Recalcular fórmulas en Power Pivot

Cuando trabaja con datos en Power Pivot, de vez en cuando es posible que necesite actualizar los datos del origen, volver a calcular las fórmulas que ha creado en columnas calculadas o asegurarse de que los datos presentados en una tabla dinámica están actualizados.

En este tema se explica la diferencia entre actualizar los datos y volver a calcularlos, se proporciona información general sobre cómo se desencadena el recálculo y se describen las opciones para controlar el recálculo.

Descripción de la actualización de datos frente al recálculo

Power Pivot usa tanto la actualización como el recálculo de datos:

La actualización de datos significa obtener datos actualizados de orígenes de datos externos. Power Pivot no detecta automáticamente cambios en orígenes de datos externos, pero los datos se pueden actualizar manualmente desde la ventana de Power Pivot o automáticamente si el libro se comparte en SharePoint.

Repetir un cálculo significa actualizar todas las columnas, tablas, gráficos y tablas dinámicas del libro que contienen fórmulas. Dado que volver a calcular una fórmula conlleva un costo de rendimiento, es importante comprender las dependencias asociadas a cada cálculo.

Recálculo manual frente a automático

De forma predeterminada, Power Pivot recalcula automáticamente según sea necesario mientras optimiza el tiempo necesario para el procesamiento. Aunque el recálculo puede llevar tiempo, es una tarea importante, ya que durante el recálculo se comprueban las dependencias de columna y se le notificará si una columna ha cambiado, si los datos no son válidos o si ha aparecido un error en una fórmula que solía funcionar. Sin embargo, puede optar por renunciar a la validación y actualizar solo los cálculos manualmente, especialmente si trabaja con fórmulas complejas o conjuntos de datos muy grandes y desea controlar el tiempo de las actualizaciones.

Tanto el modo manual como el automático tienen ventajas; Sin embargo, se recomienda encarecidamente usar el modo de recálculo automático. Este modo mantiene sincronizados los metadatos de Power Pivot y evita problemas causados por la eliminación de datos, cambios en nombres o tipos de datos, o la falta de dependencias. 

Usar el recálculo automático

Cuando se usa el modo de recálculo automático, cualquier cambio en los datos que haría que cambie el resultado de cualquier fórmula desencadenará un nuevo cálculo de la columna completa que contiene una fórmula. Los siguientes cambios siempre requieren un nuevo cálculo de las fórmulas:

• Se han actualizado los valores de un origen de datos externo.
• La definición de la fórmula ha cambiado.
• Se han cambiado los nombres de las tablas o columnas a las que hace referencia una fórmula.
• Se han agregado, modificado o eliminado relaciones entre tablas.
• Se han agregado nuevas medidas o columnas calculadas.
• Se han realizado cambios en otras fórmulas del libro, por lo que las columnas o cálculos que dependen de ese cálculo deben actualizarse.
• Se han insertado o eliminado filas.
• Ha aplicado un filtro que requiere la ejecución de una consulta para actualizar el conjunto de datos. El filtro podría haberse aplicado en una fórmula o como parte de una tabla dinámica o un gráfico dinámico.

Usar el recálculo manual

Puede usar un nuevo cálculo manual para evitar incurrir en el costo de calcular los resultados de la fórmula hasta que esté listo. El modo manual es especialmente útil en estas situaciones:

• Está diseñando una fórmula mediante una plantilla y desea cambiar los nombres de las columnas y tablas usadas en la fórmula antes de validarla.
• Sabe que algunos datos del libro han cambiado, pero está trabajando con una columna diferente que no ha cambiado, por lo que desea posponer un nuevo cálculo.
• Está trabajando en un libro que tiene muchas dependencias y desea aplazar el nuevo cálculo hasta que esté seguro de que se han realizado todos los cambios necesarios.

Tenga en cuenta que, siempre que el libro se establezca en el modo de cálculo manual, Power Pivot en Excel no realiza ninguna validación ni comprobación de fórmulas, con los siguientes resultados:

• Cualquier fórmula nueva que agregue al libro se marcará como que contiene un error.
• No aparecerá ningún resultado en las nuevas columnas calculadas.

