Crear informes sencillos

Puede crear muchos tipos de informes en Access, de simples a complejos. Empiece pensando en el origen de registros del informe. Si el informe es una sencilla lista de registros o un resumen agrupado de ventas por región, primero decida qué campos contienen los datos que desea mostrar y qué tablas o consultas contienen esos campos.

Después de elegir el origen de registros, normalmente es más fácil crear el informe mediante el Asistente para informes. El Asistente para informes le guiará por una serie de preguntas y, a continuación, creará un informe basado en sus respuestas.

¿Qué desea hacer?

• Elegir un origen de registros
• Crear un informe mediante la herramienta de informes
• Crear un informe mediante el Asistente para informes
• Crear etiquetas utilizando el Asistente para etiquetas
• Crear un informe utilizando la herramienta Informe en blanco
• Obtener información sobre las secciones del informe
• Obtener información sobre los controles
• Ajustar el informe en la vista Presentación
• Ajustar el informe en la vista Diseño
• Agregar controles al informe
• Guardar el trabajo
• Ver, imprimir o enviar el informe como un mensaje de correo electrónico
• Ver el informe
• Imprimir el informe
• Enviar el informe como un mensaje de correo electrónico

Elegir un origen de registros

Un informe se compone de información que se obtiene de las tablas o consultas, así como información almacenada en el diseño del informe, como títulos, etiquetas y gráficos. Las tablas o consultas que proporcionan los datos subyacentes se conocen también como origen de registros del informe. Si los campos que desea incluir se encuentran en una sola tabla, use esa tabla como origen de registros. Si los campos están incluidos en más de una tabla, deberá usar una o varias consultas como origen de registros. Las consultas pueden existir ya en la base de datos, o es posible que deba crear consultas específicamente para satisfacer las necesidades del informe.

Crear un informe mediante la herramienta de informes

La herramienta Informe es la forma más rápida de crear un informe, ya que crea uno inmediatamente sin pedir más información. El informe muestra todos los campos de la tabla o consulta subyacente. Es posible que no cree el informe final que desea, pero es útil para revisar rápidamente los datos subyacentes. A continuación, puede guardar el informe y modificarlo en la vista Presentación o en la vista Diseño.

1. En el Panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta en la que desea basar el informe.
2. En la pestaña Crear, en el grupo Informes, haga clic en Asistente. Access crea y muestra el informe en la vista Presentación.
3. Para obtener más información sobre cómo ver e imprimir el informe, vea Ver, imprimir o enviar el informe como un mensaje de correo electrónico.

Después de ver el informe, puede guardarlo y después cerrar el informe y la tabla o consulta subyacente que usó como origen de registros. La próxima vez que abra el informe, Access mostrará los datos más recientes en el origen de registros.

Crear un informe mediante el Asistente para informes

Puede usar el Asistente para informes para ser más selectivo con los campos que aparecen en el informe. También puede especificar cómo se agrupan y ordenan los datos, y puede usar campos de más de una tabla o consulta, siempre que haya especificado con anterioridad las relaciones entre ellas.

1. En la pestaña Crear, en el grupo Informes, haga clic en Asistente para informes.
2. Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para informes. En la última, haga clic en Finalizar. Cuando obtenga una vista previa del informe, verá el aspecto que tendrá en la impresión. También puede aumentar el nivel de zoom para ampliar detalles. Para obtener más información sobre cómo ver e imprimir el informe, vea Ver, imprimir o enviar el informe como un mensaje de correo electrónico.

Crear etiquetas utilizando el Asistente para etiquetas

Use el Asistente para etiquetas para crear fácilmente etiquetas de una amplia variedad de tamaños de etiqueta estándar.

1. En el Panel de navegación abra la tabla o consulta que será el origen de registros para las etiquetas haciendo doble clic.
2. En la pestaña Crear, en el grupo Informes, haga clic en Etiquetas.
3. Siga las instrucciones incluidas en las páginas del Asistente para etiquetas. En la última, haga clic en Finalizar.

