámica en Excel en lugar de las mismas características en Access.

Colaboración multiusuario

Access y Excel admiten entornos de colaboración, como Windows SharePoint Services y recursos compartidos de archivos de red. Sin embargo, difieren en la forma en que varios usuarios acceden a los datos.

Acceso de varios usuarios a los datos En condiciones normales, Access permite que varios usuarios abran una base de datos al mismo tiempo. Este enfoque funciona correctamente porque Access bloquea solo los datos que un usuario está editando. Como resultado, otros usuarios pueden editar registros diferentes sin conflictos. En Excel, puede compartir un libro con otros usuarios, pero la colaboración multiusuario funciona mejor cuando los usuarios trabajan con los datos de ese libro en diferentes momentos en lugar de simultáneamente. En efecto, los usuarios de una base de datos de Access colaboran en un conjunto de datos y los usuarios de un libro de Excel colaboran en un documento.

Usar Windows SharePoint Services para colaborar Ambos programas se integran con tecnologías de Microsoft Windows SharePoint Services, como listas de SharePoint y bibliotecas de documentos.

Access ofrece muchas maneras de colaborar con varios usuarios en un sitio de SharePoint. Por ejemplo, puede cargar una base de datos completa en una biblioteca de documentos de Windows SharePoint Services, hacer que los formularios y los informes estén disponibles como vistas de Windows SharePoint Services y vincular una base de datos a datos almacenados en listas de SharePoint.

Excel solo proporciona una manera de colaborar con varios usuarios en un sitio de SharePoint Services. Puede cargar un libro en bibliotecas de documentos de Windows SharePoint Services, donde los usuarios individuales pueden desproteger el libro para realizar cambios, lo que impide que otros usuarios modifiquen el libro al mismo tiempo. Los usuarios pueden editar un libro sin desprotegerlo de la biblioteca de documentos, en cuyo caso deben coordinarse con otros usuarios para evitar conflictos de datos.

Uso de carpetas de red para colaboración Si almacena una base de datos de Access en una carpeta de red compartida, varios usuarios pueden abrir la base de datos y trabajar con sus datos simultáneamente. La base de datos bloquea registros individuales cuando un usuario los edita. Si almacena un libro de Excel en una carpeta de red compartida, solo un usuario puede editar el libro a la vez. Para fines de visualización, varios usuarios pueden abrir el libro mientras otro usuario lo está editando, pero esos usuarios no pueden realizar ningún cambio en los datos hasta que el usuario que está editando el libro lo cierre.

Seguridad

Ambos programas proporcionan características similares (contraseñas y cifrado) que ayudan a evitar la pérdida de datos y protegen los datos del acceso no autorizado. Sin embargo, hay algunas diferencias entre Access y Excel en el funcionamiento de la protección de datos a nivel de usuario.

Prevención de pérdida de datos En Access, su trabajo se guarda continuamente para que, en caso de un error inesperado, sea poco probable que pierda mucho trabajo (si es que lo hace). Pero, como Access guarda el trabajo continuamente, también es posible realizar cambios que luego decida que no quiere confirmar. Para asegurarse de que puede restaurar la base de datos de la manera que desea, cree una copia de seguridad del archivo de base de datos en una programación que se ajuste a sus necesidades. Puede recuperar una base de datos completa a partir de una copia de seguridad o puede restaurar solo la tabla u otro objeto de base de datos que necesite. Si utiliza una utilidad para copia de seguridad del sistema de archivos, también puede utilizar una copia de una base de datos de una copia de seguridad del sistema de archivos para restaurar los datos. En Excel, puede guardar información de Autorrecuperación en intervalos establecidos mientras actualiza los datos.

Protección de datos de nivel de usuario En Excel, puede quitar datos críticos o privados de la vista ocultando columnas y filas de datos y, después, proteger toda la hoja de cálculo para controlar el acceso del usuario a los datos ocultos. Además de proteger una hoja de cálculo y sus elementos, también puede bloquear y desbloquear celdas en una hoja de cálculo para evitar que otros usuarios modifiquen involuntariamente datos importantes.

