Introducción a InfoPath Forms Services

Sinopsis InfoPath Forms Services es una tecnología de servidor que hace posible que los usuarios rellenen formularios en un explorador web. Al administrar formularios en una ubicación central, puede simplificar los procesos empresariales y mejorar las relaciones con clientes, asociados y proveedores.

Información general sobre InfoPath Forms Services

Llegue a clientes, socios y proveedores con formularios fáciles de usar

Simplificar los procesos empresariales basados en formularios

Administrar formularios y plantillas de formulario en una ubicación centralizada

Información general sobre InfoPath Forms Services

Los usuarios no tienen que tener InfoPath instalado en su computadora para completar una plantilla de formulario habilitada para el navegador, ni están obligados a descargar nada adicional de la Web. Todo lo que necesitan es acceso a un navegador, como Windows Internet Explorer, Apple Safari o Mozilla Firefox. InfoPath Forms Services también le permite almacenar y administrar formularios y plantillas de formulario en una ubicación centralizada. InfoPath Forms Services se basa en y requiere Windows SharePoint Services 3.0, que le permite publicar las plantillas de formulario que diseñe en una ubicación común de toda la organización. Además, los usuarios pueden enviar formularios a bibliotecas de SharePoint, que son carpetas donde se almacena una colección de archivos y donde los archivos suelen usar la misma plantilla. También es posible integrar formularios en tareas de gestión de documentos y ciclo de vida, como el flujo de trabajo y la gestión de derechos.

La tecnología de InfoPath Forms Services está disponible en la CAL de Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise y también, por separado, en Microsoft® Office Forms Server 2007.

La experiencia de diseño

Las plantillas de formulario que se pueden rellenar en un explorador se denominan plantillas de formulario habilitadas para explorador. Para crear este tipo de plantilla de formulario, diseñe una plantilla de formulario compatible con el explorador en InfoPath, publíquela en un servidor que ejecute InfoPath Forms Services y habilite su uso en la Web.

En algunos casos, puede habilitar la plantilla de formulario para su uso en la Web activando la casilla Habilitar que este formulario se rellene mediante un explorador en el Asistente de publicación de InfoPath. En otros casos, debe publicar la plantilla de formulario en una ubicación compartida de la red corporativa y, a continuación, ponerse en contacto con un administrador de la granja de servidores para que le ayude a habilitar la plantilla de formulario y ponerla a disposición en el servidor.

Se requiere la aprobación del administrador en los siguientes escenarios:

• La plantilla de formulario contiene código administrado.
• La plantilla de formulario requiere un nivel de seguridad de plena confianza, lo que permite que los formularios resultantes tengan acceso total a los recursos del sistema en los equipos de los usuarios, como archivos y configuración.
• La plantilla de formulario usa una conexión de datos administrada por un administrador.
• La plantilla de formulario está habilitada para mostrarse en un dispositivo móvil.

Si se requiere la aprobación del administrador, el Asistente para publicación le guiará por los pasos de preparación de la plantilla de formulario para entregarla a un administrador.

Después de habilitar una plantilla de formulario compatible con el explorador, los usuarios pueden usar su explorador para rellenar formularios basados en esa plantilla de formulario.

La experiencia de usuario

La experiencia del usuario al rellenar un formulario en un explorador es casi idéntica a la de rellenar un formulario en InfoPath. Por ejemplo, controles como la repetición de secciones y características como fórmulas y el formato condicional funcionan de la misma manera en ambos entornos.

Aunque rellenar un formulario en un explorador es como rellenar un formulario en InfoPath, hay una diferencia clave. En un explorador web, los menús y barras de herramientas de InfoPath se reemplazan por una barra de herramientas en la parte superior del formulario, que muestra opciones para guardar, cerrar, imprimir y actualizar el formulario. Esta barra también aparece en la parte inferior de un formulario, para que los usuarios no tengan que desplazarse hasta la parte superior de un formulario largo para completar su formulario.

Si habilita las opciones de envío para la plantilla de formulario, los usuarios también verán un botón Enviar en la barra de herramientas. Al hacer clic en este botón, los datos del formulario se envían directamente al origen de datos que especificó al diseñar la plantilla de formulario, como un servicio web o una lista de SharePoint. Si la plantilla de formulario tiene más de una vista, los usuarios también verán una lista de vistas en la barra de herramientas.

1. Los usuarios envían datos a orígenes de datos externos haciendo clic en el botón Enviar de la barra de herramientas.

2. Los usuarios cambian entre las vistas haciendo clic en un elemento de la lista Vista de la barra de herramientas.

Al diseñar la plantilla de formulario, puede personalizar la configuración de la barra de herramientas en el cuadro de diálogo Opciones de formulario . Por ejemplo, puede quitar uno o varios botones u ocultar la barra de herramientas en la parte inferior del formulario del usuario.

En las secciones siguientes, obtendrá más información acerca de las ventajas de usar InfoPath Forms Services.

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Llegue a clientes, socios y proveedores con formularios fáciles de usar

Al publicar una plantilla de formulario en un servidor que ejecute InfoPath Forms Services, puede distribuirla no solo en la intranet corporativa, sino también en sitios web externos, como sitios de extranet o sitios web corporativos. Esto le permite recopilar datos de clientes, asociados, proveedores y otros que son vitales para el éxito de su negocio. Por ejemplo, una compañía de seguros grande puede usar una plantilla de formulario habilitada para un solo explorador para recopilar y procesar reclamaciones de seguros. Un cliente de seguros puede usar un navegador para completar el formulario de reclamo en el sitio web de la compañía. Como alternativa, si el cliente llama a la compañía de seguros para informar de la reclamación, un agente de seguros puede utilizar InfoPath para rellenar el mismo formulario de reclamación en un sitio de intranet. De manera similar, una agencia gubernamental puede recopilar datos de ciudadanos mediante la publicación de plantillas de formulario habilitadas para el navegador en su sitio web.