Access muestra las etiquetas en la Vista previa de impresión para que pueda ver el aspecto que tendrán al imprimirlas. Puede usar el control deslizante de la barra de estado de Access para acercar detalles. Para obtener más información sobre cómo ver e imprimir el informe, vea Ver, imprimir o enviar el informe como un mensaje de correo electrónico.

Crear un informe utilizando la herramienta Informe en blanco

Si no desea usar la herramienta de informes o el Asistente para informes, puede usar la herramienta Informe en blanco para crear un informe desde cero. Esta puede ser una forma rápida de crear un informe, especialmente si planea incluir en él solo algunos campos.

1. En la pestaña Crear, en el grupo Informes, haga clic en Informe en blanco. Aparece un informe en blanco en la vista Presentación y el panel Lista de campos aparece en el lado derecho de la ventana de Access.
2. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo más situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desea mostrar en el informe.
3. Arrastre cada campo al informe de uno en uno, o mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione varios campos. A continuación, arrástrelos al informe al mismo tiempo.
4. Use las herramientas del grupo Encabezado o pie de página de la pestaña Diseño de informe para agregar un logotipo, un título, números de página o la fecha y hora al informe.

Obtener información sobre las secciones del informe

En Access, el diseño de un informe está dividido en secciones. Puede ver el informe en la vista Diseño para ver sus secciones. Para crear informes útiles, necesita comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la siguiente lista se muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:

• Encabezado del informe: Esta sección solo se imprime una vez, al principio del informe. Úselo para obtener información que normalmente pueda aparecer en una portada, como un logotipo, un título o una fecha. Cuando se coloca un control calculado que usa la Sum función de agregado en el encabezado del informe, la suma calculada es para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página.

• Encabezado de página: esta sección se imprime en la parte superior de cada página. Por ejemplo, el encabezado de página se usa para repetir el título del informe en todas las páginas.

• Encabezado de grupo: esta sección se imprime al principio de cada nuevo grupo de registros. Úselo para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe agrupado por producto, use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del producto. Cuando se coloca un control calculado que usa la Sum función de agregado en el encabezado de grupo, la suma es para el grupo actual.

• Detalle: Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. Coloque aquí los controles que conforman el cuerpo principal del informe.

• Pie de grupo: esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Úselo para imprimir información de resumen de un grupo.

• Pie de página: esta sección se imprime al final de cada página. Úselo para imprimir números de página o información por página.

• Pie de informe: esta sección solo se imprime una vez, al final del informe. Úselo para imprimir los totales del informe u otra información de resumen de todo el informe.

  Nota

  En la vista Diseño, el pie del informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, cuando el informe se imprime o se obtiene una vista previa del mismo, el pie de informe aparece encima del pie de página, inmediatamente después del último pie de grupo o línea de detalle en la última página.

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Obtener información sobre los controles

Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y le permiten ver y trabajar con información que mejora la interfaz de usuario, como etiquetas e imágenes. Access admite tres tipos de controles: dependiente, independiente y calculado:

• Control dependiente: un control cuyo origen de datos es un campo en una tabla o consulta. Los controles dependientes se usan para mostrar los valores de los campos de la base de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o gráficos. Un cuadro de texto es el tipo más común de control dependiente. Por ejemplo, un cuadro de texto en un formulario que muestre los apellidos de un empleado podría obtener esta información del campo Apellidos de la tabla empleados.
• Control independiente: un control que no tiene un origen de datos, como un campo o una expresión. Los controles independientes se usan para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el título de un informe es un control independiente.
• Control calculado: un control cuyo origen de datos es una expresión en lugar de un campo. Especifique el valor que desee en el control definiendo una expresión como origen de datos para el control. Una expresión es una combinación de operadores como = y +, nombres de control, nombres de campo, funciones que devuelven un único valor y valores constantes. Por ejemplo, la expresión =[Unit Price] * 0.75 calcula el precio de un elemento con un descuento del 25 por ciento multiplicando el valor del campo Precio unitario por un valor constante (0.75). Una expresión puede usar los datos de un campo en la tabla o consulta subyacente o de un control en el informe.

