Lo siguiente puede afectar a la privacidad, ya sea poniendo información potencialmente confidencial a disposición de terceros o permitiéndole controlar qué información puede estar disponible.
Uso de plantillas Office.com
La pestaña Nueva (haga clic en la pestaña Archivo y después haga clic en Nuevo) puede proporcionarle asistencia actualizada descargada de Office.com para libros basados en plantillas. También puede enviar comentarios sobre las plantillas y proporcionar una clasificación numérica para cada plantilla que descargue.
Al abrir una plantilla o un archivo basado en una plantilla, Excel (en función de la configuración de la Ayuda en línea) se pone en contacto con Office.com. Envía el identificador de esa plantilla, el programa y la versión que está utilizando actualmente, junto con información estándar del equipo.
El id. de plantilla se usa para identificar la plantilla original tal como se descargó de Office.com o se incluyó en la instalación de Excel. No identifica el libro de forma única. El identificador es el mismo para todos los usuarios de la misma plantilla.
Vincular a imágenes y otros documentos
Si elige crear un vínculo a una imagen, archivo, origen de datos u otro documento en su disco duro o en un servidor, la ruta de acceso a ese archivo se guardará en el libro. En algunos casos, el vínculo podría incluir su nombre de usuario o información sobre servidores de la red. En el caso de una conexión de datos, puede elegir guardar un nombre de usuario o una contraseña en el vínculo de conexión de datos.
Además, cuando se aplica un esquema XML a un libro, se guarda en el libro una ruta de acceso al esquema XML que se ha creado. En algunos casos, esa ruta de acceso podría incluir su nombre de usuario.
Funciones de datos de hoja e informes de tabla dinámica
Cuando crea una función de datos de hoja o un informe de tabla dinámica desde un origen de datos externo, los datos que solicita de ese origen se almacenan como parte de la hoja de cálculo, junto con un identificador único para el origen de datos. También se almacena el nombre de usuario de la persona que actualizó la caché por última vez.
Según cómo haya configurado el libro o el informe de tabla dinámica, es posible que solo se muestre un subconjunto de los datos almacenados. Para quitar todos estos datos almacenados, quite la conexión con el origen de datos de las funciones de datos de hoja y quite todos los pivotes que hacen referencia a los datos.
Gráficos
Al crear un gráfico en Excel, puede filtrar los datos que ha seleccionado para el gráfico de modo que solo se muestre una parte de los datos. Sin embargo, todos los datos seleccionados se almacenan con el gráfico. Para evitar que otras personas alteren el gráfico o vean sus datos, al copiarlo en un programa de Microsoft, pegue el gráfico como un mapa de bits. Si los datos del gráfico proceden de un origen de datos externo, puede proteger el gráfico con contraseña para evitar que otras personas actualicen el gráfico con los datos más recientes del origen externo. Si el gráfico se basa en los datos del libro, proteger el gráfico con contraseña puede ayudar a evitar que otras personas modifiquen los datos que aparecen en él.
Impresión
Al imprimir un libro de Excel y, a continuación, guardar ese libro, Excel guarda la ruta de acceso a la impresora con el documento. En algunos casos, la ruta de acceso puede incluir un nombre de usuario o un nombre de equipo.
Texto alternativo
Excel permite agregar y editar texto alternativo para tablas, formas, imágenes, gráficos, gráficos SmartArt y otros objetos de los libros. El texto alternativo se guarda con el libro y puede contener información personal agregada por cualquier colaborador de la presentación. Para algunos objetos, como las imágenes que inserta en el libro, el texto alternativo predeterminado incluye la ruta de acceso del archivo para el objeto que inserta.
Las características de accesibilidad, como los lectores de pantalla, pueden usar texto alternativo. El texto alternativo está disponible para cualquier persona que tenga acceso a su archivo.
Sitios del área de trabajo de documento
Excel le permite acceder a un área de trabajo de documentos en SharePoint. Un área de documentos es un espacio compartido en el que puede colaborar con otros miembros del equipo en uno o varios libros.
Cuando accede a un área de trabajo, Excel descarga datos del sitio Área de documentos para proporcionarle información sobre ese sitio. Estos datos incluyen:
- Nombre del sitio
- Dirección URL o dirección del sitio
- Nombres, direcciones de correo electrónico y niveles de permisos de los usuarios del sitio
- Listas de documentos, tareas y otra información disponible en el sitio
Excel también almacena una lista de los sitios del Área de trabajo de documento que ha visitado en su equipo, en forma de cookies. Esta lista se usa para proporcionarle acceso rápido a los sitios que ha visitado antes. Microsoft no tiene acceso a la lista de sitios que ha visitado y no se expone a Internet a menos que elija que la lista esté disponible de forma más amplia.
