Cómo editar registros en tablas relacionadas en una base de datos de Microsoft Access

Principiante: Se requieren conocimientos de la interfaz de usuario en equipos de usuario único.

En este artículo se aplica a un archivo de base de datos Microsoft Access (.mdb o .accdb).

Resumen

En este artículo se muestra cómo editar registros en tablas relacionadas. Incluye los siguientes temas:
  • Cómo agregar o modificar datos en una hoja de datos (tabla o consulta) o en un formulario
  • Cómo guardar un registro en una hoja de datos o en un formulario
  • Cómo eliminar un registro en una hoja de datos o en un formulario
  • Cómo deshacer cambios al agregar o editar una hoja de datos o en un formulario
  • Integridad referencial
  • Actualizaciones en cascada y eliminaciones en cascada
  • Acerca de restringir o validar datos
  • Hojas secundarias de datos
  • Cuándo se pueden actualizar los datos de una consulta

Más información

Cómo agregar o modificar datos en una hoja de datos (tabla o consulta) o en un formulario

  1. Abra una tabla o una consulta en la vista Hoja de datos o un formulario en la vista formulario.
  2. Siga uno de estos procedimientos:
    • En Microsoft Office Access 2003 o en versiones anteriores de Access, para agregar un nuevo registro, elija Ir a en el menú Edición y, a continuación, haga clic en Nuevo registro. Escriba los datos y, a continuación, presione TAB para ir al siguiente campo. Al final del registro, presione la tecla TAB para ir al siguiente registro.

      En Microsoft Office Access 2007, para agregar un nuevo registro, haga clic en el
      Inicio ficha y, a continuación, haga clic en nuevo en el
      Grupo de registros .
    • Para modificar datos de un campo, haga clic en el campo que desea editar y, a continuación, escriba los datos.
    • Para reemplazar el valor completo, mueva el puntero al extremo izquierdo del campo hasta que el puntero se convierta en puntero más y, a continuación, haga clic en. Escriba los datos.
    Nota: Para corregir un error de escritura, presione RETROCESO. Para cancelar los cambios realizados en el campo actual, presione ESC. Para cancelar los cambios en todo el registro, vuelva a presionar ESC antes de salir del campo. Cuando se mueve a otro registro, Microsoft Access guarda los cambios.

Cómo guardar un registro en una hoja de datos o en un formulario

Microsoft Access guarda automáticamente el registro que está agregando o editando en cuanto mueva el punto de inserción a un registro diferente o cierre el formulario o la tabla que está trabajando.

En Access 2003 o en versiones anteriores de Access, para guardar explícitamente los datos en un registro mientras lo está modificando, haga clic en Guardar registro del menú registros .

En Access 2007, para guardar explícitamente los datos en un registro mientras lo está modificando, haga clic en la ficha Inicio y, a continuación, haga clic en Guardar en el grupo de registros .

Cómo eliminar un registro en una hoja de datos o en un formulario

  1. Abra una tabla o una consulta en la vista Hoja de datos o abra un formulario en la vista formulario.
  2. Haga clic en el registro que desea eliminar.
  3. En Access 2003 o en versiones anteriores de Access, haga clic en Eliminar registro en el menú Edición .

    En Access 2007, haga clic en la ficha Inicio y, a continuación, haga clic en Eliminar registro en la lista Eliminar el grupo de registros.

    Nota: Cuando se eliminan datos, desea eliminar los datos relacionados en otras tablas. Por ejemplo, si elimina un proveedor, probablemente desee eliminar los productos suministrados por ese proveedor. En algunos casos Asegúrese de que se eliminan los datos correctos, forzando la integridad referencial y activando las eliminaciones en cascada. La integridad referencial y actualizaciones en cascada y eliminaciones se explican con más detalle más adelante en este artículo.

Cómo deshacer cambios al agregar o editar una hoja de datos o en un formulario

Siga uno de estos procedimientos:
  • En Access 2003 o en versiones anteriores de Access, para volver a tomar el cambio más reciente, haga clic en Deshacer en el menú Edición .

    En Access 2007, para volver a tomar el cambio más reciente, haga clic en Deshaceren la barra de herramientas de acceso rápido.
  • Si ya se han guardado los cambios en el registro actual o ha movido a otro registro, presione CTRL+Z.

    Nota: Tan pronto como comience a modificar otro registro, aplicar o quitar un filtro o cambiar a otra ventana, no puede utilizar estos métodos para corregir los cambios.

