En este artículo se describen las ventajas de usar formularios electrónicos en lugar de formularios basados en papel para recopilar datos. También contiene algunos procedimientos recomendados para convertir formularios basados en papel en plantillas de formulario de Microsoft Office InfoPath.
Nota
Si el formulario basado en papel se diseñó en Microsoft Office Word o Microsoft Office Excel, puede usar el Asistente para importación de InfoPath para convertir rápidamente el documento o libro en una plantilla de formulario de InfoPath. Si el formulario se creó en otro programa, o si no puede obtener acceso al archivo de origen original para el formulario, tendrá que volver a crear el formulario de papel desde cero en InfoPath.
En este artículo
- Ventajas de usar formularios electrónicos
- Procedimientos recomendados para convertir formularios de papel
Ventajas de usar formularios electrónicos
El uso de formularios electrónicos en lugar de formularios basados en papel tiene muchas ventajas. Entre estas ventajas se incluyen las siguientes:
Datos precisos y coherentes Con los formularios en papel, las personas a menudo escriben información en el lugar equivocado o malinterpretan las instrucciones para rellenar el formulario. También pueden producirse errores cuando un empleado vuelve a introducir manualmente los datos del formulario en una base de datos u otro programa. Encontrar y corregir estos tipos de errores de entrada de datos puede resultar costoso y requiere mucho tiempo. InfoPath incluye varias formas automatizadas para ayudar a los usuarios a evitar errores de entrada de datos. Por ejemplo, puede usar fórmulas para calcular automáticamente valores matemáticos para los usuarios. También puede usar formato condicional para llamar la atención del usuario sobre los datos o habilitar el corrector ortográfico para que los usuarios puedan comprobar si hay errores ortográficos antes de enviar los formularios. También es posible rellenar campos automáticamente para los usuarios mediante el uso de datos existentes de una base de datos u otro sistema de almacenamiento de datos. Por ejemplo, puede diseñar un formulario de ventas que rellene automáticamente los campos de información de los empleados después de que los usuarios escriban su número de identificación en un cuadro de Id. de empleado.
Actualizaciones sencillas Si necesita actualizar una plantilla de formulario existente, puede cambiarla, volver a publicarla y redistribuirla a los usuarios. La actualización se realiza automáticamente la próxima vez que los usuarios abren un formulario basado en la plantilla de formulario. Si los usuarios trabajan sin conexión al publicar una plantilla de formulario actualizada, la actualización se producirá la próxima vez que se conecten a la red. Los usuarios normalmente no notan que se está produciendo una actualización, aunque puede diseñar la plantilla de formulario para alertar a los usuarios.
Opciones de flujo de trabajo Al aprovechar las características de flujo de trabajo de InfoPath, puede aumentar la eficiencia general de los procesos empresariales comunes en los que los datos se enrutan de una persona a otra. Los flujos de trabajo pueden reducir el costo y el tiempo necesarios para coordinar procesos empresariales, como la aprobación de proyectos o la revisión de documentos, administrando y realizando un seguimiento de las tareas humanas relacionadas con estos procesos. Por ejemplo, imagine un proceso de informes de gastos basado en papel en el que un empleado rellene un formulario de informe de gastos impreso, adjunte un resguardo de enrutamiento de papel al formulario y luego lo envíe por correo electrónico de la oficina a su jefe. Después de aprobar el informe, el administrador comprueba la casilla junto a su nombre en el informe de enrutamiento y, a continuación, envía el informe al departamento de contabilidad a través del correo de la oficina. Si el gestor contable aprueba el informe, se emiten cheques de reembolso. Podían pasar semanas entre el momento en que se presentó el informe inicial y el momento en que el empleado recibió su cheque de reembolso. Si usa InfoPath junto con Microsoft Office SharePoint Server 2007, puede automatizar este tipo de flujo de trabajo, lo que puede ahorrarle mucho tiempo y gastos.
