Agregar un cuadro de lista o un cuadro combinado

Al escribir datos en formularios en bases de datos de escritorio de Access, puede resultar más rápido y fácil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para escribir. Una lista de opciones también ayuda a asegurarse de que el valor especificado en un campo es adecuado. Un control de lista puede conectarse con datos existentes o puede mostrar valores fijos que se especifican cuando se crea el control. Siga leyendo para obtener información sobre los controles de lista disponibles para los formularios de Access y cómo crearlos y personalizarlos.

¿Qué desea hacer?

• Más información sobre los tipos de controles de cuadros de lista
• Crear un cuadro de lista o un cuadro combinado con un asistente
• Crear un cuadro de lista o un cuadro combinado al agregar un campo de búsqueda a un formulario
• Crear un cuadro de lista o un cuadro combinado sin usar un asistente
• Personalizar un cuadro de lista o un cuadro combinado

Más información sobre los tipos de controles de cuadros de lista

Access proporciona dos controles de lista para los formularios: el cuadro de lista y el cuadro combinado.

Cuadro de lista: El control de cuadro de lista muestra una lista de valores u opciones. El cuadro de lista contiene filas de datos y suele tener el tamaño para que varias filas sean visibles en todo momento. Las filas pueden tener una o más columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Si la lista tiene más filas de las que puede mostrar el control, Access muestra una barra de desplazamiento en el control. Los usuarios se limitan a las opciones del cuadro de lista y no pueden escribir un valor en un cuadro de lista.

Cuadro combinado: El control de cuadro combinado ofrece una forma más compacta de presentar una lista de opciones. La lista se ocultará hasta que seleccione la flecha desplegable. Un cuadro combinado también le permite escribir un valor que no está en la lista. De esta forma, el control de cuadro combinado combina las características de un cuadro de texto y un cuadro de lista.

1. Seleccione la flecha para mostrar la lista desplegable.
2. Seleccione una opción de la lista desplegable.

Los cuadros de lista y los cuadros combinados pueden ser controles enlazados o sin enlazar. Estos controles pueden buscar valores en una lista fija que usted mismo escribe o puede buscar valores en una tabla o consulta. Para crear un cuadro de lista dependiente o un cuadro combinado que busque valores en una tabla o consulta, asegúrese de que el formulario se basa en un origen de registros que incluye un campo de clave externa o un campo de búsqueda. Esto permite crear las relaciones necesarias para vincular los datos del cuadro de lista o del cuadro combinado a los datos del formulario.

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Crear un cuadro de lista o un cuadro combinado con un asistente

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el formulario y, después, seleccione Vista Diseño.

   Nota

   En este procedimiento se asume que el formulario está enlazado a una tabla o consulta. Algunos de los pasos no se aplican si el formulario no está enlazado. Para determinar si el formulario está enlazado a una tabla o consulta, presione F4 para mostrar la hoja de propiedades. En la pestaña Datos de la hoja de propiedades, el cuadro de la propiedad Origen del registro muestra la tabla o la consulta a la que está enlazado el formulario.

2. En la pestaña Diseño de formulario , en el grupo Controles , asegúrese de que la opción Usar asistentes para controles está seleccionada.

3. Seleccione la herramienta Cuadro de lista o la herramienta Cuadro combinado .

4. En el formulario, seleccione dónde desea colocar el cuadro de lista o el cuadro combinado.

   • Según su elección, se iniciará el Asistente para cuadros de lista o el Asistente para cuadros combinados .

5. Cuando el asistente le pregunte cómo quiere obtener los valores para el control, haga lo siguiente:

   • Si desea mostrar los datos actuales de un origen de registros, seleccione Deseo que el cuadro de lista o el cuadro combinado busque los valores en una tabla o consulta.
   • Si desea mostrar una lista fija de valores que rara vez cambiarán, seleccione Escribiré los valores que desee.
   • Si desea que el control realice una operación de búsqueda en lugar de servir como una herramienta de entrada de datos, seleccione Buscar un registro en el formulario en función del valor que he seleccionado en el cuadro de lista o cuadro combinado. Esto crea un control independiente con una macro incrustada que realiza una operación de búsqueda en función del valor que escriba el usuario.

6. Siga las instrucciones para especificar cómo aparecerán los valores.

7. Si elige una de las dos primeras opciones en la primera página del asistente, el asistente le pregunta qué quiere que Access haga cuando usted selecciona un valor. Siga uno de estos procedimientos:

   • Para crear un control independiente, seleccione Recordar el valor para usarlo más adelante. Esto significa que Access conservará el valor seleccionado hasta que el usuario lo cambie o cierre el formulario, pero no escribirá el valor en una tabla.
   • Para crear un control dependiente, seleccione Almacenar ese valor en este campo y, a continuación, seleccione el campo al que desea enlazar el control.