Integridad referencial

La integridad referencial es un sistema de reglas que Microsoft Access utiliza para garantizar que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son válidas y que accidentalmente elimina o cambia datos relacionados. Cuando se utiliza la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:
  • No puede especificar un valor en el campo de clave externa de la tabla relacionada que no exista en la clave principal de la tabla principal. Sin embargo, puede introducir un valor nulo en la clave externa, especificando que los registros no están relacionados. Por ejemplo, no puede tener un pedido asignado a un cliente que no existe, pero puede tener un pedido asignado a nadie escribiendo un valor Null en el campo IdCliente.
  • No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no puede eliminar un registro de empleado de la tabla empleados si hay pedidos asignados al empleado en la tabla Pedidos.
  • No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros relacionados. Por ejemplo, no puede cambiar el identificador de un empleado en la tabla empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos.

Actualizaciones en cascada y eliminaciones en cascada

Para las relaciones en las que se exige la integridad referencial, puede especificar si desea que Microsoft Access actualice automáticamente en cascada y eliminar en cascada los registros relacionados. Si establece estas opciones, eliminar operaciones y actualización que normalmente impediría la integridad referencial se permiten reglas. Al eliminar registros o cambiar los valores de clave principal de una tabla principal, Microsoft Access realiza los cambios necesarios en las tablas relacionadas para conservar la integridad referencial.

Si hace clic en la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados al definir una relación, siempre que se cambie la clave principal de un registro en la tabla principal, Microsoft Access actualiza automáticamente la clave principal con el nuevo valor en todos los registros relacionados. Por ejemplo, si cambia el identificador de un cliente en la tabla clientes, el campo IdCliente de la tabla pedidos se actualiza automáticamente para cada uno de los pedidos de ese cliente para que no se rompe la relación. Microsoft Access actualiza en cascada sin mostrar ningún mensaje.

Nota: Si la clave principal de la tabla principal es un campo Autonumérico, la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto, porque no se puede cambiar el valor de un campo Autonumérico.

Si selecciona la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados al definir una relación, siempre que elimine registros de la tabla principal, Microsoft Access eliminará automáticamente los registros relacionados en la tabla relacionada. Por ejemplo, si elimina un registro de cliente de la tabla clientes, todos los pedidos del cliente se eliminan automáticamente de la tabla Pedidos (Esto incluye los registros de la tabla Detalles de pedidos relacionada con los registros de pedidos). Cuando se eliminan registros de un formulario u hoja de datos con la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados activada, Microsoft Access le advierte que es podrán que también se eliminen los registros relacionados. Sin embargo, al eliminar registros mediante una consulta de eliminación, Microsoft Access elimina automáticamente los registros de las tablas relacionadas sin mostrar ninguna advertencia.

Para obtener más información acerca de las relaciones, haga clic en los números de artículo siguientes para verlos en Microsoft Knowledge Base:
304466 definir relaciones entre tablas en una base de datos de Microsoft Access

304469 cómo ver y modificar relaciones en una base de datos de Microsoft Access

Acerca de restringir o validar datos

Microsoft Access proporciona una variedad de formas de controlar cómo un usuario escribe datos en una base de datos. Por ejemplo, puede limitar los datos que un usuario puede escribir en un campo mediante la definición de una regla de validación para ese campo. Si los datos que un usuario introduce en el campo rompen la regla, Access mostrará un mensaje que indique al usuario qué clases de entradas están permitidas. Otro método de controlar la entrada de datos es crear una máscara de entrada para restringir los tipos de valores que pueden especificarse en las posiciones del campo. Puede realizar estas sencillas formas de validación y restricción estableciendo propiedades de campos en tablas o estableciendo las propiedades de controles en formularios.

En la mayoría de los casos, es preferible definir la validación de datos y restricción estableciendo las propiedades de un campo en la vista Diseño de tabla. De este modo, siempre que se emplea ese campo en un formulario, regla de validación del campo y otras propiedades se aplicarán a las entradas de datos realizadas mediante el formulario.

Sin embargo, si los datos introducidos en un control en un formulario no está enlazados a un campo de una tabla y necesita restringir o validar la entrada de datos, las propiedades deberán definirse en el formulario. Además, existen situaciones donde debe utilizar macros o Microsoft Visual Basic para Aplicaciones de código junto con un formulario para realizar validaciones más complejas. Por ejemplo, que desea poder anular la regla de validación o comparar valores de diferentes tablas.

