El procesamiento analítico en línea (OLAP) es una tecnología que se usa para organizar bases de datos de grandes empresas y admitir la inteligencia empresarial. Las bases de datos OLAP se dividen en uno o más cubos, y cada cubo está organizado y diseñado por un administrador de cubos para ajustarse a la forma en que recupera y analiza los datos, de modo que le resulte más fácil crear y usar los informes de tabla dinámica y los informes de gráficos dinámicos que necesita.
En este artículo
- ¿Qué es la inteligencia empresarial?
- ¿Qué es el procesamiento analítico en línea (OLAP)?
- Características OLAP en Excel
- Componentes de software que necesita para tener acceso a orígenes de datos OLAP
- Diferencias de características entre datos de origen OLAP y no OLAP
¿Qué es la inteligencia empresarial?
Un analista de negocios a menudo quiere obtener una imagen general del negocio, ver tendencias más amplias basadas en datos agregados y ver estas tendencias desglosadas por cualquier número de variables. La inteligencia empresarial es el proceso de extraer datos de una base de datos OLAP y, a continuación, analizar esos datos para obtener información que pueda usar para tomar decisiones empresariales informadas y tomar medidas. Por ejemplo, OLAP y la inteligencia empresarial ayudan a responder a los siguientes tipos de preguntas sobre los datos empresariales:
- ¿Cómo se comparan las ventas totales de todos los productos en 2007 con las ventas totales de 2006?
- ¿Cómo se compara nuestra rentabilidad hasta la fecha con el mismo período de tiempo durante los últimos cinco años?
- ¿Cuánto dinero gastaron los clientes mayores de 35 años el año pasado y cómo ha cambiado ese comportamiento con el tiempo?
- ¿Cuántos productos se vendieron en dos países o regiones específicos este mes en comparación con el mismo mes del año pasado?
- Para cada grupo de edad del cliente, ¿cuál es el desglose de la rentabilidad (tanto el porcentaje de margen como el total) por categoría de producto?
- Encuentre vendedores, distribuidores, proveedores, clientes, socios o clientes de arriba y abajo.
¿Qué es el procesamiento analítico en línea (OLAP)?
Las bases de datos de procesamiento analítico en línea (OLAP) facilitan las consultas de inteligencia empresarial. OLAP es una tecnología de base de datos que se ha optimizado para realizar consultas e informes, en lugar de procesar transacciones. Los datos de origen de OLAP son bases de datos de procesamiento transaccional en línea (OLTP) que normalmente se almacenan en almacenes de datos. Los datos OLAP se derivan de estos datos históricos y se agregan en estructuras que permiten un análisis sofisticado. Los datos OLAP también se organizan jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas. Es una tecnología sofisticada que utiliza estructuras multidimensionales para proporcionar un acceso rápido a los datos para su análisis. Esta organización facilita que un informe de tabla dinámica o un informe de gráfico dinámico muestre resúmenes de alto nivel, como los totales de ventas de todo un país o región, y también muestre los detalles de los sitios donde las ventas son particularmente fuertes o débiles.
Las bases de datos OLAP están diseñadas para acelerar la recuperación de datos. Como el servidor OLAP, en lugar de Microsoft Office Excel, calcula los valores resumidos, es necesario enviar menos datos a Excel al crear o modificar un informe. Este enfoque le permite trabajar con cantidades mucho mayores de datos de origen de las que podría trabajar si los datos se organizaran en una base de datos tradicional, donde Excel recupera todos los registros individuales y luego calcula los valores resumidos.
Las bases de datos OLAP contienen dos tipos básicos de datos: medidas, que son datos numéricos, las cantidades y promedios que se usan para tomar decisiones empresariales informadas, y dimensiones, que son las categorías que se usan para organizar estas medidas. Las bases de datos OLAP ayudan a organizar los datos según muchos niveles de detalle, usando las mismas categorías con las que está familiarizado para analizar los datos.