Al crear un informe, probablemente sea más eficaz agregar y organizar todos los controles dependientes en primer lugar, especialmente si son la mayoría de los controles en el informe. Después, puede agregar los controles independientes y calculados que completan el diseño mediante las herramientas del grupo Controles de la pestaña Diseño de informe .

Puede enlazar un control a un campo identificando el campo desde el que el control toma sus datos. Puede crear un control enlazado al campo seleccionado arrastrando el campo del panel Lista de campos al informe. El panel Lista de campos muestra los campos de la tabla o consulta. Para mostrar el panel Lista de campos, en la pestaña Diseño del informe , en el grupo Herramientas , haga clic en Agregar campos existentes.

Como alternativa, puede enlazar un campo a un control escribiendo el nombre del campo en el propio control o en el cuadro del ControlSource valor de la hoja de propiedades del control. La hoja de propiedades define las características del control, como su nombre, origen de datos y formato.

Usar el panel Lista de campos es la mejor forma de crear un control por dos motivos:

• Un control dependiente tiene una etiqueta adjunta y la etiqueta usa el nombre de campo de forma predeterminada o el subtítulo definido para ese campo en la tabla o consulta subyacente. Esto significa que no tiene que escribir el subtítulo usted mismo.
• Un control dependiente hereda muchas de las mismas opciones de configuración que el campo de la tabla o consulta subyacente, como , FormatDecimalPlacesy InputMask las propiedades. Por este motivo, esa configuración de propiedad permanece igual siempre que se crea un control enlazado a ese campo.

Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo a un campo, establezca la propiedad del control en el nombre del ControlSource campo. Para obtener más información sobre la propiedad, busque en la ControlSource Ayuda ControlSource.

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Ajustar el informe en la vista Presentación

Después de crear un informe, se puede ajustar fácilmente su diseño en la vista Presentación. Con los datos del informe real como guía, puede ajustar el ancho de las columnas, reorganizar las columnas y agregar niveles de agrupado y totales. Puede colocar nuevos campos en el diseño del informe y establecer las propiedades de ambos.

Para cambiar a la vista Presentación, haga clic con el botón derecho en el nombre del informe en el panel de navegación y, después, haga clic en Vista Presentación.

Access muestra el informe en la vista Presentación.

Puede usar la hoja de propiedades para cambiar las propiedades del informe, sus controles y sus secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacentes al diseño del informe. Para mostrar el panel Lista de campos, siga uno de estos procedimientos:

• En la pestaña Diseño de informe , en el grupo Herramientas , haga clic en Agregar campos existentes.
• Presione Alt+F8.

Después puede agregar campos arrastrándolos desde el panel Lista de campos al informe.

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Ajustar el informe en la vista Diseño

También puede ajustar el diseño del informe trabajando en la vista Diseño. Puede agregar nuevos controles y campos al informe agregándolos a la cuadrícula de diseño. La hoja de propiedades le da acceso un gran número de propiedades que puede establecer para personalizar el formulario.

Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón derecho en el nombre del informe en el panel de navegación y, después, haga clic en Vista Diseño.

Access muestra el informe en la vista Diseño.

Puede usar la hoja de propiedades para cambiar las propiedades del propio informe, y los controles y secciones que contiene. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacentes al diseño del informe. Para mostrar el panel Lista de campos, siga uno de estos procedimientos:

• En la pestaña Diseño de informe , en el grupo Herramientas , haga clic en Agregar campos existentes.
• Presione Alt+F8.

Después puede agregar campos arrastrándolos desde el panel Lista de campos al informe.

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Agregar campos desde el panel Lista de campos

• Para agregar un solo campo, arrástrelo desde el panel Lista de campos a la sección del informe donde desea que se muestre.
• Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en los campos que desee. Después, arrastre los campos seleccionados al informe.

Al colocar los campos en una sección del informe, Access crea un control de cuadro de texto dependiente para cada campo y coloca automáticamente un control de etiqueta junto a cada campo.

