Todo sobre los flujos de trabajo para recopilar firmas

Los flujos de trabajo incluidos con los productos de SharePoint son características que puede usar para automatizar los procesos empresariales, lo que hace que sean más coherentes y eficientes. Puede usar un flujo de trabajo de recopilación de firmas de SharePoint para redirigir documentos creados en Excel, Word o InfoPath a una o más personas para sus firmas.

Para obtener más información, vea Información general sobre los flujos de trabajo incluidos con SharePoint.

Si todo lo que necesita hacer es completar una tarea de flujo de trabajo de Recopilar firmas Solo tiene que ir al segmento COMPLETE y expandirlo. Es posible que no necesites ninguno de los otros segmentos por ahora.

Los flujos de trabajo de SharePoint son:

• Eficiente y coherente Un flujo de trabajo para recopilar firmas redirige automáticamente el documento, asigna tareas de firma y realiza un seguimiento de su progreso. La actividad del flujo de trabajo se puede supervisar y ajustar desde una página de estado central, y el historial de eventos de la ejecución del flujo de trabajo se mantiene durante 60 días después de su finalización.
• Menos trabajo para ti Un flujo de trabajo para recopilar firmas le ahorra a usted y a sus compañeros tiempo y problemas, y al mismo tiempo simplifica y normaliza el proceso de firma.

Este es un diagrama de una versión muy sencilla del flujo de trabajo recopilar firmas.

Sugerencias para usar este artículo

La información de este artículo se presenta en segmentos expandibles.

Si todo lo que necesita hacer es completar una tarea de flujo de trabajo de Recopilar firmas Solo tiene que ir al segmento COMPLETE y expandirlo. Es posible que no necesites ninguno de los otros segmentos por ahora.

Si desea agregar, iniciar, supervisar y mantener flujos de trabajo Si aún no está familiarizado con estas tareas, es posible que le resulte útil trabajar en este artículo, segmento por segmento, la primera vez que diseñe y agregue un flujo de trabajo. Una vez que esté familiarizado con la información y el diseño del artículo, podrá ir directamente al segmento que necesita en cualquier visita de retorno.

Una nota en los gráficos Las imágenes de pantalla y los diagramas conceptuales de esta serie de artículos de flujo de trabajo se basan generalmente en el tipo de flujo de trabajo Aprobación. Sin embargo, siempre que sea necesario para una claridad conceptual o informativa, las imágenes y diagramas de este artículo se han personalizado para los flujos de trabajo de recopilar firmas.

Una palabra sobre cómo imprimir este artículo Este es un artículo largo. Si desea imprimir solo los segmentos seleccionados, asegúrese de que solo esos segmentos se expandan al imprimir. (Además, si desea incluir los gráficos completos en la copia impresa, imprima en orientación horizontal y no en orientación vertical).

Y una palabra sobre la búsqueda Antes de buscar cualquier texto o término en este artículo, asegúrese de que todos los segmentos en los que desea buscar están expandido.

Más información sobre los flujos de trabajo para recopilar firmas

Un flujo de trabajo para recopilar firmas es una característica de productos de SharePoint que redirige un documento o formulario creado en Word, Excel o InfoPath a una o más personas para su firma. El flujo de trabajo automatiza, simplifica y estandariza todo el proceso.

El flujo de trabajo básico para recopilar firmas que se incluye con los productos de SharePoint funciona como plantilla. Con esta plantilla, puede agregar uno o más flujos de trabajo de Recopilar firmas a sus sitios. Cada flujo de trabajo que agregue es una versión única del flujo de trabajo básico para recopilar firmas, cada uno con su propia forma de trabajar especializada, en función de la configuración que especifique al agregarlo.

¿Qué puede hacer un flujo de trabajo para recopilar firmas por mí?

• Cuando agrega por primera vez un flujo de trabajo para recopilar firmas a la lista, biblioteca o colección de sitios, puede especificar cuántos participantes desea incluir e indicar si sus tareas se asignan una tras otra (en serie) o todas a la vez (en paralelo). Incluso puede decidir si desea dividir las tareas de los participantes en dos o más fases diferentes. Y cada vez que inicie el flujo de trabajo manualmente en un documento, puede modificar cualquiera de estas opciones de configuración.
• El flujo de trabajo asigna una tarea a cada participante especificado. Cada participante elige entre varias respuestas posibles: firmar (o no firmar) el documento, reasignar la tarea de firma o eliminar la tarea.
• Mientras se ejecuta el flujo de trabajo, puede supervisar el progreso y realizar ajustes (si es necesario) desde una única página central de Estado del flujo de trabajo.
• Durante 60 días después de que se complete el flujo de trabajo, la lista de todos los eventos que tuvieron lugar en el transcurso de esta ejecución (o instancia) del flujo de trabajo sigue estando disponible en la página Estado del flujo de trabajo, como referencia informal.

¿Qué no puede hacer un flujo de trabajo para recopilar firmas?

El flujo de trabajo para recopilar firmas no está diseñado para recopilar aprobaciones y rechazos de un documento, ni para controlar la publicación de páginas web para un sitio web. Si desea agregar un flujo de trabajo en el que los participantes aprueben o rechacen el documento que revisan, vea el artículo Todo sobre los flujos de trabajo de aprobación.

Además, los flujos de trabajo para recopilar firmas no están diseñados para recopilar comentarios. Si desea usar un flujo de trabajo para recopilar comentarios sobre un documento, vea el artículo Todo sobre los flujos de trabajo para recopilar comentarios.

También puede usar Microsoft SharePoint Designer 2013 para personalizar aún más cualquiera de los flujos de trabajo incluidos con los productos de SharePoint.

¿Quién puede usar este tipo de flujo de trabajo?

Para agregar un flujo de trabajoDe forma predeterminada, debe tener el permiso Administrar listas para agregar un flujo de trabajo. El grupo Propietarios tiene este permiso de forma predeterminada, a diferencia de los grupos Miembros y Visitantes.

Para iniciar un flujo de trabajoAdemás, de forma predeterminada, debe disponer del permiso Editar elementos para iniciar un flujo de trabajo que ya se haya agregado. (El grupo Miembros y el grupo Propietarios tienen el permiso Editar elementos de forma predeterminada; el grupo Visitantes no).

Como alternativa, los Propietarios pueden configurar flujos de trabajo específicos para que solo los puedan iniciar los miembros del grupo Propietarios. (Para ello, active la casilla Requerir permisos de administración de listas para iniciar este flujo de trabajo , en la primera página del formulario de asociación).

¿Cuáles son las ventajas de usar firmas digitales?

Cada vez más transacciones empresariales se realizan electrónicamente. Por consiguiente, las firmas digitales se utilizan cada vez más para vincular legalmente a las partes que confían en sus transacciones. Se usa una firma digital para comprobar la identidad de la persona que firmó el documento y confirma que el contenido no se modificó después de aplicar la firma digital al documento. Las firmas digitales proporcionan seguridad basada en tecnologías de cifrado y ayudan a mitigar el riesgo asociado con las transacciones empresariales electrónicas. Con las mejoras en la firma digital, Office tiene como objetivo satisfacer las necesidades de seguridad de la información de las empresas y entidades del sector público en todo el mundo.

Para crear una firma digital, debe tener un certificado digital, que demuestre su identidad a las partes de confianza y que debe obtenerse de una entidad de certificación (CA) acreditada. Si no tiene un certificado digital, Microsoft también tiene asociados que proporcionan certificados digitales, así como otras firmas avanzadas.

¿Cómo planea, agrega, ejecuta y mantiene este tipo de flujo de trabajo?

Estas son las etapas básicas:

• ANTES de que se ejecute el flujo de trabajo (planear, agregar, iniciar)
  Antes de agregar un flujo de trabajo, planee dónde desea agregarlo (para una única lista o biblioteca, o para toda la colección de sitios) y los detalles de cómo funcionará. Después de agregar y configurar el flujo de trabajo, cualquier persona que tenga los permisos necesarios puede iniciar el flujo de trabajo en un documento específico. El flujo de trabajo también se puede configurar para que se ejecute automáticamente. Las ejecuciones automáticas se pueden activar en función de uno o ambos de los dos eventos desencadenantes: cuando se agrega o crea un documento en una lista o biblioteca, o cuando se cambia cualquier documento de una lista o biblioteca.
• Mientras se ejecuta el flujo de trabajo (completado, monitor, ajuste)
  Mientras se ejecuta el flujo de trabajo, participantes individuales completan las tareas asignadas. Mientras tanto, el progreso del flujo de trabajo se puede supervisar desde una página central de Estado del flujo de trabajo para esa instancia concreta del flujo de trabajo. Los ajustes en el flujo de trabajo mientras se ejecuta se pueden hacer desde esa misma página; y, si es necesario, el flujo de trabajo se puede cancelar o finalizar desde allí.
• DESPUÉS de ejecutar el flujo de trabajo (revisión, informe, cambio)
  Una vez completado el flujo de trabajo, se puede revisar todo el historial de esa ejecución (o instancia) durante un máximo de 60 días en la página Estado del flujo de trabajo. Si alguna vez quiere cambiar algo sobre la forma en que funcionan las funciones del flujo de trabajo, puede abrir y editar el formulario de asociación que completó la primera vez que agregó el flujo de trabajo.

El siguiente diagrama de flujo ilustra estas fases desde la perspectiva de la persona que está agregando un nuevo flujo de trabajo.

Planear un nuevo flujo de trabajo para recopilar firmas

En este segmento, identificamos las decisiones que debe tomar y la información que necesita reunir antes de agregar una versión del flujo de trabajo de Recopilar firmas.

Si ya está familiarizado con cómo agregar este tipo de flujo de trabajo y solo necesita un aviso sobre los pasos específicos, puede ir directamente al segmento ADD adecuado (lista/biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Plantillas y versiones

Los flujos de trabajo incluidos con productos de SharePoint funcionan como plantillas maestras en las que se basan los flujos de trabajo específicos e individuales que agregue a sus listas, bibliotecas y colecciones de sitios.