Seguridad de nivel de archivo En el nivel de archivo, puede usar el cifrado en ambos programas para evitar que usuarios no autorizados vean los datos. También puede ser necesario escribir una contraseña para abrir un archivo de base de datos o un libro. Además, puede ayudar a proteger un archivo de base de datos o un libro empleando una firma digital.

Acceso restringido a los datos En Excel, puede especificar permisos basados en el usuario para acceder a los datos o establecer derechos de solo lectura que impidan a otros usuarios realizar cambios en los datos a los que tienen acceso. Access no proporciona características de seguridad de nivel de usuario, pero admite el modelo de seguridad de usuario de cualquier servidor de bases de datos al que se conecte. Por ejemplo, si establece un vínculo a una lista de SharePoint, Access respetará los permisos de usuario para la lista de SharePoint. Si desea mantener a los usuarios no autorizados fuera de los datos de Access, cifre la base de datos estableciendo una contraseña. Los usuarios deben escribir la contraseña para leer los datos de la base de datos, incluso si acceden a ella mediante otro programa, como Excel.

Para obtener más información sobre cómo ayudar a proteger los datos, consulte Establecer o cambiar la seguridad de nivel de usuario de Access 2003 en Access 2007 o superior y Protección y seguridad en Excel.

Cuándo usar Access

En general, Access es la mejor opción cuando necesita realizar un seguimiento y registrar datos con regularidad y, después, mostrar, exportar o imprimir subconjuntos de esos datos. Los formularios de Access proporcionan una interfaz más cómoda que una hoja de cálculo de Excel para trabajar con los datos. Puede usar Access para automatizar acciones realizadas con frecuencia y los informes de Access le permiten resumir datos en formato impreso o electrónico. Access proporciona más estructura para los datos. Por ejemplo, puede controlar qué tipos de datos se pueden especificar, qué valores son aceptables y puede especificar cómo se relacionan los datos de una tabla con los datos de otras tablas. Esta estructura le ayuda a garantizar que solo se escriban los tipos de datos correctos.

Access almacena datos en tablas que tienen un aspecto muy similar al de las hojas de cálculo, pero las tablas de Access están diseñadas para realizar consultas complejas en relación con los datos almacenados en otras tablas.

Use Access cuando:

• Anticipe que habrá mucha gente trabajando en la base de datos y que querrá opciones sólidas que controlen de forma segura las actualizaciones de los datos, como el bloqueo de registros y la resolución de conflictos.
• Anticipar la necesidad de agregar más tablas a un conjunto de datos que se originó como una tabla plana o no relacional.
• Desea ejecutar consultas complejas.
• Desea producir una variedad de informes o etiquetas postales.

Escenarios comunes para usar Access

• Administración de contactos Puede administrar sus contactos y direcciones de correo y, a continuación, crear informes en Access o combinar los datos con Microsoft Office Word para imprimir cartas, sobres o etiquetas postales.
• Seguimiento de inventario y activos Puede crear un inventario de elementos en su hogar o negocio, y almacenar fotos u otros documentos relacionados junto con los datos.
• Seguimiento de pedidos Puede especificar información sobre productos, clientes y pedidos y, a continuación, crear informes que muestren las ventas por empleado, región, período de tiempo o algún otro valor.
• Seguimiento de tareas Puede realizar un seguimiento de las tareas de un grupo de personas e introducir nuevas tareas al mismo tiempo que otros actualizan sus tareas existentes en la misma base de datos.
• Organización de bibliotecas de préstamo Puede usar Access para almacenar datos sobre sus libros y CDs, y realizar un seguimiento de a quién se los ha prestado.
• Planificación de eventos Puede especificar información sobre las fechas de los eventos, ubicaciones y participantes y, a continuación, imprimir programaciones o resúmenes sobre los eventos.
• Seguimiento de alimentación Lleve un registro de recetas y registre las actividades de dieta y ejercicio.