Hojas secundarias de datos

En una hoja secundaria de datos, puede ver y editar relacionados o combinados datos en una tabla, una consulta o una hoja de datos o en un subformulario. Por ejemplo, en la base de datos de ejemplo Northwind, la tabla Proveedores tiene una relación uno a varios con la tabla productos; así que para cada fila de la tabla proveedores en la vista Hoja de datos, puede ver y modificar las filas relacionadas de la tabla productos en una hoja secundaria de datos. Haga clic en el indicador de expansión para expandir o contraer una hoja secundaria de datos.


Para obtener más información acerca de hojas secundarias de datos en Microsoft Access, visite el siguiente sitio Web de Microsoft:

Cuándo se pueden actualizar los datos de una consulta

En algunos casos, puede editar los datos en la vista Hoja de datos para cambiar los datos de la tabla subyacente de la consulta. En otros casos, no puede. La siguiente información se muestra si se pueden actualizar los resultados de la consulta y, si no, si hay una alternativa.

Datos están actualizables:

Puede actualizar una consulta o un campo en los siguientes casos:
  • Una consulta basada en una tabla
  • Una consulta basada en tablas con una relación uno a uno
  • Resultados de la consulta contienen un Memo, hipervínculo u objeto OLE

Datos están actualizables en determinadas condiciones:

Si la consulta está basada en tablas con una relación uno a varios, es posible que no pueda modificar los datos de algunos campos de la consulta, o puede recibir el siguiente mensaje de error:
No se puede agregar la clave de combinación de registros de la tabla nombreTabla no en el conjunto de registros.
La siguiente tabla muestra los campos de consulta que no se puede actualizar en este escenario.

Campo de consultaSolución
Unión de campo del lado "uno"Habilitar las actualizaciones en cascada entre las dos tablas.
Nuevos registros, si el campo combinado del lado "varios" no aparece en la hoja de datosAgregue el campo combinado del lado "varios" a la consulta para poder agregar nuevos registros.
Campo combinado del lado "varios", después de actualizar los datos del lado "uno"Guardar el registro; a continuación, podrá realizar cambios en el campo combinado del lado "varios".
Campo en blanco de la tabla en el lado "uno" de una relación uno a varios donde existe una combinación externaIntroduzca valores en los campos de la tabla del lado "varios", pero sólo si el campo combinado del lado "uno" contiene un valor para ese registro.
Nuevos registros, si la clave única completa de la tabla ODBC no tiene salidaSeleccione todos los campos de clave principal de las tablas ODBC para permitir inserciones en ellos.


Los datos se pueden eliminar pero no actualizar:

Consulta o campoSolución
Consulta (o tabla base) que actualizar datos no concede permisoPara modificar los datos, deben asignar permisos.
Consulta (o tabla base) que eliminar los datos no tiene asignado el permisoPara eliminar los datos, deben asignar permisos.


No se puede actualizar los datos:

Consulta o campoSolución
Consulta basada en tres o más tablas en las que existe es una relación de varios a uno a variosAunque no se puede actualizar directamente los datos en la consulta, puede actualizar los datos en una página de acceso a datos o formulario basado en la consulta si la propiedad del formulario TipoRecordset está establecida a Dynaset (actualizaciones incoherentes).
Consulta de referencias cruzadasNinguno
Consulta de paso a través SQLNinguno
Consulta que calcula una suma, promedio, recuento u otro tipo de total con los valores de un campo o una consulta de actualización que hace referencia a un campo en la fila Actualizar a de una consulta de referencias cruzadas, consulta de selección o subconsulta que contenga totales o funciones de agregadoMediante el uso de una función de agregado de dominio en la fila Actualizar a de una consulta de actualización, puede hacer referencia a campos de una consulta de referencias cruzadas, consulta de selección o subconsulta que contenga totales o funciones de agregado.
Consulta de uniónNinguno
Consulta cuya propiedad ValoresÚnicos (UniqueValues) está establecida a síNinguno
Consulta que incluye una tabla ODBC vinculada sin índice único o una tabla de Paradox sin clave principalNinguno
Consulta que incluye más de una tabla o consulta y las tablas o consultas no están unidas por una línea de combinación en la vista DiseñoDebe combinar las tablas adecuadamente para poder actualizarlas.
Campo calculadoNinguno
Campo es de sólo lectura; la base de datos se abrió como de sólo lectura o está ubicada en una unidad de sólo lecturaNinguno
Campo de registro que se ha eliminado o bloqueado por otro usuarioUn registro bloqueado debe ser actualizable en cuanto que se desbloquee.

Referencias

Para obtener más información acerca de las relaciones en una base de datos de Access, visite el siguiente sitio Web de Microsoft:
Propiedades

Id. de artículo: 304473 - Última revisión: 22 ene. 2017 - Revisión: 1

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