En las siguientes secciones, se describe cada componente con mayor detalle:
Cubo Una estructura de datos que agrega las medidas por los niveles y jerarquías de cada una de las dimensiones que se desean analizar. Los cubos combinan varias dimensiones, como el tiempo, la geografía y las líneas de productos, con datos resumidos, como las cifras de ventas o de inventario. Los cubos no son "cubos" en el sentido estrictamente matemático porque no necesariamente tienen lados iguales. Sin embargo, son una metáfora adecuada para un concepto complejo.
Medida Conjunto de valores de un cubo que se basan en una columna de la tabla de hechos del cubo y que suelen ser valores numéricos. Las medidas son los valores centrales del cubo que se preprocesan, agregan y analizan. Los ejemplos comunes incluyen ventas, ganancias, ingresos y costos.
Miembro Un elemento de una jerarquía que representa una o varias repeticiones de datos. Un miembro puede ser único o no único. Por ejemplo, 2007 y 2008 representan miembros únicos en el nivel de año de una dimensión de tiempo, mientras que enero representa miembros no únicos en el nivel de mes porque puede haber más de un enero en la dimensión de tiempo si contiene datos de más de un año.
Miembro calculado Miembro de una dimensión cuyo valor se calcula en tiempo de ejecución mediante una expresión. Los valores calculados de los miembros se pueden derivar de los valores de otros miembros. Por ejemplo, un miembro calculado, Profit, puede determinarse restando el valor del miembro, Costes, del valor del miembro, Ventas.
Dimensión Conjunto de una o más jerarquías de niveles organizadas en un cubo que un usuario entiende y usa como base para el análisis de datos. Por ejemplo, una dimensión geográfica puede incluir niveles para País o región, Estado o provincia y Ciudad. O bien, una dimensión de tiempo puede incluir una jerarquía con niveles para año, trimestre, mes y día. En un informe de tabla dinámica o un informe de gráfico dinámico, cada jerarquía se convierte en un conjunto de campos que se puede expandir y contraer para mostrar los niveles inferiores o superiores.
Jerarquía Una estructura de árbol lógica que organiza los miembros de una dimensión de modo que cada miembro tiene un miembro principal y cero o más miembros secundarios. Un elemento secundario es un miembro del siguiente nivel inferior en una jerarquía que está directamente relacionada con el miembro actual. Por ejemplo, en una jerarquía de tiempo que contiene los niveles Trimestre, Mes y Día, enero es un elemento secundario de Trim1. Un elemento primario es un miembro del nivel inmediatamente superior de una jerarquía que está directamente relacionada con el miembro actual. El valor principal suele ser una consolidación de los valores de todos sus elementos secundarios. Por ejemplo, en una jerarquía de tiempo que contiene los niveles Trimestre, Mes y Día, Trim1 es el elemento primario de enero.
Nivel Dentro de una jerarquía, los datos se pueden organizar en niveles de detalle inferiores y superiores, como los niveles de año, trimestre, mes y día en una jerarquía de tiempo.
Características OLAP en Excel
Recuperación de datos OLAP Puede conectarse a orígenes de datos OLAP de la misma manera que lo haría con otros orígenes de datos externos. Puede trabajar con bases de datos creadas con Microsoft SQL Server OLAP Services versión 7.0, Microsoft SQL Server Analysis Services versión 2000 y Microsoft SQL Server Analysis Services versión 2005, los productos de servidor OLAP de Microsoft. Excel también puede funcionar con productos OLAP de terceros que son compatibles con OLE-DB para OLAP.
Puede mostrar datos OLAP solo como un informe de tabla dinámica o un informe de gráfico dinámico, o en una función de hoja de cálculo convertida a partir de un informe de tabla dinámica, pero no como un rango de datos externo. Puede guardar informes de tabla dinámica OLAP e informes de gráficos dinámicos en plantillas de informe, y puede crear archivos de conexión de datos de Office (ODC) .odc para conectarse a bases de datos OLAP para consultas OLAP. Al abrir un archivo ODC, Excel muestra un informe de tabla dinámica en blanco, que está listo para su diseño.
