Cómo cerrar el año fiscal en Small Business Accounting 2006, Accounting Express y Accounting Professional

Se aplica a: Microsoft Office Accounting Professional 2007Microsoft Office Accounting Professional 2007Microsoft Office Accounting Express 2007

Resumen


Este artículo describe cómo cerrar un año fiscal en Microsoft Office Small Business Accounting 2006, en Microsoft Office Accounting Express y en Microsoft Office Accounting Professional mediante un procedimiento paso a paso. Se incluyen los siguientes pasos:

1.el manualmente realizar algunas tareas de fin de año
2. ajuste las entradas del diario
3. examinar la base de datos de errores
4. realizar una copia de la base de datos de la compañía antes de cerrar el año fiscal
5. imprimir un Balance de comprobación antes de cerrar el año fiscal
6. imprima los informes financieros de fin de año requeridos
7. configurar un nuevo año fiscal
8.la cerrar el año fiscal
9. imprimir un informe saldo de prueba después de cerrar el año fiscal
10. realizar una copia de la base de datos de compañía después de cerrar el año fiscal

Este artículo también ofrece respuestas a algunas preguntas frecuentes acerca de los problemas que pueden producirse al cerrar el año fiscal.

INTRODUCCIÓN


Al cerrar un año fiscal en Small Business Accounting 2006, Accounting Express y Accounting Professional, debe realizar el siguiente procedimiento en el equipo en el que se almacena la base de datos de la empresa. Para realizar los pasos que se describen en este artículo, debe tener asignado el rol de propietario en Small Business Accounting 2006, Accounting Express o en Accounting Professional o debe ser iniciado sesión como administrador en el equipo que está ejecutando estos programas.

Más información


Para cerrar el año fiscal en Small Business Accounting 2006, Accounting Express y Professional de contabilidad, siga este procedimiento paso a paso:

Paso 1: Realizar manualmente algunas tareas de fin de año

Antes de cerrar el año fiscal, realizar manualmente las siguientes tareas:
  • Borrar gastos pagados por anticipado
  • Conciliar cuentas bancarias
  • Concilie las cuentas de tarjeta de crédito
  • Registro depreciaciones
  • Ajuste inventario

Paso 2: Ajustar las entradas del diario

Realizar los siguientes ajustes para entradas de diario:
  • Corrija los errores que se produjeron cuando se registra una transacción.
  • Asignar ingresos en el período en el que se ha acumulado los ingresos.
  • Asignar gastos al período en que ocurrieron los gastos.
Para realizar ajustes a las entradas del diario, haga clic en Nueva entrada del diario , en el menú de la empresa .

Paso 3: Examinar la base de datos de errores

NOTAS
  • Asegúrese de que nadie tiene la base de datos abierta.
  • Realice este paso en el equipo donde se encuentra la base de datos.
Para examinar la base de datos de errores, siga estos pasos:
  1. Inicie Small Business Accounting 2006, Accounting Express o Accounting Professional y, a continuación, abra cualquier base de datos de la empresa excepto el que desea examinar.
  2. En el menú archivo , elija
    Utilidadesy, a continuación, haga clic en Herramientas de datos.
  3. Haga clic en la ficha Herramientas avanzadas y, a continuación, haga clic en Reparar.
  4. Seleccione la base de datos que desea examinar errores y, a continuación, haga clic en Reparar.
  5. Si recibe un mensaje que indica que se cerrará todas las conexiones a la base de datos, haga clic en .
  6. Si no se encuentran errores, haga clic en Aceptar. Si se encuentran errores, revisarlos y, a continuación, realice los ajustes necesarios.
  7. Haga clic dos veces en Cerrar .

Paso 4: Realizar una copia de la base de datos de la compañía antes de cerrar el año fiscal

Notas:
  • Asegúrese de que nadie tiene la base de datos de la compañía abrir excepto en el equipo donde se encuentra la base de datos.
  • Realice este paso en el equipo donde se encuentra la base de datos.
Para realizar una copia de la base de datos de la compañía, siga estos pasos:
  1. Inicie Small Business Accounting 2006, Accounting Express o Accounting Professional y, a continuación, abra la base de datos de la compañía que desea hacer copia de seguridad.
  2. En el menú archivo , elija
    Utilidadesy, a continuación, haga clic en Herramientas de datos.
  3. En la ficha Herramientas básicas , haga clic en
    Copia de seguridad.
  4. Haga clic en Examinar.
  5. Escriba un nombre para el archivo y, a continuación, haga clic en
    Guardar.