Integración con otros sistemas Puede integrar datos de formularios de InfoPath con otros productos o tecnologías. Por ejemplo, puede almacenar datos de formulario en una base de datos de Microsoft SQL Server o decidir basar el diseño de la plantilla de formulario en un servicio web para poder enviar datos a una base de datos que no sea compatible directamente con InfoPath. InfoPath funciona con muchos otros programas y servidores de Microsoft Office system, incluidos Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel y Microsoft Office Access. Entre otras cosas, puede diseñar y rellenar formularios de InfoPath en mensajes de correo electrónico de Outlook, exportar datos de InfoPath a libros de Excel, enviar datos de InfoPath a una base de datos de Access o consultar datos de una lista de SharePoint. Además, los desarrolladores pueden insertar controles de InfoPath en las aplicaciones empresariales personalizadas que se usan en su empresa.
Seguridad agregada Los formularios en papel no son necesariamente seguros. Pueden ser desviados o perdidos, lo que supone un potencial para la divulgación de información confidencial. El modelo de seguridad de InfoPath está relacionado con la configuración de nivel y zona de seguridad de Windows Internet Explorer. Estas características de seguridad están diseñadas para ayudar a proteger los formularios y equipos de los usuarios de operaciones no seguras, como el acceso o el envío de datos a un origen que no es de confianza. InfoPath ofrece medidas de seguridad adicionales, como la protección del diseño de una plantilla de formulario, el uso de firmas digitales, la administración de determinadas operaciones de formulario, como combinar y enviar, y los formularios de confianza que se instalan en los equipos de usuario.
Procedimientos recomendados para convertir formularios de papel
En la siguiente lista se describen algunas consideraciones que debe tener en cuenta al convertir formularios de papel en plantillas de formulario de InfoPath.
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Usar tablas de diseño para organizar secciones del formulario Al igual que con un formulario en papel, debe organizar un formulario electrónico para que las personas que lo rellenan puedan desplazarse por el formulario de forma lógica. En InfoPath, puede usar tablas de diseño para organizar controles, separar una sección de otra y guardar logotipos y otros gráficos. Además, el uso de tablas de diseño le ofrece la ventaja adicional de poder alinear fácilmente cuadros de texto, casillas y otros elementos para que su plantilla de formulario tenga un aspecto profesional y pulido. En el ejemplo siguiente, se usa una tabla de diseño para organizar cuadros de texto dentro de una sección en una plantilla de formulario.
- Esta tabla de diseño tiene dos filas.
- Hay tres columnas en la segunda fila. La columna central solo se usa con fines de espaciado.
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Considere la posibilidad de soluciones para obtener información opcional Los formularios en papel a menudo contienen secciones reservadas para categorías específicas de usuarios. Por ejemplo, en un hospital, un formulario de información sobre el paciente puede contener una sección "Solo para uso administrativo" que está pensada para ser rellenada por enfermeras u otro personal médico y no por el paciente. En InfoPath, hay varias maneras de dar cabida a este tipo de información opcional. Una de las mejores maneras es usar una sección opcional, que es un control que contiene otros controles pero no aparece en el formulario a menos que el usuario decida agregarlo. Por ejemplo, en una plantilla de formulario de informe de estado, puede incluir una sección de notas opcional. Los usuarios que quieran agregar notas complementarias pueden insertar y rellenar esta sección opcional. Todos los demás pueden dejar la sección oculta.
También puede usar formato condicional para ocultar determinados campos a menos que se cumpla una condición específica en el formulario; por ejemplo, en una plantilla de formulario de aplicación, puede ocultar un conjunto determinado de campos hasta que el usuario seleccione una casilla de 18 o una anterior . -
Usar tablas de repetición en lugar de tablas normales Puede usar tablas extensibles para ahorrar espacio y ofrecer a los usuarios un grado adicional de flexibilidad cuando rellenen el formulario. Al usar tablas de repetición, la plantilla de formulario no necesita mostrar numerosas filas en blanco cuando el usuario la abre por primera vez. En su lugar, los usuarios suelen ver solo una fila y agregar más cuando y si las necesitan.