Cada vez que agrega un flujo de trabajo para recopilar firmas, por ejemplo, está agregando una versión de la plantilla de flujo de trabajo general de Recopilar firmas. Asigne a cada versión su propio nombre y su propia configuración, que se especifica en el formulario de asociación al agregar esa versión en particular. De este modo, puede agregar varios flujos de trabajo, cada uno una versión basada en la plantilla maestra de flujo de trabajo de Recopilar firmas, pero cada versión denominada y adaptada para la forma específica en que la usará.

En esta ilustración, se han agregado tres flujos de trabajo basados en la plantilla de flujo de trabajo aprobación: uno para todos los tipos de contenido de una sola biblioteca, otro para un único tipo de contenido en una única biblioteca y otro para un único tipo de contenido en toda una colección de sitios.

Presentación del formulario de asociación

Siempre que agregue una nueva versión de flujo de trabajo basada en una de las plantillas de flujo de trabajo incluidas, rellene un formulario de asociación para especificar el modo en que desea que funcione la nueva versión.

En la siguiente sección, encontrará una lista de preguntas que le prepararán para completar el formulario de asociación. En primer lugar, sin embargo, tómese uno o dos minutos para examinar el formulario y sus campos.

Primera página del formulario de asociación

Segunda página del formulario de asociación

Los campos de esta segunda página también aparecen en el formulario de inicio, que se presenta cada vez que el flujo de trabajo se inicia manualmente y se puede modificar en ese momento solo para esa única ejecución.

Nueve preguntas que responder

Tan pronto como tenga las respuestas a todas las preguntas de esta sección, estará listo para agregar el flujo de trabajo.

¿Es este el tipo de flujo de trabajo correcto?

Este artículo se refiere a la plantilla de flujo de trabajo que aparece en el menú como Recopilar firmas : SharePoint 2010. Si no está seguro de que este tipo de flujo de trabajo sea la mejor opción para usted, consulte el segmento LEARN de este artículo. Para obtener más información sobre las otras plantillas de flujo de trabajo que están disponibles, vea el artículo Acerca de los flujos de trabajo incluidos con SharePoint.

Es importante saber que las líneas de firma del tipo que se trata aquí solo se pueden insertar en documentos creados en Word, Excel o InfoPath.

¿Una lista o biblioteca, o toda la colección de sitios? (y) ¿Un tipo de contenido o todos los tipos de contenido?

¿Qué es un tipo de contenido?

Cada documento u otro elemento almacenado en una lista o biblioteca de SharePoint pertenece a uno u otro tipo de contenido. Un tipo de contenido puede ser tan básico y genérico como documento u hoja de cálculo de Excel, o tan especializado como contrato legal o especificación de diseño de producto. Algunos tipos de contenido están disponibles en los productos de SharePoint de forma predeterminada, pero puede personalizarlos y agregar otros que cree usted mismo.

Puede hacer que la nueva versión del flujo de trabajo para recopilar firmas solo esté disponible en una lista o biblioteca única, o puede hacer que esté disponible en toda la colección de sitios.

• Si agrega el flujo de trabajo para una única lista o biblioteca, puede configurarlo para que se ejecute en todos los tipos de contenido o solo en un único tipo de contenido.
• Sin embargo, si agrega el flujo de trabajo para toda la colección de sitios, debe configurarlo para que se ejecute solo en un único tipo de contenido de sitio.
• En todos los casos, cada documento en el que se ejecuta un flujo de trabajo de recopilar firmas debe ser un archivo creado en Word, Excel o InfoPath.

¿Cuál es un buen nombre?

Asigne a su versión de flujo de trabajo un nombre que:

• Indica claramente para qué se usa.
• Lo distingue claramente de otros flujos de trabajo.

Ejemplo

Imagine que es miembro de un grupo de editores. El grupo quiere usar dos flujos de trabajo diferentes para recopilar comentarios:

• Ejecutará el primer flujo de trabajo en cada documento enviado por un miembro de su propio grupo. Este flujo de trabajo recopila comentarios solo del administrador del grupo.
• Ejecutará el segundo flujo de trabajo en cada documento enviado por personas que no pertenezcan a su propio grupo. Este flujo de trabajo recopila comentarios de todos los miembros del grupo.

Podrías denominar el primer flujo de trabajo Dentro de los comentarios de envío y el segundo el de Comentarios de envío externo.

Listas de tareas e historial: ¿Existentes o nuevos?

Puede hacer que el flujo de trabajo use la lista de tareas y la lista historial predeterminadas del sitio, use otras listas existentes o solicite nuevas listas solo para este flujo de trabajo.

• Si su sitio tendrá numerosos flujos de trabajo, o si algunos implicarán numerosas tareas, considere la posibilidad de solicitar nuevas listas para cada flujo de trabajo. (Administrar listas demasiado largas es una de las cosas que puede ralentizar el rendimiento. Es más rápido y fácil para el sistema mantener varias listas más cortas que una muy larga).
• Si las tareas y el historial de este flujo de trabajo contienen datos confidenciales que querrá mantener separados de las listas generales, debe indicar definitivamente que desea listas nuevas e independientes para este flujo de trabajo. Después de agregar el flujo de trabajo, asegúrese de que se establecen los permisos adecuados para las nuevas listas.

¿Quién agrega las líneas de firma y cuándo?

Las líneas de firma se pueden insertar en el documento dos veces:

• Antes de iniciar el flujo de trabajo en el documento.
• Una vez iniciado el flujo de trabajo, pero antes de que el primer participante agregue su firma a una línea de firma.

Agregar una firma digital a un documento es un proceso de dos pasos:

1. En primer lugar, alguien inserta una línea de asignadura en el cuerpo del documento.
   
2. A continuación, alguien agrega su firma a la línea insertada.
   

Ten esto en cuenta Desde el momento en que el primer participante agrega su firma al documento, el documento queda bloqueado para su edición. Cualquier cambio posterior al documento, excepto el de otros firmantes que agreguen sus firmas, invalida o elimina todas las firmas que se han agregado. Y dado que la inserción de una línea de firma cuenta como un cambio en el documento, todas las líneas de firma deben estar ya presentes en el documento antes de que el primer participante agregue su firma real a una de esas líneas.

Por lo tanto, hay tres formas sencillas de responder a esta pregunta:

• Para cualquier tipo de inicio El documento se basa en una plantilla o formulario que ya tiene líneas de firma en su lugar, de modo que nadie tiene que agregarlas para cada flujo de trabajo individual ejecutado.
• Para obtener un inicio manual La persona que inicia el flujo de trabajo inserta todas las líneas de firma necesarias antes de iniciar el flujo de trabajo.
• Para un inicio automático El primer participante que abre el documento inserta todas las líneas de firma necesarias antes de agregar su propia firma.

Este es un breve resumen gráfico del punto principal.

¿Cómo (y por quién) se puede iniciar este flujo de trabajo?

Se puede configurar un flujo de trabajo para que se inicie solo manualmente, solo automáticamente o de cualquier manera:

• Al iniciar manualmente un flujo de trabajo para recopilar firmas en un documento específico, se presenta otro formulario, el formulario de inicio. El formulario de inicio contiene la configuración de la segunda página solo del formulario de asociación . De esta forma, si la persona que inicia el flujo de trabajo desea cambiar cualquiera de estas opciones de configuración (solo para la instancia actual), puede hacerlo antes de hacer clic en Inicio.
• Con un inicio automático, por supuesto, no hay ninguna oportunidad de presentar un formulario de inicio, por lo que la configuración predeterminada especificada en el formulario de asociación se utiliza sin ningún cambio.

En la ilustración siguiente se muestra la diferencia entre las aperturas manuales y las automáticas.

Los cambios que realice en el formulario de inicio solo se aplicarán durante la instancia actual del flujo de trabajo. Para cambiar la configuración predeterminada permanente del flujo de trabajo, modifique el formulario de asociación original, tal y como se explica en el segmento CAMBIAR de este artículo.

Inicio manual

Si permite la apertura manual, cualquier persona que tenga los permisos necesarios puede iniciar el flujo de trabajo en cualquier documento válido en cualquier momento.

Las ventajas de un inicio manual son que usted y sus compañeros pueden ejecutar el flujo de trabajo solo cuando y si lo desea, y que cada vez que lo ejecute tendrá la oportunidad de cambiar algunas opciones de configuración mediante el formulario de inicio.

Por supuesto, con un inicio manual alguien tiene que acordarse de ejecutar el flujo de trabajo siempre que sea apropiado hacerlo.

Inicios automáticos

Puede configurar el flujo de trabajo para que lo inicie automáticamente cualquiera de los siguientes eventos o cada uno de ellos:

• Se crea un documento nuevo o se carga en la lista o biblioteca.
• Se cambia un documento que ya está almacenado en la lista o biblioteca.

La ventaja de un inicio automático es que nadie tiene que acordarse de iniciar el flujo de trabajo. Se ejecuta cada vez que se produce un evento desencadenante.

Consideraciones especiales para inicios automáticos con flujos de trabajo de recopilar firmas

A diferencia de algunos de los otros flujos de trabajo incluidos, no es posible agregar más tareas después de que se haya iniciado un flujo de trabajo para recopilar firmas. Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, asigna solo las tareas de firma ya especificadas en su configuración predeterminada. De hecho, cada una de esas tareas se puede reasignar durante la ejecución del flujo de trabajo, pero no se pueden crear ni asignar otras tareas. En otras palabras, un flujo de trabajo de recopilar firmas solo debería ejecutarse automáticamente cuando se conozca previamente la identidad, o al menos el número, de los participantes.

Lo que es posible después de un inicio automático es eliminar o cancelar las tareas que ya están asignadas, pero tenga en cuenta que al cancelar una tarea no se quitará la línea de firma asociada del documento.

A continuación, se muestran tres escenarios en los que se usa un inicio automático. Observe que en cada escenario:

• El flujo de trabajo se ejecuta en una biblioteca a la que los usuarios cargan documentos que deben firmarse.
• El conjunto de tareas de firma asignadas es estable a lo largo del tiempo y no es necesario revisarlo ni modificarlo cada vez que se inicia el flujo de trabajo.

Por supuesto, en cada uno de estos escenarios, si el elemento que se carga es un documento o formulario que ya contiene las líneas de firma adecuadas, no es necesario que los participantes del flujo de trabajo inserten líneas de firma durante la ejecución del flujo de trabajo.

