Descripción de las sugerencias por descubrir acerca de Excel

Resumen

Este artículo describe algunas de las características y funciones de Microsoft Excel que permanecen no descubiertas por los usuarios más eficaces y útiles. Por ejemplo, puede crear una nueva macro para realizar un cálculo cuando una fórmula existente o función puede realizar la tarea. O bien, puede crear una nueva macro para realizar una tarea cuando se puede utilizar una función existente que realiza la tarea.

EN ESTA TAREA

INTRODUCCIÓN

Este artículo enumeran algunas sugerencias acerca de cómo utilizar Microsoft Excel.

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Más información

Unir texto en varias columnas

Puede concatenar o contigua de texto en varias columnas utilizando el operador & o la función concatenar --por ejemplo, si escribe los datos siguientes en las celdas a1: C2:

A1: primeraB1:
Medio
Último C1:
A2: TomB2:
Eduardo
C2: Smith

Para poner el nombre completo, en la celda D2, escriba una de las siguientes fórmulas:
$D$2: =CONCATENATE(A2," ",B2," ",C2)
$D$2: =A1&" "&B2&" "&C2
Nota: Un espacio ("") entre las celdas se utiliza para insertar un espacio entre el texto mostrado.

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Establecer área de impresión

Desde Microsoft Excel 97 para Windows, un botón de barra de herramientas Establecer área de impresión ha estado disponible en el menú archivo . Al hacer clic en el botón Establecer área de impresión , puede establecer el área de impresión a la selección actual. Después de agregar el botón Establecer área de impresión a una barra de herramientas, puede hacer clic en Establecer área de impresión para establecer fácilmente un área de impresión en el rango seleccionado actualmente.

Para agregar el botón Establecer área de impresión en Excel, siga estos pasos:
  1. En el
    Menú Ver , elija barras de herramientasy, a continuación, haga clic en
    Personalizar.
  2. Haga clic en la ficha comandos .
  3. En la sección categorías, haga clic en
    Archivoy, a continuación, desplácese hacia abajo la lista de comandos hasta que vea el botón Establecer área de impresión .
  4. Haga clic en Establecer área de impresióny, a continuación, arrastre el comando a una barra de herramientas.
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Excluir los elementos duplicados de una lista

Si crea una lista de elementos que contiene elementos duplicados y desea derivar una lista única, utilice el comando Filtro avanzado en Excel.

Para ello, siga estos pasos:
  1. Escriba los datos siguientes en las celdas a1: a10 en un libro nuevo:

    A1: frutas
    A2: Apple
    A3: Cherry
    A4: pera
    A5: Cherry
    A6: ciruelo
    A7: Apple
    A8: Apple
    A9: pera
    A10: Apple
  2. En el
    Menú datos , elija filtroy, a continuación, haga clic en Filtro avanzado.
  3. En acción, haga clic en Copiar a.
  4. En el cuadro Rango de la lista , escriba
    $A$1:$A$10.
  5. Haga clic en sólo registros únicos, tipo $B$ 1 en el Copiar alcuadro y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    La siguiente lista única aparece en la columna B:

    B1: frutas
    B2: Apple
    B3: Cherry
    B4: pera
    B5: ciruelo
Tenga en cuenta que este método también funciona para varias columnas. Puede ocultar las filas cuando se utiliza el comando Filtro avanzado .

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Multiplicar los valores de texto por 1 para cambiar texto a números

A veces, al importar archivos de otras fuentes, pueden aparecer valores numéricos números pero se comportan como valores de texto. Para resolver este problema, convertir estos valores en números. Un método para hacerlo es multiplicar estos valores de texto por 1.

Para convertir los valores de texto, siga estos pasos:
  1. Haga clic en una celda en blanco de la hoja de cálculo, asegúrese de que la celda no tiene formato como texto y, a continuación, escriba 1 en la celda.
  2. Con la celda en blanco seleccionada, haga clic en Copiar en el
    Menú Edición .
  3. Seleccione el rango que contiene los valores que desea convertir en números.
  4. En el
    Menú Edición , haga clic en Pegado especial.
  5. En operación, haga clic en
    Multiplicary, a continuación, haga clic en Aceptar.
Este método convierte el texto en números. Puede saber si convirtió correctamente los valores de texto consultando la alineación del número. Si utiliza el formato General y los valores se alinean a la derecha, los valores son números y los valores de texto se alinean a la izquierda.

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Utilice al Asistente para importación de texto para cambiar texto a números

Para ello, siga estos pasos:
Este método convierte texto en números. Puede saber si convirtió correctamente los valores de texto consultando la alineación del número. Si utiliza el formato General y los valores se alinean a la derecha, los valores son números y los valores de texto se alinean a la izquierda.