- Determinar las necesidades de datos Antes de convertir el formulario en papel, debe decidir qué debe pasar en última instancia con los datos que los usuarios introducirán en el formulario electrónico. Si piensa en los datos que necesita con anterioridad, antes de convertir el formulario en papel, puede determinar si posee la infraestructura necesaria para crear la plantilla de formulario. Por ejemplo, si los usuarios necesitan poder enviar rápidamente datos de formulario de ida y vuelta y no necesita volver a usar los datos, es posible que desee publicar la plantilla de formulario como un mensaje de correo electrónico. A continuación, puede almacenar formularios de usuario en una carpeta de Formularios de InfoPath en la Bandeja de entrada. Si otros usuarios necesitan tener acceso a los datos del formulario y compartirlos, es posible que desee almacenar colecciones de formularios relacionados de InfoPath en bibliotecas en un servidor que ejecuta Microsoft Windows SharePoint Services. Si los usuarios necesitan tener acceso a los datos del formulario en otras aplicaciones o sistemas empresariales, como aplicaciones de informes de gastos o de contabilidad, es posible que desee almacenar los datos en bases de datos corporativas. Esto se consigue a menudo conectando la plantilla de formulario a un servicio web, que actúa como intermediario entre la plantilla de formulario y la base de datos o el sistema empresarial.
- Determinar cuántas vistas necesita En InfoPath, puede crear diferentes vistas de la misma plantilla de formulario. Una vista es una forma alternativa de presentar datos en una plantilla de formulario. Por ejemplo, si está diseñando una plantilla de formulario de solicitud de permiso, puede usar una vista para que el contratista de electricidad pueda rellenarla, otra vista para el agente receptor y una tercera vista para el investigador que apruebe o deniegue la solicitud. Al usar vistas, elimina la necesidad de diseñar y mantener varios formularios para el mismo proceso empresarial.
- Determinar qué tipo de controles necesita Si ha creado un formulario en papel en un programa como Word, que realmente no está pensado para diseñar formularios, probablemente haya usado cuadros de texto, casillas, botones y quizás algunos otros controles. InfoPath ofrece más de 30 controles diferentes que puede agregar a la plantilla de formulario. Además de controles estándar, como cuadros de texto y cuadros de lista, InfoPath incluye varios controles nuevos, como tablas de repetición, grupos de opciones y secciones opcionales. Estos tipos de controles le permiten diseñar una plantilla de formulario flexible que se adapte a los usuarios. Por ejemplo, en una plantilla de formulario de informe de gastos, puede usar una tabla extensible para permitir que los usuarios escriban solo tantos elementos de gastos como necesiten.
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Considere la posibilidad de usar elementos de plantilla para conjuntos de controles comunes Si tiene que convertir un gran número de formularios de papel, puede buscar secciones comunes y conjuntos de campos que se pueden convertir en partes de plantillas de InfoPath. Un elemento de plantilla es una parte de una plantilla de formulario que se puede guardar para volver a usarla en varias plantillas de formulario. Un elemento de plantilla típico consiste en controles y un origen de datos, y también puede incluir características como conexiones de datos, validación de datos y reglas. Al crear y usar elementos de plantilla, puede ayudar a garantizar que las plantillas de formulario de su organización sean coherentes en tono, estructura y comportamiento. Por ejemplo, un departamento de recursos humanos puede usar un único elemento de plantilla Información de contacto en todas sus plantillas de formulario.
- Habilitar firmas digitales En InfoPath, puede configurar la plantilla de formulario para que los usuarios puedan firmar determinadas partes de un formulario o de todo el formulario. Firmar un formulario ayuda a autenticar a un usuario como la persona que llenó el formulario y también ayuda a garantizar que el contenido del formulario no se haya modificado.
- Usar características que ayudan a los usuarios a rellenar formularios En InfoPath, puede asignar valores predeterminados a los controles para ayudar a los usuarios a rellenar los formularios con mayor rapidez. Por ejemplo, en un informe de gastos, puede asignar la fecha de hoy como valor predeterminado para un control de selector de fecha. Puede asignar fórmulas a los campos Subtotal y Total para que los gastos se calcule automáticamente a medida que el usuario escriba los elementos de gastos. También puede habilitar la revisión ortográfica para que los usuarios puedan comprobar si hay problemas de ortografía en el texto que escriben, como lo harían en cualquier otro documento de Microsoft Office. Además, si desea proporcionar comandos específicos del formulario o contenido de ayuda, puede crear un panel de tareas personalizado que se muestra junto al formulario.