Dar formato a un campo numérico o de moneda

Los tipos de datos Número, Número grande y Moneda de Access incluyen muchos formatos. Para el formato de número y moneda, tiene tres opciones: mantener los formatos predeterminados, aplicar un formato predefinido o crear un formato personalizado. Cuando se aplica un formato a un campo de tabla, Access aplica automáticamente el mismo formato a cualquier control de formulario o informe que se enlace posteriormente a ese campo de tabla. El formato solo cambia la forma en que se muestran los datos. No afecta a la forma en que se almacenan los datos ni a la manera en que los usuarios escriben los datos.

En este artículo

• Información general sobre formatos de número y moneda
• Aplicar un formato predefinido
• Ejemplos de formatos predefinidos
• Aplicar un formato personalizado
• Ejemplos de formatos personalizados
• Caracteres de formato personalizado
• Mostrar D.C. o A.C.

Información general sobre formatos de número y moneda

Para crear un formato personalizado, escriba varios caracteres en la propiedad Formato de un campo de tabla. Los caracteres pueden ser marcadores de posición, como 0#y ; separadores, como puntos y comas, caracteres literales y colores, en función de cómo desee que aparezca el formato. Access aplica automáticamente cualquier formato personalizado que se use en un campo de tabla a un control dependiente de un formulario o informe.

Puede especificar formatos para cuatro tipos de valores numéricos: positivo, negativo, cero (0) y nulo (no definido). Si crea un formato para cada tipo de valor, coloque el formato de los valores positivos en primer lugar, el formato de los valores negativos en segundo lugar, el formato de valores cero en tercer lugar y el formato de valores nulos en último lugar. Separe cada formato con un punto y coma.

Ejemplo de formato personalizado: #,###.##;(#,###.##)[Red];0,000.00;"Undefined"

Se muestra como:

• 1,234.568
• (1,234.568) en rojo
• 0,000.00
• Undefined

Esto es lo que significa el formato:

• El signo de número (#) es un marcador de posición para dígitos. Si no hay valores, Access muestra un espacio en blanco. Para mostrar ceros en lugar de espacios en blanco, use 0 como marcador de posición. Por ejemplo, para mostrar 1234 como 1234.00, use la cadena ####.00de formato .
• Los valores positivos se muestran con dos posiciones decimales.
• Los valores negativos se muestran con dos decimales, entre paréntesis y en rojo.
• Los valores cero se muestran como el número 0, siempre con dos posiciones decimales.
• Los valores nulos se muestran como la palabra Undefined.

Una cadena puede tener hasta cuatro secciones y cada sección se separa con un punto y coma (;). Si el campo de tabla acepta valores nulos, puede omitir la cuarta sección.

Sección	Descripción del formato	Ejemplo
Si la primera sección contiene #,###.##	Muestra valores positivos.	1234.5678 se muestra como 1,234.568. Este formato usa la coma como separador de miles y el punto como separador decimal. Si los valores decimales del registro superan el número de caracteres de marcador de posición en el formato personalizado, Access redondea los valores y muestra solo el número de valores especificado por el formato. Por ejemplo, si el campo contiene 3,456.789, pero su formato especifica dos posiciones decimales, Access redondea el valor decimal a 0.79. Propina: Para un formato con valores más grandes o más posiciones decimales, agregue más marcadores de posición para el valor decimal, como #,###.###.
Si la segunda sección contiene (#,###.##)[Red]	Muestra solo los valores negativos. Si los datos no contienen valores negativos, Access deja el campo en blanco.	El valor negativo se incluye entre caracteres literales o paréntesis. En este ejemplo, cualquier valor negativo se muestra en rojo.
Si la tercera sección contiene 0,000.00	Define el formato de todos los valores cero (0).	Cuando el campo contiene un valor cero, 0,000.00 se muestra. Para mostrar texto en lugar de un número, úsalo "Zero" entre comillas dobles.
Si la cuarta sección contiene "Undefined"	Define lo que ven los usuarios cuando un registro contiene un valor nulo. En este caso, los usuarios ven la palabra Undefined.	También puede usar otro texto, como "Null" o "****". Los caracteres entre comillas dobles se tratan como literales y se muestran exactamente como se escriben.

Principio de página

Aplicar un formato predefinido

Access proporciona varios formatos predefinidos para los datos de número y moneda. El formato predeterminado es mostrar el número tal y como se ha escrito.

En una tabla

1. Abra la tabla en la Vista Diseño.
2. En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione el campo Fecha y hora al que desea dar formato.
3. En la sección Propiedades de campo de la sección inferior, haga clic en la flecha del cuadro de propiedades Formato y seleccione un formato de la lista desplegable.
4. Después de seleccionar un formato, aparece el botón Opciones de actualización de propiedades. Le permite aplicar el nuevo formato a cualquier otro campo de tabla y controles de formulario que lo heredaría lógicamente. Para aplicar los cambios en toda la base de datos, haga clic en la etiqueta inteligente y, a continuación, haga clic en Actualizar formato en todas partes donde <se use nombre> de campo. En este caso, Nombre de campo es el nombre de su número o campo de moneda.
5. Para aplicar los cambios a toda la base de datos, haga clic en Sí cuando aparezca el cuadro de diálogo Actualizar propiedades y muestre los formularios y otros objetos que heredarán el nuevo formato. Para obtener más información, vea Propagar una propiedad de campo.
6. Guarde los cambios y cambie a la vista Hoja de datos para ver si el formato satisface sus necesidades.