Cuándo usar Excel

Como programa de hoja de cálculo, Excel puede almacenar grandes cantidades de datos en libros que contienen una o varias hojas de cálculo. Sin embargo, en lugar de servir como un sistema de administración de bases de datos, como Access, Excel está optimizado para el análisis y el cálculo de datos. Puede usar este programa flexible para crear modelos para analizar datos, escribir fórmulas simples y complejas para realizar cálculos en esos datos, dinamizar los datos de la forma que desee y presentar datos en una variedad de gráficos de aspecto profesional. Microsoft Create tiene varias plantillas de diseño de Excel entre las que elegir.

Use Excel si:

• Requerir una vista plana o no relacional de los datos en lugar de una base de datos relacional que usa varias tablas, y cuando los datos son en su mayoría numéricos.
• Ejecutar con frecuencia cálculos y comparaciones estadísticas en los datos.
• Desea utilizar informes de tabla dinámica para ver datos jerárquicos en un diseño compacto y flexible.
• Planee crear gráficos periódicamente y quiera usar los nuevos formatos de gráficos que están disponibles en Excel.
• Desea enfatizar los datos mediante iconos de formato condicional, barras de datos y escalas de colores.
• Quiere realizar operaciones sofisticadas de análisis de hipótesis en los datos, como análisis estadísticos, de ingeniería y de regresión.
• Desea realizar un seguimiento de los elementos de una lista simple, ya sea para uso personal o con fines de colaboración limitados.

Escenarios comunes para usar Excel

• Contabilidad Puede usar las eficaces características de cálculo de Excel en muchos estados de contabilidad financiera, por ejemplo, un extracto de flujo de efectivo, un estado de ingresos o un estado de pérdidas y ganancias.
• Presupuestos Tanto si sus necesidades son personales como comerciales, puede crear cualquier tipo de presupuesto en Excel, por ejemplo, un presupuesto de marketing, un presupuesto de eventos o un presupuesto de jubilación.
• Facturación y ventas Excel también es útil para administrar datos de facturación y ventas, y puede crear fácilmente los formularios que necesite, por ejemplo, facturas de venta, albaranes u órdenes de compra.
• Generación de informes Puede crear varios tipos de informes en Excel que reflejen su análisis de datos o resuman sus datos; por ejemplo, informes que miden el rendimiento del proyecto, prevénden, resumen de datos o presentan datos de varianza.
• Planificación Excel es una excelente herramienta para crear planes profesionales o planificadores útiles; por ejemplo, un plan de clase semanal, un plan de investigación de mercado, un plan de impuestos de fin de año o planificadores que le ayudan a planear comidas, fiestas o vacaciones semanales.
• Seguimiento Puede usar Excel para realizar un seguimiento de los datos de una lista o de planilla de horas; por ejemplo, una hoja de horas para realizar un seguimiento del trabajo o una lista de inventario que lleve el control de los equipos.
• Uso de calendarios Debido a su naturaleza en forma de cuadrícula, Excel es ideal para crear cualquier tipo de calendario; por ejemplo, un calendario académico para realizar un seguimiento de las actividades durante el año escolar o un calendario del año fiscal para realizar un seguimiento de los eventos e hitos empresariales.

Para obtener plantillas útiles de Excel en cualquiera de estas categorías, vea Plantillas para Excel en Microsoft Office Online.

Usar Access y Excel juntos

Es posible que desee aprovechar los beneficios que ofrecen ambos programas. Por ejemplo, puede crear una hoja de cálculo en Excel en la que pueda calcular y analizar los datos. Pero la hoja de cálculo se vuelve demasiado grande y compleja, y muchos otros usuarios necesitan acceder a los datos. En este momento, es posible que desee importar o vincular la hoja de cálculo a Access y usarla como una base de datos en lugar de trabajar con ella en Excel. O tal vez tenga datos en una base de datos de Access para los que desea crear informes detallados de tabla dinámica de Excel y gráficos de Excel de aspecto profesional.

Independientemente del programa que use primero, siempre puede transferir los datos de un programa a otro, donde puede continuar trabajando con ellos. Con o sin conexión de datos, puede traer datos a Access desde Excel (y viceversa) copiándolos, importándolos o exportándolos.

Para obtener más información sobre cómo intercambiar datos entre ambos programas, vea Mover datos de Excel a Access.