Introducción a la conversión de formularios de papel en formularios de InfoPath

En este artículo se describen las ventajas de usar formularios electrónicos en lugar de formularios en papel para recopilar datos. También contiene algunos procedimientos recomendados para convertir formularios en papel en plantillas de formulario de InfoPath de Microsoft Office.

En este artículo

• Ventajas del uso de formularios electrónicos
• Procedimientos recomendados para convertir formularios en papel

Ventajas del uso de formularios electrónicos

Hay muchos beneficios al usar formularios electrónicos en lugar de formularios en papel. Entre estas ventajas se incluyen las siguientes:

Datos precisos y coherentes Con los formularios en papel, las personas a menudo escriben información en el lugar incorrecto o malinterpretan las instrucciones para completar el formulario. También pueden producirse errores cuando un empleado vuelve a introducir manualmente los datos del formulario en una base de datos u otro programa. Encontrar y corregir este tipo de errores de entrada de datos puede ser costoso y llevar mucho tiempo. InfoPath incluye varias formas automatizadas para ayudar a los usuarios a evitar errores de entrada de datos. Por ejemplo, puede usar fórmulas para calcular automáticamente valores matemáticos para los usuarios. También puede usar el formato condicional para llamar la atención del usuario sobre los datos o habilitar el corrector ortográfico para que los usuarios puedan revisar los errores ortográficos antes de enviar sus formularios. También es posible rellenar automáticamente los campos para los usuarios utilizando los datos existentes de una base de datos u otro sistema de almacenamiento de datos. Por ejemplo, puede diseñar un formulario de ventas que rellene los campos de información de los empleados automáticamente después de que los usuarios escriban su número de identificación en un cuadro de Id. de empleado.

Actualizaciones fáciles Si necesita actualizar una plantilla de formulario existente, puede cambiarla, volver a publicarla y redistribuirla a los usuarios. La actualización se producirá automáticamente la próxima vez que los usuarios abran un formulario basado en la plantilla de formulario. Si los usuarios están trabajando sin conexión al publicar una plantilla de formulario actualizada, la actualización se producirá la próxima vez que se conecten a la red. Normalmente, los usuarios no notarán que se está produciendo una actualización, aunque puede diseñar la plantilla de formulario para alertar a los usuarios.

Opciones de flujo de trabajo Al aprovechar las características de flujo de trabajo de InfoPath, puede aumentar la eficacia general de los procesos empresariales comunes en los que los datos se enrutan de una persona a otra. Los flujos de trabajo pueden reducir el coste y el tiempo necesarios para coordinar los procesos empresariales, como la aprobación de proyectos o la revisión de documentos, mediante la administración y el seguimiento de las tareas humanas relacionadas con estos procesos. Por ejemplo, imagine un proceso de informe de gastos en papel en el que un empleado completa un formulario de informe de gastos impreso, adjunta un comprobante de enrutamiento en papel al formulario y luego lo envía por correo interno a su gerente. Después de aprobar el informe, el gerente marca la casilla junto a su nombre en el comprobante de enrutamiento y luego envía el informe al departamento de contabilidad a través del correo entre oficinas. Si el gerente de contabilidad aprueba el informe, se emiten cheques de reembolso. Podrían pasar semanas entre el momento en que se presentó el informe inicial y el momento en que el empleado recibió su cheque de reembolso. Si usa InfoPath junto con Microsoft Office SharePoint Server 2007, puede automatizar este tipo de flujo de trabajo, lo que puede ahorrarle tiempo y gastos considerables.

Integración con otros sistemas Puede integrar datos de formulario de InfoPath con otros productos o tecnologías. Por ejemplo, puede almacenar datos de formulario en una base de datos de Microsoft SQL Server o decidir basar el diseño de la plantilla de formulario en un servicio web para poder enviar datos a una base de datos que no es compatible directamente con InfoPath. InfoPath funciona con muchos otros programas y servidores en el sistema Microsoft Office, incluidos Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel y Microsoft Office Access. Entre otras cosas, puede diseñar y rellenar formularios de InfoPath en mensajes de correo electrónico de Outlook, exportar datos de InfoPath a libros de Excel, enviar datos de InfoPath a una base de datos de Access o consultar datos de una lista de SharePoint. Además, los desarrolladores pueden integrar controles de InfoPath en las aplicaciones empresariales personalizadas que se usan en su empresa.