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Agregar controles al informe

Algunos controles se crean automáticamente, como el control de cuadro de texto dependiente que se crea cuando se agrega un campo del panel Lista de campos al informe. Muchos otros controles se pueden crear en la vista Diseño mediante las herramientas del grupo Controles de la pestaña Diseño de informe .

Determinar el nombre de una herramienta

• Coloque el puntero del mouse sobre la herramienta. Access mostrará el nombre de la herramienta.

Crear un control mediante las herramientas del grupo Controles

1. Haga clic en la herramienta para el tipo de control que desea agregar. Por ejemplo, para crear una casilla, haga clic en la herramienta Casilla .

2. Haga clic en la cuadrícula de diseño de informe donde desee colocar la esquina superior izquierda del control. Haga clic una vez para crear un control de tamaño predeterminado, o haga clic en la herramienta y, después, arrástrela a la cuadrícula de diseño de informe para crear un control del tamaño que desee.

3. Si no coloca correctamente el control al primer intento, puede moverlo mediante el siguiente procedimiento:

   1. Haga clic en el control para seleccionarlo.
   2. Coloque el puntero del mouse sobre el borde del control hasta que se convierta en una flecha de cuatro puntas .
   3. Arrastre el control a la ubicación deseada.

Este procedimiento crea un control independiente. Si el control puede mostrar datos, como un cuadro de texto o una casilla, debe escribir un nombre de campo o expresión en la ControlSource propiedad para que se muestren los datos. Para obtener más información, vea Comprender los controles.

Mostrar la hoja de propiedades

Para mostrar la hoja de propiedades en la vista Diseño, siga uno de estos procedimientos:

1. En la pestaña Diseño de informe , en el grupo Herramientas , haga clic en Hoja de propiedades.
2. Presione F4.

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Guarde el trabajo

Después de guardar el diseño de informe, puede ejecutar el informe tantas veces como sea necesario. El diseño del informe se conservará, pero recibirá datos actualizados cada vez que imprima o vea el informe. Si cambian sus necesidades con respecto al informes, puede modificar su diseño o crear uno nuevo similar basado en el original.

Guardar el diseño del informe

1. Haga clic enGuardararchivo> o presione Ctrl++G. Como alternativa, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido.
2. Si el informe no tiene título, escriba un nombre en el cuadro Nombre informe y, después, haga clic en Aceptar.

Guardar el diseño del informe con un nombre nuevo

1. Haga clic en Guardar archivo>como>guardar objeto como.
2. En el cuadro de diálogo Guardar como , escriba un nombre en el cuadro Guardar informe en para el nuevo informe y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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Ver, imprimir o enviar el informe como un mensaje de correo electrónico

Después de guardar el diseño de informe, puede usarlo una y otra vez. El diseño del informe se conservará, pero recibirá datos actualizados cada vez que vea o imprima el informe. Si cambian sus necesidades con respecto al informes, puede modificar su diseño o crear uno nuevo similar basado en el original.

Ver el informe

Hay varias formas de ver el informe. El método que elija dependerá de qué desee hacer con el informe y sus datos:

• Si desea cambiar temporalmente los datos que aparecen en el informe antes de imprimirlo, o si desea copiar los datos del informe en el Portapapeles, use la vista Informe.
• Si desea cambiar el diseño del informe mientras mira los datos, use la vista Presentación.
• Si desea ver el aspecto que tendrá el informe al imprimirlo, use la Vista previa de impresión.

Ver el informe en vista Informe

La vista Informe es la vista predeterminada que se usa al hacer doble clic en un informe en el Panel de navegación. Si el informe no está abierto, haga doble clic en el informe en el Panel de navegación para verlo en la vista Informe.

Si el informe ya está abierto, haga clic con el botón derecho en el informe en el Panel de navegación y después haga clic en Vista Informe.

Trabajar con los datos en la vista Informe

En la vista Informe, puede seleccionar texto y copiarlo en el Portapapeles. Para seleccionar filas completas, haga clic y arrastre en el lado de las filas que desea seleccionar. Después, puede copiar estas filas en el Portapapeles siguiendo uno de estos procedimientos:

1. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.
2. Haga clic con el botón derecho en las filas seleccionadas y, después, haga clic en Copiar.
3. Presione Ctrl+C.