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Ordenar números decimales en un esquema

Supongamos que se crean los siguientes números de esquema en las celdas a1: a6:

A1: 1.1.0
A2: 1.10.0
A3: 1.2.0
A4: 1.20.0
A5: 1.21.1
A6: 1.3.0

Después de ordenar los números de esquema, que aparecen en el mismo orden. Los números de esquema aparecen en el orden en que las escribió. Sin embargo, si desea ordenar los números entre cada decimal, utilice al Asistente para importación de texto. Para ello, siga estos pasos:
La lista ordenada aparece en la columna A.

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Utilizar un formulario de datos para agregar registros a una lista

Si va a agregar registros a una lista, utilice un formulario de datos predefinidas. Para comenzar, haga clic en una celda de la lista y, a continuación, haga clic en
Formulario en el menú datos .
Public/EN-US/Office/Excel/843504A.gif
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Escriba la hora o la fecha actual

Si desea especificar rápidamente la fecha actual en una celda, presione CTRL +; y, a continuación, presione ENTRAR. Para escribir rápidamente la hora actual en una celda, presione CTRL +: y, a continuación, presione ENTRAR.

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Ver los argumentos en una fórmula

Cuando escriba una fórmula en una celda, presione CTRL + MAYÚS + A para ver los argumentos en una fórmula. Si escribe = tasay, a continuación, presione CTRL + MAYÚS + A, puede ver todos los argumentos para esa función--por ejemplo, = tasa (nper, pago, va, vf, tipo, estimar). Si desea obtener más detalles, escriba = tasay, a continuación, presione CTRL + A para mostrar al Asistente para funciones.

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Escriba el mismo texto o fórmula en un rango de celdas

Si desea especificar rápidamente el mismo texto o la misma fórmula en un rango de celdas, siga estos pasos:
Los datos aparecen en el rango que ha seleccionado.

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Vincular un cuadro de texto a los datos de una celda

Para ello, siga estos pasos:
El texto que usted escriba en la celda vinculada aparece en el cuadro de texto, por ejemplo,
A1. Puede mover el cuadro de texto a cualquier hoja de cálculo en el libro que desee.

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Vincular una imagen a un rango de celdas

Puede copiar un rango de celdas y pegar la imagen de resultado en una hoja de cálculo. Al hacerlo, puede ver fácilmente contenido de la celda en cualquier lugar de la hoja de cálculo. Puede utilizar este método para imprimir celdas no adyacentes en una sola página. La imagen está vinculada y actualizada con los cambios de contenido y los cambios de formato. Para hacer que una imagen vinculada, siga estos pasos:
El resultado es una instantánea que se actualiza cuando se cambian o formato de las celdas de origen.

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Solucionar problemas de una fórmula larga

Si crea una fórmula de hoja de cálculo grande que no se está devolviendo el resultado esperado, arrastre el puntero para seleccionar la parte de la fórmula en la barra de fórmulas y, a continuación, presione F9. Al hacerlo, se evalúa sólo la parte de la fórmula seleccionada.

Importante: Si presiona ENTRAR, se pierde parte de la fórmula. Por lo tanto, asegúrese de que presiona la tecla ESC en su lugar. Sin embargo, si por error presione ENTRAR, presione CTRL+z para deshacer el cambio.

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Ver un mapa gráfico de un nombre definido

Nota: Esta sección sólo se aplica a Excel 97 para Windows.

Cuando se establece el cuadro Zoom para una hoja de cálculo en una configuración que es 39% o menos, un nombre definido que se compone de un rango de celdas de dos o más celdas adyacentes aparece en un rectángulo en la pantalla. Cuando haga clic en Zoom en la barra de herramientas estándar y escriba un valor de 40 por ciento o más, desaparecen rectángulos que identifican automáticamente rangos con nombre. Tenga en cuenta que esta característica no está disponible en versiones anteriores de Microsoft Excel.

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Rellenar celdas en blanco en una columna con contenido de una celda anterior

Supongamos que escribe los siguientes nombres de columna A:
Public/EN-US/Office/Excel/843504B.gif
Para ordenar correctamente los nombres, rellenar los nombres de las celdas en blanco. Para ello, siga estos pasos:
Los nombres se rellenan hacia abajo las celdas para usted.

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Cambiar desde una referencia relativa a una referencia absoluta

Presione F4 para alternar la dirección de celda absolutas y relativas de una fórmula. Cuando escriba una fórmula en la barra de fórmulas, utilice una referencia de celda en forma de dirección relativa--por ejemplo, utilice A1. Después de escribir la referencia, presione F4 y la referencia de celda es automáticamente cambia a una referencia de celda absoluta, por ejemplo, $A$ 1. También puede continuar presione F4 para mostrar formularios de referencia mixta de absolutas y relativas.

Para obtener más información acerca de la referencia de celda, haga clic en la ficha Buscar en la Ayuda de Microsoft Excel, escriba absolutas y relativasy, a continuación, haga doble clic en el tema de la diferencia entre referencias relativas y absolutas .