Crear archivos de cubo para su uso sin conexión Puede crear un archivo de cubo sin conexión (.cub) con un subconjunto de los datos de una base de datos de servidor OLAP. Use archivos de cubo sin conexión para trabajar con datos OLAP cuando no esté conectado a la red. Un cubo le permite trabajar con mayores cantidades de datos en un informe de tabla dinámica o un informe de gráfico dinámico de lo que podría hacerlo de otra manera y acelera la recuperación de los datos. Puede crear archivos de cubo únicamente si utiliza un proveedor OLAP, como Microsoft SQL Analysis Services Server, versión 2005, que admita esta característica.
Acciones del servidor Una acción de servidor es una característica opcional pero útil que un administrador de cubos OLAP puede definir en un servidor que usa un miembro o medida del cubo como parámetro en una consulta para obtener detalles en el cubo o para iniciar otra aplicación, como un explorador. Excel admite las acciones de servidor URL, Informe, Conjunto de filas, Obtención de detalles y Expandir hasta detalle, pero no admite Propietario, Declaración ni Conjunto de datos.
KPI Un KPI es una medida calculada especial que se define en el servidor y que le permite realizar un seguimiento de los "indicadores clave de rendimiento", incluido el estado (¿el valor actual cumple con un número específico?) y la tendencia (¿cuál es el valor a lo largo del tiempo?). Cuando se muestran, el servidor puede enviar iconos relacionados que son similares al nuevo conjunto de iconos de Excel para indicar por encima o por debajo de los niveles de estado (como un icono de semáforo) o si un valor tiene una tendencia al alza o a la baja (como un icono de flecha direccional).
Formato de servidor Los administradores de cubos pueden crear medidas y miembros calculados con formato de color, formato de fuente y reglas de formato condicional, que se pueden designar como una regla de negocio estándar corporativa. Por ejemplo, un formato de servidor para beneficios podría ser un formato numérico de moneda, un color de celda verde si el valor es mayor o igual que 30 000 y rojo si el valor es menor que 30 000, y un estilo de fuente en negrita si el valor es menor que 30 000 y regular si es mayor o igual que 30 000. Para obtener más información, vea Diseñar la presentación y el formato de un informe de tabla dinámica.
Idioma de visualización de Office Un administrador de cubos puede definir traducciones de datos y errores en el servidor para los usuarios que necesiten ver información de tablas dinámicas en otro idioma. Esta característica se define como una propiedad de conexión de archivos y la configuración regional o del país o región del equipo del usuario debe corresponder al idioma para mostrar.
Componentes de software que necesita para tener acceso a orígenes de datos OLAP
Un proveedor OLAP Para configurar orígenes de datos OLAP para Excel, necesita uno de los siguientes proveedores OLAP:
- Proveedor OLAP de Microsoft Excel incluye el controlador de origen de datos y el software cliente que necesita para tener acceso a las bases de datos creadas con Microsoft SQL Server OLAP Services versión 7.0, Microsoft SQL Server OLAP Services versión 2000 (8.0) y Microsoft SQL Server Analysis Services versión 2005 (9.0).
- Proveedores OLAP de terceros Para otros productos OLAP, debe instalar controladores y software cliente adicionales. Para usar las características de Excel para trabajar con datos OLAP, el producto de terceros debe cumplir con el estándar OLE-DB para OLAP y ser compatible con Microsoft Office. Para obtener información acerca de la instalación y el uso de un proveedor OLAP externo, consulte al administrador del sistema o al proveedor de su producto OLAP.
Bases de datos de servidor y archivos de cubo El software cliente OLAP de Excel admite conexiones a dos tipos de bases de datos OLAP. Si una base de datos de un servidor OLAP está disponible en la red, puede recuperar directamente los datos de origen de ella. Si tiene un archivo de cubo sin conexión que contiene datos OLAP o un archivo de definición de cubo, puede conectarse a ese archivo y recuperar datos de origen en él.
