Introducción a la importación y exportación de datos y plantillas de formulario

En este artículo se describen las opciones disponibles para importar diseños de formulario y datos de formulario de otros programas a Microsoft Office InfoPath. También describe las opciones para exportar plantillas de formulario de InfoPath y datos de formulario a otros formatos.

En este artículo

• Opciones para importar diseños de formulario de otros programas
• Opciones para importar datos de otros programas
• Opciones para exportar plantillas de formulario a otros programas
• Opciones para exportar datos a otros programas

Opciones para importar diseños de formulario de otros programas

InfoPath ofrece las siguientes opciones para importar diseños de formulario de otros programas al modo de diseño.

Importar documentos de Word y libros de Excel Si usa un formulario existente, como un formulario que creó en Microsoft Office Word, puede usar el Asistente para importación de InfoPath para convertir ese formulario en una plantilla de formulario de InfoPath. InfoPath incluye dos importadores de plantillas de formulario, que le ayudan a convertir un libro de Microsoft Office Excel existente o un documento de Microsoft Office Word en una plantilla de formulario de InfoPath. En el ejemplo siguiente, el diseñador está personalizando las opciones de importación para un documento de Word.

Desarrollar un importador de plantillas de formulario personalizado Si es diseñador o desarrollador de plantillas de formulario avanzadas, puede desarrollar su propia solución para importar plantillas de formulario de otros tipos de formularios y documentos electrónicos. Este trabajo se realiza fuera de InfoPath.

También puede desarrollar su propia solución para importar formularios y documentos en papel que se escanean electrónicamente mediante el uso de software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). De forma predeterminada, el Asistente para importación de InfoPath importa un formulario a la vez. Si su organización tiene una biblioteca grande de formularios existentes, puede automatizar el importador de plantillas de formulario para facilitar la importación de varios formularios a la vez. Por ejemplo, si trabaja para una organización grande que tiene cientos de formularios de Word existentes, puede decidir que vale la pena el tiempo y los recursos para automatizar el importador integrado de InfoPath para formularios de Word.

Para obtener más información acerca del desarrollo de importadores de plantillas de formulario personalizadas, haga clic en el vínculo MSDN: Novedades para desarrolladores de InfoPath de la sección Vea también .

Usar un importador de plantillas de formulario de terceros En el sitio web de Microsoft Office, es posible que pueda encontrar importadores de plantillas de formulario creados por proveedores externos. La funcionalidad de una plantilla de formulario resultante depende del importador en particular. En algunos casos, después de importar una plantilla de formulario, es posible que tenga que crear manualmente el origen de datos de la nueva plantilla de formulario y, después, enlazar los controles de la plantilla de formulario a los campos o grupos del origen de datos.

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Opciones para importar datos de otros programas

Los importadores de datos de formulario permiten a los usuarios rellenar formularios de InfoPath utilizando datos de archivos en otros formatos. InfoPath no incluye ningún importador de datos. Sin embargo, un proveedor de servicios de terceros o alguien dentro de su propia organización puede crear importadores de datos de formulario que los usuarios pueden instalar y usar. Después de instalar un importador de datos en los equipos de los usuarios, este puede abrir un formulario y, a continuación, usar el comando Importar datos de formulario (en el menú Archivo ) para importar datos de otros orígenes en el formulario.

Puede usar las siguientes opciones para importar datos en formularios de InfoPath.

Desarrollo de un importador de datos personalizado En función de los requisitos empresariales de su organización, los diseñadores de su empresa o los desarrolladores de plantillas de formulario avanzadas pueden decidir escribir un importador personalizado para transferir datos existentes de otros programas a formularios de InfoPath. Este trabajo se realiza fuera de InfoPath. Por ejemplo, suponga que su organización planea importar datos existentes de formularios de reclamación de seguros en papel a formularios de reclamación de seguros de InfoPath. Para automatizar el proceso, los desarrolladores del departamento de tecnologías de la información (TI) pueden diseñar un importador de datos que digitalice los formularios en papel y use el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para traducir los formularios digitalizados en caracteres de texto reales. Después, puede instalar este importador de datos y usarlo para transferir de forma eficaz los datos de los formularios en papel existentes a los campos correspondientes de su formulario de InfoPath.

Para obtener más información sobre cómo desarrollar importadores de datos personalizados, haga clic en el vínculo MSDN: Novedades para desarrolladores de InfoPath en la sección Vea también .