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Utilice la función DESREF para modificar datos en las celdas que se insertan

Se supone que está utilizando los siguientes datos en las celdas a1: a7 y que desea restar la última fila de la primera fila del rango:

A1: 1
A2: 2
A3: 3
A4: 4
A5: 5
A6:
A7: =A5-A1

Suponga que desea utilizar una fórmula que siempre hay dos filas en la última celda con una celda en blanco entre la fórmula y la última celda que contenga datos. Se supone que si se inserta una nueva fila en la celda en blanco (fila 6 en el ejemplo siguiente), desea que la fórmula para restar los datos que está en la celda A1 de los datos que está en la celda A6 en lugar de partir de los datos que está en la celda A5.

Tenga en cuenta que en este ejemplo, la fórmula
= A5-A1 no restar los datos de fila A6 cuando se inserta una fila con datos en A6.

Para ello, utilice la función DESREF . La función DESREF devuelve una referencia a un rango que es un número especificado de filas y columnas de una celda o de un rango de celdas. En este ejemplo, utilice la siguiente fórmula:
=OFFSET(A6,-1,0)-A1
La
Fórmula de desplazamiento no se corrige en la fila superior A6 y cambios como insertar nuevas filas.

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Utilice el comando Filtro avanzado

Si se crea una lista de datos en Excel y desea seleccionar determinados elementos y copiarlos en otra hoja, utilice el comando Filtro avanzado en Excel. Para utilizar este comando, seleccione filtro en el menú datos , haga clic en Filtro avanzadoy, a continuación, siga las instrucciones que aparecen en la pantalla. Si no está seguro de qué información pide que para Excel, consulte la Ayuda de Microsoft Excel.

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Usar sumas condicionales para el total de los datos

Supongamos que cree una lista de datos en las celdas a1: a10 y que desea sumar todos los valores que son mayores que 50 y menor que 200. Para ello, utilice la siguiente fórmula de matriz:
= SUMAR (IF (a1: a10 > = 50, si (a1: a10 < = 200, a1: a10, 0), 0))
Nota: Asegúrese de que escribe la fórmula como una matriz presionando CTRL + MAYÚS + ENTRAR. Después de hacer esto, vea llaves {} que rodea a la fórmula. No intente introducir manualmente las llaves.

La fórmula utiliza funciones Si anidadas para cada celda del rango y agrega los datos de la celda sólo cuando se cumplan los dos criterios de prueba.

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Usar sumas condicionales para contar datos

Supongamos que cree una lista de datos en las celdas a1: a10 y que desea contar todos los valores que son mayores que 50 y menor que 200. Para ello, utilice la siguiente fórmula de matriz:
= SUMAR (IF (a1: a10 > = 50, si (a1: a10 < = 200, 1, 0), 0))
Nota: Asegúrese de que escribe la fórmula como una matriz presionando CTRL + MAYÚS + ENTRAR. Después de hacer esto, vea llaves {} que rodea a la fórmula. No intente introducir manualmente las llaves.

La fórmula utiliza funciones Si anidadas para cada celda del rango y se le agrega el total sólo cuando se cumplen ambas pruebas de criterios.

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Utilizar la función INDICE y la función coincidir para buscar datos

Supongamos que cree la siguiente tabla de información en las celdas a1: C5 y que esta tabla contiene información de edad en las celdas C1: C5:
Public/EN-US/Office/Excel/843504C.gif
Suponga que desea buscar la edad de una persona utilizando el nombre de la persona. Para ello, utilice una combinación de la función Indice y la función de coincidencia como en la fórmula del ejemplo siguiente:
= INDEX($A$1:$C$5, MATCH("Mary",$A$1:$A$5,),3)
Este ejemplo utiliza las celdas a1: C5 como la tabla y busca la edad de María en la tercera columna. La fórmula devuelve 22.

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Arrastre el controlador de relleno para crear un número de serie

Al arrastrar el controlador de relleno de una celda, puede copiar el contenido de esa celda a otras celdas de la misma fila o columna. Si la celda contiene un número, una fecha o período de tiempo que Excel puede proyectar en una serie, los valores se incrementan, en lugar de copia. Por ejemplo, si la celda contiene "January", rápidamente puede rellenar en otras celdas de una fila o columna con "Febrero", "Marzo" y así sucesivamente. También puede crear una serie de relleno personalizada para las entradas de texto usado más frecuentemente, como regiones de ventas de su empresa.

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Rellenar automáticamente datos

Hacer doble clic en el controlador de relleno de una celda seleccionada para rellenar el contenido de la celda de una columna para el mismo número de filas que la columna adyacente. Por ejemplo, si escribe los datos en las celdas a1: a20, escriba texto o una fórmula en la celda B1, presione ENTRAR y, a continuación, haga doble clic en el controlador de relleno, Excel rellenará automáticamente los datos de la columna de la celda B1 en la celda B20.

