SharePoint ofrece una experiencia escalable y con características enriquecidas para administrar contenido. Si tiene que administrar un gran volumen de archivos, considere la posibilidad de usar una plantilla de sitio del Centro de documentación. Esta plantilla está optimizada para la administración de documentos a gran escala. Puede ahorrar tiempo y ayudarte a ser más eficiente. Con la plantilla se incluyen versiones, identificadores de documento, conjuntos de documentos, navegación de metadatos y tipos de contenido.
Un sitio del Centro de documentación funciona para ambos escenarios:
- Entorno de creación En un entorno de creación del Centro de documentación, los usuarios crean y editan miles de documentos o activos multimedia almacenados en un repositorio central.
- Archivo de contenido En un archivo de contenido, como un knowledge base, los usuarios almacenan o ven documentos.
Este artículo explica las características de una plantilla de sitio del Centro de documentación.
Para crear un centro de documentos, vea Usar plantillas para crear diferentes tipos de sitios de SharePoint
¿Qué hay en un sitio del Centro de documentación?
La plantilla de sitio del Centro de documentación contiene características que hacen que crear y administrar grandes conjuntos de documentos sea más fácil y eficaz. En la mayoría de los casos, el propietario del sitio puede agregar cada una de estas características por separado. La plantilla de sitio del Centro de documentación habilita automáticamente las características de administración de documentos recomendadas. En las siguientes secciones se describen brevemente estas características.
Puede usar un sitio del Centro de documentación como entorno de creación o como archivo de contenido. En un entorno de creación, los usuarios protegen y desprotegen frecuentemente los archivos y crean estructuras de carpetas para los archivos. El control de versiones está habilitado y se conservan versiones anteriores de cada documento. Además, los flujos de trabajo pueden controlar los ciclos de vida del documento.
Por el contrario, se produce muy poca creación en un archivo de contenido. Los usuarios solo ven o cargan documentos. La plantilla de sitio del Centro de documentación permite crear un tipo de archivo de contenido denominado archivos knowledge base. Normalmente, las bases de conocimiento contienen versiones únicas de documentos y un sitio puede escalar a millones de archivos. En un escenario típico, como un centro de soporte técnico para una organización grande, miles de personas podrían tener acceso al contenido, principalmente para leerlo. Solo algunos cargarían nuevo contenido en el sitio.
Los siguientes elementos describen algunas características de SharePoint que puede incluir en un sitio del Centro de documentación. Además de estas capacidades, algunas organizaciones personalizan la apariencia y la navegación de un Centro de documentación. Algunos agregan elementos web personalizados.
Navegación por metadatos
Los metadatos administrados son un sistema que asigna ciertos términos a los documentos de SharePoint. Después, puede usar esos términos para clasificar los documentos. También puede usar metadatos para crear una potente herramienta de navegación para los usuarios que pueda ayudarles a encontrar rápidamente lo que quieren.
Por ejemplo, supongamos que su empresa tiene una knowledge base que contiene artículos que ayudan a las personas a solucionar problemas con los productos. Puede crear términos de metadatos que permitan a los usuarios filtrar información por producto, por tipo de problema u otras propiedades.
Identificadores de documento
En un sitio del Centro de documentación, cada elemento de contenido obtiene un identificador único que no está relacionado con la ubicación del documento, como un vínculo de dirección URL. Esto significa que si mueve o cambia el nombre del documento, el Id. permanece igual. Puede usar el id. para crear un vínculo permanente para el documento y minimizar los vínculos rotos.
Versiones
Las versiones se habilitan automáticamente en un sitio del Centro de documentación. Esto significa que tiene automáticamente un historial de todas las diferentes versiones de un archivo. En un proceso de revisión de documentos, por ejemplo, esto significa que tiene un registro de todas las actualizaciones que se han introducido durante el ciclo de revisión. Puede realizar un seguimiento de las actualizaciones, ponerse en contacto con los participantes, etc. Además, si surge un problema con la versión actual de un artículo, puede revertir rápidamente a la última versión conocida correcta.
Tipos de contenido
Un tipo de contenido es un tipo específico de contenido junto con un grupo de opciones de configuración para el contenido. Cuando alguien crea un documento de un tipo de contenido definido, recibe automáticamente todas las opciones de configuración adecuadas para ese tipo de contenido. Un Centro de documentación puede tener una colección de tipos de contenido ( diferentes tipos de documentos, vídeo, plantillas, etc.).
Organizador de contenido
El organizador de contenido no se incluye automáticamente en un sitio del Centro de documentación, pero muchos usuarios lo agregan. El organizador de contenido es una característica de SharePoint que le permite administrar la organización general y la estructura de los elementos. Mediante el uso de metadatos o tipos de contenido, el organizador de contenido puede redirigir automáticamente documentos y otros elementos a ubicaciones específicas. Por ejemplo, en una knowledge base, es posible que el organizador de contenido redireccione automáticamente todos los nuevos envíos a una biblioteca especial que recopile artículos para un producto específico.