En este artículo se explica cómo establecer un valor predeterminado para un campo de tabla o un control en un formulario de una base de datos de Access. Los valores predeterminados que establezca aparecen en el campo o controlan cada vez que crea un registro en la base de datos.
En este artículo
- Comprender los valores predeterminados
- Establecer un valor predeterminado para un campo de tabla
- Establecer un valor predeterminado para un control
- Establecer una fila predeterminada para un cuadro de lista o un cuadro combinado
- Ejemplos de valores predeterminados
Comprender los valores predeterminados
Agrega un valor predeterminado a un campo de tabla o control de formulario cuando desea que Access especifique un valor en un nuevo registro automáticamente. Por ejemplo, puede hacer que Access siempre agregue la fecha actual a los nuevos pedidos.
Normalmente, se agrega un valor predeterminado a los campos de tabla. Para agregar el valor, abra la tabla en la vista Diseño y, a continuación, especifique un valor en la propiedad Valor predeterminado del campo. Si establece un valor predeterminado para un campo de tabla, Access aplica su valor a los controles basados en ese campo. Si no enlaza un control a un campo de tabla o vincula a datos de otras tablas, establece un valor predeterminado para el propio control de formulario.
Puede establecer un valor predeterminado para los campos de tabla que usan los tipos de datos Texto corto, Texto largo, Número, Fecha y hora, Moneda, Sí/No e Hipervínculo. Si no proporciona ningún valor, el campo permanece nulo (en blanco) hasta que especifica un valor. Después de definir un valor predeterminado, Access lo aplica a los nuevos registros que agregue. Si lo desea, puede cambiar el valor del valor predeterminado de un registro a otro valor, a menos que una regla de validación lo prohíba.
Establecer un valor predeterminado para un campo de tabla
Al establecer un valor predeterminado para un campo de tabla, los controles que enlace a ese campo muestran el valor predeterminado.
Establecer un valor predeterminado
- En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla que quiera cambiar y, después, haga clic en Vista Diseño.
- Seleccione el campo que quiera cambiar.
- En la pestaña General , escriba un valor en el cuadro de propiedad Valor predeterminado .
El valor que puede especificar depende del tipo de datos que se establezca para el campo. Por ejemplo, puede escribir
=Date()para insertar la fecha actual en un campo de fecha y hora. Para obtener ejemplos de valores predeterminados, vea Ejemplos de valores predeterminados más adelante en este artículo. - Guarde los cambios.
Establecer un valor predeterminado para un control
Normalmente, se establece un valor predeterminado para un control solo cuando no enlaza ese control a un campo de tabla o cuando se vincula a datos de otra tabla.
Establecer un valor predeterminado
- En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario que quiera cambiar y, después, haga clic en Vista Diseño.
- Haga clic con el botón secundario en el control que quiera cambiar y después haga clic en Propiedades o presione F4.
- Haga clic en la pestaña Todos de la hoja de propiedades, busque la propiedad Valor predeterminado y, a continuación, escriba el valor predeterminado.
- Presione Ctrl+S para guardar los cambios.
Establecer una fila predeterminada para un cuadro de lista o un cuadro combinado
De forma predeterminada, los controles de cuadro de lista y cuadro combinado muestran dos tipos de listas: listas de valores y listas de búsqueda. Una lista de valores es una lista de elementos codificados de forma rígida que reside en la propiedad Origen de fila de un cuadro de lista o control de cuadro combinado. En cambio, una lista de búsqueda toma sus datos de un campo de búsqueda, que utiliza una consulta para recuperar datos de otra tabla y, después, carga esos datos en un control de cuadro combinado.
Para las listas de valores y las listas de búsqueda, puede especificar qué elemento de lista aparece de forma predeterminada, pero siga un procedimiento diferente para cada tipo de lista. En los pasos siguientes se explica cómo establecer los valores predeterminados para una lista de valores y una lista de búsqueda.
Establecer un valor predeterminado para una lista de valores
- En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario que quiera cambiar y, después, haga clic en Vista Diseño.
- Haga clic con el botón secundario en el control cuadro de lista o cuadro de texto y, a continuación, haga clic en Propiedades o presione F4.
- Asegúrese de que la propiedad Origen de fila contiene una lista de valores. Los elementos de una lista de valores están entre comillas dobles y separados. Por ejemplo, es posible que vea una lista similar a esta:
"Good";"Fair";"Poor". - Si la propiedad Origen de fila contiene una consulta, que es una cadena de texto que comienza con
SELECT, vaya al siguiente conjunto de pasos. - En el cuadro de propiedad Valor predeterminado , escriba
[control_name].ItemData(n). En este caso,control_namees el nombre del control cuadro de lista o cuadro combinado, ynes el número del elemento de lista que desea establecer como predeterminado. Si no conoce el nombre del control, mire el valor de la propiedad Nombre , que se encuentra en la parte superior de la hoja de propiedades. Por ejemplo, imagine que tiene un control de cuadro combinado denominado Propietario y desea usar el tercer valor de la lista como valor predeterminado. Escriba[Owner].ItemData(2)en el cuadro de propiedad Valor predeterminado . Escribe2en lugar de3porqueItemDataestá basado en cero, lo que significa que comienza a contar en cero, no en uno. - Guarde los cambios y vuelva a la vista Formulario. El valor predeterminado seleccionado debe aparecer en la lista o en el cuadro combinado al agregar un registro a la base de datos.
Establecer un valor predeterminado para una lista de búsqueda
Abra la tabla que proporciona los datos de origen para el campo de búsqueda en la vista Hoja de datos.
Anote el valor de clave asociado al elemento que desea convertir en el valor predeterminado.
Nota
De forma predeterminada, Access oculta los campos de clave principal y externa. Si no ve el campo clave, haga clic con el botón derecho en cualquier celda de la fila de encabezado de la tabla, haga clic en Mostrar columnas y, en el cuadro de diálogo Mostrar columnas , seleccione el campo clave y haga clic en Cerrar.
En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla que contiene el campo de búsqueda y, después, haga clic en Vista Diseño.
Seleccione el campo de búsqueda. En la pestaña General , escriba el valor de clave que anotó en los pasos 1 y 2 en el cuadro de propiedad Valor predeterminado . Es el valor correspondiente al elemento de lista que desea establecer como predeterminado. Por ejemplo, imagine que tiene 10 proveedores y quiere que el nombre del proveedor más usado aparezca de forma predeterminada. Para ello, busque el valor clave que identifica exclusivamente al proveedor y escríbalo en el cuadro de propiedad Valor predeterminado del campo de clave extranjera.
Guarde los cambios, cambie a la vista Hoja de datos y escriba un nuevo registro. Su valor predeterminado aparece en el campo de búsqueda cuando agrega el registro.
Ejemplos de valores predeterminados
En la tabla siguiente se enumeran y describen algunos valores predeterminados. Puede adaptar estos ejemplos para utilizarlos con sus propios datos.
| Expresión | Valor de campo predeterminado |
|---|---|
1 |
1 |
"MT" |
MT |
"New York, N.Y." |
Nueva York, Nueva York (tenga en cuenta que es necesario delimitar el valor entre comillas si se incluye puntuación) |
"" |
Una cadena de longitud cero |
Date() |
Fecha actual |
=Yes |
En el idioma local del equipo se muestra "Sí" |