    Nota: El tipo de archivo predeterminado es archivo comprimido de copia de seguridad (* .zip). La ubicación predeterminada del archivo es de la siguiente ruta:
    Mi Accounting\Backups de negocios Documents\Small
  6. Si desea restringir el acceso a la copia de seguridad, escriba una contraseña en el cuadro contraseña y, a continuación, escriba la contraseña en el cuadro Repetir contraseña .
  7. Haga clic en Aceptar.
  8. Cuando reciba el mensaje que se ha completado correctamente la copia de seguridad, haga clic en Aceptar.
  9. Haga clic en Cerrar.

Paso 5: Imprimir un informe saldo de prueba antes de cerrar el año fiscal

Escriba todas las transacciones del año antes de imprimir el informe saldo de prueba. Si introduce transacciones adicionales más adelante, debe imprimir un Balance de comprobación de nuevo. Este informe enumera todas las cuentas y saldos desde una fecha específica.
  1. En el menú informes , elija
    Empresa y financieroy, a continuación, haga clic en Saldo de prueba.
  2. En la lista de la barra de herramientas, haga clic en
    Personalizada.
  3. En el cuadro de fecha , escriba la fecha que desee o seleccione la fecha en el calendario.
  4. En el menú Ver , haga clic en Actualizar informe.
  5. En el menú archivo , haga clic en
    Imprimir.

Paso 6: Imprimir estados financieros de fin de año requeridos

Los Estados financieros más comunes son los siguientes:
  • Balance de situación
  • Pérdidas y ganancias
  • Flujos de efectivo
Para localizar estos informes, elija empresa y financiero en el menú de informes y, a continuación, haga clic en el informe que desee.
  • Imprimir el informe de Balance de situación para el último día del año fiscal. Para establecer la fecha, seleccione los valores correctos en la lista como de y la
    Lista de fechas en la barra de herramientas. En la lista Base de informe , seleccione
    Efectivo o acumulación, dependiendo del método de contabilidad que utiliza la empresa.
  • Para el informe de pérdidas y ganancias, seleccione un intervalo de fechas que se corresponde con el primer y el último día del año fiscal. Para ello, seleccione los valores correctos de la
    Lista de Intervalo de fechas , desde la lista y el
    Lista a la barra de herramientas. En la lista Base de informe , seleccione
    Efectivo o acumulación, dependiendo del método de contabilidad que utiliza la empresa.
  • Para el informe de flujo de efectivo, seleccione un intervalo de fechas que se corresponde con el primer y el último día del año fiscal. Para ello, seleccione los valores correctos en la lista Intervalo de fechas , de la lista y la lista a la barra de herramientas.

Paso 7: Configurar un nuevo año fiscal

Debe configurar un nuevo año fiscal para que estén preparados para especificar transacciones para el año siguiente.
  1. En el menú empresa , haga clic en Administrar Año Fiscal.
  2. Haga clic en el nuevo año Fiscal. Una fecha predeterminada rellena el cuadro Inicio del año fiscal . Esta fecha se basa en la última fecha del año fiscal anterior. No puede cambiar esta fecha.
  3. En el cuadro de cierre del año fiscal , escriba el último día del siguiente año fiscal o, seleccione la fecha en el calendario.
  4. Haga clic en Aceptar.

Paso 8: Cerrar el año fiscal

Puede tener un número ilimitado de años fiscales abiertos. Al cerrar años fiscales, debe cerrar en orden cronológico. Al cerrar un año fiscal, se producen las siguientes actividades:
  • Se suman las cuentas de balance y el saldo se realiza hacia delante como saldo inicial para el próximo año.
  • Entradas de diario se crean a cero a todas las cuentas de ingresos y gastos. La diferencia se registra en la cuenta de utilidades retenidas.
  • El estado del año fiscal se establece a cerrado.
Para cerrar el año fiscal, siga estos pasos:
  1. En el menú empresa , haga clic en Administrar Año Fiscal.
  2. En la lista Lista de períodos , seleccione el año que desea cerrar y, a continuación, haga clic en Cerrar ejercicio.
  3. Si se le pide para mover los ingresos netos en la cuenta de utilidades retenidas, haga clic en .

Paso 9: Imprimir un informe saldo de prueba después de cerrar el año fiscal

Para imprimir el informe Trial Balance, siga estos pasos:
  1. En el menú informes , elija
    Empresa y financieroy, a continuación, haga clic en Saldo de prueba.
  2. En el cuadro de , haga clic en
    Personalizada.
  3. En el cuadro de fecha , escriba el primer día del siguiente año fiscal o, seleccione la fecha en el calendario.
  4. En el menú Ver , haga clic en Actualizar informe.
  5. En el menú archivo , haga clic en
    Imprimir.
  6. Compare este informe para el informe saldo de prueba que creó en la sección "Imprimir un informe saldo de prueba antes de cerrar el año fiscal". Compruebe lo siguiente:
    • El saldo se transfieren al año siguiente.
    • Los saldos de los ingresos y gastos son cero y la diferencia se registra en la cuenta de utilidades retenidas.
    • El total del debe y el total de los créditos en el informe de Balance de comprobación que imprime después de cerrar las coincidencias de año fiscal, el total del debe y el total de los créditos en el informe de Balance de comprobación que imprimió antes de cerrar el año fiscal.
  7. Si tiene que ajustar las entradas, haga clic en Nueva entrada del diario , en el menú de la empresa .

