Este artículo proporciona información general sobre algunos de los conceptos clave relacionados con el trabajo con las nuevas características de metadatos administrados en SharePoint Server. Aquí se explica cómo las nuevas características de metadatos administrados proporcionan soporte para la implementación de taxonomías formales mediante términos administrados. También se explica cómo funcionan las etiquetas temáticas y cómo se relacionan con las características de metadatos administrados, como los términos administrados y las palabras clave de empresa.
En este artículo
Características de metadatos administrados
Las nuevas características de metadatos administrados de SharePoint Server están habilitadas por una nueva aplicación de servicio de metadatos administrados que proporciona compatibilidad con dos elementos clave:
- Publicación de tipo de contenido El uso compartido de tipos de contenido entre colecciones de sitios y aplicaciones web. Para obtener más información sobre la publicación de tipos de contenido, vea Introducción a los tipos de contenido y la publicación de tipos de contenido.
- Taxonomías Creación y administración de colecciones jerárquicas de términos administrados de forma centralizada (denominados conjuntos de términos) que se pueden usar como atributos para elementos en sitios de SharePoint. Estos conjuntos de términos se pueden compartir entre colecciones de sitios y aplicaciones web. Los conjuntos de términos se pueden crear y administrar mediante una característica denominada Herramienta de administración de almacén de términos.
Términos y conceptos clave
Hay varios términos y conceptos clave que son útiles de entender cuando se trabaja con las diferentes características de metadatos de SharePoint Server. Comprender estos conceptos le ayudará a comprender la información conceptual que se explica más adelante en este artículo y en otros artículos sobre las características de metadatos administrados.
Taxonomía
Una taxonomía es una clasificación jerárquica de palabras, etiquetas o términos que están organizados en grupos en función de similitudes. Una taxonomía puede ser definida y administrada de forma centralizada por uno o más individuos. La Clasificación Internacional Standard Industrial (ISIC), desarrollada por las Naciones Unidas, es un ejemplo famoso de una taxonomía industrial que se utiliza para clasificar los datos económicos. Las taxonomías son útiles porque proporcionan una estructura lógica y jerárquica de metadatos que se puede usar para clasificar la información de forma coherente.
Folksonomía
Una folksonomía es la clasificación que da como resultado cuando los usuarios de sitios web aplican palabras, etiquetas o términos al contenido de un sitio. Si alguna vez ha visto una nube de etiquetas en un sitio web, entonces ha visto una visualización de una folksonomía. La figura siguiente muestra un elemento web Nube de etiquetas en un sitio de SharePoint. Un enfoque de los metadatos basado en la folksonomía puede ser útil porque aprovecha el conocimiento y la experiencia de los usuarios del sitio y los creadores de contenido y permite la clasificación de contenido para evolucionar con los intereses y necesidades empresariales cambiantes de los usuarios.
Conjunto de términos
Un conjunto de términos es un grupo de términos relacionados.
Según dónde se cree un conjunto de términos, su ámbito puede ser local o global:
- Los conjuntos de términos locales se crean en el contexto de una colección de sitios y solo están disponibles para su uso (y visible) para los usuarios de esa colección de sitios. Por ejemplo, si agrega una columna de metadatos administrados a una lista o biblioteca y crea un conjunto de términos para esta columna, el conjunto de términos será local en la colección de sitios que contiene esta lista o biblioteca.
- Los conjuntos de términos globales están disponibles para su uso en todos los sitios que se suscriben a una aplicación de servicio de metadatos administrados específica.
Los conjuntos de términos se pueden configurar para que se cierren, lo que significa que los usuarios no pueden agregar términos nuevos cuando escriben un valor para una columna asignada al conjunto de términos. También se pueden configurar para que estén abiertos, lo que significa que los usuarios pueden agregar términos nuevos al conjunto de términos cuando actualicen el valor de una columna asignada al conjunto de términos.
Término
Un término es un elemento individual dentro de un conjunto de términos y es una palabra o frase específica que se puede asociar a un elemento en un sitio de SharePoint Server. Un término tiene un id. único y puede tener muchas etiquetas de texto (sinónimos) diferentes. Si está trabajando en un sitio multilingüe, también puede tener etiquetas en diferentes idiomas.
Existen dos tipos de términos:
Términos administrados
Los términos administrados suelen estar predefinidos y organizados en un conjunto de términos jerárquico por un administrador de almacén de términos u otra persona con permisos para trabajar con metadatos administrados.