Orígenes de datos Un origen de datos proporciona acceso a todos los datos de la base de datos OLAP o del archivo de cubo sin conexión. Después de crear un origen de datos OLAP, puede basar los informes en él y devolver los datos OLAP a Excel en forma de informe de tabla dinámica o gráfico dinámico, o en una función de hoja de cálculo convertida a partir de un informe de tabla dinámica.
Microsoft Query Puede usar Consulta para recuperar datos de una base de datos externa como Microsoft SQL o Microsoft Access. No es necesario usar Consulta para recuperar datos de una tabla dinámica OLAP conectada a un archivo de cubo. Para obtener más información, consulte Usar Microsoft Query para recuperar datos externos.
Diferencias de características entre datos de origen OLAP y no OLAP
Si trabaja con informes de tabla dinámica e informes de gráficos dinámicos a partir de datos de origen OLAP y de otros tipos de datos de origen, observará algunas diferencias de características.
Recuperación de datos Un servidor OLAP devuelve nuevos datos a Excel cada vez que cambia el diseño del informe. Con otros tipos de datos de origen externos, se consultan todos los datos de origen a la vez, o bien se pueden establecer opciones para consultar solamente cuando se muestren elementos de campo de filtro de informe diferentes. También tiene otras opciones para actualizar el informe.
En los informes basados en datos de origen OLAP, la configuración del campo de filtro de informe no está disponible, la consulta en segundo plano no está disponible y la configuración Optimizar memoria no está disponible.
Nota
La configuración Optimizar memoria tampoco está disponible para los orígenes de datos OLEDB y para los informes de tabla dinámica basados en un rango de celdas.
Tipos de campos Los campos de dimensión de datos de origen OLAP solo se pueden utilizar como campos de fila (serie), columna (categoría) o página. Los campos de medida solo se pueden usar como campos de valor. Para otros tipos de datos de origen, todos los campos se pueden usar en cualquier parte de un informe.
Acceso a datos detallados Para los datos de origen OLAP, el servidor determina qué niveles de detalle están disponibles y calcula los valores de resumen, de modo que los registros de detalle que componen los valores de resumen pueden no estar disponibles. Sin embargo, el servidor puede proporcionar campos de propiedades que puede mostrar. Otros tipos de datos de origen no tienen campos de propiedades, pero puede mostrar los detalles subyacentes para los valores de campo de datos y para los elementos, y puede mostrar elementos sin datos.
Es posible que los campos de filtro de informe OLAP no tengan un elemento Todo y que el comando Mostrar páginas de filtro de informe no esté disponible.
Criterio de ordenación inicial Para los datos de origen OLAP, los elementos aparecen en primer lugar en el orden en que el servidor OLAP los devuelve. A continuación, puede ordenar o reorganizar manualmente los elementos. Para otros tipos de datos de origen, los elementos de un nuevo informe aparecen primero ordenados en orden ascendente por nombre de elemento.
Cálculos Los servidores OLAP proporcionan valores resumidos directamente para un informe, por lo que no se pueden cambiar las funciones de resumen de los campos de valor. Para otros tipos de datos de origen, puede cambiar la función de resumen para un campo de valor y usar varias funciones de resumen para el mismo campo de valor. No puede crear campos calculados ni elementos calculados en informes con datos de origen OLAP.
Subtotales En los informes con datos de origen OLAP, no puede cambiar la función de resumen para los subtotales. Con otros tipos de datos de origen, puede cambiar las funciones de resumen de subtotales y mostrar u ocultar subtotales de todos los campos de fila y columna.
Para datos de origen OLAP, puede incluir o excluir elementos ocultos al calcular subtotales y totales generales. Para otros tipos de datos de origen, puede incluir elementos ocultos de campo de filtro de informe en los subtotales, pero los elementos ocultos en otros campos se excluyen de forma predeterminada.