Servicio de fax
El servicio de fax le permite enviar un fax a través de Internet y organizar los faxes que ha enviado en Microsoft Outlook. Para usar el servicio de fax, debe registrarse con un proveedor de servicios de fax, independiente de Microsoft, que procesa los faxes y los envía por Internet. Microsoft no recopila ningún dato mediante la función de servicio de fax.
Cuando se registra en el servicio de fax, el proveedor de servicios de fax crea un paquete de registro que almacenan el proveedor de servicios de fax y Excel. El paquete consta de la dirección del sitio web del proveedor de servicios de fax y un "token" que confirma su acceso al proveedor de servicios de fax. Cuando envíe un fax desde Excel, este paquete de registro se anexa al documento.
También puede usar el servicio de fax para calcular el precio de un fax sin enviarlo. Si decide calcular el precio de un fax, Excel usa una conexión cifrada para enviar el token de registro, el número de teléfono donde se enviará el fax y el número de páginas del fax al proveedor de servicios de fax. Microsoft no recibe ni almacena esta información.
Servicio de investigación
Excel le permite solicitar información acerca de un término o frase en particular de una serie de proveedores de contenido premium. Cuando solicita una búsqueda de una palabra o frase determinada, Excel usa Internet para enviar el texto solicitado, el producto de software que está usando actualmente, la configuración regional en la que está configurado el sistema y la información de autorización que indica que tiene derecho a descargar información de investigación, si el tercero lo necesita.
Excel envía esta información a un servicio proporcionado por Microsoft o un proveedor de terceros que seleccione. Este servicio devuelve información acerca de la palabra o frase que solicitó.
A menudo, la información que recibe incluye un vínculo a información adicional del sitio web del servicio. Si hace clic en este vínculo, es posible que el proveedor del servicio agregue una cookie al sistema para identificarle para futuras transacciones. Microsoft no es responsable de las prácticas de privacidad de los sitios web y servicios de terceros. Microsoft no recibe ni almacena esta información a menos que haya consultado un servicio propiedad de Microsoft.
Puede desactivar la investigación y las referencias siguiendo estos pasos:
Su administrador puede restringir esta configuración. Si es así, no podrá habilitarla ni deshabilitarla por su cuenta.
Haga clic en la pestaña Archivo.
Haga clic en Cuenta.
En Privacidad de la cuenta, haga clic en Administrar configuración.
En Servicios conectados opcionales, desactive la casilla Habilitar experiencias conectadas opcionales .
Importante
Esto deshabilitará todos los servicios conectados opcionales, no solo la investigación y la referencia.
Servicio de traducción
Excel le permite traducir todo o parte del documento mediante un diccionario bilingüe o una traducción automática. Puede elegir cómo desea traducir el documento.
Puede seleccionar o introducir la palabra o frase que quiera traducir, o puede traducir todo el documento en cualquier caso, seleccionando la opción de traducción correspondiente en el panel Investigación y referencia.
Si selecciona o escribe una palabra o frase que desea traducir, la frase que ha escrito se compara con un diccionario bilingüe. Su software incluye algunos diccionarios bilingües y otros están disponibles en Office.com. Si una palabra o frase que escriba no está en el diccionario bilingüe incluido con su software, la palabra o frase se envía sin cifrar a un servicio de traducción de Microsoft o de terceros.
Si quiere traducir todo el libro, se enviará sin cifrar a un servicio de traducción de Microsoft o de otro fabricante. Al igual que con cualquier información que se envía sin cifrar a través de Internet, es posible que otras personas vean la palabra, frase o libro que está traduciendo.
Si elige usar uno de los diccionarios disponibles en Office.com o un servicio de traducción de terceros, Excel usa Internet para enviar el texto que solicitó, el tipo de software que tiene y la configuración regional y el idioma en el que está configurado el sistema. En el caso de los servicios de traducción de terceros, Excel también puede enviar información de autenticación previamente almacenada en caché para indicar que se registró previamente para acceder al sitio web.
SharePoint
Microsoft SharePoint proporciona sitios de área de trabajo compartidos basados en web donde puede colaborar en documentos o reuniones.
