Es posible que haya ocasiones en las que quiera ordenar los registros en Access basándose solo en la parte del mes de los valores de fecha e ignorar el día y el año. O bien, puede que quiera ordenar los registros basándose solo en los primeros caracteres de un campo de texto. En este tema se muestra cómo realizar estas búsquedas mediante la creación de expresiones simples.
¿Qué desea hacer?
Ordenar según valores de fecha parcial
Al ordenar registros mediante uno de los comandos Ordenar , se utiliza todo el valor de fecha (día, mes y año) para determinar la posición de cada registro. Pero supongamos que quiere ordenar los cumpleaños solo por los meses en que se producen e ignorar la parte de día y año de los valores.
Para ordenar solo una parte de los valores de fecha es necesario escribir una expresión. Puede ordenar por los datos de una tabla o por los resultados de una consulta, pero primero debe estar en la vista Hoja de datos. Escriba la expresión en el área de consulta de la pestaña Filtro . La expresión que crea extrae solo los datos que desea y, después, los usa como base para ordenar.
Mostrar la pestaña Filtro
- Cambie la tabla o consulta a la vista Hoja de datos.
Si está trabajando con una consulta, ejecútela para mostrar los resultados en la vista Hoja de datos. - En la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtrar , haga clic en Opciones avanzadas y después en Filtrado/Ordenar avanzado en el menú contextual.
Access muestra una nueva pestaña de objetos con Filtro en el nombre.
Crear la expresión
- En la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtrar , haga clic en Opciones avanzadas y después en Filtrado/Ordenar avanzado en el menú contextual.
- Escriba una expresión en la fila Campo de la primera columna. Por ejemplo, para ordenar por mes independientemente del año, escriba la expresión Expr1: DatePart("m",[BirthDate]) en la fila Campo de la primera columna.
- Para ordenar los registros por días dentro de cada mes, escriba Expr2: DatePart("d",[BirthDate]) en la fila Campo de la segunda columna.
La función ParcFecha de la primera columna ordena los registros por mes y la función ParcFecha de la segunda columna ordena los registros por días de cada mes. - En la fila Ordenar , seleccione Ascendente o Descendente para cada una de las expresiones.
Un orden ascendente en la primera columna muestra enero en la parte superior y diciembre en la parte inferior. En el orden ascendente de la segunda columna, se muestra 1 en la parte superior y 31 en la inferior. Un orden descendente hace lo contrario. - En la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtrar , haga clic en Alternar filtro.
Ordenar según valores de texto parcial
La ordenación por valores de texto parcial es muy similar a la ordenación por valores de fecha parcial. Debe escribir una expresión en la ventana Filtro avanzado/Ordenar para extraer los caracteres que forman la base para ordenar.
Suponga que el campo Ciudad contiene valores como Norte de Seattle, Sur de Seattle, Norte de Tacoma o Sur de Tacoma. Supongamos que desea omitir la primera palabra y ordenar los registros solo por la segunda.
- En la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtrar , haga clic en Opciones avanzadas y después en Filtrado/Ordenar avanzado en el menú contextual.
- Escriba una expresión en la fila Campo de la primera columna. Por ejemplo, escriba =Med([City], 7) para omitir los primeros seis caracteres del campo Ciudad.
La función Medio devuelve una subcadena contenida en una cadena o campo especificado. En este caso, para cada registro, la función devuelve el valor a partir del séptimo carácter (es decir, después del espacio) del campo Ciudad. - En la celda Ordenar , seleccione Ascendente o Descendente.
- En la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtrar , haga clic en Alternar filtro.