Descripción de la característica Autoarchivar de Outlook

Para una versión de Microsoft Outlook 2000 de este artículo, consulte 239652 .

Para obtener una versión de Microsoft Outlook 2002 de este artículo, consulte 290847 .

Resumen

En este artículo se describe la característica Autoarchivar en las versiones de Microsoft Outlook enumerados en la sección "Se refiere a".

Más información

El buzón de Microsoft Outlook aumenta de tamaño conforme se crean elementos del mismo modo que los papeles se apilan en su mesa. En el mundo basado en papel, de vez en cuando puede moverse por los documentos y guardar aquellos que son importantes pero que rara vez se utilizan. Puede descartar los documentos menos importantes, como periódicos y revistas, dependiendo de su antigüedad.

Puede completar rápidamente el mismo proceso en Outlook 2003 y versiones posteriores. Puede transferir manualmente elementos antiguos a un archivo de almacenamiento haciendo clic en Archivar en el menú archivo , o puede hacer que transfieran automáticamente mediante la función Autoarchivar los elementos antiguos. Elementos se consideran antiguos cuando alcanzan la antigüedad que especifique. Con la característica Autoarchivar, puede eliminar o mover los elementos antiguos. Outlook puede archivar todo tipo de elementos, pero sólo puede localizar los archivos que se almacenan en una carpeta de correo electrónico, como una hoja de cálculo de Microsoft Excel o un documento de Microsoft Word que está adjunto a un mensaje de correo electrónico. Un archivo que no está almacenado en una carpeta correo electrónico no puede archivarse.

La característica Autoarchivar consta de un proceso de dos pasos. En primer lugar, activar la característica Autoarchivar. En segundo lugar, establecer las propiedades de la característica Autoarchivar para cada carpeta que desee archivar.

En el nivel de carpeta, puede determinar los elementos que deben archivarse y la frecuencia con se archivan. Puede archivar automáticamente carpetas individuales, o puede configurar una configuración de Autoarchivar predeterminada para todas las carpetas y, a continuación, configure la configuración de Autoarchivar para carpetas individuales que no desea utilizar la configuración predeterminada de Autoarchivar. La característica Autoarchivar se ejecuta automáticamente cada vez que inicie Outlook. Outlook comprueba las propiedades de Autoarchivar de cada carpeta por fecha y mueve los elementos antiguos al archivo de almacenamiento. Elementos que se mueven a la carpeta Elementos eliminados se eliminan.

Outlook 2003 y Outlook 2007
De forma predeterminada, se establecen varias carpetas de Outlook con la característica Autoarchivar activada. La siguiente es una lista de las carpetas que tienen activada la característica Autoarchivar y del período de antigüedad predeterminado de cada carpeta:
 
La carpeta de calendario (6 meses)
La carpeta tareas (6 meses)
La carpeta diario (6 meses)
La carpeta Elementos enviados (2 meses)
La carpeta de elementos eliminados (2 meses)

La Bandeja de entrada, las notas, los contactos y las carpetas de borradores no tienen la característica Autoarchivar activada automáticamente. No puede utilizar la característica Autoarchivar con la carpeta Contactos, como la carpeta de contactos no tiene una propiedad de archivo.

Outlook 2010 y versiones posteriores
De forma predeterminada, está desactivada la característica Autoarchivar en Outlook 2010 y versiones posteriores. Sin embargo, de forma predeterminada, está habilitada la característica Autoarchivar en Outlook 2003 y Outlook 2007. Por lo tanto, si no deshabilita la característica Autoarchivar en Outlook 2003 o Outlook 2007 y actualizar a Outlook 2010 o versiones posteriores, la característica Autoarchivar permanece habilitada.

La diferencia entre archivar y exportar elementos

Cuando archiva elementos, sólo puede archivar los elementos en un archivo de carpetas personales (.pst). Cuando exporta elementos, puede exportar los elementos a muchos tipos de archivos diferentes, incluyendo archivos .pst y archivos de texto delimitados. La estructura de carpetas existente se mantiene en el nuevo archivo de almacenamiento. Si hay una carpeta principal encima de la carpeta que ha archivado, la carpeta principal se crea en el archivo de almacenamiento, pero no se archivan los elementos que se encuentran en la carpeta principal. De esta forma, la misma estructura de carpeta existe entre el archivo de almacenamiento y el buzón. Carpetas permanecen en su sitio después de archivarlas, incluso aunque estén vacías. Sólo puede archivar un tipo de archivo, un archivo .pst.