Cuando accede a un sitio de SharePoint, mediante el explorador web o cualquier programa de Office, el sitio guarda cookies en su equipo si tiene permisos para crear un nuevo subsitio en ese sitio. Estas cookies constituyen una lista de sitios para los que dispone de permisos. Esta lista la usan varios programas de Office para facilitarle un acceso rápido a los sitios que haya visitado con anterioridad.
Microsoft no tiene acceso a la lista de sitios que ha visitado y no se expone a Internet a menos que elija que la lista esté disponible de forma más amplia.
En SharePoint, al crear una lista o un sitio web nuevos, o al agregar o invitar a personas a una lista o un sitio web existente, el sitio guarda lo siguiente para cada persona, incluida su:
- Nombre completo
- Dirección de correo electrónico
Se agrega un identificador de usuario a cada elemento que usted o el resto de usuarios del sitio lo agreguen al mismo o lo modifiquen allí. Al igual que con todo el contenido del sitio de SharePoint, solo los administradores y miembros del propio sitio deben tener acceso a esta información.
Todos los elementos del sitio de SharePoint incluyen dos campos: Creado por y Modificado por. El campo Creado por se rellena con el nombre de usuario de la persona que creó originalmente el elemento y la fecha de creación. El campo Modificado por se rellena con el nombre de usuario de la última persona que modificó el libro y la fecha en que se modificó por última vez.
Los administradores de los servidores en los que están alojados los sitios de SharePoint tienen acceso a algunos datos de estos sitios, los cuales se usan para analizar los patrones de uso del sitio y mejorar el porcentaje de tiempo en el que el sitio está disponible. Estos datos están disponibles únicamente para los administradores de los servidores y no se comparten con Microsoft, a menos que Microsoft aloje el sitio de SharePoint. Los datos capturados específicamente incluyen los nombres, direcciones de correo electrónico y permisos de todos los usuarios con acceso al sitio.
Todos los usuarios con acceso a un sitio en particular de SharePoint pueden buscar y ver todo el contenido disponible en ese sitio.
Auditoría
Microsoft SharePoint proporciona características de auditoría que permiten a los administradores mantener una pista de auditoría confiable de cómo los usuarios trabajan con determinado contenido.
Cuando los administradores de SharePoint habilitan la característica auditoría, el servidor registra automáticamente en la base de datos de contenido de SharePoint ciertas acciones realizadas por el usuario. Estas acciones incluyen ver, editar, proteger y desproteger. Para cada acción registrada, el servidor registra información de identificación sobre el archivo, la acción y el identificador de SharePoint del usuario. No se envía ningún dato a Microsoft como parte de esta función.
Esta función está desactivada de forma predeterminada y solo está disponible para los administradores de sitios de SharePoint en los que se almacena el contenido.
Mensajería instantánea y notificaciones
Excel le permite enviar mensajes instantáneos desde el propio programa y le permite recibir alertas cuando hay usuarios en línea o cuando se realizan determinados cambios en libros o áreas de trabajo compartidos.
Excel puede usar un cliente de mensajería instantánea para ofrecerle la posibilidad de ver la presencia en línea de otras personas y enviarles mensajes. Excel incluye un control Web que permite mostrar la presencia de mensajería instantánea en una página web. Las páginas de Microsoft SharePoint hacen uso de este control. Estas páginas no transmiten datos de presencia al servidor web.
Este control Web se puede utilizar para transmitir datos de presencia desde el programa de mensajería instantánea al servidor Web. De forma predeterminada, los datos de presencia solo se pueden enviar a sitios de la intranet, sitios de confianza y sitios del equipo local.
Nuevos formatos de archivo
Excel utiliza formatos de archivo basados en XML. Estos formatos son extensibles, es decir, los usuarios pueden especificar esquemas o etiquetas adicionales en los archivos. Un complemento u otro código de terceros también puede adjuntar información de metadatos adicional a estos formatos de archivo XML que no se puede ver en Excel.
Puede comprobar los metadatos que se asociaron con un archivo XML viéndolo en un visor de texto.
Comentarios
De forma predeterminada, si guarda comentarios en un archivo, Excel agregará sus iniciales a cada comentario. Esta información pasa a estar disponible para todos los usuarios que tengan acceso al archivo.
Puede quitar su información personal de estos comentarios mediante los siguientes pasos:
- Haga clic en la pestaña Archivo.
- Haga clic en Información.
