Cómo crear organigramas flexibles en Visio

INTRODUCCIÓN

En este artículo paso a paso se describe métodos que puede utilizar para crear organigramas flexibles en Microsoft Visio 2010, Microsoft Visio 2007, Microsoft Visio 2003 o Microsoft 2002. Este artículo contiene información acerca de cómo hacer lo siguiente:
  • Simplificar la revisión del organigrama
  • Revisar la estructura organizativa, el tipo de puesto y la ubicación de las formas
  • Comparar dos versiones del mismo organigrama y crear un informe de los cambios
  • Almacenar datos en el gráfico de la organización y generar informes

Más información

Simplificar la revisión del organigrama

Para hacer que el organigrama fácil de revisar en el futuro, utilice uno o ambos de los métodos siguientes:
  • Crear el organigrama utilizando la solución Organigrama. La solución organigrama es un conjunto de formas diseñadas específicamente, asistentes y otras herramientas.

    Para abrir la plantilla Organigrama, en el menú archivo , elija nuevo, elija Organigramay, a continuación, haga clic en Organigrama.

    Nota: En Visio 2007 y 2010, haga clic en nuevo en el menú archivo , seleccione Business, seleccione Organigramay, a continuación, haga clic en crear.
  • Permiten la plantilla Organigrama dibuje automáticamente los conectores que establecen las relaciones de subordinación en el organigrama.

    Para establecer automáticamente una relación de subordinación, arrastre una forma desde la Galería de símbolos Formas para organigramas y, a continuación, coloque la forma directamente en la parte superior de la forma que representa la posición a la que informa.

Revisar la estructura organizativa, el tipo de puesto y la ubicación de las formas

Revisar la estructura organizativa, el tipo de puesto y la ubicación de las formas en el organigrama, uso o más de los siguientes métodos:
  • Para crear rápidamente relaciones de subordinación entre un supervisor y varios subordinados, arrastre la forma varias formas o la forma Tres puestos encima de la forma del supervisor.
  • Para convertir al tipo de posición de una forma a un tipo de posición diferente, haga clic en la forma, haga clic en Cambiar tipo de posición, haga clic en el tipo de posición que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  • Para asignar una posición y sus subordinados a un nuevo supervisor, arrastre la forma que representa la posición subordinada encima de la forma que representa la posición de supervisor al que desea obtener la posición subordinada al informe.
  • Para mover una posición y mantener la misma estructura de informes, haga clic en la forma que representa la posición, seleccione Mover subordinados en el menú Organigrama y, a continuación, haga clic en Izquierda/arriba o Derecha/abajo.

    Nota: En Visio 2010, "Mover subordinadas" es ahora los botones Mover hacia la izquierda/arriba y mover a la derecha/abajo en el grupo Organizar de la ficha de Organigrama en la cinta de opciones.
  • Para cambiar el diseño de los cargos en una estructura jerárquica, secundario en la forma que representa el nivel superior de la estructura de notificación y, a continuación, haga clic en Organizar subordinadas. Haga clic en el estilo de diseño que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Comparar dos versiones del mismo organigrama y crear un informe de los cambios

Puede comparar dos versiones diferentes del mismo organigrama y, a continuación, generar un informe de las diferencias entre la versión antigua y la nueva versión. Puede utilizar la información en el informe para actualizar la información en una versión anterior de un organigrama. Para comparar dos versiones diferentes del mismo organigrama, siga estos pasos:
  1. Abra la versión más reciente del organigrama, o la versión más antigua del organigrama.
  2. En el menú Organigrama , haga clic en Comparar datos de organización.

    Nota: En Visio 2010, haga clic en la ficha de Organigrama y, a continuación, haga clic en comparar en el grupo Datos de la organización .
  3. En el cuadro dibujo para comparar con , haga clic en Examinar, busque la versión del organigrama que desea comparar y, a continuación, haga clic en Abrir.
  4. En tipo de comparación, utilice uno de los pasos siguientes, dependiendo de su situación:
    • Haga clic en el dibujo es anterior. Mostrar un informe de los cambios realizados en el otro dibujo.
    • Haga clic en el dibujo es más reciente. Mostrar un informe de los cambios realizados en mi dibujo.
  5. En tipo de informe, especifique la opción que desee.
  6. Haga clic en Aceptar.
Los siguientes son ejemplos de situaciones donde desea comparar dos versiones de un organigrama:
  • Tiene dos versiones de un organigrama del departamento. Una versión es para la distribución y la otra versión es para su uso privado. La versión que mantiene para uso privado contiene datos confidenciales, como las fechas de contratación, salarios y niveles de grado de empleado. Cuando cambia la organización departamental, sólo tiene que actualizar la versión pública. Comparando la versión pública con la versión privada, puede actualizar manualmente los cambios estructurales sin que afecte a los datos confidenciales.
  • Actualizar un organigrama del departamento para reflejar los últimos cambios de personal. El organigrama del departamento actualizada contiene información nueva y no está sincronizado con el organigrama general de la empresa. Comparando el organigrama del departamento con el organigrama general de la empresa, puede generar un informe de las diferencias y enviar el informe al departamento de recursos humanos, por lo que se puede actualizar el organigrama para toda su empresa.
  • Pasó mucho tiempo en formato y diseño de una versión especial de un organigrama para una presentación. A continuación, justo antes de la presentación, sabrá que la organización ha cambiado. Comparando el gráfico con formato con un gráfico que representa la nueva organización, puede actualizar más fácilmente el gráfico con formato sin perder el formato.

Almacenar datos en el gráfico de la organización y generar informes

Puede agregar datos como números de teléfono y direcciones de correo electrónico a las formas del organigrama. Para ello, siga estos pasos:
  1. En el organigrama, secundario en la forma a la que desee agregar datos y, a continuación, haga clic en Propiedades.
  2. En el cuadro de diálogo Propiedades personalizadas , escriba los datos que desea agregar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Tenga en cuenta que también puede crear campos de propiedades personalizadas para los datos que desea agregar a las formas del organigrama. Las siguientes son dos ejemplos de situaciones donde desea almacenar los datos en las formas del organigrama:
  • Desee que el organigrama sirva como origen de datos públicos y representan la estructura organizativa. Por ejemplo, si almacena los números de teléfono de empleado y direcciones de correo electrónico en formas para organigramas, puede convertir el organigrama en un directorio de comunicación.
  • Desee que el organigrama sirva como repositorio central de datos públicos o privados de empleado. Por ejemplo, desea almacenar números de teléfono, fechas de contratación, salarios y niveles de grado en el organigrama. Además, desea generar un informe desde el organigrama. Puede guardar el informe como una hoja de cálculo Excel de Microsoft Office, como un archivo HTML, como un archivo XML o como una hoja de cálculo de Excel incrustada en una forma del dibujo.
Propiedades

Id. de artículo: 301576 - Última revisión: 22 ene. 2017 - Revisión: 1

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