El plan de archivos es el documento principal de planificación de administración de registros en SharePoint. Aunque los planes de archivos pueden diferir entre organizaciones, por lo general:
- Describa los tipos de elementos que la organización reconoce como registros.
- Describa a qué categoría más amplia de registros pertenecen los elementos.
- Indica dónde se almacenan los registros.
- Describir los períodos de retención de los registros.
- Delinee quién es responsable de administrar los distintos tipos de registros.
En este artículo se describe el contenido de un plan de archivos y se resume cómo crear un plan de archivos para su organización. El artículo también le dirige a una hoja de cálculo en la que puede registrar el plan de archivo.
Identificar los tipos de registros
Para determinar qué documentos activos de su organización podrían declararse como registros necesita la colaboración de administradores de registros, abogados, responsables de cumplimiento normativo y administradores de contenido. Tenga en cuenta que, incluso si su empresa no se encuentra en una industria altamente regulada, existen leyes generales que pueden obligar a su empresa a mantener registros. Junto con las leyes empresariales generales, debe evaluar los requisitos legales específicos de su empresa.
No está en el ámbito de este artículo proporcionar algo más que información general sobre cómo determinar qué es un registro en su organización. Lo más probable es que su empresa ya esté realizando algún tipo de administración de registros y haya desempeñado la mayoría de los roles de administración de registros que necesita, y es posible que ya tenga una taxonomía de registros.
Por lo general, para determinar qué son los registros de su organización:
Comprender las obligaciones legales y las necesidades empresariales de su empresa.
En un esfuerzo de colaboración entre las divisiones de su organización, analice cómo se usan los documentos activos.
Desarrolle una lista de los tipos de documentos que deben convertirse en registros. Por ejemplo, podría determinar que se conserven como registros lo siguiente:
- Contratos de alquiler de espacio corporativo.
- Documentos relacionados con los beneficios de los empleados.
- Documentos relacionados con la investigación y el desarrollo de productos.
Clasifique los registros. Los registros de la misma categoría suelen tener los mismos períodos de retención y pueden requerir un tratamiento similar en otros aspectos.
Registrar la información recopilada. Registre el tipo de registro, la categoría a la que pertenecen los registros de este tipo y una breve descripción del tipo de registro.
A continuación se muestra una hoja de cálculo de ejemplo:
| Tipo de registro | Categoría de registro | Descripción |
|---|---|---|
| Planes de beneficios, planes de seguro, planes de pensiones | Descripciones de beneficios para empleados | Descripciones de todos los planes de beneficios para empleados. |
| Partes de horas de nómina, información complementaria de nómina | Registros de nómina | Resúmenes de horas trabajadas, horas extras y salario pagado. |
| Facturas de proveedor | Facturas | Registros de bienes o servicios comprados a proveedores. |
| Encuestas de productos, cuestionarios, manuales de formación, vídeos de formación | Materiales de aprendizaje | Proporciona capacitación interna o externa. |
| Formularios de envío, informes de envío | Registros de envío | Documenta el envío de materiales. |
| Comunicados de prensa, artículos periodísticos | Comunicados de prensa | Información de relaciones públicas sobre productos y servicios. |
| Hojas de contacto de emergencia, formularios de inscripción a planes médicos, currículos, informes de estado de beneficios | Registros de personal | Registros de los historiales laborales de las personas y acciones de personal relacionadas. |
Completar el plan de archivos
Después de determinar qué documentos deben conservarse como registros y después de crear un conjunto de categorías de registro, complete su plan de archivo proporcionando información adicional sobre cada tipo de registro. Indique lo siguiente:
- Cuánto tiempo debe conservarse cada tipo de registro.
- Cómo se deben eliminar los registros cuando expira el período de retención.
- Quién es el administrador de registros principal para registros de este tipo.
- ¿En qué tipo de medios se almacenan los registros de este tipo?
El siguiente es un plan de archivo de ejemplo completo:
| Registros | Descripción | Multimedia | Categoría de registro | Retención | Disposición | Contacto |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Planes 401k | Descripción del plan de beneficios para empleados. | Páginas web | Planes de beneficios para empleados | X años | Ninguno | Kathi Flood |
| Planes de seguro | Descripción del plan de seguro para empleados. | Imprimir | Planes de beneficios para empleados | X años | Ninguno | Reshma Patel |
| Planes de pensiones | Descripción del plan de pensiones del empleado. | Imprimir | Planes de beneficios para empleados | X años | Ninguno | Reshma Patel |
| Partes de horas de nómina | Resúmenes de horas trabajadas, horas extras y salarios pagados. | Documentos electrónicos | Registros de nómina | X años | Destruir | Reshma Patel |
| Información complementaria sobre nóminas | Resúmenes del tiempo de baja por enfermedad, el tiempo de vacaciones y otros elementos de nómina no salariales. | Documentos electrónicos | Registros de nómina | X años | Destruir | Reshma Patel |
| Facturas de proveedor | Registros de bienes o servicios comprados a proveedores. | Imprimir | Facturas | X años | Destruir | Eric Lang |
| Encuestas de productos | Encuesta de satisfacción del cliente. | Páginas web | Materiales de la encuesta | X años | Archivar | Molly Dempsey |
| Cuestionarios | Cuestionario para determinar los datos demográficos de los clientes. | Imprimir | Materiales de la encuesta | X años | Archivar | Molly Dempsey |
| Manuales de aprendizaje | Contenido de aprendizaje impreso. | Imprimir | Materiales de aprendizaje | X años | Destruir | Molly Dempsey |
| Vídeos de aprendizaje | Contenido de aprendizaje en vídeo. | Vídeo | Materiales de aprendizaje | X años | Destruir | Molly Dempsey |
| Formularios de envío | Configuración de envíos de materiales | Imprimir | Materiales de envío | X años | Destruir | Eric Lang |
| Informes de envíos | Documentación del envío de materiales. | Hojas de cálculo electrónicas | Materiales de envío | X años | Destruir | Eric Lang |
| Comunicados de prensa | Lanzamientos sobre productos y servicios. | Documentos electrónicos | Información de relaciones públicas | X años | Archivar | Molly Dempsey |
| Artículos periodísticos | Noticias sobre productos y servicios. | Imprimir | Información de relaciones públicas | X años | Archivar | Molly Dempsey |
| Hojas de contactos de emergencia | Información del empleado. | Documentos electrónicos | Registros de personal | X años | Destruir | Reshma Patel |
| Formularios de inscripción al plan médico | Formularios de registro de los empleados para planes de salud. | Documentos electrónicos | Registros de personal | X años | Destruir | Reshma Patel |
| Currículos | Currículos recibidos. | Mixtas | Registros de personal | X años | Destruir | Reshma Patel |
Nota
El ejemplo anterior en esta sección es un ejemplo. No es una recomendación de ninguna configuración de plan de archivos en particular. Para reforzar que este es un ejemplo y no una recomendación de ninguna directiva de administración de registros, no se proporcionan períodos de retención.