Escenario 1: Tarea única, firmante único

Anna debe firmar nuevas reclamaciones de gastos, por lo que Anna crea una biblioteca denominada Nuevas reclamaciones de gastos. Cualquier persona de la organización puede crear o cargar una reclamación.

Anna crea un flujo de trabajo y le da el mismo nombre: Nuevas reclamaciones de gastos. El flujo de trabajo se ejecuta automáticamente en cada documento nuevo, asignando una sola tarea de firma, por supuesto, a Ana.

Escenario 2: Varias tareas, varios firmantes

Esta vez, los contratos deben ser firmados por Anna y Juan y Frank, por los tres.

Juan crea una biblioteca denominada Contratos para firmas. Crea un flujo de trabajo para recopilar firmas denominado Firmas (annaANDseanANDfrank). El flujo de trabajo se ejecuta automáticamente en cada documento nuevo, asignando una tarea de firma a cada una de las tres personas.

El primer firmante en abrir el documento inserta las líneas de firma para los tres firmantes antes de agregar su propia firma.

Escenario 3: Varias tareas, firmante único

En esta versión, los contratos deben ser firmados por Anna o Juan o Frank, por solo uno de los tres.

Juan crea una biblioteca denominada Contratos para firma y un flujo de trabajo denominado Firma (annaORseanORfrank). También crea una lista de distribución o un grupo de distribución, también llamado annaORseanORfrank, que incluye las tres.

De nuevo, el flujo de trabajo se ejecuta automáticamente en cada documento nuevo de la biblioteca, pero esta vez solo asigna una tarea de firma al grupo annaORseanORfrank .

Este tipo de tarea se denomina tarea de grupo y funciona de esta forma: el flujo de trabajo envía una notificación de tarea por correo electrónico a cada miembro del grupo, pero crea solo una tarea, que cualquier miembro individual del grupo puede reclamar y completar en nombre de todo el grupo.

Para obtener instrucciones sobre cómo reclamar y completar una tarea de grupo, vea el segmento COMPLETE de este artículo.

¿Los tipos de contenido que heredan de este también obtienen este flujo de trabajo?

Al agregar un flujo de trabajo a un tipo de contenido para toda la colección de sitios, se le ofrece la opción de agregar también el flujo de trabajo a todos los demás tipos de contenido de la colección de sitios que heredan del tipo de contenido al que va a agregar el flujo de trabajo. (Tenga en cuenta que si va a agregar un flujo de trabajo solo para una sola lista o biblioteca, esta opción no aparecerá).

Participantes: ¿Qué personas, en qué orden?

Tendrá que proporcionar el nombre o la dirección de correo electrónico de cada persona a la que se asignará una tarea de firma.

¿Agrupar tareas o individualmente? Si asigna una tarea a un grupo o lista de distribución, se asignará una tarea de grupo : cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero solo un miembro tendrá que reclamar y completar la tarea. Para obtener instrucciones sobre cómo reclamar y completar una tarea de grupo, vea el segmento COMPLETE de este artículo.

¿Una o varias etapas?Puede elegir tener solo una fase de tareas de firma o varias fases. Si tiene más de una etapa, las etapas se realizarán una tras otra.

¿Revisiones paralelas o revisiones en serie?Para los participantes en cualquier fase, puede elegir entre tener sus tareas de firma asignadas todas al mismo tiempo (en paralelo) o que sus tareas se asignen una tras otra (en serie) en el orden que indique. La opción de serie puede ser útil si, por ejemplo, uno de los firmantes es el verdadero toma de decisiones en relación con el documento y no tiene sentido que ninguno de los demás firmantes complete sus tareas de firma si el responsable de la toma de decisiones decide no firmar.

Ejemplo

En este escenario sencillo se ilustran algunas de las ventajas tanto de varias fases como de las asignaciones de tareas en serie:

Imagine que Antonio está agregando un nuevo flujo de trabajo para recopilar firmas para una biblioteca de contratos. Dado que Frank es el verdadero tomador de decisiones, quiere ser la primera persona en firmar cada contrato. Si decide no firmar, ni Ana ni Sean recibirán una tarea de firma. Frank puede configurar esto de dos maneras:

• Mediante una revisión en serieFrank establece una única etapa serial en la que él es el primer participante y Anna y Juan son la segunda y la tercera.
  Esta es la manera en que Frank configura su revisión serial de una sola etapa.
  
• Mediante dos fasesSi Frank quiere que Anna y Sean se asignen sus tareas al mismo tiempo, para que Sean no tenga que esperar a que Anna agregue su firma antes de que ella pueda agregar su propia, puede configurar dos etapas en el flujo de trabajo. La primera fase incluye solo su propia tarea de firma, y la segunda es una fase paralela que contiene las tareas de Ana y Juan. Si no se completa la primera fase, la segunda no comenzará.
  Esta es la manera en que Frank configura su revisión paralela de dos etapas.
  

Estos son los diagramas de ambas soluciones. En ambas versiones, si Antonio no completa su tarea de firma, las tareas nunca se asignan a Ana o Juan.

¿A quién es necesario notificar?

En el campo CC , en la segunda página del formulario de asociación, puede escribir los nombres o las direcciones de cualquier persona a la que se le notificará cada vez que se inicie o finalice este flujo de trabajo.

• Escribir un nombre aquí no tiene como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo a esa persona.
• Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.
• Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo agregó originalmente recibirá las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

Agregar un flujo de trabajo para recopilar firmas (solo para una lista o biblioteca)

Si aún no está familiarizado con la adición de flujos de trabajo, es posible que le resulte útil revisar los segmentos LEARN y PLAN anteriores de este artículo antes de continuar con los pasos de este segmento.

Antes de comenzar

Para poder agregar un flujo de trabajo, es necesario disponer de dos aspectos:

Email Para que el flujo de trabajo envíe notificaciones por correo electrónico, el correo electrónico debe estar habilitado para el sitio de SharePoint. Si no está seguro de que esto ya se haya hecho, póngase en contacto con el administrador de SharePoint.

Permisos La configuración predeterminada de los productos de SharePoint requiere que tenga el permiso Administrar listas para agregar flujos de trabajo para listas, bibliotecas o colecciones de sitios. (El grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y el grupo Visitantes no. Para obtener más información sobre los permisos, vea el segmento LEARN de este artículo).

Agregar el flujo de trabajo

Siga estos pasos:

1. Abra la lista o biblioteca a la que desea agregar el flujo de trabajo.

2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca .
   El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, esta pestaña se denomina Calendar.

3. En el grupo Configuración , haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

4. En la página Configuración del flujo de trabajo, especifique un único tipo de contenido para que se ejecute el flujo de trabajo o Todo (para todos los tipos de contenido) y, a continuación, haga clic en Agregar un flujo de trabajo.

   Nota

   Los flujos de trabajo para recopilar firmas solo se pueden ejecutar en documentos creados en Word, Excel o InfoPath.

   

   1. Complete la primera página del formulario de asociación.
      (Las instrucciones siguen la ilustración).

	Tipo de contenido Mantenga la selección predeterminada como Todo o seleccione un tipo de contenido específico.
	Flujo de trabajo Seleccione la plantilla Recopilar firmas: SharePoint 2010 . Nota: Si la plantilla Recopilar firmas: SharePoint 2010 no aparece en la lista, póngase en contacto con el administrador de SharePoint para obtener información sobre cómo activarla para su área de trabajo o colección de sitios. Si tiene permisos de colección de sitios, vea Habilitar plantillas de flujo de trabajo de SharePoint.
	Nombre Escriba un nombre para este flujo de trabajo. El nombre identificará este flujo de trabajo para los usuarios de esta lista o biblioteca. Para obtener sugerencias sobre cómo asignar un nombre al flujo de trabajo, consulte el segmento PLAN de este artículo.
	Lista de tareas Seleccione una lista de tareas para usarla con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de tareas existente o hacer clic en Tareas (nuevo) para crear una nueva lista. Para obtener información sobre los motivos por los que se crea una nueva lista de tareas (en lugar de elegir una existente), vea el segmento PLAN de este artículo.
	Lista de historial Seleccione una lista de historial para usar con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de historial existente o hacer clic en Nuevo historial para crear una nueva lista. Para obtener información sobre los motivos por los que se crea una nueva lista de historial (en lugar de elegir una existente), vea el segmento PLAN de este artículo.
	Opciones de inicio Especifique el modo o las formas en que se puede iniciar este flujo de trabajo. Para obtener información sobre las distintas opciones, consulte el segmento PLAN de este artículo.

1. Cuando todas las opciones de configuración de este formulario estén en la forma que desea, haga clic en Siguiente.
2. Complete la segunda página del formulario de asociación.
   (Las instrucciones siguen la ilustración).
   Los productos de SharePoint le presentan todas las opciones de esta segunda página del formulario de asociación cada vez que inicie el flujo de trabajo manualmente, para que pueda realizar cambios en esas opciones solo en esa única instancia.

	Asignar a Escriba los nombres o las direcciones de las personas a las que desea que el flujo de trabajo asigne tareas. Si las tareas se asignarán de una en una (en serie) Escriba los nombres o direcciones en el orden en que desea que se asignen las tareas. Si todas las tareas se asignarán al mismo tiempo (en paralelo) El orden de los nombres o direcciones no importa. Si incluye un grupo o una lista de distribución Se asignará una tarea de grupo: cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero solo un miembro tendrá que reclamar y completar la tarea. Para obtener instrucciones sobre cómo reclamar y completar una tarea de grupo, vea el segmento COMPLETE de este artículo.
	Orden Especifique si las tareas deben asignarse de una en una (en serie) o todas a la vez (en paralelo). Para obtener más información sobre el uso de fases en serie y paralelas, consulte el segmento PLAN de este artículo.
	Agregar una nueva fase Agregue las fases que desee más allá de la primera que acaba de configurar. Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo Asignar a de esa fase y, a continuación, presione CTRL+SUPR. Para obtener más información sobre el uso de varias fases, consulte el segmento PLAN de este artículo.
	CC Escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de cualquier persona a la que se le debería notificar cada vez que se inicie o finalice el flujo de trabajo. Escribir un nombre aquí no tiene como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo. Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo. Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo agregó originalmente recibirá las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

1. Cuando tenga todas las opciones de configuración en esta página de la forma que desea, haga clic en Guardar para crear el flujo de trabajo.