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Utilice la función BUSCARV con datos no ordenados

En Excel 97 para Windows y versiones posteriores, la función BUSCARV funciona cuando se utiliza con datos no ordenados. Sin embargo, debe agregar un argumento adicional a la fórmula. Se supone que el argumento de rango_buscado para ser TRUE si no se especifica un valor. Observe que el argumento ordenado es el cuarto argumento. Este comportamiento hace que la función sea compatible con versiones anteriores de Excel.

Para que la función BUSCARV funcione correctamente con datos no ordenados, cambiar el argumento de rango_buscado como FALSE. La siguiente es una función de ejemplo que busca la edad de Stan en la tabla de datos que creó anteriormente en la sección "Usar la función INDICE y la función coincidir para buscar datos":
=VLOOKUP("Stan",$A$2:$C$5,3,False)
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Devolver cada tercer número

Supongamos que cree la siguiente tabla de datos en las celdas a1: a12 y que desea obtener de cada tercer número en una columna y poner los números en una columna adyacente:
Public/EN-US/Office/Excel/843504D.gif
Para ello, utilice la función fila con la función DESREF --por ejemplo, utilice la siguiente fórmula de ejemplo:
=OFFSET($A$1,ROW()*3-1,0)
Esta fórmula depende de la fila de la celda en la que se introdujo. En la fórmula, la función fila devuelve el número de fila de la celda donde se introduce la fórmula. Este número se multiplica por 3. La función de desplazamiento mueve la celda activa hacia abajo desde la celda A1 el número especificado de filas y devuelve cada tercer número.

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Redondear hasta el céntimo más cercano

Supongamos que escribe las siguientes fórmulas en las celdas a1: a3 en una hoja de cálculo:

A1: =1.23/2
A2: =1.21/2
A3: =SUM(A1:A2)

Suponga que está trabajando con el dinero y que los resultados de los cálculos tienen el formato de moneda. Los valores devueltos son los siguientes:

A1: $0.62
A2: $0.61
A3: $1.22

Como puede ver, el total en la celda A3 es incorrecto. El problema es que, aunque el formato (dinero) redondeará los valores mostrados, los valores subyacentes no se redondea hasta el céntimo más cercano. Podemos resolver este comportamiento mediante la función de redondeo . Por ejemplo, cambiar las fórmulas a la siguiente:

A1: =ROUND(1.23/2,2)
A2: =ROUND(1.21/2,2)
A3: =ROUND(SUM(A1:A2),2)

El segundo argumento de la función redondear indica a Excel qué dígito a redondear. En este caso, 2 indica a Excel para redondear a la centena más cercana.

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Instalar y utilizar la Ayuda de Microsoft Excel

Ayuda de Microsoft Excel le permite buscar información sobre un tema específico de uso, examinar una lista de temas o buscar palabras y frases en lugar de temas específicas. También puede utilizar la Ayuda contextual (presione F1) para ver información relacionada con la tarea.

Los archivos de ayuda deben instalarse para que tener acceso a ellos. Si la Ayuda no está instalada, vuelva a ejecutar el programa de instalación y, a continuación, haga clic en
Agregar o quitar para instalar los archivos.

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No abrir y guardar directamente desde un disquete

Cuando abre un libro, Excel crea archivos temporales en la carpeta donde guardar el archivo y en la carpeta donde se abrió el libro. Estos archivos temporales se eliminan cuando se cierra el archivo. Además, Excel crea una copia del archivo en el medio al guardar el archivo. Este comportamiento puede ser problemático si se abre un libro desde un disquete o si el disco no tiene suficiente espacio libre para contener el archivo.

Por estos motivos, es una buena idea copiar el archivo en el disco duro antes de trabajar con él. Después de realizar modificaciones, guarde el archivo en el disco duro y cópiela después vuelve al disquete.

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Utilizar una pulsación de tecla para crear un nuevo gráfico u hoja de cálculo

Para crear rápidamente un gráfico, seleccione los datos del gráfico y, a continuación, presione F11. Para crear una hoja de cálculo nueva, presione MAYÚS+F11.

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Configurar varias áreas de impresión en la misma hoja de cálculo

Puede configurar varias áreas de impresión en la misma hoja de cálculo sin utilizar una macro. Para ello, utilice el comando vistas personalizadas y el comando Imprimir informe. Básicamente, definir vistas de la hoja de cálculo y, a continuación, defina un informe con las vistas de su elección. Para obtener más información, consulte la Ayuda de Microsoft Excel.

Para obtener información adicional, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:

142529 XL: cómo crear varias vistas y crear e imprimir un informe

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Propiedades

Id. de artículo: 843504 - Última revisión: 17 ene. 2017 - Revisión: 1

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