Palabras clave de empresa
Una palabra clave de empresa es una palabra o frase que se agrega a los elementos de un sitio de SharePoint. Las palabras clave de empresa se organizan en un único conjunto de términos no jerárquico dentro de la Herramienta de administración de almacén de términos denominada "conjunto de palabras clave". Como los usuarios pueden agregar cualquier palabra o frase a un elemento como palabra clave, las palabras clave de empresa se pueden usar para el etiquetado estilo folksonomía. Los administradores del almacén de términos, u otras personas con permiso para administrar metadatos, pueden optar por mover palabras clave del conjunto de términos Palabras clave y a un conjunto de términos administrado específico, momento en el que las palabras clave estarán disponibles en el contexto de un conjunto de términos específico. Los administradores del almacén de términos también pueden optar por cerrar el conjunto de palabras clave, de modo que los usuarios no puedan enviar nuevas palabras clave y se limiten al uso de palabras clave existentes.
Grupo
Los grupos definen límites de seguridad. Un grupo es un conjunto de conjuntos de términos que comparten requisitos de seguridad comunes. Solo los usuarios designados como colaboradores de un grupo específico pueden administrar conjuntos de términos que pertenecen al grupo o crear conjuntos de términos nuevos dentro de él. Las organizaciones deben crear grupos únicos para conjuntos de términos que tendrán acceso único o necesidades de seguridad.
Herramienta de administración de almacén de términos
La Herramienta de administración de almacén de términos es la herramienta que pueden usar taxonomistas, administradores u otras personas que administran taxonomías para crear, importar y administrar conjuntos de términos y los términos que contengan. La Herramienta de administración de almacén de términos muestra todos los conjuntos de términos globales y los conjuntos de términos locales que están disponibles para la colección de sitios desde la que se obtiene acceso a la herramienta.
Columna Metadatos administrados
La columna Metadatos administrados es un nuevo tipo de columna que se puede agregar a listas o bibliotecas para que los usuarios del sitio o los propietarios de contenido puedan seleccionar valores de un conjunto de términos específicos de términos administrados y aplicarlos al contenido. Una columna Metadatos administrados puede configurarse para asignarse a un conjunto de términos existente, o bien puede crear un conjunto de términos específico para la columna. Si crea un nuevo conjunto de términos específicamente para una columna metadatos administrados, ese conjunto de términos será un conjunto de términos local que solo está disponible para su uso dentro de la colección de sitios donde se creó.
Columna Palabras clave de empresa
La columna Palabras clave de empresa es una columna que puede agregar a tipos de contenido, listas o bibliotecas para permitir a los usuarios etiquetar elementos con palabras o frases que elijan. Es una columna de varios valores de forma predeterminada. Cuando los usuarios escriben una palabra o frase en la columna, se presentan con sugerencias de escritura anticipada, que pueden incluir elementos tanto de conjuntos de términos administrados como del conjunto de términos Palabras clave. Los usuarios pueden seleccionar un valor existente o escribir algo nuevo (si el conjunto de términos Palabras clave se ha configurado para que esté abierto a las adiciones de usuario).
Etiquetas temáticas
Las etiquetas temáticas son palabras o frases que los usuarios del sitio pueden aplicar al contenido de un sitio de SharePoint para ayudarles a clasificar la información de maneras que resulten significativas para ellos. Las etiquetas temáticas también se pueden aplicar a direcciones URL fuera de un sitio de SharePoint. Las etiquetas temáticas admiten el etiquetado basado en folksonomía. Una etiqueta temática se compone de punteros a tres tipos de información:
- una identidad de usuario
- dirección URL de un elemento
- un término
Estos punteros se almacenan en el Almacén de etiquetado social que forma parte de la aplicación de servicio de perfiles de usuario. Técnicamente, las etiquetas temáticas no forman parte de las características de metadatos administrados en SharePoint Server, pero se conectan a las características de metadatos administrados de un par de formas importantes que ayudan a admitir el uso coherente de metadatos en una organización. La parte del término de una etiqueta social apunta a un término en el conjunto palabras clave del almacén de términos de una de las aplicaciones del servicio de metadatos administrados a las que está conectado un sitio.