Los productos de SharePoint crean su nueva versión de flujo de trabajo.

¿Y ahora qué?

Si está listo para iniciar y probar el nuevo flujo de trabajo, vaya al segmento START de este artículo.

Encontrará instrucciones para insertar líneas de firma en un documento en el segmento INSERTAR de este artículo.

Agregar un flujo de trabajo para recopilar firmas (para toda una colección de sitios)

Si aún no está familiarizado con la adición de flujos de trabajo, es posible que le resulte útil revisar los segmentos LEARN y PLAN de este artículo antes de continuar con los pasos de este segmento.

Antes de comenzar

Para poder agregar un flujo de trabajo, es necesario disponer de dos aspectos:

Email En orden para que el flujo de trabajo envíe notificaciones por correo electrónico, debe habilitar el correo electrónico para el sitio. Si no está seguro de que esto ya se haya hecho, póngase en contacto con el administrador de SharePoint.

Permisos La configuración predeterminada de los productos de SharePoint requiere que tenga el permiso Administrar listas para agregar flujos de trabajo para listas, bibliotecas o colecciones de sitios. (El grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y el grupo Visitantes no. Para obtener más información sobre los permisos, vea el segmento LEARN de este artículo).

Agregar el flujo de trabajo

Siga estos pasos:

1. Vaya a la página principal de la colección de sitios (no a la página principal de un sitio o subsitio de la colección).

2. Haga clic en y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.
   En SharePoint en Microsoft 365, haga clic en Configuración A continuación, haga clic en Contenido del sitio. En Contenido del sitio, haga clic en Configuración del sitio.

3. En la página Configuración del sitio, en Galerías de diseño web, haga clic en Tipos de contenido de sitio.
   

4. En la página Tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido de sitio para el que desea agregar un flujo de trabajo.

   Nota

   Los flujos de trabajo para recopilar firmas solo se pueden ejecutar en documentos creados en Word, Excel o InfoPath.

   

   1. En la página del tipo de contenido seleccionado, en Configuración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.
      
   2. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Agregar un flujo de trabajo .
      
   3. Complete la primera página del formulario de asociación.
      (Las instrucciones siguen la ilustración).

	Flujo de trabajo Seleccione la plantilla Recopilar firmas: SharePoint 2010 . Nota: Si la plantilla Recopilar firmas: SharePoint 2010 no aparece en la lista, póngase en contacto con el administrador de SharePoint para obtener información sobre cómo activarla para su área de trabajo o colección de sitios. Si tiene permisos de colección de sitios, vea Habilitar plantillas de flujo de trabajo de SharePoint.
	Nombre Escriba un nombre para este flujo de trabajo. El nombre identificará este flujo de trabajo para los usuarios de esta colección de sitios. Para obtener sugerencias sobre cómo asignar un nombre al flujo de trabajo, consulte el segmento PLAN de este artículo.
	Lista de tareas Seleccione una lista de tareas para usarla con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de tareas existente o hacer clic en Tareas (nuevo) para crear una nueva lista. Para obtener información sobre los motivos por los que se crea una nueva lista de tareas (en lugar de elegir una existente), vea el segmento PLAN de este artículo.
	Lista de historial Seleccione una lista de historial para usar con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de historial existente o hacer clic en Nuevo historial para crear una nueva lista. Para obtener información sobre los motivos por los que se crea una nueva lista de historial (en lugar de elegir una existente), vea el segmento PLAN de este artículo.
	Opciones de inicio Especifique el modo o las formas en que se puede iniciar este flujo de trabajo. Para obtener información sobre las distintas opciones, consulte el segmento PLAN de este artículo.
	¿Actualizar tipos de contenido de sitios y listas? Especifique si este flujo de trabajo se debe agregar (asociado a) todos los demás tipos de contenido de lista y sitios que heredan de este tipo de contenido. La operación que realiza toda la adición adicional puede tardar mucho tiempo en completarse. Si se ha interrumpido la herencia de los sitios o subsitios en los que desea agregar este flujo de trabajo a tipos de contenido heredados, asegúrese de que es miembro del grupo Propietarios en cada uno de esos sitios o subsitios antes de ejecutar esta operación.

1. Cuando todas las opciones de configuración de esta página sean las que quiera, haga clic en Siguiente.
2. Complete la segunda página del formulario de asociación.
   (Las instrucciones siguen la ilustración).
   Los productos de SharePoint le presentan todas las opciones de esta segunda página del formulario de asociación cada vez que inicie el flujo de trabajo manualmente, de modo que pueda realizar cambios en estas opciones solo en esa única instancia.

	Asignar a Escriba los nombres o las direcciones de las personas a las que desea que el flujo de trabajo asigne tareas. Si las tareas se asignarán de una en una (en serie) Escriba los nombres o direcciones en el orden en que desea que se asignen las tareas. Si todas las tareas se asignarán al mismo tiempo (en paralelo) El orden de los nombres o direcciones no importa. Si incluye un grupo o una lista de distribución Se asignará una tarea de grupo: cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero solo un miembro tendrá que reclamar y completar la tarea. Para obtener instrucciones sobre cómo reclamar y completar una tarea de grupo, vea el segmento COMPLETE de este artículo.
	Orden Especifique si las tareas de esta fase deben asignarse de una en una (en serie) o todas a la vez (en paralelo). Para obtener más información sobre el uso de fases en serie y paralelas, consulte el segmento PLAN de este artículo.
	Agregar una nueva fase Agregue las fases que desee más allá de la primera que acaba de configurar. Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo Asignar a de esa fase y, a continuación, presione CTRL+SUPR. Para obtener más información sobre el uso de varias fases, consulte el segmento PLAN de este artículo.
	CC Escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de cualquier persona a la que se le debería notificar cada vez que se inicie o finalice el flujo de trabajo. Escribir un nombre aquí no tiene como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo. Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo. Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo agregó originalmente recibirá las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

1. Cuando tenga todas las opciones de configuración en esta página de la forma que desea, haga clic en Guardar para crear el flujo de trabajo.

Los productos de SharePoint crean su nueva versión de flujo de trabajo.

¿Y ahora qué?

Si está listo para iniciar y probar el nuevo flujo de trabajo, vaya al segmento START de este artículo.

Encontrará instrucciones para insertar líneas de firma en un documento en el segmento INSERTAR de este artículo.

Insertar líneas de firma

Antes de que un participante del flujo de trabajo pueda agregar su firma, debe insertar una línea de firma en el documento. La inserción de la línea y la adición de la firma en sí son dos acciones independientes.

Es importante recordar que:

• Una vez agregada una firma a cualquier línea de firma, el documento se bloquea de todos los cambios posteriores excepto para la adición de más firmas a las líneas de firma ya presentes.
• Si se realiza algún cambio después de agregar la primera firma, todas las firmas ya agregadas se invalidarán o se quitarán del documento.
• Las inserciones y eliminaciones de líneas de firma se tratan como cambios en el documento.
• Por lo tanto, antes de que el primer participante agregue su firma, todas las adiciones y eliminaciones de las líneas de firma ya deben estar completas.

Este es un breve resumen gráfico de todo esto.

Insertar o eliminar una línea de firma (Word o Excel)

Para insertar una línea de firma en Word o Excel:

1. En el documento o la hoja de cálculo, haga clic para localizar el cursor donde desea insertar una línea de firma.

2. En la pestaña Insertar , en el grupo Texto , haga clic en Línea de firma.

3. En el cuadro de diálogo Configuración de firma , complete uno, todos o ninguno de estos cuatro campos:

   • Firmante sugerido
     Nombre completo del firmante.
     (Se muestra en la firma completa).
   • Título del firmante sugerido
     (Se muestra en la firma completa).
   • Dirección de correo electrónico del firmante sugerido
     (No se muestra en la firma completada).
   • Instrucciones para el firmante: agregue instrucciones para el firmante.
     Cualquier información útil o necesaria para el firmante.
     (No se muestra en la firma completada).
     

4. En el mismo cuadro de diálogo, active o desactive las siguientes casillas:

   • Permitir que el firmante agregue comentarios en el cuadro de diálogo Firmar
     Permita que el firmante escriba su propósito para firmar.
     (Qué tipos de firmante no se mostrarán en la firma completada).
   • Mostrar la fecha de inicio de sesión en la línea de firma
     La fecha en la que se agrega la firma.
     (Se muestra en la firma completa).

5. Haga clic en Aceptar.

Repita el mismo procedimiento para agregar más líneas de firma.

Para eliminar una línea de firma en Word o Excel:

1. Haga clic en la línea de firma para seleccionarla.
2. Presione SUPRIMIR.

Insertar o eliminar una línea de firma (InfoPath)

Para insertar una línea de firma en InfoPath:

1. En el formulario, haga clic para localizar el cursor donde desea insertar una línea de firma.

2. En la pestaña Inicio de la cinta de opciones, en el grupo Controles , haga clic en Línea de firma.

3. Haga clic en la línea de firma para seleccionarla, haga clic con el botón derecho en ella y, en el menú contextual, haga clic en Propiedades de línea de firma.

4. En el cuadro de diálogo Propiedades de línea de firma, en la pestaña General , complete cualquiera, todos o ninguno de estos cuatro campos:

   • Mensaje que verán los firmantes antes de firmar
     Cualquier información útil o necesaria para el firmante.
     (No se muestra en la firma completada).
   • Nombre del firmante
     (Se muestra en la firma completa).
   • Título del firmante
     (Se muestra en la firma completa).
   • Dirección de correo electrónico del firmante
     (No se muestra en la firma completada).
     

5. Realiza los ajustes que quieras en la pestaña Tamaño y en la pestaña Avanzadas .

6. Haga clic en Aceptar.

Para eliminar una línea de firma en InfoPath:

• Haga clic en el control para seleccionarlo y, a continuación, presione SUPRIMIR.

¿Y ahora qué?

Si está listo para probar el nuevo flujo de trabajo, vaya al segmento START de este artículo.

Si está completando una tarea de flujo de trabajo, vaya (o vuelva) al segmento COMPLETE de este artículo.