En un formulario o informe

En un formulario o informe, las fechas suelen mostrarse en cuadros de texto. Solo tiene que establecer la propiedad Formato del cuadro de texto en el formato de fecha que desee.

1. Abra la vista Presentación del formulario o informe o la Vista Diseño.
2. Coloque el puntero en el cuadro de texto con el número o la moneda.
3. Presione F4 para mostrar la Hoja de propiedades.
4. Establezca la propiedad Format en uno de los formatos de fecha predefinidos.

En una consulta

1. Abra la consulta en la vista Diseño.
2. Haga clic con el botón secundario en el campo de fecha y, a continuación, haga clic en Propiedades.
3. En la Hoja de propiedades, seleccione el formato que desee de la lista de propiedades Formato .

En una expresión

• Use la FormatDateTime función para dar formato a un valor de fecha en uno de varios formatos predefinidos. Puede que esto le resulte útil si está trabajando en un área que requiere una expresión, como una macro o una consulta.

Principio de página

Ejemplos de formatos predefinidos

En la tabla siguiente se muestran los valores predefinidos de la propiedad Format para números y moneda.

Opción	Descripción
Número general	(Valor predeterminado) Muestra el número tal y como se ha escrito.
Moneda	Usa el separador de miles y sigue la configuración especificada en la configuración regional de Windows para cantidades negativas, símbolos decimales y de moneda y posiciones decimales.
Euro	Usa el símbolo del euro (€), independientemente del símbolo de moneda especificado en la configuración regional de Windows.
Corregido	Muestra al menos un dígito y sigue la configuración especificada en la configuración regional de Windows para cantidades negativas, símbolos decimales y de moneda y posiciones decimales.
Estándar	Usa los miles de separadores y sigue los valores especificados en la configuración regional de Windows para cantidades negativas, símbolos decimales y posiciones decimales.
Porcentaje	Multiplica el valor por 100 y agrega un signo de porcentaje (%). Sigue la configuración especificada en la configuración regional de Windows para cantidades negativas, símbolos decimales y posiciones decimales.
Científico	Usa notación científica estándar.

A continuación se muestran ejemplos de los formatos de número predefinidos.

Opción	Datos	Mostrar
Número general	3456.789 –3456.789 $213.21	3456.789 –3456.789 $213.21
Moneda	3456.789 –3456.789	3.456,79 $ (3.456,79 $)
Corregido	3456.789 –3456.789 3.56645	3456.79 –3456.79 3.57
Estándar	3456.789	3,456.79
Porcentaje	3 0.45	300% 45%
Científico	3456.789 –3456.789	3,46 E+03 –3,46E+03

Principio de página

Aplicar un formato personalizado

1. Abra la tabla en la Vista Diseño.

2. En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione el campo Fecha y hora al que desea dar formato.

3. En la sección Propiedades de campo , seleccione la pestaña General , haga clic en la celda situada junto al cuadro Formato y escriba los caracteres específicos según sus necesidades de formato.

4. Después de seleccionar un formato, aparece la etiqueta inteligente Opciones de actualización de propiedades. Le permite aplicar el nuevo formato a cualquier otro campo de tabla y controles de formulario que lo heredaría lógicamente. Para aplicar los cambios en toda la base de datos, haga clic en la etiqueta inteligente y, a continuación, haga clic en Actualizar formato en todas partes donde se use nombre de campo. En este caso, Nombre de campo es el nombre del campo de fecha y hora.

5. Para aplicar los cambios a toda la base de datos, haga clic en Sí cuando aparezca el cuadro de diálogo Actualizar propiedades y muestre los formularios y otros objetos que heredarán el nuevo formato. Para obtener más información, vea Propagar una propiedad de campo.

6. Guarde los cambios y cambie a la vista Hoja de datos para ver si el formato satisface sus necesidades.

7. Pruebe el formato haciendo lo siguiente:

   • Escriba valores sin separadores de miles o separadores decimales y vea cómo el formato trata los datos. ¿El formato coloca los separadores en los lugares correctos?
   • Escriba valores más largos o más cortos de lo que anticipa (con y sin separadores) y vea cómo se comporta el formato. ¿Agrega el formato espacios en blanco no deseados o ceros iniciales o finales?
   • Escriba un valor cero o nulo en un formato pensado para valores positivos o negativos y compruebe si le gusta el resultado.

Principio de página

Ejemplos de formatos personalizados

A continuación se muestran ejemplos de formatos de número personalizados.