8. Seleccione Siguiente y, después, escriba una etiqueta para el control. Esta etiqueta se muestra junto al control.

9. Seleccione Finalizar.

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Crear un cuadro de lista o un cuadro combinado al agregar un campo de búsqueda a un formulario

Puede crear un cuadro de lista o un cuadro combinado dependiente al agregar un campo de búsqueda a un formulario.

1. Cree un campo de búsqueda en una tabla. El campo de búsqueda que cree puede ser multivalor o contener un único valor. Para obtener más información sobre cómo crear campos de búsqueda multivalor, vea Crear o eliminar un campo multivalor.

2. Siga uno de estos procedimientos:

   • Cree un formulario nuevo que se base en un origen del registro que incluya el campo de búsqueda. Por ejemplo, en el panel de navegación, seleccione una tabla o consulta que contenga el campo de búsqueda y, a continuación, en la pestaña Crear , en el grupo Formularios , seleccione Formulario. Access crea automáticamente un cuadro combinado para el campo de búsqueda.

   • Agregue un cuadro de lista o un cuadro combinado a un formulario:

     1. En la vista Diseño, abra un formulario que se base en un origen del registro que incluya el campo de búsqueda.

     2. Si no se muestra el panel Lista de campos, presione Alt+F8 para mostrarlo.

     3. Haga doble clic en el campo de búsqueda o arrastre este campo desde el panel Lista de campos hasta el formulario. Access crea automáticamente un cuadro combinado enlazado al campo.

        Recomendación

        Para cambiar un cuadro combinado a un cuadro de lista, o al revés, haga clic con el botón derecho en el control, seleccione Cambiar a en el menú contextual y, a continuación, seleccione el tipo de control que desee.

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Crear un cuadro de lista o un cuadro combinado sin usar un asistente

Al crear un cuadro de lista o un cuadro combinado sin usar un asistente, puede establecer muchas de las propiedades del control usted mismo. Si desea obtener más información sobre una propiedad determinada, seleccione el cuadro de la propiedad correspondiente y presione F1.

1. Abra un formulario en la vista Diseño.

2. En la pestaña Diseño de formulario , en el grupo Controles , asegúrese de que usar asistentes para controles no está seleccionado.

3. Seleccione la herramienta Cuadro de lista o la herramienta Cuadro combinado .

4. Seleccione una vez dentro del formulario para crear un control de tamaño predeterminado, o bien seleccione y arrastre hasta que el control tenga el tamaño que desee.

5. Con el control seleccionado, presione F4 para abrir su hoja de propiedades.

6. Establezca las propiedades Tipo de origen de fila y Origen de fila con la tabla siguiente como instrucciones.

   Para realizar esta acción	Establecer la propiedad Tipo de origen de fila en	Establezca la propiedad Origen de la fila como se indica a continuación
   Mostrar valores de una tabla o consulta, o los resultados de una SQL instrucción	Tabla/Consulta	En la lista desplegable, seleccione la tabla o consulta que contiene los valores que desea que aparezcan en el cuadro de lista o en el cuadro combinado. O bien, escriba una SQL instrucción. O bien, en la pestaña Datos de la hoja de propiedades, seleccione el botón Generar para abrir el Generador de consultas. Para obtener más información sobre cómo crear una consulta, vea Crear una consulta de selección sencilla.
   Mostrar una lista fija de valores	Lista de valores	Escriba una lista de valores fijos separados por puntos y comas (;). Por ejemplo, North;South;East;West. O bien, en la pestaña Datos de la hoja de propiedades, seleccione el botón Generar para abrir el cuadro de diálogo Editar elementos de lista y, después, escriba los elementos en líneas separadas.
   Mostrar una lista de campos de una tabla o una consulta	Lista de campos	En la lista desplegable, seleccione la tabla o consulta que contiene los nombres de campo que desea que aparezcan en el cuadro de lista o en el cuadro combinado.

7. Si quiere que aparezca más de una columna en el control, seleccione el cuadro de la propiedad Recuento de columnas y escriba el número de columnas que desee. Configure la propiedad Ancho de columnas para ajustar el ancho de las columnas. Para obtener más información sobre cada propiedad, coloque el cursor en el cuadro de propiedad y presione F1.

8. Si desea que Access almacene el valor que seleccione, seleccione el cuadro de la propiedad Origen del control y, después, seleccione el campo al que desea enlazar el cuadro de lista o el cuadro combinado.

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Personalizar un cuadro de lista o un cuadro combinado

Con el formulario abierto en la vista Diseño, asegúrese de que está seleccionado el cuadro de lista o el cuadro combinado y, después, presione F4 para abrir la hoja de propiedades del control. Luego, siga uno de estos procedimientos:

• Cambiar el criterio de ordenación en un cuadro de lista o un cuadro combinado: Si usó un asistente para crear el cuadro de lista o el cuadro combinado, Access ordena automáticamente las filas que conforman la lista por la primera columna visible. Si quiere especificar un criterio de ordenación diferente o si configuró la propiedad Origen de la fila del control en una consulta guardada, siga este procedimiento:

  • Seleccione la pestaña Datos y, después, seleccione el cuadro de la propiedad Origen de la fila .
  • En la pestaña Datos de la hoja de propiedades, seleccione el botón Generar para abrir el Generador de consultas.
  • En la fila Ordenar de la columna que desea ordenar, especifique el criterio de ordenación que desee.

