Dividir una base de datos de Access

Considere la posibilidad de dividir cualquier base de datos que varias personas compartan a través de una red. Dividir una base de datos compartida puede ayudar a mejorar su rendimiento y reducir la posibilidad de que se dañe el archivo de base de datos.

Después de dividir la base de datos, puede decidir mover la base de datos back-end o usar otra base de datos. Puede utilizar el Administrador de tablas vinculado para cambiar la base de datos back-end que utiliza.

En este artículo...

• Información general
• Antes de comenzar
• Dividir la base de datos
• Distribuir la base de datos front-end
• Cambiar la base de datos back-end que usa

Información general

Cuando una base de datos se divide, se reorganiza en dos archivos: una base de datos back-end (que contiene las tablas de datos) y una base de datos front-end (que contiene todos los demás objetos de base de datos, como consultas, formularios e informes). Cada usuario interactúa con los datos mediante una copia local de la base de datos front-end.

Para dividir una base de datos, use el Asistente para dividir la base de datos. Después de dividir la base de datos, debe distribuir la base de datos front-end a los usuarios.

Ventajas de dividir las bases de datos

Las ventajas de dividir la base de datos son las siguientes:

• Rendimiento mejorado El rendimiento de la base de datos normalmente mejora significativamente porque solo se envían los datos a través de la red. En una base de datos compartida que no está dividida, los objetos de base de datos en sí (tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos) se envían a través de la red, no solo los datos.

• Mayor disponibilidad Dado que solo los datos se envían a través de la red, las transacciones de la base de datos, como las ediciones de registros, se completan más rápidamente, lo que deja los datos más disponibles para su edición.

• Seguridad mejorada Si almacena la base de datos back-end en un equipo que usa el sistema de archivos NTFS, puede usar las características de seguridad NTFS para ayudar a proteger los datos. Dado que los usuarios acceden a la base de datos back-end mediante tablas vinculadas, es menos probable que los intrusos puedan obtener acceso no autorizado a los datos robando la base de datos front-end o haciéndose pasar por un usuario autorizado. Si no está seguro del sistema de archivos que utiliza el servidor de archivos, pregunte al administrador del sistema. Si tiene privilegios de administrador en el servidor de archivos, puede ejecutar el comando msinfo32 para determinar el sistema de archivos usted mismo.
  ¿Cómo puedo usar msinfo32 para comprobar el sistema de archivos?

  1. Haga clic en el botón Inicio y luego en Ejecutar.
  2. En el cuadro de diálogo Ejecutar , escriba msinfo32 y haga clic en Aceptar.
  3. En Resumen del sistema, haga clic en el símbolo más situado junto a Componentes.
  4. En Componentes, haga clic en el símbolo más situado junto a Almacenamiento y, a continuación, haga clic en Unidades. El cuadro de diálogo muestra información sobre las unidades disponibles en el panel de la derecha.

• Confiabilidad mejorada Si un usuario encuentra un problema y la base de datos se cierra inesperadamente, cualquier daño en el archivo de base de datos generalmente se limita a la copia de la base de datos front-end que el usuario tenía abierta. Dado que el usuario solo tiene acceso a los datos de la base de datos back-end mediante tablas vinculadas, es mucho menos probable que el archivo de base de datos back-end se dañe.

• Entorno de desarrollo flexible Dado que cada usuario trabaja con una copia local de la base de datos front-end, cada usuario puede desarrollar de forma independiente consultas, formularios, informes y otros objetos de base de datos sin afectar a otros usuarios. Del mismo modo, puede desarrollar y distribuir una nueva versión de la base de datos front-end sin interrumpir el acceso a los datos almacenados en ella.

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Antes de empezar

Antes de dividir una base de datos, tenga en cuenta lo siguiente:

• Siempre debe hacer una copia de seguridad de una base de datos antes de dividirla. Si divide una base de datos y, a continuación, decide que no desea dividirla, puede restaurar el original a partir de la copia de seguridad.

• La división de una base de datos puede llevar mucho tiempo. Debe notificar a los usuarios que no utilizan la base de datos mientras la divide. Si un usuario cambia los datos mientras divide la base de datos, los cambios no se reflejarán en la base de datos back-end.

  Recomendación

  Si un usuario cambia los datos mientras divide la base de datos, puede importar los nuevos datos a la base de datos back-end cuando termine.

• Aunque dividir una base de datos es una forma de compartir datos, todos los usuarios deben tener una versión de Microsoft Office Access que sea compatible con el formato de archivo de la base de datos back-end. Por ejemplo, si el archivo de base de datos back-end usa el formato de archivo .accdb, los usuarios no pueden tener acceso a sus datos mediante Access 2003.

• Es posible que desee usar un formato de archivo de Access anterior para la base de datos back-end si usa características que ya no son compatibles. Por ejemplo, si usa páginas de acceso a datos (DAP); puede seguir usándolos si la base de datos back-end está en un formato de archivo anterior que admite DAP. Después, puede usar el nuevo formato de archivo con la base de datos front-end para que los usuarios tengan acceso a las ventajas del nuevo formato. Tenga en cuenta que no puede cambiar los datos de una página de acceso a datos mediante Access 2010 o superior.