Iniciar un flujo de trabajo para recopilar firmas

Recordatorio sobre el proceso de firmas: Todos los cambios deben realizarse en el documento, incluidas todas las inserciones y eliminaciones de líneas de firma , antes de que el primer participante agregue su firma a una línea de firma. (Para obtener más información, consulte el segmento PLAN de este artículo).

Además, asegúrese de que las personas a las que el flujo de trabajo va a asignar tareas comprendan cómo agregar sus firmas y completar sus formularios de tareas. Es posible que el segmento COMPLETE sea útil en este artículo.

Dos formas de iniciar un flujo de trabajo Se puede configurar un flujo de trabajo para que se inicie solo manualmente, solo automáticamente o de cualquier manera:

• Manualmente en cualquier momento, por cualquier persona que tenga los permisos necesarios.
• Automáticamente cada vez que se produce un evento de desencadenador especificado, es decir, siempre que se agrega un documento a la lista o biblioteca y/o siempre que un documento que ya está en la lista se cambia de cualquier manera.
  (El evento o eventos desencadenantes se especifican en la primera página del formulario de asociación, durante la adición y configuración originales del flujo de trabajo. Para obtener más información, consulte el segmento PLAN de este artículo).

Un flujo de trabajo no se puede iniciar en ningún documento que esté desprotegido actualmente. (Un documento se puede desproteger después de iniciar un flujo de trabajo en él; pero después de desprotegerlo, no se pueden iniciar más flujos de trabajo en ese documento hasta que se vuelva a proteger).

Iniciar el flujo de trabajo automáticamente

Si el flujo de trabajo está configurado para que se inicie automáticamente, cada vez que se produzca un evento desencadenante, el flujo de trabajo se ejecuta en el documento que lo desencadenó.

Cuando se inicia, el flujo de trabajo asigna la primera tarea o tareas y envía una notificación de tarea a cada usuario asignado. Mientras tanto, también envía notificaciones de inicio (distintas de las notificaciones de tareas) a la persona que agregó originalmente el flujo de trabajo y a cualquier persona que aparezca en el campo CC de la segunda página del formulario de asociación.

Si las líneas de firma necesarias aún no están presentes en el documento antes de que la acción de activación inicie el flujo de trabajo, debe insertarse antes de agregar la primera firma al documento.

Iniciar el flujo de trabajo manualmente

Una nota sobre los permisos Normalmente, debe tener el permiso Editar elementos para iniciar un flujo de trabajo. (De forma predeterminada, el grupo Miembros y el grupo Propietarios tienen este permiso, pero el grupo Visitantes no. Sin embargo, un propietario también puede elegir, en cada flujo de trabajo, requerir el permiso Administrar listas para las personas que inician el flujo de trabajo. Al elegir esta opción, básicamente, los Propietarios pueden especificar que solo ellos y otros Propietarios puedan iniciar un flujo de trabajo determinado. Para obtener más información, consulte el segmento Más información de este artículo).

Dos lugares desde los que empezar

Puede iniciar un flujo de trabajo manualmente desde cualquiera de los dos lugares siguientes:

• En la lista o biblioteca donde se almacena el documento.
• Desde el propio documento, abierto en el programa de Microsoft Office en el que se creó. (Tenga en cuenta que este debe ser el programa completo instalado y no una versión de aplicación web).

Las dos secciones restantes de este segmento proporcionan instrucciones para ambos métodos.

Empezar manualmente desde la lista o biblioteca

1. Agregue todas las líneas de firma necesarias al documento o organice con los participantes del flujo de trabajo para asegurarse de que todas las líneas de firma están presentes en el documento antes de que cualquier participante agregue su firma a una de las líneas.

2. Vaya a la lista o biblioteca en la que está almacenado el documento en el que desea ejecutar el flujo de trabajo.

3. Haga clic en el icono situado delante del nombre del elemento para seleccionarlo y, a continuación, en la pestaña Files de la cinta de opciones, en el grupo Flujos de trabajo, haga clic en Flujos de trabajo.
    

4. En la página Flujos de trabajo: nombre del documento , en Iniciar un nuevo flujo de trabajo, haga clic en el flujo de trabajo que desea ejecutar.
   

5. En el formulario de inicio, realice los cambios que desee aplicar a esta instancia específica del flujo de trabajo.

   Nota

   Los cambios realizados aquí, en el formulario de inicio, solo se usan durante la instancia actual del flujo de trabajo. Si desea realizar cambios que se aplicarán cada vez que se ejecute el flujo de trabajo, o si desea cambiar la configuración del flujo de trabajo que no aparece en este formulario, consulte el segmento CHANGE de este artículo.

	Asignar a Realice los cambios en la lista de personas a las que desea que el flujo de trabajo asigne tareas. Si las tareas se asignarán de una en una Escriba los nombres o direcciones en el orden en que deben asignarse las tareas. Si todas las tareas se asignarán al mismo tiempo El orden de los nombres o direcciones no importa. Si incluye un grupo o una lista de distribución Se asignará una tarea de grupo: cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero solo un miembro tendrá que reclamar y completar la tarea. Para obtener instrucciones sobre cómo reclamar y completar una tarea de grupo, vea el segmento COMPLETE de este artículo.
	Orden Asegúrese de que las especificaciones relativas a la asignación de tareas en cada segmento de una en una (en serie) o todas a la vez (en paralelo) son las que desea. Para obtener más información sobre el uso de fases en serie y paralelas, consulte el segmento PLAN de este artículo.
	Agregar una nueva fase Agregue las fases que desee más allá de las que están configuradas actualmente. Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo Asignar a de esa fase y, a continuación, presione CTRL+SUPR. Para obtener más información sobre el uso de varias fases, consulte el segmento PLAN de este artículo.
	CC Realice las adiciones o eliminaciones que desee. Recuerde que: Escribir un nombre aquí no tiene como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo. Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo. Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo agregó originalmente recibirá las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

1. Cuando tenga todas las opciones de configuración en el formulario de inicio como desee, haga clic en Inicio para iniciar el flujo de trabajo.

El flujo de trabajo asigna la primera tarea o tareas y, mientras tanto, envía notificaciones de inicio a usted y a cualquier persona que aparezca en el campo CC del formulario de inicio.

Iniciar manualmente desde un programa de Microsoft Office

1. Agregue todas las líneas de firma necesarias al documento o organice con los participantes del flujo de trabajo para asegurarse de que todas las líneas de firma están presentes en el documento antes de que cualquier participante agregue su firma a una de las líneas.

2. Abra el documento en el programa de Office instalado en el equipo.

   Nota

   Este método no se puede usar cuando el documento está abierto en una versión de aplicación web del programa Microsoft Office. Debe estar abierta en la versión completa instalada del programa en el equipo.

3. En el documento abierto, haga clic en la pestaña Archivo , haga clic en Guardar & Enviar y, a continuación, haga clic en el flujo de trabajo que desea ejecutar en el documento.

4. Si ve el siguiente mensaje que indica que el flujo de trabajo necesita que el archivo se vuelva a registrar, haga clic en el botón Check In.
   (Si no ve este mensaje, vaya al paso 5).

5. Haga clic en el botón grande Iniciar flujo de trabajo .

6. En la página Cambiar un flujo de trabajo, en el formulario de inicio, realice los cambios que desee aplicar a esta instancia específica del flujo de trabajo.

   Nota

   Los cambios realizados aquí, en el formulario de inicio, solo se usan durante la instancia actual del flujo de trabajo. Si desea realizar cambios que se aplicarán cada vez que se ejecute el flujo de trabajo, o si desea cambiar la configuración del flujo de trabajo que no aparece en este formulario, consulte el segmento CHANGE de este artículo.

	Asignar a Realice los cambios en la lista de personas a las que desea que el flujo de trabajo asigne tareas. Si las tareas se asignarán de una en una Escriba los nombres o direcciones en el orden en que deben asignarse las tareas. Si todas las tareas se asignarán al mismo tiempo El orden de los nombres o direcciones no importa. Si incluye un grupo o una lista de distribución Se asignará una tarea de grupo: cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero solo un miembro tendrá que reclamar y completar la tarea. Para obtener instrucciones sobre cómo reclamar y completar una tarea de grupo, vea el segmento COMPLETE de este artículo.
	Orden Asegúrese de que las especificaciones relativas a la asignación de tareas en cada segmento de una en una (en serie) o todas a la vez (en paralelo) son las que desea. Para obtener más información sobre el uso de fases en serie y paralelas, consulte el segmento PLAN de este artículo.
	Agregar una nueva fase Agregue las fases que desee más allá de las que están configuradas actualmente. Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo Asignar a de esa fase y, a continuación, presione CTRL+SUPR. Para obtener más información sobre el uso de varias fases, consulte el segmento PLAN de este artículo.
	CC Realice las adiciones o eliminaciones que desee. Recuerde que: Escribir un nombre aquí no tiene como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo. Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo. Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo agregó originalmente recibirá las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

1. Cuando tenga la configuración del formulario de inicio como desee, haga clic en Inicio para iniciar el flujo de trabajo.

El flujo de trabajo asigna la primera tarea o tareas y, mientras tanto, envía notificaciones de inicio a usted y a cualquier persona que aparezca en el campo CC del formulario de inicio.

¿Y ahora qué?

• Si es la primera vez que se ejecuta este flujo de trabajo, ¿los demás participantes necesitarán información y asistencia para completar las tareas asignadas? (Es posible que el segmento COMPLETE de este artículo sea útil).
• Además, es una buena idea comprobar si los participantes reciben sus notificaciones por correo electrónico y, en particular, que las notificaciones no se están controlando de forma incorrecta mediante sus filtros de correo electrónico no deseado.
• Y, por supuesto, es posible que tenga una o más tareas de flujo de trabajo para completarse. Vaya al segmento COMPLETE de este artículo para obtener más información.
• Mientras tanto, para saber cómo puede realizar un seguimiento del progreso de la instancia actual del flujo de trabajo, vaya al segmento MONITOR de este artículo.

Completar una tarea de flujo de trabajo para recopilar firmas

Si es la primera vez que se le asigna una tarea en un flujo de trabajo para recopilar firmas, puede resultarle útil revisar este segmento del artículo por completo antes de completar la tarea. De esta forma, sabrá todas las opciones que pueden estar abiertas.