Mayor seguridad Los formularios en papel no son necesariamente seguros. Pueden desviarse o perderse, lo que introduce la posibilidad de que se divulgue información confidencial. El modelo de seguridad de InfoPath está relacionado con la configuración de zona y nivel de seguridad de Windows Internet Explorer. Estas características de seguridad están diseñadas para ayudar a proteger los formularios y equipos de los usuarios de operaciones no seguras, como el acceso o el envío de datos a un origen que no es de confianza. InfoPath ofrece medidas de seguridad adicionales, como la protección del diseño de una plantilla de formulario, el uso de firmas digitales, la administración de determinadas operaciones de formulario, como la fusión y el envío, y la confianza en formularios instalados en equipos de usuario.

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Procedimientos recomendados para convertir formularios en papel

En la siguiente lista se describen algunas consideraciones que debe tener en cuenta al convertir formularios en papel en plantillas de formulario de InfoPath.

• Usar tablas de diseño para organizar secciones del formulario Al igual que con un formulario en papel, debe organizar un formulario electrónico para que las personas que lo completen puedan moverse a través del formulario de manera lógica. En InfoPath, puede usar tablas de diseño para organizar controles, separar una sección de otra y guardar logotipos y otros gráficos. Además, el uso de tablas de diseño le ofrece la ventaja adicional de poder alinear fácilmente cuadros de texto, casillas y otros elementos para que la plantilla de formulario tenga un aspecto profesional y elegante. En el ejemplo siguiente, una tabla de diseño se usa para organizar cuadros de texto dentro de una sección de una plantilla de formulario.
  
  1. Este diseño de tabla tiene dos filas.
  2. Hay tres columnas en la segunda fila. La columna central se usa solo con fines de espaciado.
• Considerar soluciones para información opcional Los formularios en papel a menudo contienen secciones que están reservadas para categorías específicas de usuarios. Por ejemplo, en un hospital, un formulario de información del paciente puede contener una sección "Solo para uso administrativo" que está destinada a ser completada por enfermeras u otro personal médico y no por el paciente. En InfoPath, hay varias maneras de acomodar este tipo de información opcional. Una de las mejores maneras es usar una sección opcional, que es un control que contiene otros controles, pero que no aparece en el formulario a menos que el usuario decida agregarlo. Por ejemplo, en una plantilla de formulario de informe de estado, puede incluir una sección de notas opcional. Los usuarios que deseen agregar notas complementarias pueden insertar y rellenar esta sección opcional. Todos los demás pueden dejar la sección oculta.
  
  También puede usar formato condicional para ocultar determinados campos a menos que se cumpla una condición específica en el formulario; por ejemplo, en una plantilla de formulario de aplicación, puede ocultar un conjunto determinado de campos hasta que el usuario active una casilla de verificación de 18 años o más .
• Use tablas repetidas en lugar de tablas normales Puede usar tablas de repetición para ahorrar espacio y ofrecer a los usuarios un grado adicional de flexibilidad cuando rellenen el formulario. Al usar tablas de repetición, no es necesario que la plantilla de formulario muestre numerosas filas en blanco cuando el usuario la abra por primera vez. En su lugar, los usuarios suelen ver solo una fila y solo agregan más cuando y si los necesitan.
  