• Enlazar una columna desde un cuadro de lista o un cuadro combinado: En el cuadro de la propiedad Columna dependiente del cuadro de lista o del cuadro combinado, especifique un número que corresponda a la ubicación de la columna en el cuadro de lista o cuadro combinado. Por ejemplo, escriba 1 para enlazar la primera columna del cuadro de lista o del cuadro combinado con el campo subyacente especificado en la propiedad Origen del control . Incluya las columnas ocultas en el recuento de las columnas. Si establece la propiedad 0Columna dependiente en , Access guarda el índice de lista en lugar de un valor de una de las columnas. Esto es útil si quiere almacenar una secuencia de números en vez del valor de la lista.

• Ocultar una columna en un cuadro de lista o un cuadro combinado en un formulario:

  • En el cuadro de la propiedad Ancho de columna , escriba 0 para la columna o columnas que desea ocultar. Por ejemplo, supongamos que tiene un cuadro combinado dependiente de dos columnas que tiene una columna IdProveedor de 0,5 pulgadas de ancho y una columna NombreProveedor de 2 pulgadas de ancho. La columna IdProveedor es la primera columna de la lista, por lo que la propiedad Anchos de columna se establece 0.5";2"en . Para ocultar la columna IdProveedor, establezca la propiedad 0";2"Ancho de columna en . La columna IdProveedor puede seguir siendo la columna dependiente aunque esté oculta.

    Nota

    En un cuadro combinado, cuando la lista no se muestra, la primera columna visible aparece en la parte del cuadro de texto del cuadro combinado. Por ejemplo, la columna NombreProveedor del ejemplo anterior aparecería porque la columna IdProveedor está oculta. Si la columna IdProveedor no estuviera oculta, se mostraría en lugar de la columna NombreProveedor.

• Agregar encabezados de columna a un cuadro combinado en un formulario:

  • En el cuadro de la propiedad Encabezados de columna, seleccione Sí para mostrar los encabezados de columna. Los encabezados de los cuadros combinados aparecen solo cuando la lista está abierta. Si el cuadro combinado o el cuadro de lista se basan en un origen del registro, Access usa los nombres de campo del origen del registro como los encabezados de columna. Si el cuadro combinado o el cuadro de lista se basa en una lista de valores fijos, Access usa los primeros n elementos de datos de la lista de valores (propiedad Origen de la fila) como encabezados de columna, donde n = el número establecido en la propiedad Número de columnas .

• Desactive la característica de relleno mientras escribe en un cuadro combinado de un formulario:

  • En el cuadro de la propiedad Expandir automáticamente , seleccione No. Cuando la propiedad Expansión automática está establecida en No, debe seleccionar un valor de la lista o escribir el valor completo.

• Establezca el ancho de la parte del cuadro de lista de un cuadro combinado en un formulario:

  • En el cuadro de la propiedad Ancho de lista, escriba el ancho que desee usando la unidad de medida actual establecida en Windows Panel de control. Para usar otra unidad de medida que no sea la predeterminada, incluya un indicador de medida. Por ejemplo, escribe 2 cm. Asegúrese de dejar espacio suficiente para una barra de desplazamiento. La parte del cuadro de lista del cuadro combinado puede ser más ancha que la parte del cuadro de texto, pero no puede ser más estrecha. Con la configuración predeterminada (Auto), el cuadro de lista tiene el mismo ancho que la parte del cuadro de texto del cuadro combinado.

• Establezca el número máximo de filas que se mostrarán en un cuadro combinado de un formulario:

  • En el cuadro de la propiedad Filas en lista, escriba un número. Si el número real de filas supera el número especificado en la propiedad Filas en lista, aparece una barra de desplazamiento vertical en el cuadro combinado.

• Limitar las entradas de los cuadros combinados a los elementos de la parte de lista de un cuadro combinado en un formulario:

  • En el cuadro de la propiedad Limitar a la lista , seleccione Sí.

    Nota

    • Si la primera columna que se muestra en un cuadro combinado no es la columna dependiente, Access limita las entradas a la lista incluso si la propiedad Limitar a la lista está establecida en No.
    • Si la propiedad Limitar a la lista está establecida como No, cuando especifica una entrada que no está en la lista, si el cuadro combinado está enlazado, la entrada se almacena en el campo subyacente, pero no se agrega a la lista. Para agregar entradas nuevas a la lista, use la propiedad Al no estar en la lista y el evento No está en la lista.

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