Mostrar solo las filas que desee mediante filtros

Puede aplicar filtros directamente al informe sin salir de la vista de Informe. Por ejemplo, si tiene una columna "País/región" y desea ver solamente las filas en las que el país o región es "Canadá", siga este procedimiento:

1. Busque la palabra "Canadá" en el informe y haga clic en ella.
2. Haga clic en Es igual a "Canadá".

Access crea y aplica el filtro.

Activar o desactivar un filtro

Puede cambiar entre mostrar contenido filtrado y no filtrado haciendo clic en Alternar filtro en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Inicio. Esto no quita el filtro, simplemente se activa y desactiva.

Quitar un filtro

1. Haga clic con el botón derecho en el campo del que desea quitar el filtro.
2. Haga clic en Quitar filtro de nombre de campo. (El campo actual se muestra en nombre de campo.)

Una vez que se haya quitado un filtro, no puede volver a activarlo mediante el comando Alternar filtro. Primero debe volver a crear el filtro.

Vista previa del informe utilizando la Vista previa de impresión

En el Panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el informe y después haga clic en el menú contextual Vista previa de impresión.

Puede usar los botones de navegación para ver las páginas de un informe secuencialmente o ir directamente a cualquier página del informe.

1. Haga clic para mostrar la primera página.
2. Haga clic para mostrar la página anterior.
3. Haga clic para mostrar la página siguiente.
4. Haga clic para mostrar la última página.
5. Escriba un número de página en este cuadro y, después, presione Entrar para ir directamente a una página específica.

En la Vista previa de impresión puede ampliar para ver los detalles o reducir para ver la posición de los datos en la página. Con el cursor sobre el informe, haga clic una vez. Para invertir el efecto de zoom, haga clic en nuevo. También puede usar el control de zoom en la barra de estado de Access para acercar o alejar.

Para cerrar la Vista previa de impresión, siga uno de estos procedimientos:

• En la Vista previa de impresión, haga clic en Cerrar vista previa de impresión.
• Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Presentación o Vista Diseño en el menú contextual.

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Imprimir el informe

Puede imprimir un informe mientras está abierto en cualquier vista, o incluso si está cerrado. Antes de imprimir, asegúrese de comprobar el diseño de página, como los márgenes o la orientación de página. Access guarda el diseño de página con el informe, por lo que solo debe configurarla una vez. Puede volver a configurarlo más tarde si cambian las necesidades de la impresión.

Cambiar el diseño de página

1. Abra el informe en la Vista previa de impresión. Puede cambiar el diseño de página en cualquier vista, pero la Vista previa de impresión es mejor porque permite ver los efectos de los cambios inmediatamente.
2. En la pestaña Vista previa de impresión , en los grupos Diseño de página y Tamaño de página , haga clic en Vertical u Horizontal para establecer la orientación de la página, Tamaño para establecer el tamaño del papel, Márgenes para ajustar los márgenes, etc.
3. Después de realizar un cambio, utilice los botones de navegación para ver varias páginas para asegurarse de que no ha creado ningún problema de formato en las páginas posteriores.

Enviar el informe a una impresora

1. Abra el informe en cualquier vista o seleccione el informe en el Panel de navegación.
2. Haga clic enImprimir>archivo>. Access mostrará el cuadro de diálogo Imprimir.
3. Escriba las opciones de impresora, intervalo de impresión y número de copias.
4. Haga clic en Aceptar.

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Enviar el informe como un mensaje de correo electrónico

Puede enviar el informe a los destinatarios como un mensaje de correo electrónico en lugar de imprimir una copia en papel:

1. En el Panel de navegación, haga clic en el informe para seleccionarlo. En la pestaña Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Correo electrónico.
2. En el cuadro de diálogo Enviar objeto como, dentro de la lista Seleccionar el formato de resultados, haga clic en el formato de archivo que desee utilizar.
3. Complete los cuadros de diálogo restantes.
4. En la aplicación de correo electrónico, escriba los detalles del mensaje y envíelo.

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