• Determinar las necesidades de datos Antes de convertir su formulario en papel, debe decidir qué debe suceder en última instancia con los datos que los usuarios ingresarán en el formulario electrónico. Al pensar en sus necesidades de datos por adelantado, antes de convertir su formulario en papel, puede determinar si posee la infraestructura necesaria para crear su plantilla de formulario. Por ejemplo, si los usuarios necesitan poder enviar rápidamente datos de formulario de un lado a otro y no necesita reutilizar los datos, es posible que desee publicar la plantilla de formulario como un mensaje de correo electrónico. A continuación, puede almacenar formularios de usuario en una carpeta de InfoPath Forms en la Bandeja de entrada. Si otras personas necesitan acceder a los datos del formulario y compartirlos, es posible que desee almacenar colecciones de formularios de InfoPath relacionados en bibliotecas en un servidor que ejecute Microsoft Windows SharePoint Services. Si los usuarios necesitan acceder a los datos del formulario en otras aplicaciones o sistemas empresariales, como informes de gastos o aplicaciones de contabilidad, es posible que desee almacenar los datos en bases de datos corporativas. Esto suele lograrse conectando la plantilla de formulario a un servicio web, que sirve de intermediario entre la plantilla de formulario y la base de datos o el sistema empresarial.
• Determine cuántas vistas necesita En InfoPath, puede crear diferentes vistas de la misma plantilla de formulario. Una vista es una forma alternativa de presentar datos en una plantilla de formulario. Por ejemplo, si está diseñando una plantilla de formulario de solicitud de permiso, puede usar una vista para que el contratista eléctrico la complete, otra vista para el agente receptor y una tercera vista para el investigador que aprueba o rechaza la solicitud. Mediante el uso de vistas, elimina la necesidad de diseñar y mantener varios formularios para el mismo proceso de negocio.
• Determine qué tipo de controles necesita Si creó un formulario en papel en un programa como Word, que realmente no está diseñado para diseñar formularios, probablemente usó cuadros de texto, casillas de verificación, botones y quizás algunos otros controles. InfoPath ofrece más de 30 controles diferentes que puede agregar a su plantilla de formulario. Además de los controles estándar, como cuadros de texto y cuadros de lista, InfoPath incluye varios controles nuevos, como tablas de repetición, grupos de opciones y secciones opcionales. Estos tipos de controles le permiten diseñar una plantilla de formulario flexible que se adapte a sus usuarios. Por ejemplo, en una plantilla de formulario de informe de gastos, puede usar una tabla acumulativa para permitir a los usuarios especificar solo los elementos de gastos que necesiten.
• Posibilidad de usar elementos de plantilla para conjuntos comunes de controles Si tiene un gran número de formularios en papel que convertir, puede buscar secciones y conjuntos de campos comunes que se puedan convertir en elementos de plantilla de InfoPath. Un elemento de plantilla es una parte de una plantilla de formulario que se puede guardar para volver a usarla en varias plantillas de formulario. Un elemento de plantilla típico consta de controles y un origen de datos, y también puede incluir características como conexiones de datos, validación de datos y reglas. Al crear y usar elementos de plantilla, puede ayudar a garantizar que las plantillas de formulario de su organización sean coherentes en tono, estructura y comportamiento. Por ejemplo, un departamento de recursos humanos puede usar un solo elemento de plantilla de información de contacto en todas sus plantillas de formulario.
  
• Habilitar firmas digitales En InfoPath, puede configurar la plantilla de formulario para que los usuarios puedan firmar determinadas partes de un formulario o todo el formulario. Firmar un formulario ayuda a autenticar a un usuario como la persona que rellenó el formulario y también ayuda a garantizar que el contenido del formulario no se modifique.
• Usar características que ayuden a los usuarios a rellenar formularios En InfoPath, puede asignar valores predeterminados a los controles para ayudar a los usuarios a rellenar los formularios con mayor rapidez. Por ejemplo, en un informe de gastos, puede asignar la fecha de hoy como el valor predeterminado para un control selector de fecha. Puede asignar fórmulas a los campos Subtotal y Total para que los gastos se calculen automáticamente cuando el usuario introduzca elementos de gastos. También puede habilitar la revisión ortográfica para que los usuarios puedan revisar el texto que escriban en busca de problemas ortográficos, como lo harían en cualquier otro documento de Microsoft Office. Y si desea proporcionar comandos específicos del formulario o contenido de ayuda, puede crear un panel de tareas personalizado que se muestre junto al formulario.

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