- Haga clic en Comprobar si hay problemas y luego haga clic en Inspeccionar documento.
Control de cambios
De forma predeterminada, al realizar cambios en un archivo con la característica Control de cambios activada, el nombre de usuario o las iniciales se almacenan en el libro y se asocian a los cambios realizados. Esta información, que incluye el texto original y el revisado, está disponible para cualquier usuario que tenga acceso al archivo.
Después de aceptar o rechazar estos cambios, su nombre se quitará. También puedes quitar tu información personal de estos cambios mediante los siguientes pasos:
- Haga clic en la pestaña Archivo.
- Haga clic en Información.
- Haga clic en Comprobar si hay problemas y luego haga clic en Inspeccionar documento.
Dónde se puede almacenar tu nombre
En algunos casos, Excel almacena su nombre para proporcionarle una mejor experiencia al usar algunas características. Por ejemplo, su nombre se almacena en estas ubicaciones:
- Campos de autor
- Propiedad de archivo AuthorName
Puede quitar su nombre de estos campos y propiedades mediante los siguientes pasos:
- Haga clic en la pestaña Archivo.
- Haga clic en Información.
- Haga clic en Comprobar si hay problemas y luego haga clic en Inspeccionar documento.
Las soluciones de Microsoft Office creadas por otras empresas también pueden incluir su nombre u otra información personal en las propiedades personalizadas asociadas con su archivo.
Si usa Microsoft Office Web Control, Microsoft Excel Data Access, DataCalc u otras características que le permitan conectarse directamente a otro origen de datos, la información de autorización (ID de usuario y contraseña) podría guardarse en el libro. Para cambiar o eliminar esta información de autorización, deberá cambiar las propiedades de la conexión utilizando el método específico del método de conexión.
Otros datos y metadatos ocultos
De forma predeterminada, todos los archivos guardados por Excel incluyen propiedades de archivo como las siguientes:
- Autor
- Director
- Compañía
- Guardado por última vez por
- Nombres de revisores de libros
Además, es posible que se guarden otras propiedades en el archivo en función de las características o las soluciones de terceros que use. Por ejemplo, si el libro forma parte de un flujo de trabajo de documentos, se guardan propiedades de archivo adicionales para realizar un seguimiento del flujo de trabajo.
Esta información pasa a estar disponible para todos los usuarios que tengan acceso al archivo.
Puede quitar su nombre de estas propiedades mediante los siguientes pasos:
- Haga clic en la pestaña Archivo.
- Haga clic en Información.
- Haga clic en Comprobar si hay problemas y luego haga clic en Inspeccionar documento.
La característica Inspeccionar documento también se puede usar para quitar otros tipos de datos que podrían no estar disponibles en todas las vistas, como comentarios y revisiones. Microsoft recomienda ejecutar Inspeccionar documento en cualquier libro que tenga previsto poner a disposición del público.
Los datos y metadatos ocultos también se pueden incluir en archivos de Microsoft Office mediante el modelo de objetos de Microsoft Office. Por ejemplo, puede hacer que las imágenes sean invisibles en el modelo de objetos de Microsoft Office, lo que significa que no se pueden ver al abrir el archivo, pero la imagen se almacena en el archivo y posteriormente se puede hacer visible.
Grabar macros
La grabación de macros le permite grabar una secuencia de acciones para que pueda reproducirlas más adelante. Si decide grabar una macro, el nombre de usuario se guarda como un comentario en el código cuando se crea inicialmente la macro. Puede quitar manualmente el nombre de usuario de esta ubicación.
Firmas digitales
Una firma digital es una característica opcional que puede ayudarle a autenticar la identidad de la persona que le envió un libro. Una firma digital es un valor cifrado único de los datos del libro que va a firmar. Cuando envía un libro con una firma digital, la firma se envía al destinatario, junto con los datos del libro y un certificado digital de confianza de su parte (el remitente). El certificado digital es emitido por una entidad de certificación, como VeriSign, y contiene información para autenticar al remitente y comprobar que el contenido original del libro no se ha modificado. Excel podría ponerse en contacto automáticamente con la entidad emisora de certificados en línea para comprobar la firma digital.
Al firmar un libro, verá un cuadro de diálogo que muestra la información que se incluye en la firma digital, como la fecha y hora del sistema, el número de versión del sistema operativo, el número de versión de Microsoft Office y el número de versión de Excel.