Por ejemplo, al crear una nueva etiqueta temática, tiene la opción de seleccionar entre términos existentes, que pueden incluir términos administrados, así como palabras clave de empresa. Si selecciona uno de estos términos existentes, la etiqueta temática contiene un puntero a ese término. Si decide no seleccionar un término existente y crea un término que nunca se ha usado antes, se creará una nueva palabra clave para él en el conjunto de términos Palabras clave del almacén de términos y la nueva etiqueta temática apunta a este término.
De esta forma, las palabras clave que se usan en etiquetas temáticas se agregan al conjunto de términos Palabras clave visible en la Herramienta de administración de almacén de términos (si aún no existe allí) y pueden administrarlas los administradores del almacén de términos. Además, cuando los usuarios aplican palabras clave de empresa o términos administrados al contenido actualizando una columna Palabras clave de empresa o Metadatos administrados, las etiquetas temáticas se pueden crear automáticamente para que estos términos sean visibles como etiquetas en suministros de noticias, nubes de etiquetas o perfiles de Mi sitio. Los propietarios de listas o bibliotecas pueden habilitar o deshabilitar la edición de metadatos actualizando la Configuración de metadatos y palabras clave de empresa de una lista o biblioteca.
Cuando agrega una etiqueta temática a un elemento, puede especificar si desea que su identidad y la dirección URL del elemento sean privadas, pero el término, que se almacena en el almacén de términos, siempre es público.
El etiquetado social es útil porque permite a los usuarios del sitio mejorar la detectabilidad del contenido y la información de un sitio.
Para obtener más información sobre las implicaciones de privacidad y seguridad del etiquetado social, vea Implicaciones de seguridad y privacidad del etiquetado social.
Etiquetado
En su sentido más genérico, el etiquetado puede referirse simplemente al acto de aplicar metadatos a un elemento, ya sea metadatos administrados o una etiqueta temática. En este artículo, se usa el verbo "etiqueta" en este sentido y no se limita a las etiquetas temáticas.
Escenarios de metadatos: de taxonomías a folksonomías
Las características de administración de metadatos de SharePoint Server admiten una gama de enfoques para la administración y el uso de metadatos. Imagine este rango como una especie de continuum. En un extremo de este continuum, hay taxonomías, que son grupos de términos formales jerárquicos, administrados centralmente. En el otro extremo de este intervalo, hay folksonomies, que son las clasificaciones de colaboración que dan como resultado cuando los usuarios aplican etiquetas libremente al contenido.
SharePoint Server admite tanto extremos de esta continuidad como puntos en el camino. En un extremo del continuum, puede implementar taxonomías formales a través de términos administrados y conjuntos de términos. En el otro extremo, hay compatibilidad con palabras clave de empresa y etiquetado social, que permiten a los usuarios del sitio etiquetar contenido con palabras clave de su elección.
Entre estos extremos, puede aplicar grados flexibles de estructura y control a los metadatos, y puede ajustar el ámbito en el que se aplica este control eligiendo que sea global en los sitios o local en sitios específicos. Por ejemplo, puede configurar conjuntos de términos para que se cierren o se abran para las contribuciones de los usuarios. Puede elegir o no usar palabras clave de empresa y etiquetas temáticas junto con términos administrados. SharePoint Server permite a las organizaciones combinar las ventajas de las taxonomías formales administradas con las ventajas dinámicas del etiquetado social de maneras personalizadas.
El siguiente diagrama muestra cómo los diferentes tipos de soluciones basadas en SharePoint pueden requerir diferentes enfoques de metadatos en función de las necesidades empresariales.
Ventajas de los metadatos administrados
Utilizar metadatos administrados en los sitios de una organización tiene varias ventajas:
Uso coherente de metadatos Las características de metadatos administrados de SharePoint Server permiten aplicar grados de control ajustables a los metadatos que se agregan al contenido. Con los conjuntos de términos y los términos administrados puede establecer el control sobre los tipos de términos que están disponibles para agregarse al contenido, y puede controlar quién tiene la capacidad de agregar términos nuevos. También puede limitar el uso de palabras clave de empresa a una lista específica de palabras clave configurando el conjunto de términos Palabras clave como cerrado.
Cuando se usan los mismos términos de forma coherente entre sitios, es más fácil crear procesos o soluciones robustos basados en metadatos. Además, la experiencia del usuario para trabajar con metadatos en sitios, listas y bibliotecas, así como en los programas cliente de Office facilita a los usuarios del sitio aplicar metadatos coherentes a su contenido.