Paso 10: Realizar una copia de la base de datos de compañía después de cerrar el año fiscal

Notas:
  • Asegúrese de que nadie tiene la base de datos abierta.
  • Realice este paso en el equipo donde se encuentra la base de datos.
Para realizar una copia de la base de datos de la compañía, siga estos pasos:
  1. Inicie Small Business Accounting 2006, Accounting Express o Accounting Professional y, a continuación, abra la base de datos de la compañía que desea hacer copia de seguridad.
  2. En el menú archivo , elija
    Utilidadesy, a continuación, haga clic en Herramientas de datos.
  3. En la ficha Herramientas básicas , haga clic en
    Copia de seguridad.
  4. Haga clic en Examinar.
  5. Escriba un nombre para el archivo y, a continuación, haga clic en
    Guardar.

    Nota: Utilice un nombre de archivo diferente de la que utilizó al crear el archivo de copia de seguridad antes de cerrar el año fiscal. El tipo de archivo predeterminado es archivo comprimido de copia de seguridad (* .zip). La ubicación predeterminada del archivo es de la siguiente ruta:
    Mi Accounting\Backups de negocios Documents\Small
  6. Si desea restringir el acceso a la copia de seguridad, escriba una contraseña en el cuadro contraseña y, a continuación, escriba la contraseña en el cuadro Repetir contraseña .
  7. Haga clic en Aceptar.
  8. Cuando reciba el mensaje que se ha completado correctamente la copia de seguridad, haga clic en Aceptar.
  9. Haga clic en Cerrar.

Preguntas más frecuentes (P+F)

¿Q1:CAN guardar una transacción si ha cerrado el año fiscal? ¿Las transacciones se pueden guardar en un año cerrado?

A1: No se puede guardar una transacción después de cerrar el año. Sin embargo, puede volver a abrir el año y, a continuación, guardar una transacción. Si se repoen un año, es decir no del año actual, debe volver a que año y la intervención años cerrados en orden cronológico inverso, empezando por el año más reciente y trabajando hacia atrás. Después de realizar los cambios, debe cerrar todos los años abiertos en orden cronológico, empezando por el año más antiguo y trabajando hacia adelante.

Para volver a abrir un año cerrado, debe ser asignado a o iniciar la sesión como uno de los siguientes roles:
  • Propietarias de Small Business Accounting 2006, Accounting Express o Professional de contabilidad
  • Contador de Small Business Accounting 2006, en Accounting Express o en Contabilidad Professional
  • Administrador en el equipo que ejecuta Small Business Accounting 2006, Accounting Express o Accounting Professional
¿Q2:How muchos ejercicios puedo mantener abierto?

A2: No hay ningún límite en el número de años fiscales que puede mantener abiertos.

¿Q3:Do que tengo que cerrar un año fiscal antes del primer día del siguiente año fiscal?

A3: Puede cerrar un año fiscal, en cualquier momento después del último día del año. Sin embargo, hasta que se cierra un año fiscal, el saldo de apertura para las cuentas del Balance se traslada al año nuevo. Además, las cuentas de gastos no se establecerán en cero y la diferencia no se aplicará a la cuenta de utilidades retenidas.

Q4: ¿qué pasa con una cuenta inactiva al cerrar un año fiscal?

A4: Si tienes una cuenta inactiva cuando cierra el año fiscal, no cambia el estado de cuenta. Esto es cierto independientemente de si la cuenta inactiva tiene un saldo.

¿Q5:How se puede ver la entrada del diario que representa los ingresos y gastos que se pone a cero y luego se registra en la cuenta de utilidades retenidas?

A5: Para ver la entrada de diario, siga estos pasos:
  1. En el menú empresa , seleccione
    Listas de la empresay a continuación, haga clic en Plan de cuentas.
  2. En la lista del Plan de cuentas , haga doble clic en la cuenta de Ingresos de ganancias retenidas para abrir el
    Registro de cuenta.
  3. Haga doble clic en la línea que cumple los criterios siguientes:
    • La fecha es el último día del año fiscal cerrado
    • Es la descripción del cuadro Memo
      Cierre de año Fiscal.