Información sobre administración de derechos
Information Rights Management (IRM) permite conceder a determinados usuarios o grupos el derecho de acceder a un libro y modificarlo. A pesar de algunas similitudes, IRM no es lo mismo que Protección de Documentos. IRM le permite establecer permisos en todo el libro para acciones muy específicas, como imprimir o reenviar el documento a otras personas, así como para leer o editar el libro.
Al almacenar un libro con IRM habilitado, Excel guarda en ese libro una lista de todos los usuarios que tienen derechos sobre ese libro y cuáles son sus permisos. Esta información se cifra para que solo los propietarios del libro puedan acceder a esta información.
Además, los libros con IRM habilitado contienen licencias de contenido. Una licencia de contenido contiene una dirección de correo electrónico, un permiso y la información de autenticación. Cada vez que alguien intenta abrir un libro con IRM habilitado, Excel comprueba las licencias de contenido guardadas en el libro con la identidad del usuario. Si el usuario nunca ha abierto el libro, Excel se pone en contacto con un servidor IRM, comprueba la identidad del usuario, descarga una nueva licencia de contenido para el usuario (siempre que el usuario tenga los derechos necesarios) y guarda esa licencia de contenido en el libro.
Los propietarios de libros tienen la opción de evitar guardar licencias de contenido en el libro. Sin embargo, si esta licencia de contenido no se guarda en el libro, Excel debe ponerse en contacto con el servidor IRM cada vez que se abra el libro. Si Excel no está conectado a una red o no puede ponerse en contacto con el servidor IRM, no se podrá abrir el libro.
Protección del libro
La protección de libros le permite proteger el libro de Excel de varias maneras, como, por ejemplo, concediendo únicamente a determinados usuarios derechos para editar, realizar comentarios o leer el libro.
Cuando se usa la Protección de libros, se le pide que escriba los identificadores de usuario. Estos Id. de usuario pueden tener la forma de cuentas de dominio de Windows NT (por ejemplo, DOMINIO\nombre de usuario) o direcciones de correo electrónico de Windows Live ID (por ejemplo, someone@example.com). Estos id. de usuario se almacenan cada vez que se concede a un usuario derechos para leer o modificar un rango de texto.
Es posible proteger el libro de Excel sin usar una contraseña. Si elige proteger el libro sin una contraseña, cualquiera que lea el libro podrá ver los ID de usuario de aquellos a los que se les ha concedido acceso. Además, si el libro se guarda como XML o HTML, los identificadores de usuario estarán disponibles para cualquier persona que lea el archivo.
Si desea restringir aún más el acceso a los id. de usuario, puede elegir guardar este archivo con una contraseña o con Information Rights Management (IRM). Solo usted y otras personas a las que se ha concedido acceso pueden ver estos ID de usuario.
Errores de validación de documento de Office
Al abrir algunas versiones anteriores de archivos de Excel en Microsoft Office, la validación de archivos de Office comprueba si la estructura de archivo coincide con las especificaciones de Microsoft para ese formato de archivo. Si el archivo no supera esta validación, Microsoft Office lo abre en una Vista protegida.
Una copia de cada archivo que no supera la validación de documento de Office se guarda en el equipo después de salir de Excel. El Informe de errores de Microsoft le pregunta periódicamente si acepta enviar una copia de estos archivos a Microsoft. Para obtener más información sobre el Informe de errores de Microsoft, incluida una declaración de privacidad completa, consulte la Declaración de privacidad del Informe de errores de Microsoft.
Revisiones automáticas de Office
Excel guarda automáticamente copias del libro mientras las edita. Esto le ayuda a recuperar libros si cierra accidentalmente un libro sin guardar los cambios. Puede elegir no guardar automáticamente copias de los libros haciendo lo siguiente:
- Haga clic en la pestaña Archivo.
- Haga clic en Opciones.
- Haga clic en Guardar.
- En Guardar libros, desactive la casilla Mantener la última versión de autorrecuperación si cierro sin guardar .
Para obtener acceso y eliminar las últimas versiones guardadas de libros guardados anteriormente, haga clic en la pestaña Archivo , haga clic en Información y, a continuación, haga clic en el libro que desee en Versiones. Para acceder y eliminar las últimas versiones guardadas automáticamente de los libros recién creados, haga clic en la pestaña Archivo , haga clic en Información, en Administrar versiones y, a continuación, en Recuperar libros no guardados. Excel elimina periódicamente los libros guardados automáticamente si no los abre ni los usa. Para obtener más información, vea Recuperar los archivos de Office.