Para configurar el libro para un nuevo cálculo manual

1. En Power Pivot, haga clic en Cálculos de diseño>Opciones de cálculo> manual Modode>cálculo manual.
2. Para volver a calcular todas las tablas, haga clic en Opciones de> cálculoCalcular ahora.
   Se comprueba si hay errores en las fórmulas del libro y las tablas se actualizan con los resultados, si los hay. Según la cantidad de datos y el número de cálculos, el libro puede dejar de responder durante algún tiempo.

Solución de problemas del nuevo cálculo

Dependencias

Cuando una columna depende de otra columna y el contenido de esa otra columna cambia de alguna manera, es posible que sea necesario volver a calcular todas las columnas relacionadas. Siempre que se realizan cambios en el libro de Power Pivot, Power Pivot en Excel realiza un análisis de los datos de Power Pivot existentes para determinar si es necesario realizar un nuevo cálculo y realiza la actualización de la manera más eficaz posible.

Por ejemplo, imagine que tiene una tabla, Ventas, que está relacionada con las tablas Producto y CategoríaDeProducto; y las fórmulas de la tabla Ventas dependen de las otras dos tablas. Cualquier cambio en las tablas Product y ProductCategory hará que se vuelvan a calcular todas las columnas calculadas de la tabla Ventas . Esto tiene sentido si se tiene en cuenta que es posible que tenga fórmulas que resuman las ventas por categoría o por producto. Por lo tanto, para estar seguros de que los resultados son correctos; Se deben volver a calcular las fórmulas basadas en los datos.

Power Pivot siempre realiza un nuevo cálculo completo de una tabla, porque un nuevo cálculo completo es más eficaz que comprobar si hay valores modificados. Los cambios que desencadenan el recálculo pueden incluir cambios importantes como eliminar una columna, cambiar el tipo de datos numéricos de una columna o agregar una nueva columna. Sin embargo, cambios aparentemente triviales, como cambiar el nombre de una columna, también pueden desencadenar un nuevo cálculo. Esto se debe a que los nombres de las columnas se usan como identificadores en las fórmulas.

En algunos casos, Power Pivot puede determinar que las columnas se pueden excluir del nuevo cálculo. Por ejemplo, si tiene una fórmula que busca un valor como [Color del producto]en la tabla Productos y la columna que se modifica es [Cantidad] en la tabla Ventas , no es necesario volver a calcular la fórmula aunque las tablas Ventas y Productos estén relacionadas. Sin embargo, si tiene fórmulas que se basan en Ventas[Cantidad], es necesario volver a calcularlo.

Secuencia de recálculo para columnas dependientes

Las dependencias se calculan antes de cualquier nuevo cálculo. Si hay varias columnas que dependen entre sí, Power Pivot sigue la secuencia de dependencias. Esto garantiza que las columnas se procesen en el orden correcto a la máxima velocidad.

de almacenamiento

Las operaciones que recalculan o actualizan datos tienen lugar como una transacción. Esto significa que si se produce un error en alguna parte de la operación de actualización, se revierten las operaciones restantes. De este modo, se garantiza que los datos no se procesen parcialmente. No puede administrar las transacciones como lo hace en una base de datos relacional o crear puntos de control.

Recálculo de funciones volátiles

Algunas funciones, como AHORA, ALEATORIO u HOY, no tienen valores fijos. Para evitar problemas de rendimiento, la ejecución de una consulta o el filtrado normalmente no hará que estas funciones se vuelvan a evaluar si se usan en una columna calculada. Los resultados de estas funciones solo se vuelven a calcular cuando se vuelve a calcular toda la columna. Entre estas situaciones se incluye una actualización de un origen de datos externo o la edición manual de los datos que hacen que se recalculen las fórmulas que contienen estas funciones. Sin embargo, las funciones volátiles como AHORA, ALEATORIO u HOY siempre se recalcularán si la función se usa en la definición de un campo calculado.