Usar un importador de datos de terceros En el sitio web de Office, es posible que pueda encontrar importadores de datos de formulario creados por proveedores externos. La funcionalidad del formulario resultante depende del importador en particular.

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Opciones para exportar plantillas de formulario a otros programas

Puede usar un exportador de plantillas de formulario para exportar el diseño de una plantilla de formulario de InfoPath a otro formato. Si está instalado un exportador de plantillas de formulario personalizado, puede abrir una plantilla de formulario en modo de diseño y, a continuación, hacer clic en el comando Exportar plantilla de formulario del menú Archivo . De este modo, se exporta el diseño de la plantilla de formulario a otro tipo de formulario electrónico. InfoPath no incluye ningún exportador de plantillas de formulario integrado. Si desea exportar el diseño de una plantilla de formulario, debe realizar una de las siguientes acciones:

Desarrollar un exportador de plantillas de formulario personalizado En función de los requisitos empresariales concretos de su organización, los diseñadores de su empresa o los desarrolladores de plantillas de formulario avanzadas pueden decidir desarrollar una solución personalizada para exportar diseños de plantillas de formulario de InfoPath a otros programas. Este trabajo se realiza fuera de InfoPath.

Para obtener más información acerca del desarrollo de exportadores de plantillas de formulario personalizadas, haga clic en el vínculo MSDN: Novedades para desarrolladores de InfoPath de la sección Vea también .

Usar un exportador de plantillas de formulario de terceros En el sitio web de Office, es posible que pueda encontrar exportadores de plantillas de formulario creados por proveedores externos.

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Opciones para exportar datos a otros programas

Si desea exportar datos de un formulario de InfoPath a otro formato, puede realizar una de las siguientes acciones:

Exportar datos de formulario a Excel Puede exportar los datos de un formulario de InfoPath a un libro nuevo en Microsoft Office Excel 2007. Esto le permite filtrar, ordenar, analizar o crear gráficos rápidamente a partir de los datos del formulario. Puede exportar datos desde un formulario a la vez o desde varios formularios a la vez. Puede exportar todos los datos desde uno o más formularios, o bien seleccionar los datos exactos que desea exportar. También es posible exportar datos de formularios de correo electrónico de InfoPath almacenados en una carpeta de InfoPath Forms en Microsoft Office Outlook 2007 o almacenados en una biblioteca de documentos en un sitio que ejecute Microsoft Windows SharePoint Services.

Exportar formularios de correo electrónico de InfoPath como archivos XML Además de exportar datos de formulario desde uno o más formularios de correo electrónico de InfoPath a un libro de Microsoft Office Excel 2007, puede exportar formularios de correo electrónico de InfoPath como archivos XML individuales que se pueden guardar y abrir más adelante mediante InfoPath o una herramienta de almacenamiento o análisis de datos que admita XML, como Microsoft Office Access o Excel.

Exportar datos a un formato de diseño fijo Para guardar una instantánea de un formulario completado en un formato de diseño fijo, puede exportar un formulario a los siguientes formatos.

• Formato de documento portátil (PDF) PDF es un formato de archivo electrónico de diseño fijo que conserva el formato del documento y permite compartir archivos. El formato PDF ayuda a garantizar que, cuando el archivo se vea en línea o se imprima, conserve exactamente el formato deseado y que los datos del archivo no se puedan cambiar fácilmente. El formato PDF también es de utilidad para los documentos que se reproducirán mediante métodos de impresión comercial.

• XML Paper Specification (XPS) XPS es un formato de archivo electrónico de diseño fijo que conserva el formato del documento y permite compartir archivos. El formato XPS ayuda a garantizar que, cuando el archivo se vea en línea o se imprima, conserve exactamente el formato deseado y que los datos del archivo no se puedan cambiar fácilmente.

  Nota

  Puede guardar como un archivo PDF o XPS desde un programa del sistema Microsoft Office 2007 solo después de instalar un complemento. Para obtener más información, consulte Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo, como PDF y XPS.

Exportar datos como una página web de solo lectura Cuando los usuarios rellenan un formulario de InfoPath, pueden usar la característica Exportar a la web para guardar su formulario como una página web de un solo archivo (MHTML). Este formato permite a los usuarios que no tienen InfoPath instalado en sus equipos ver el formulario completado en un explorador web, pero no les permite rellenar o modificar el formulario.

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