Cuando exporta elementos, los elementos originales se copian al archivo de exportación, pero no se quitan de la carpeta actual.

Cómo activar la característica Autoarchivar

En Outlook 2010 y versiones posteriores:
  1. Haga clic en la pestaña Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha Opciones en el menú archivo .
  2. Haga clic en la ficha Otros .
  3. Haga clic en configuración de Autoarchivar.
  4. Haga clic para seleccionar la Autoarchivar cada y, a continuación, escriba un número en el cuadro días para especificar la frecuencia con la que se ejecuta el proceso de Autoarchivar.
  5. Si desea recibir una notificación antes de que se archiven los elementos, haga clic para activar la casilla de verificación Preguntar antes de Autoarchivar .
  6. En el cuadro archivo de almacenamiento predeterminado , escriba un nombre de archivo para los elementos archivados se transfieran a o haga clic en Examinar para seleccionarlo en una lista.
  7. Haga clic en Aceptar dos veces.
En Outlook 2007 y Outlook 2003:
  1. En el menú Herramientas , haga clic en
    Opcionesy, a continuación, haga clic en la ficha otros .
  2. Haga clic en Autoarchivar.
  3. Haga clic para seleccionar la Autoarchivar caday, a continuación, especifique con qué frecuencia se ejecutará el proceso de Autoarchivar escribiendo un número en el cuadro días .
  4. Si desea recibir una notificación antes de que se archiven los elementos, haga clic para activar la casilla de verificación Preguntar antes de Autoarchivar .
  5. En el cuadro archivo de almacenamiento predeterminado , escriba un nombre de archivo para los elementos archivados ser transferido a, o haga clic en
    Examinar para seleccionar de una lista.
  6. Haga clic en Aceptar dos veces.
Ahora que ha activado la característica Autoarchivar, debe establecer las propiedades de Autoarchivar para cada carpeta.

Importante: El archivo de datos de Outlook (.pst) que elige como el archivo de almacenamiento predeterminado debe encontrarse en el equipo local. El uso de los archivos .pst en red sólo es compatible con Outlook 2010 y bajo condiciones muy específicas. Para obtener más información acerca de los límites al uso de los archivos .pst a través de la red, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base.

297019 límites al uso de archivos de carpetas personales (.pst) a través de vínculos WAN y LAN

Cómo establecer las propiedades de Autoarchivar para una carpeta

En Outlook 2010 y versiones posteriores:

Método 1:
  1. Seleccione la carpeta que desea Autoarchivar.
  2. Haga clic en la ficha de carpeta y, a continuación, haga clic en Configuración de Autoarchivar.
Método 2:
  1. Haga clic en la carpeta que desea Autoarchivar y, a continuación, haga clic en Propiedades.
  2. Haga clic en la ficha Autoarchivar .
  3. Para establecer las propiedades de Autoarchivar para esta carpeta, haga clic para activar la casilla de verificación Eliminar elementos anteriores a .
  4. Para especificar cuándo los elementos deben transferirse automáticamente al archivo de almacenamiento, escriba un número en el cuadro de meses .
  5. Para especificar un archivo para los elementos archivados se transfieran a, haga clic en mover elementos antiguos a.
  6. En el cuadro mover elementos antiguos a , escriba un nombre de archivo para los elementos archivados, o haga clic en Examinar para seleccionarlo en una lista y, a continuación, haga clic en Aceptar.
En Outlook 2007 y Outlook 2003:
  1. En la Lista de carpetas, haga clic en la carpeta que desea Autoarchivar y, a continuación, haga clic en
    Propiedades.
  2. Haga clic en la ficha Autoarchivar .
  3. Para establecer las propiedades de Autoarchivar para esta carpeta, haga clic en Eliminar elementos anteriores a.
  4. Para especificar cuándo los elementos deben transferirse automáticamente al archivo de almacenamiento, escriba un número en el cuadro de meses.
  5. Para especificar un archivo para los elementos archivados se transfieran a, haga clic en mover elementos antiguos a.
  6. En el cuadro mover elementos antiguos a , escriba un nombre de archivo para los elementos archivados, o haga clic en Examinar para seleccionarlo en una lista y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Propiedades

Id. de artículo: 830119 - Última revisión: 17 ene. 2017 - Revisión: 1

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