Detectabilidad de contenido mejorada Cuando el contenido de todos los sitios de una organización tiene metadatos coherentes, es más fácil encontrar y acceder a datos e información empresarial mediante la búsqueda. Las nuevas características de búsqueda, como el panel de refinamiento, que se muestra a la izquierda de la página de resultados de búsqueda, permiten a los usuarios filtrar los resultados de búsqueda en función de los metadatos.
Además, puede configurar la navegación por metadatos para listas y bibliotecas para permitir a los usuarios crear vistas dinámicas de información basada en campos de metadatos específicos. Los usuarios pueden navegar por las bibliotecas por carpeta o por pivote de metadatos y, a continuación, pueden refinar los resultados mediante filtros de clave adicionales.
Mayor flexibilidad Las características de metadatos administrados facilitan a los administradores del almacén de términos (u otras personas con permiso para actualizar los metadatos administrados) mantener y adaptar los metadatos a medida que evolucionan las necesidades empresariales. Puede actualizar fácilmente un conjunto de términos en la herramienta de administración de almacén de términos y los términos nuevos o actualizados estarán disponibles automáticamente para su uso siempre que haya una columna metadatos administrados asociada a ese conjunto de términos disponible. Si combina varios términos en un solo término, el contenido etiquetado con estos términos se actualizará automáticamente para reflejar este cambio. Es posible especificar varios sinónimos (o etiquetas) para términos individuales. Si el sitio es multilingüe, también puede especificar etiquetas multilingües para términos individuales.
Administrar metadatos
Planificación y configuración de metadatos administrados
Es posible que su organización desee dedicarse a cierto grado de planificación antes de empezar a usar las características de metadatos administrados. El grado de planificación requerido es más o menos proporcional al grado de formalidad y control que desea imponer a los metadatos.
Si desea permitir que los usuarios le ayuden a desarrollar la taxonomía, simplemente puede hacer que los usuarios agreguen palabras clave a los elementos y, a continuación, organizarlos en conjuntos de términos según sea necesario.
Si su organización quiere usar conjuntos de términos administrados para implementar taxonomías predefinidas formales, las partes interesadas clave con interés en la estructura de la taxonomía deben colaborar para planear y desarrollar los conjuntos de términos y los términos que se van a usar. Para obtener más información sobre este proceso de planificación, vea Planear términos y conjuntos de términos. Para obtener más información sobre cómo configurar una aplicación de servicio de metadatos administrados, vea Administración de metadatos administrados.
Después de que las partes interesadas clave de la organización acuerden los conjuntos de términos necesarios, puede usar la Herramienta de administración de almacén de términos para importar o crear conjuntos de términos, así como para administrar y mantener los conjuntos de términos cuando los usuarios empiecen a trabajar con los metadatos. Si se configuró una aplicación de servicio de metadatos administrados para la aplicación web y es administrador de la colección de sitios o administrador designado del almacén de términos, puede ir a la Herramienta de administración del almacén de términos haciendo clic en Configuración del sitio en el menú Acciones del sitio y, a continuación, haciendo clic en Administración del almacén de términos en Administración del sitio.
Crear y administrar conjuntos de términos
La Herramienta de administración de almacén de términos proporciona un control de árbol que puede usar para realizar la mayoría de las tareas. Su rol de usuario para esta herramienta determina qué tareas puede realizar. Para trabajar en la Herramienta de administración de almacén de términos, debe ser administrador de granja de servidores, administrador de almacén de términos o alguien designado como administrador de grupo o colaborador de conjuntos de términos. Para obtener información detallada sobre estos roles, vea Roles de metadatos administrados.
Para realizar acciones en un elemento dentro de la jerarquía, seleccione el nombre de la aplicación, el grupo, el conjunto de términos o el término del servicio de metadatos administrados que desea modificar, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, use el menú para seleccionar las acciones que desee.
Por ejemplo:
Si es administrador de almacén de términos, puede crear o eliminar grupos dentro de una aplicación de servicio de metadatos administrados.
Si es administrador del almacén de términos o administrador de grupo, puede crear, importar o eliminar conjuntos de términos dentro de un grupo. Los colaboradores de conjuntos de términos pueden crear conjuntos de términos.
Si es administrador del almacén de términos, administrador de grupo o colaborador de un conjunto de términos, puede crear o reutilizar términos dentro de un conjunto de términos, así como copiar, mover o eliminar un conjunto de términos seleccionado.