En primer lugar, asegúrate de que tienes el artículo adecuado

Los distintos tipos de flujos de trabajo requieren diferentes acciones de tarea.

Por lo tanto, antes de empezar, asegúrese de que la tarea que se le ha asignado es realmente una tarea de flujo de trabajo de Recopilar firmas y no una tarea para algún otro tipo de flujo de trabajo.

Buscar el texto Este documento requiere su firma en cualquiera de las siguientes ubicaciones:

• En la línea Asunto de la notificación de tarea
  
• En la barra de mensajes del documento que se va a revisar
  
• En el título de la tarea en la página De estado del flujo de trabajo
  

Si no ve el mensaje Este documento requiere el texto de la firma en estas ubicaciones, póngase en contacto con la persona que inició o agregó originalmente el flujo de trabajo para averiguar en qué plantilla de flujo de trabajo se basa, o si se trata de un flujo de trabajo personalizado.

Sin embargo, si su tarea es recopilar firmas, siga leyendo.

Información general del proceso

Cuando se le asigna una tarea en un flujo de trabajo, normalmente se entera de la tarea de una de estas tres maneras:

• Recibirá una notificación de tarea por correo electrónico.
• Abre un documento de Microsoft Office y ve una barra de mensajes que le informa de que se le ha asignado una tarea relacionada.
• Compruebe el sitio de SharePoint y descubra que hay una o más tareas asignadas actualmente.

Cuando se entera de que se le ha asignado una tarea de flujo de trabajo para recopilar firmas, normalmente hace dos cosas:

• Revisar el documento Abra y revise el documento y, a continuación, fírtelo (o no lo haga).
• Completar la tarea Complete y envíe el formulario de tareas.

A menudo, por lo tanto, los siguientes tres elementos están implicados en la finalización de la tarea:

• El mensaje de notificación (que recibe como correo electrónico)
• El documento enviado para su firma (que abre y luego firma, o no)
• El formulario de tareas (que abre, completa y envía)

Este es el aspecto de esos tres elementos.

Ir al documento y al formulario de tareas desde el mensaje de notificación de tarea

(Tenga en cuenta que si la tarea no se le asigna personalmente, sino a todo un grupo o lista de distribución del que es miembro, debe reclamar la tarea antes de completarla. Para obtener más información, consulte la sección Reclamar una tarea de grupo antes de completarla en este segmento).

Siga estos pasos:

1. En el mensaje de notificación de tarea, en las instrucciones para completar esta tarea , haga clic en el vínculo al documento.
2. En el documento abierto, haga clic en el botón Abrir esta tarea en la barra de mensajes.

Ir al documento y al formulario de tareas desde la lista o biblioteca

(Tenga en cuenta que si la tarea no se le asigna personalmente, sino a todo un grupo o lista de distribución del que es miembro, debe reclamar la tarea antes de completarla. Para obtener más información, consulte la sección Reclamar una tarea de grupo antes de completarla en este segmento).

Siga estos pasos:

1. En la lista o biblioteca donde se almacena el documento que se va a revisar, haga clic en el vínculo En curso asociado con el documento y el flujo de trabajo.
2. En la página Estado del flujo de trabajo, haga clic en el título de la tarea.
3. En el formulario de tareas, en la tarea Este flujo de trabajo se aplica a la barra de mensajes, haga clic en el vínculo al documento.

Firmar el documento

Tenga en cuenta que si la tarea no se le asigna personalmente, sino a todo un grupo o lista de distribución del que es miembro, debe reclamar la tarea antes de completarla. Para obtener más información, vea la sección Reclamar una tarea de grupo antes de completarla en este segmento.

Tenga también en cuenta que si la línea de firma está configurada para un usuario específico y la firma mientras se inicia sesión como un usuario diferente , la discrepancia podría ser visible en la línea de firma. En este ejemplo, la línea de firma se configuró para Antonio Martínez, pero la firma la agregó una persona que inició sesión como Ana Lidman.

En el ejemplo siguiente, el documento se creó en Word.

Observe las tres barras de mensaje amarillas en la parte superior del documento:

Marcado como finalEsta barra de mensajes indica que al menos una persona ya ha agregado su firma en una línea de firma.

Firmas Puede hacer clic en el botón Ver firmas para abrir el panel Firmas . En Firmas solicitadas, haga clic en la flecha situada junto a su nombre y, a continuación, en el menú desplegable, haga clic en Firmar.

Si ve un mensaje sobre proveedores de servicios de firma digital de terceros, haga clic en Aceptar para continuar. (Para evitar ver el mensaje en el futuro, seleccione la casilla).

Se abrirá el cuadro de diálogo Firmar .

Para firmar el documento, escriba su nombre en el cuadro situado junto a la X grande, haga clic en Firmar y, a continuación, haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Confirmación de firma .

Recuerde: Si su nombre aparece más de una vez en la lista Firmas solicitadas , hay más de una línea de firma a la que agregar la firma. Use este mismo procedimiento para agregar cada firma.

Tarea de flujo de trabajoCuando esté listo para completar y enviar el formulario de tareas, haga clic en el botón Abrir esta tarea en la barra de mensajes Tarea de flujo de trabajo.

Completar y enviar el formulario de tareas

El formulario de tareas de una tarea de flujo de trabajo para recopilar firmas tiene un aspecto similar a este.

Tenga en cuenta que los dos primeros controles (Eliminar elemento y Esta tarea de flujo de trabajo se aplican al título del documento) no aparecen en el formulario de tarea cuando se abre desde dentro del documento para firmar. Solo aparecen cuando el formulario de tareas se abre directamente desde el mensaje de notificación de tarea o la lista tareas de la página Estado del flujo de trabajo.

	Eliminar elemento Para eliminar esta tarea de la instancia actual del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo aquí. Al eliminar la tarea, no se elimina el documento que se firma. Una tarea que se ha eliminado ya no aparece en el área Tareas de la página Estado del flujo de trabajo. (Sin embargo, la eliminación se sigue registrando en el área Historial de la página). Nota: Si no ha iniciado esta instancia del flujo de trabajo, es posible que quiera consultar a la persona que lo inició (o, si se inició automáticamente, la persona que lo agregó originalmente) antes de eliminar la tarea.
	Esta tarea de flujo de trabajo se aplica al título del documento Para abrir el documento que se firmará, haga clic en el vínculo aquí.
	Estado, Solicitado por, Comentarios consolidados, Fecha de vencimiento No puede editar ni cambiar las entradas de estos cuatro campos, pero es posible que le resulte útil la información que contienen. Observe que el cuadro Comentarios consolidados contiene todos los comentarios enviados en el formulario por los participantes que ya han completado sus tareas en esta misma instancia del flujo de trabajo. De la misma forma, después de enviar su propio formulario, cualquier texto que incluya en el cuadro Comentarios (4) también aparecerá en el cuadro Comentarios consolidados para los participantes posteriores.
	Comentarios Cualquier texto que escriba aquí se registrará en el Historial del flujo de trabajo y también aparecerá en el campo Comentarios consolidados (3) para los participantes posteriores.
	Firmar Cuando haya firmado el documento y haya escrito cualquier comentario para contribuir en el campo Comentarios , haga clic en este botón para enviar el formulario y completar la tarea.
	Cancelar Para cerrar el formulario de tareas sin guardar los cambios ni las respuestas, haga clic en este botón. La tarea permanecerá incompleta y asignada a usted.
	Reasignar tarea Para reasignar esta tarea a otra persona, haga clic en este botón. Para obtener una ilustración de la página en la que especificarás los detalles de la reasignación y para obtener más instrucciones, ve a la sección 7 de este segmento, Reasignar la tarea a otra persona. Nota: Es posible que esta opción esté desactivada para algunas tareas del flujo de trabajo.

Reclamar una tarea de grupo antes de completarla (opcional)

Si solo se asigna una tarea a un grupo completo al que pertenece, cualquier miembro del grupo puede reclamar y completar esa tarea única en nombre de todo el grupo.

Reclame la tarea antes de abrir y firmar el documento. Tan pronto como reclame la tarea, se le asignará y ningún otro miembro del grupo podrá completarla. (De esta forma, solo una persona realiza el trabajo necesario).

1. En la página Estado del flujo de trabajo, seleccione el nombre de la tarea asignada al grupo hasta que aparezca una flecha.
2. Haga clic en la flecha, haga clic en Editar elemento y, a continuación, en el formulario de tareas, haga clic en el botón Reclamar tarea .
   

Cuando se actualiza la página Estado del flujo de trabajo, puede ver que la tarea ya no está asignada al grupo, sino específicamente a usted.

Más adelante, si quiere liberar la tarea al grupo de nuevo sin completarla, siga los mismos pasos para volver al formulario de tareas, pero ahora haga clic en el botón Liberar tarea .

Reasignar la tarea a otra persona (opcional)

Si desea que otra persona complete una tarea de flujo de trabajo que se le haya asignado, haga clic en el botón Reasignar tarea del formulario de tarea del flujo de trabajo.

Se muestra este formulario.

	Reasignar tarea a Escriba el nombre o la dirección de la persona a la que desea asignar esta tarea. Para asignar esta tarea a la persona que inició el flujo de trabajo o, si el flujo de trabajo se inició automáticamente, a la persona que agregó originalmente este flujo de trabajo, deje este campo en blanco.
	Nueva solicitud Proporcione la información que necesitará la persona a la que está asignando la tarea para completarla. (Cualquier texto que escriba aquí se agregará al área Comentarios consolidados ).
	Nueva duración Siga uno de estos tres procedimientos: Para mantener la fecha de vencimiento existente Deje este campo en blanco. Para quitar la fecha de vencimiento por completo Escriba el número 0. Para especificar una nueva fecha de vencimiento Escriba un número aquí y especifique las unidades de duración en el campo siguiente. En conjunto, las dos entradas identifican el período antes de que vence la tarea de cambio. Tenga en cuenta que, de forma predeterminada, las tareas de Recopilar firmas no tienen asignadas fechas de vencimiento ni duraciones de tareas.
	Nuevas unidades de duración Si va a especificar una nueva duración de tarea, use este campo junto con el campo Nueva duración para identificar el período antes de que vence la tarea. (Por ejemplo: 3 días , 1 mes o 2 semanas).

