Descripción de archivado y la característica Autoarchivar de Outlook

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830119 .
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239652 .

Resumen

En este artículo se describe la característica Autoarchivar de Outlook y explica cómo utilizarlo.

Más información

El buzón de Outlook aumenta de tamaño conforme se crean elementos, del mismo modo que los papeles se apilan en su mesa. En el mundo basado en papel, de vez en cuando puede moverse por los documentos y guardar aquellos que son importantes pero poco usados. Documentos que son menos importantes, como periódicos y revistas, puede descartar según su antigüedad.

Puede completar rápidamente el mismo proceso en Outlook. Puede transferir manualmente elementos antiguos a un archivo de almacenamiento haciendo clic en Archivar en el menú archivo , o puede hacer que transfiere automáticamente mediante la función Autoarchivar los elementos antiguos. Elementos se consideran antiguos cuando alcanzan la antigüedad especificada. Con Autoarchivar, puede eliminar o mover los elementos antiguos. Outlook puede archivar todo tipo de elementos, pero sólo puede localizar los archivos que se almacenan en una carpeta de correo electrónico, como una hoja de cálculo de Microsoft Excel o un documento de Microsoft Word que está adjunto a un mensaje de correo electrónico. Un archivo que no está almacenado en una carpeta correo electrónico no puede archivarse.

Autoarchivar es un proceso de dos pasos. En primer lugar, debe activarse Autoarchivar. En segundo lugar, establecer las propiedades de Autoarchivar para cada carpeta que desee archivar.

En el nivel de carpeta, puede determinar qué elementos se archivarán y la frecuencia con se archivan. Puede archivar automáticamente carpetas individuales o puede configurar una configuración de Autoarchivar predeterminada para todas las carpetas y, a continuación, configure la configuración de Autoarchivar para carpetas individuales que no desea utilizar la configuración predeterminada de Autoarchivar. El proceso de Autoarchivar se ejecuta automáticamente cada vez que inicie Outlook. Outlook comprueba las propiedades de Autoarchivar de cada carpeta por fecha y mueve los elementos antiguos al archivo de almacenamiento. Elementos de la carpeta Elementos eliminados se eliminan.

Varias carpetas de Outlook se configuran con Autoarchivar activado. Estas carpetas y sus períodos de antigüedad predeterminados son calendario (6 meses), tareas (6 meses), diario (6 meses), elementos enviados (2 meses) y elementos eliminados (2 meses). Las carpetas Bandeja de entrada, notas, contactos y borrador no tienen Autoarchivar habilitado automáticamente. La carpeta Contactos no se puede establecer para Autoarchivar y no tiene una propiedad de archivo.

Archiving frente a exportar

Cuando se archiva, sólo puede archivar en un archivo de carpetas personales (archivo PST). Al exportar, puede exportar demasiados tipos de archivos diferentes, incluidos los archivos PST y archivos de texto delimitados. La estructura de carpetas existente se mantiene en el nuevo archivo de almacenamiento. Si hay una carpeta principal encima de la carpeta que ha archivado, la carpeta principal se crea en el archivo de almacenamiento, pero no se archivan los elementos de la carpeta principal. De esta forma, una estructura de carpetas idéntica existe entre el archivo de almacenamiento y el buzón. Carpetas permanecen en su sitio después de archivarlas, incluso aunque estén vacías. Sólo puede archivar un tipo de archivo, un archivo de carpetas personales.

Al exportar, los elementos originales se copian al archivo de exportación, pero no se quitan de la carpeta actual. Además, sólo puede archivar un tipo de archivo, un archivo de carpeta personal, pero se pueden exportar muchos tipos de archivos.

Cuando se exporta, cambia las fechas de los registros. Esto es especialmente importante en el caso donde los elementos de correo electrónico han tenido la fecha de envío que se restablecerá la fecha de exportación.

Cómo activar Autoarchivar

  1. En el menú Herramientas , haga clic en Opcionesy, a continuación, haga clic en la ficha otros .
  2. Haga clic en Autoarchivar.
  3. Haga clic para seleccionar la Autoarchivar cada y, a continuación, especifique la frecuencia en que se ejecutará el proceso de Autoarchivar escribiendo un número en el cuadro días .
  4. Si desea recibir una notificación antes de que se archiven los elementos, haga clic para activar la casilla de verificación Preguntar antes de Autoarchivar .
  5. En el cuadro archivo de almacenamiento predeterminado , escriba un nombre de archivo para los elementos archivados se transfieran a o haga clic en Examinar para seleccionarlo en una lista.
  6. Haga clic en Aceptary, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar Opciones.
Ahora que ha activado Autoarchivar, debe establecer las propiedades de Autoarchivar para cada carpeta.

Cómo establecer las propiedades de Autoarchivar para una carpeta

  1. En la Lista de carpetas, haga clic en la carpeta que desea Autoarchivar y, a continuación, haga clic en Propiedades.
  2. Haga clic en la ficha Autoarchivar .
  3. Para establecer Autoarchivar para esta carpeta, haga clic para seleccionar
    Eliminar elementos anteriores a.
  4. Para especificar cuándo elementos deben transferirse automáticamente al archivo de almacenamiento, escriba un número en el cuadro de meses .
  5. Para especificar un archivo para los elementos archivados se transfieran a, haga clic en mover elementos antiguos a.
  6. En el cuadro mover elementos antiguos a , escriba un nombre de archivo para los elementos archivados, o haga clic en Examinar para seleccionarlo en una lista y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Nota: en primer lugar debe activar Autoarchivar. Para obtener más información, consulte la sección "Cómo para activar en Autoarchivar" de este artículo.
Propiedades

Id. de artículo: 290847 - Última revisión: 21 ene. 2017 - Revisión: 1

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