Opción	Descripción
0;(0);;"Null"	Muestra valores positivos normalmente, valores negativos entre paréntesis y la palabra Null si el valor es Null.
+0.0;–0.0;0.0	Muestra un signo más (+) o menos (–) con números positivos o negativos y muestra 0.0 si el valor es cero.

Principio de página

Caracteres de formato personalizado

Para crear un formato personalizado, use los siguientes caracteres como marcadores de posición y separadores.

Carácter	Descripción
#	Se usa para mostrar un dígito. Cada instancia del carácter representa una posición para un número. Si no existe ningún valor en una posición, Access muestra un espacio en blanco. También se puede usar como marcador de posición. Por ejemplo, si aplica el formato #,### y escribe un valor de 45 en el campo, 45 se muestra. Si escribe 12,145 en un campo, Access se muestra 12,145 aunque solo haya definido un marcador de posición a la izquierda del separador de miles.
0	Se usa para mostrar un dígito. Cada instancia del carácter representa una posición para un número. Si no existe ningún valor en una posición, Access muestra un cero (0).
Separador decimal . (punto)	Indica dónde desea que Access coloque el carácter separador entre una parte entera y decimal de un campo numérico o de moneda. Los separadores decimales varían y se establecen en la configuración regional de Windows.
Separador de miles , (coma)	Indica dónde desea que Access coloque el carácter separador entre la parte de miles de un campo numérico o de moneda. Los separadores de miles varían y se establecen en la configuración regional de Windows.
espacios en blanco, +-$()	Se usa para insertar espacios en blanco, caracteres matemáticos (+-) y símbolos financieros (¥£$) según sea necesario en cualquier lugar de las cadenas de formato. Si desea usar otros símbolos matemáticos comunes, como la barra diagonal (\ o /) y el asterisco (*), indíquelos entre comillas dobles. Tenga en cuenta que puede colocarlos en cualquier lugar.
\	Se usa para obligar a Access a mostrar el carácter que sigue inmediatamente. Esto es lo mismo que rodear un carácter con comillas dobles.
!	Se usa para forzar la alineación izquierda de todos los valores. Cuando fuerza la alineación a la izquierda, no puede usar los # marcadores de posición y 0 los dígitos, pero puede usar marcadores de posición para caracteres de texto.
*	Se usa para forzar que el carácter situado inmediatamente después del asterisco se convierta en un carácter de relleno, que es un carácter usado para rellenar espacios en blanco. Access normalmente muestra datos numéricos como alineados a la derecha y rellena cualquier área a la izquierda del valor con espacios en blanco. Puede agregar caracteres de relleno en cualquier lugar con una cadena de formato y, cuando lo haga, Access rellenará los espacios en blanco con el carácter especificado. Por ejemplo, el formato £##*~.00 muestra una cantidad de moneda como £45~~~~~.15. El número de caracteres de tilde (~) que se muestran en el campo depende del número de espacios en blanco del campo de tabla.
%	Se usa como el último carácter de una cadena de formato. Multiplica el valor por 100 y muestra el resultado con un signo de porcentaje final.
E+, E- - O bien - e+, e-	Se usa para mostrar valores en notación científica o exponencial. Use esta opción cuando el formato científico predefinido no proporcione espacio suficiente para los valores. Use E+ o e+ muestre valores como exponentes positivos y E- o e- para mostrar exponentes negativos. Debe usar estos marcadores de posición con otros caracteres. Por ejemplo, supongamos que aplica el formato 0.000E+00 a un campo numérico y, a continuación, escribe 612345. Access muestra 6.123E+05. Access redondea el número de posiciones decimales hacia abajo a tres, que es el número de ceros a la derecha o izquierda del separador decimal. Después, Access calcula el valor exponencial a partir del número de dígitos que se encuentran a la derecha o a la izquierda, dependiendo de la configuración de idioma, del separador decimal del valor original. En este caso, el valor original habría puesto 612345, o cinco dígitos, a la derecha del separador decimal. Por ese motivo, Access muestra 6.123E+05y el valor resultante es el equivalente a 6.123 x 105.
"Literal text"	Use comillas dobles para rodear el texto que quiera que vean los usuarios.
[color]	Se usa para aplicar un color a todos los valores de una sección del formato. Debe escribir el nombre del color entre corchetes y usar uno de estos nombres: black, blue, , cyan, magentagreen, red, yellowo white.

Principio de página

Mostrar D.C. o A.C.

Puede usar un formato personalizado para mostrar A.D. antes o B.C. después de un año, dependiendo de si se escribe un número positivo o negativo. Los números positivos se muestran como años antes A.D. del año. Los números negativos se muestran como años después B.C. del año.

1. Abra la tabla en la Vista Diseño.
2. En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione el campo Número al que desea dar formato.
3. En la sección inferior, haga clic en el cuadro de la propiedad Formato y escriba este formato personalizado: "A.D. " #;# " B.C."

Principio de página