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Dividir la base de datos

1. En el equipo, haga una copia de la base de datos que desea dividir. Comience con el archivo de base de datos en la unidad de disco duro local, no en el recurso compartido de red. Si el archivo de base de datos se comparte actualmente desde la unidad de disco duro local, puede dejarlo donde está.

2. Abra la copia de la base de datos que se encuentra en la unidad de disco duro local.

3. En la pestaña Herramientas de base de datos , en el grupo Mover datos , haga clic en Base de datos de Access. Se inicia el Asistente para el separador de base de datos.

4. Haga clic en Dividir base de datos.

5. En el cuadro de diálogo Crear base de datos back-end , especifique un nombre, un tipo de archivo y una ubicación para el archivo de base de datos back-end.

   Nota

   • Considere la posibilidad de usar el nombre que Access sugiere. Conserva el nombre de archivo original e indica que la base de datos es una base de datos back-end insertando _be en el nombre, justo antes de la extensión del nombre de archivo.
   • No cambie el tipo de archivo a menos que algunos usuarios usen una versión anterior de Access para acceder a los datos.
   • Puede escribir la ruta de acceso a la ubicación de red en el cuadro Nombre de archivo , delante del nombre de archivo. Por ejemplo, si la ubicación de red de la base de datos back-end es \\server1\share1\ y el nombre de archivo de la base de datos back-end es MyDB_be.accdb, puede escribir \\server1\share1\MyDB_be.accdb en el cuadro Nombre de archivo .
   • La ubicación que elija debe estar disponible para todos los usuarios que usarán la base de datos. Dado que las asignaciones de unidad pueden variar, debe especificar la ruta de acceso UNC de la ubicación en lugar de usar una letra de unidad asignada.

6. Cuando finalice el asistente, mostrará un mensaje de confirmación.

La base de datos ahora está dividida. La base de datos front-end es el archivo con el que comenzó (la copia de la base de datos compartida original) y la base de datos back-end se encuentra en la ubicación de red que especificó en el paso 5 de este procedimiento.

Restringir cambios en el diseño de la base de datos front-end

Para restringir los cambios en la base de datos front-end que distribuya, considere la posibilidad de guardarla como un archivo binario compilado (un archivo .accde). Un archivo binario compilado es un archivo de aplicación de base de datos que se ha guardado con todo el código de Visual Basic Access (VBA) compilado. Ningún código de VBA permanece en un archivo binario compilado de Access. Los usuarios no pueden cambiar el diseño de los objetos de un archivo .accde.

1. Abra el archivo de base de datos front-end (.accdb) que desea guardar como un archivo binario compilado (.accde).
2. Haga clic en Guardar archivo>como>Hacer que ACCDE>Guardar como.
3. En el cuadro de diálogo Guardar como , vaya a la carpeta donde desea guardar el archivo, escriba un nombre para el archivo en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.

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Distribuir la base de datos front-end

Después de dividir la base de datos, distribuya la base de datos front-end a los usuarios para que puedan empezar a usar la base de datos.

Siga uno de estos procedimientos:

• Envíe un mensaje de correo electrónico a los usuarios de la base de datos y adjunte el archivo de base de datos front-end al mensaje. Incluya las instrucciones que faciliten a los usuarios empezar a usar la base de datos front-end inmediatamente.
• Guarde el archivo de base de datos front-end en una ubicación de red a la que puedan acceder todos los usuarios de la base de datos y luego envíe a sus usuarios un mensaje de correo electrónico que especifique la ubicación de red junto con cualquier otra instrucción que puedan necesitar para tener acceso a la base de datos.
• Distribuya el archivo de base de datos front-end mediante medios extraíbles, como un CD-ROM o una unidad USB. Si instala el archivo usted mismo, puede probarlo para asegurarse de que funciona. Si los usuarios deben instalar el archivo, debe incluir un documento en el que se les explique lo que deben hacer para instalar el archivo y con quién ponerse en contacto si encuentran dificultades.

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Cambiar la base de datos back-end que usa

Puede mover la base de datos back-end o utilizar una base de datos back-end diferente con el Administrador de tablas vinculadas.

Si desea mover la base de datos back-end, primero haga una copia de ella a la nueva ubicación y, después, siga este procedimiento.

1. En la pestaña Datos externos , en el grupo Importar & vincular , haga clic en Administrador de tablas vinculadas.

2. En el Administrador de tablas vinculado, seleccione las tablas que se encuentran en la base de datos back-end actual.

   Recomendación

   Si no tiene vínculos a ninguna otra base de datos, haga clic en Seleccionar todo.

3. Active la casilla Buscar siempre una nueva ubicación y haga clic en Aceptar.

4. Vaya a la nueva base de datos back-end y selecciónela.

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