Cuando se complete el formulario, haga clic en Enviar. La tarea se marca como Completada, se asigna una tarea nueva a la persona responsable de la tarea y se envía una notificación de tarea.

Cualquier información nueva que haya proporcionado se incluye en el texto Delegado en la nueva notificación de tarea (número 1 en la siguiente ilustración).

Mientras tanto, todos estos cambios se controlan y se ven en las secciones Tareas e Historial de la página Estado del flujo de trabajo, como se muestra aquí.

Supervisar, ajustar o detener un flujo de trabajo de recopilar firmas en ejecución

La ubicación central desde la que puede supervisar, ajustar o detener un flujo de trabajo en ejecución es la página Estado del flujo de trabajo de esa instancia del flujo de trabajo.

En primer lugar, te mostraremos cómo acceder a esa página y, a continuación, te mostraremos cómo usar las opciones y la información que encuentres allí. Por último, le mostraremos otras dos páginas en las que podrá obtener información adicional de supervisión.

Ir a la página de estado del flujo de trabajo

En la lista o biblioteca donde se encuentra el elemento, haga clic en el vínculo En curso del elemento y del flujo de trabajo que desee.

En este ejemplo, el elemento es el documento llamado Keynote Draft y el flujo de trabajo es Aprobación 3.

Se abrirá la página Estado del flujo de trabajo.

• Si la lista o biblioteca contiene un gran número de elementos, puede usar la ordenación y/o el filtrado para encontrar el elemento que busca con mayor rapidez. Si ve que ordena y/o filtra repetidamente de la misma manera, puede resultarle útil crear una vista personalizada que automatice esa organización en particular.
• Para ir a la página Estado del flujo de trabajo, también puede hacer clic en el vínculo Ver el estado de este flujo de trabajo en una notificación de correo electrónico "ha iniciado" o en el vínculo Ver el historial del flujo de trabajo en una notificación por correo electrónico "ha completado" para la instancia específica en la que está interesado.

Usar la página Estado del flujo de trabajo para supervisar el progreso del flujo de trabajo

Aquí, en la ilustración de cada sección de la página De estado del flujo de trabajo, encontrará las preguntas de supervisión que responde la sección.

Sección Información del flujo de trabajo

Preguntas respondidas:

• ¿Quién inició esta instancia del flujo de trabajo?
• ¿Cuándo se inició esta instancia?
• ¿Cuándo se produjo la última acción en esta instancia?
• ¿En qué elemento se ejecuta esta instancia?
• ¿Cuál es el estado actual de esta instancia?

Sección Tareas

Preguntas respondidas:

• ¿Qué tareas ya se han creado y asignado, y cuál es su estado actual?
• ¿Qué tareas ya se han completado y cuál fue el resultado para cada una de esas tareas?
• ¿Cuál es la fecha de vencimiento de cada tarea que ya se ha creado y asignado? (Tenga en cuenta que, de forma predeterminada, las tareas recopilar firmas no tienen asignadas fechas de vencimiento ni duraciones de tareas).

Las tareas que se han eliminado y las tareas que aún no se han asignado no aparecen en esta sección.

Sección Historial del flujo de trabajo

Preguntas respondidas:

• ¿Qué eventos ya se han producido en esta instancia del flujo de trabajo?
• Tenga en cuenta que las tareas vencidas y las notificaciones de tareas vencidas no aparecen en esta área.

Cancelar o finalizar la ejecución de este flujo de trabajo

Hay dos formas de detener una instancia de flujo de trabajo en ejecución antes de su finalización normal:

• Cancelar el flujo de trabajo Se cancelan todas las tareas, pero se conservan en el área Tareas de la página Estado del flujo de trabajo.
• Finalizar este flujo de trabajo Todas las tareas se cancelan y se eliminan del área Tareas de la página Estado del flujo de trabajo. (Sin embargo, aún se reflejan en el área Historial del flujo de trabajo).

A continuación se indican las instrucciones de ambos métodos.

Cancelar (todas las tareas se cancelaron pero se conservaron en la lista de tareas y en el Historial)

Si la instancia actual de un flujo de trabajo ya no es necesaria, se puede cancelar.

De forma predeterminada, este procedimiento lo puede realizar la persona que inició esta instancia del flujo de trabajo o cualquier persona que tenga el permiso Administrar listas. (De nuevo, el grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y el grupo Visitantes no).

• En la página Estado del flujo de trabajo, en el área situada justo debajo de la visualización del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Cancelar todas las tareas de recopilar firmas .

Se cancelan todas las tareas actuales y el flujo de trabajo termina con el estado Cancelado. Las tareas canceladas siguen apareciendo en el área Tareas y en el área Historial del flujo de trabajo .

Fin (todas las tareas eliminadas de la lista de tareas, pero conservadas en el Historial)

Si se produce un error o si el flujo de trabajo se detiene y no responde, puede finalizar.

De forma predeterminada, este procedimiento solo puede realizarlo alguien que tenga el permiso Administrar listas. (De nuevo, el grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y el grupo Visitantes no).

• En la página Estado del flujo de trabajo, en el área situada justo debajo de la visualización de flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Finalizar este flujo de trabajo .

Todas las tareas creadas por el flujo de trabajo se cancelan y se eliminan del área Tareas de la página Estado del flujo de trabajo, aunque aún se reflejan en el área Historial del flujo de trabajo . El flujo de trabajo termina con el estado Cancelado.

Averiguar qué flujos de trabajo se están ejecutando en un elemento

En la página Flujos de trabajo de cualquier elemento, encontrará una lista de los flujos de trabajo que se están ejecutando actualmente en ese elemento.

1. Vaya a la lista o biblioteca donde está almacenado el elemento.
2. Seleccione el nombre del elemento, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Flujos de trabajo en el menú desplegable.
3. En la página Flujos de trabajo: nombre del elemento , en Flujos de trabajo en ejecución, encontrará una lista de instancias de flujo de trabajo que se están ejecutando actualmente en el elemento.

Supervisar flujos de trabajo para toda la colección de sitios

Los administradores de la colección de sitios pueden ver de un vistazo:

• Cuántos flujos de trabajo basados en cada plantilla de flujo de trabajo existen actualmente en la colección de sitios.
• Si cada plantilla de flujo de trabajo está activa o inactiva en la colección de sitios.
• Cuántas instancias de versiones de flujo de trabajo basadas en cada plantilla de flujo de trabajo se están ejecutando actualmente en la colección de sitios.

Para ello, siga estos pasos:

1. Abra la página principal de la colección de sitios (no la página principal de un sitio o subsitio de la colección).
2. Haga clic en el icono Configuración y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.
   En la página Configuración del sitio, en Administración del sitio, haga clic en Flujos de trabajo.
   

Se abrirá la página Flujos de trabajo que muestra la información.

¿Y ahora qué?

Si es la primera vez que se ejecuta esta versión del flujo de trabajo, es posible que desee usar las instrucciones del segmento REVIEW de este artículo para ver los eventos de la instancia y averiguar si el flujo de trabajo funciona tal como desea.

Revisar los resultados del flujo de trabajo para recopilar firmas y crear informes

Una vez completada la instancia de flujo de trabajo, puede revisar los eventos registrados en su historial. (Puede obtener acceso al registro de cualquier instancia durante un máximo de 60 días después de que se complete la instancia).

También puede ejecutar informes sobre el rendimiento general del flujo de trabajo en todas las instancias.

Revisar eventos en la instancia más reciente

Siempre que un elemento permanezca en la misma lista o biblioteca y hasta que se ejecute de nuevo el mismo flujo de trabajo en ese mismo elemento, se podrá acceder al historial de la instancia más reciente desde la lista o biblioteca.

Para ver la página Estado del flujo de trabajo de la instancia más reciente de un flujo de trabajo ejecutada en cualquier elemento:

• En la lista o biblioteca donde se encuentra el elemento, haga clic en el vínculo de estado del elemento y del flujo de trabajo que desee.

En este ejemplo, el elemento es el documento titulado Keynote draft y el flujo de trabajo es New Doc Approval.

En la página Estado del flujo de trabajo, la sección Historial del flujo de trabajo se encuentra cerca de la parte inferior.

Historial de instancias de Access durante un máximo de 60 días

¿Qué sucede si desea revisar el historial de una instancia después de volver a ejecutar el mismo flujo de trabajo en el mismo elemento?

De hecho, puede hacerlo durante un máximo de 60 días, desde cualquiera de los dos puntos de entrada: la lista o biblioteca, o la notificación de finalización del flujo de trabajo. (60 días es el tiempo que los productos de SharePoint conservan el historial de tareas de los flujos de trabajo).

Desde la lista o biblioteca

1. Vaya a la lista o biblioteca donde está almacenado el elemento.
2. Haga clic en el icono situado delante del nombre del elemento para seleccionarlo y, a continuación, en la pestaña Files de la cinta de opciones, en el grupo Flujos de trabajo, haga clic en Flujos de trabajo.
3. En la página Flujos de trabajo: nombre del elemento , en Flujos de trabajo completados, haga clic en el nombre o el estado de la instancia de flujo de trabajo que desea revisar.
   
   Se abrirá la página Estado del flujo de trabajo de esa instancia.

Desde la notificación de finalización del flujo de trabajo

• Abra la notificación de finalización del flujo de trabajo para la instancia que desea revisar y, a continuación, haga clic en el vínculo Ver el historial del flujo de trabajo .

Se abrirá la página Estado del flujo de trabajo de esa instancia.

Para conservar todas las notificaciones de finalización, es posible que desee crear una regla de Outlook. Configure la regla para copiar en su propia carpeta independiente todos los mensajes entrantes en los que se haya completado el texto en la línea Asunto . (Asegúrese de que la regla de Outlook copia los mensajes entrantes y no los mueve simplemente o tampoco aparecerán en la Bandeja de entrada).

Crear informes de rendimiento de flujo de trabajo

Para obtener información sobre el rendimiento general de una de sus versiones de flujo de trabajo (a lo largo del tiempo y en varias instancias), puede crear uno de los dos informes predefinidos o ambos:

• Informe de duración de la actividad Use este informe para ver los promedios del tiempo que tarda cada actividad de un flujo de trabajo en completarse, así como el tiempo que tarda cada ejecución completa o instancia de ese flujo de trabajo en completarse.
• Informe de cancelaciones y errores Use este informe para ver si un flujo de trabajo se cancela con frecuencia o encuentra errores antes de su finalización.

