Los números y las cadenas almacenados en un campo de texto corto (texto) o texto largo (memo) en Access se ordenan alfabéticamente. Es decir, los números se ordenarán en función de los dígitos individuales que componen el valor, en lugar de hacerlo en el valor numérico. Por ejemplo, el valor 11 aparece antes de 2 y el valor 12 aparece antes de 3, como se muestra en la tabla siguiente.
| Nombre del alumno | Student No |
|---|---|
| Diego | 1 |
| Maria | 10 |
| Guillermo | 11 |
| María | 1,2 |
| Jane | 2 |
| Lynn | 3 |
| Jason | 4 |
| María | 5 |
Para asegurarse de que los números se ordenan en función de su valor numérico en lugar de alfabéticamente, siga uno de estos procedimientos:
Si el campo contiene solo valores numéricos, considere la posibilidad de cambiar el tipo de datos del campo a Número o Moneda.
Utilice el procedimiento siguiente si:
- El campo contiene solo valores numéricos, pero no desea cambiar el tipo de datos del campo.
- El campo contiene valores numéricos y de cadena, pero es conveniente ignorar los valores de cadena al ordenar.
Este procedimiento usa la función Val para obtener el valor numérico de un número que se almacena como texto. La expresión también usa la función SiInm para controlar los valores nulos que puede haber en el campo ordenar.
- En la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtrar , haga clic en Opciones avanzadas y después en Filtrado/Ordenar avanzado en el menú contextual.
- Escriba la expresión Expr1: IIf([Fieldname] is null, 0, val([Fieldname])) en la fila Campo de la primera columna.
La función SiInm comprueba si el valor del campo es nulo y, si es así, lo trata como 0. Si el valor no es nulo, la función SiInm llama a la función Val para obtener el equivalente numérico. - En la celda Ordenar , seleccione Ascendente o Descendente.
Una ordenación ascendente muestra el registro con el valor más bajo en la parte superior y el registro con el valor más grande en la parte inferior. Un tipo descendente hace lo contrario. - En la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtrar , haga clic en Alternar filtro.
Si el procedimiento anterior no funciona, hay otro enfoque que puede probar para evitar alterar la estructura de la tabla. Esto implica valores de "relleno" que contienen menos dígitos con ceros a la izquierda. Por ejemplo, cambie los valores 11, 2, 2000 y 3 a 0011, 0002, 2000 y 0003 antes de aplicar la ordenación.