Si es administrador del almacén de términos, administrador de grupo o colaborador de un conjunto de términos, puede crear, copiar, volver a usar, combinar, desuso, mover o eliminar términos individuales dentro de un conjunto de términos.
En cada nivel de la jerarquía, puede configurar propiedades específicas para un grupo, conjunto de términos o término mediante el panel Propiedades que se muestra a la derecha del control de árbol Almacén de términos.
Por ejemplo, si va a configurar un conjunto de términos, puede usar el panel Propiedades para especificar detalles como Nombre, Descripción, Propietario, Contacto y Partes interesadas. Puede especificar si quiere que un conjunto de términos esté abierto o cerrado a los nuevos envíos de los usuarios. También puede especificar si desea que el conjunto de términos esté disponible para etiquetado. Si elige que un conjunto de términos no esté disponible para el etiquetado, no será visible para la mayoría de los usuarios. Si un conjunto de términos aún está en desarrollo, por ejemplo, puede elegir que no esté disponible para el etiquetado.
Aplicar metadatos
Etiquetar contenido con términos administrados
Si se ha agregado una columna Metadatos administrados a un tipo de contenido, lista o biblioteca, los propietarios de contenido pueden etiquetar su contenido con términos administrados de un conjunto de términos específico editando las propiedades de un elemento de lista o biblioteca y actualizando después los campos relevantes en el formulario Editar propiedades del elemento o documento. Las columnas metadatos administrados son fáciles de identificar porque muestran un icono de etiquetas que se puede usar para iniciar el cuadro de diálogo del selector de términos.
Puede usar el selector de términos para seleccionar un término de la jerarquía de un conjunto de términos. Esto es útil si no está familiarizado con los términos que pueden estar disponibles. Si se ha configurado un conjunto de términos para que esté abierto y la columna de metadatos administrados permite los valores de relleno, es posible que tenga la opción de agregar un nuevo término a un conjunto de términos. También puede que simplemente tenga la opción de enviar comentarios al contacto designado para el conjunto de términos.
Cuando pueda empezar a escribir el término que desee, los términos disponibles se le sugerirán automáticamente en función de lo que empiece a escribir, y puede seleccionar el que desee. Es posible que vea información entre corchetes después del término que indica el nombre del conjunto de términos y la jerarquía del término. Esto puede ayudarle a elegir entre términos similares.
Si se sugieren términos duplicados o similares, es posible que también pueda ver texto descriptivo que el administrador del almacén de términos ha configurado para el término para ayudar a los usuarios a realizar selecciones apropiadas.
Etiquetar contenido con palabras clave de empresa
Si se ha agregado una columna Palabras clave de empresa a un tipo de contenido, lista o biblioteca, los propietarios de contenido (o cualquier persona con permisos de colaboración para la lista o biblioteca) pueden etiquetar contenido con términos administrados o palabras clave disponibles editando las propiedades de un elemento de lista o biblioteca y escribiendo las palabras clave que quieran en el campo Palabras clave de empresa. Si existe un término coincidente o similar, se le sugerirá y puede seleccionarlo. O bien, puede agregar una nueva palabra clave si el conjunto de términos Palabras clave se ha configurado para que esté abierto a términos nuevos. El campo Palabras clave de empresa es de varios valores, por lo que puede agregar varias palabras clave a un elemento.
Etiquetar contenido con etiquetas temáticas
Si se ha habilitado la característica de etiquetado social, puede etiquetar contenido en un sitio de SharePoint que le parezca significativo o interesante. Para etiquetar una página, puede usar el icono de etiqueta que se muestra en la parte superior de la página.
Para etiquetar documentos o elementos de lista, puede usar el comando etiqueta que se muestra en la pestaña Biblioteca o Lista de la cinta de opciones.
Cuando empiece a escribir la etiqueta o las etiquetas que desea aplicar, puede seleccionar entre palabras clave o términos administrados existentes, o bien puede agregar nuevas palabras clave si el conjunto de términos Palabras clave está abierto.
También tiene la opción de etiquetar contenido en sitios externos, como otros sitios de Internet o intranet, agregando la herramienta Etiquetas y notas de SharePoint al explorador. Para obtener más información sobre cómo etiquetar sitios externos, consulte Introducción a Mi sitio.
Para obtener más información sobre las características de etiquetado social, consulte los temas Usar etiquetas y notas para compartir información con compañeros .