Crear los informes disponibles para un flujo de trabajo

1. En la lista o biblioteca, en la columna Estado de ese flujo de trabajo, haga clic en cualquier vínculo de información de estado.
   
2. En la página Estado del flujo de trabajo, en Historial del flujo de trabajo, haga clic en Ver informes de flujo de trabajo.
   
3. Busque el flujo de trabajo para el que desea ver un informe y, a continuación, haga clic en el nombre del informe que desea ver.
   
4. En la página Personalizar, conserve o cambie la ubicación donde se creará el archivo de informe y, a continuación, haga clic en Aceptar.
   
   El informe se crea y se guarda en la ubicación especificada.
5. Una vez completado el informe, puede hacer clic en el vínculo que se muestra en la siguiente ilustración para verlo. En caso contrario, haga clic en Aceptar para finalizar y cerrar el cuadro de diálogo. (Más adelante, cuando esté listo para ver el informe, lo encontrará en la ubicación que especificó en el paso anterior).
   

¿Y ahora qué?

Si el flujo de trabajo funciona de la manera que desea, ya está listo para empezar a usarlo.

Si hay algo que quiera cambiar sobre su funcionamiento, vea el segmento CAMBIAR de este artículo.

Crear informes de rendimiento de flujo de trabajo

Para obtener información sobre el rendimiento general de una de sus versiones de flujo de trabajo (a lo largo del tiempo y en varias instancias), puede crear uno de los dos informes predefinidos o ambos:

• Informe de duración de la actividad Use este informe para ver los promedios del tiempo que tarda cada actividad de un flujo de trabajo en completarse, así como el tiempo que tarda cada ejecución completa o instancia de ese flujo de trabajo en completarse.
• Informe de cancelaciones y errores Use este informe para ver si un flujo de trabajo se cancela con frecuencia o encuentra errores antes de su finalización.

Crear los informes disponibles para un flujo de trabajo

1. En la lista o biblioteca, en la columna Estado de ese flujo de trabajo, haga clic en cualquier vínculo de información de estado.
   
2. En la página Estado del flujo de trabajo, en Historial del flujo de trabajo, haga clic en Ver informes de flujo de trabajo.
   
3. Busque el flujo de trabajo para el que desea ver un informe y, a continuación, haga clic en el nombre del informe que desea ver.
   
4. En la página Personalizar, conserve o cambie la ubicación donde se creará el archivo de informe y, a continuación, haga clic en Aceptar.
   
   El informe se crea y se guarda en la ubicación especificada.
5. Una vez completado el informe, puede hacer clic en el vínculo que se muestra en la siguiente ilustración para verlo. En caso contrario, haga clic en Aceptar para finalizar y cerrar el cuadro de diálogo. (Más adelante, cuando esté listo para ver el informe, lo encontrará en la ubicación que especificó en el paso anterior).
   

¿Y ahora qué?

Si el flujo de trabajo funciona de la manera que desea, ya está listo para empezar a usarlo.

Si hay algo que quiera cambiar sobre su funcionamiento, vea el segmento CAMBIAR de este artículo.

Cambiar, deshabilitar o quitar un flujo de trabajo para recopilar firmas

Después de ejecutar la primera instancia del nuevo flujo de trabajo para recopilar firmas y revisar los resultados, es posible que desee realizar uno o varios cambios en la forma en que está configurado el flujo de trabajo.

Además, es posible que en varias ocasiones en el futuro desee realizar más cambios en la configuración.

Por último, es posible que en algún momento desee deshabilitar el flujo de trabajo durante un período más corto o más largo, pero no quitarlo, o puede, de hecho, elegir quitarlo por completo.

Cambiar la configuración permanente de un flujo de trabajo

Para realizar cambios permanentes en la configuración de un flujo de trabajo existente, abra y edite el formulario de asociación que se usó originalmente para agregarlo.

Si el flujo de trabajo se ejecuta solo en una lista o biblioteca

1. Abra la lista o biblioteca en la que se ejecuta el flujo de trabajo.

2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca .

   Nota

   El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, esta pestaña se denomina Calendar.

3. En el grupo Configuración , haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

4. En la página Configuración del flujo de trabajo, en Nombre del flujo de trabajo (haga clic para cambiar la configuración), haga clic en el nombre del flujo de trabajo para el que desea cambiar la configuración.

   Nota

   Si el flujo de trabajo para recopilar firmas que desea no aparece en la lista, es posible que esté asociado a un solo tipo de contenido. Los flujos de trabajo que aparecen en esta lista se controlan mediante el control Mostrar asociaciones de flujo de trabajo de este tipo , situado justo encima de la lista. (Vea la ilustración). Haga clic en las opciones de tipo de contenido del menú desplegable para ver cuál muestra el flujo de trabajo que desea. Cuando el flujo de trabajo que desea aparezca en la lista, haga clic en el nombre del flujo de trabajo.

5. En el mismo formulario de asociación de dos páginas que se usó originalmente para agregar el flujo de trabajo, realice y guarde los cambios que desee.
   Para obtener más información sobre los campos y controles del formulario de asociación, vea el segmento PLAN y el segmento ADD adecuado (Lista/biblioteca o Colección de sitios) de este artículo.

Si el flujo de trabajo se ejecuta en todas las listas y bibliotecas de la colección de sitios

1. Abra la página principal de la colección de sitios (no la página principal de un sitio o subsitio de la colección).
2. Haga clic en el icono Configuración y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

En la página Configuración del sitio, en Galerías, haga clic en Tipos de contenido de sitio.

1. En la página Tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido de sitio en el que se ejecuta el flujo de trabajo.
   
2. En la página del tipo de contenido seleccionado, enConfiguración, haga clic enConfiguración del flujo de trabajo.
   
3. En la página Configuración del flujo de trabajo, en Nombre del flujo de trabajo (haga clic para cambiar la configuración), haga clic en el nombre del flujo de trabajo para el que desea cambiar la configuración.
4. En el mismo formulario de asociación de dos páginas que se usó originalmente para agregar el flujo de trabajo, realice y guarde los cambios que desee.
   Para obtener más información sobre los campos y controles del formulario de asociación, vea el segmento PLAN y el segmento ADD adecuado (Lista/biblioteca o Colección de sitios) de este artículo.

Deshabilitar o quitar un flujo de trabajo

Si el flujo de trabajo se ejecuta solo en una lista o biblioteca

1. Abra la lista o biblioteca en la que se ejecuta el flujo de trabajo.
2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca .
   El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, esta pestaña se denomina Calendar.
3. En el grupo Configuración , haga clic en Configuración del flujo de trabajo.
4. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Quitar un flujo de trabajo .
5. Use el formulario de la página Quitar flujos de trabajo para deshabilitar, volver a habilitar o quitar flujos de trabajo.
   

Hay cinco columnas en el formulario:

• Flujo de trabajo Nombre del flujo de trabajo.
• Instancias Número de instancias del flujo de trabajo que se están ejecutando actualmente en los elementos.
• Conceder Opción que permite que el flujo de trabajo siga funcionando con normalidad.
• No hay nuevas instancias Opción que permite completar todas las instancias en ejecución del flujo de trabajo, pero deshabilita el flujo de trabajo haciendo que no esté disponible para ejecutar nuevas instancias. (Esta acción es reversible. Para volver a habilitar el flujo de trabajo más adelante, vuelva a esta página y seleccione Permitir).
• Eliminar Opción que quita el flujo de trabajo de la lista o biblioteca por completo. Todas las instancias en ejecución finalizan inmediatamente y la columna de ese flujo de trabajo ya no aparece en la página de la lista o biblioteca. (Esta acción no es reversible).

Si el flujo de trabajo se ejecuta en todas las listas y bibliotecas de la colección de sitios

1. Abra la página principal de la colección de sitios (no la página principal de un sitio o subsitio de la colección).
2. Haga clic en el y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.
   En SharePoint en Microsoft 365, haga clic en Configuración Configuración del haga clic en Contenido del sitio y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.
3. En la página Configuración del sitio, en Galerías de Designer web, haga clic en Tipos de contenido de sitio.
   
4. En la página Tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido de sitio en el que se ejecuta el flujo de trabajo.
   
5. En la página del tipo de contenido seleccionado, enConfiguración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.
6. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Quitar un flujo de trabajo .
7. Use el formulario de la página Quitar flujos de trabajo para deshabilitar, volver a habilitar o quitar flujos de trabajo.
   

¿Y ahora qué?

Si ha realizado algún cambio, ejecute una instancia de prueba del flujo de trabajo para comprobar los efectos de los cambios.

Hay cinco columnas en el formulario:

• Flujo de trabajo Nombre del flujo de trabajo.
• Instancias Número de instancias del flujo de trabajo que se están ejecutando actualmente en los elementos.
• Conceder Opción que permite que el flujo de trabajo siga funcionando con normalidad.
• No hay nuevas instancias Opción que permite completar todas las instancias en ejecución del flujo de trabajo, pero deshabilita el flujo de trabajo haciendo que no esté disponible para ejecutar nuevas instancias. (Esta acción es reversible. Para volver a habilitar el flujo de trabajo más adelante, vuelva a esta página y seleccione Permitir).
• Eliminar Opción que quita el flujo de trabajo de la colección de sitios por completo. Todas las instancias en ejecución finalizan inmediatamente y la columna de ese flujo de trabajo ya no aparece en la página de la lista o biblioteca. (Esta acción no es reversible).

Personalización adicional

Hay una amplia variedad de formas de personalizar aún más los flujos de trabajo incluidos con los productos de SharePoint.

Incluso puede crear flujos de trabajo personalizados desde cero.

Puedes usar cualquiera de los siguientes programas o todos ellos:

• Personalizar formularios, acciones y comportamientos de flujos de trabajo en SharePoint Designer 2013.
• Microsoft Visual Studio Cree sus propias acciones de flujo de trabajo personalizadas.

Para obtener más información, consulta el sistema de ayuda de Microsoft Software Developer Network (MSDN).