Cuando los usuarios acceden al formulario, ya sea navegando a una biblioteca o escribiendo una dirección URL para el formulario en su explorador, puede ocurrir una de estas dos cosas:

• El formulario se abre en un explorador Si los usuarios no tienen InfoPath instalado en su equipo, el formulario se abre en un explorador, donde pueden rellenarlo como lo harían con cualquier otro formulario basado en la Web.

• El formulario se abre en InfoPath Si los usuarios tienen InfoPath instalado en su equipo, el formulario se abre en InfoPath, donde pueden rellenarlo como lo harían con cualquier otro formulario de InfoPath. Debido a que están completando el formulario en InfoPath, estos usuarios tendrán la ventaja adicional de poder utilizar toda la gama de funciones de InfoPath para completar formularios, algunas de las cuales no están disponibles en los formularios del navegador.

  Nota

  Si lo prefiere, puede personalizar la configuración de la plantilla de formulario para que siempre se abra en un explorador, incluso si los usuarios tienen InfoPath instalado en su equipo. Esto puede ser útil cuando desea que la experiencia de rellenar un formulario sea idéntica para todos los usuarios, o cuando no desea que el formulario se abra en InfoPath, porque desea disuadir a los usuarios de abrir o modificar la plantilla de formulario subyacente en modo de diseño.

Si los usuarios van a rellenar formularios en un dispositivo móvil, como un asistente digital personal (PDA) o un smartphone, puede diseñar la plantilla de formulario habilitada para el explorador para que se pueda abrir y rellenar mediante el explorador de un dispositivo móvil. Cuando los usuarios usan un dispositivo móvil para acceder al formulario, se abre en su pantalla en un formato simplificado.

Simplificar los procesos empresariales basados en formularios

Los formularios están en el centro de muchos procesos empresariales. Al hospedar plantillas de formulario habilitadas para explorador en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services, puede integrar los datos del formulario con procesos empresariales o aplicaciones existentes. Por ejemplo, puede:

• Enviar datos a sistemas empresariales existentes Al diseñar una plantilla de formulario compatible con el explorador, puede crear conexiones de datos a servicios web u otros orígenes de datos externos. Esto le permite enviar datos a sistemas empresariales, aplicaciones empresariales o bases de datos corporativas existentes. Por ejemplo, un departamento de ventas puede diseñar un formulario que pueda enviar clientes potenciales e información de clientes a un sistema de administración de relaciones con los clientes (CRM) existente.
• Consultar datos de sistemas empresariales existentes También es posible consultar datos en sistemas comerciales existentes, aplicaciones empresariales o bases de datos corporativas. Por ejemplo, cuando los usuarios abren un formulario basado en la plantilla de formulario, es posible que quiera que los datos de un origen de datos externo aparezcan en los campos de nombre y dirección del formulario. Esto permite aprovechar los datos de la organización existentes y simplifica el proceso de rellenar un formulario.
• Agregar flujo de trabajo a formularios Puede agregar un flujo de trabajo a la plantilla de formulario almacenada en una biblioteca. Esto le permite administrar de forma coherente los procesos empresariales comunes. Por ejemplo, como administrador, puede usar un flujo de trabajo de aprobación para enrutar un formulario de informe de gastos a través de una lista de aprobadores. Los aprobadores pueden aprobar o rechazar el formulario de informe de gastos, reasignar la tarea de aprobación o solicitar cambios en el formulario. En InfoPath, los usuarios hacen clic en comandos en el menú Archivo para participar en el flujo de trabajo. En el servidor, pueden señalar el nombre del formulario en la biblioteca, hacer clic en la flecha que aparece y, a continuación, hacer clic en Flujos de trabajo para participar en el flujo de trabajo.
  

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Administrar formularios y plantillas de formulario en una ubicación centralizada

Puede almacenar las plantillas de formulario y sus formularios asociados en un repositorio centralizado en un servidor que ejecute InfoPath Forms Services. Esto facilita la búsqueda, el uso compartido y la administración de formularios y plantillas de formulario.

Entre las principales ventajas se incluye la capacidad de:

• Almacenar formularios y plantillas de formulario en una ubicación centralizada Puede asociar una plantilla de formulario a una biblioteca, que es una ubicación en un sitio de SharePoint donde puede crear, recopilar, actualizar y administrar archivos con otras personas de su organización. Cuando los usuarios rellenan formularios basados en la plantilla de formulario de esa biblioteca, los formularios completados aparecen en la biblioteca junto con información clave de los propios formularios. En función de cómo esté diseñada la biblioteca de SharePoint, los usuarios pueden rellenar formularios basados en la plantilla de formulario, exportar los datos de los formularios completados a Microsoft Office Excel o combinar los datos de varios formularios en uno solo. En el ejemplo siguiente se muestran los informes de gastos almacenados en una biblioteca.
  
• Usar tipos de contenido para administrar plantillas de formulario Puede usar el Asistente para publicación de InfoPath para publicar una plantilla de formulario como un tipo de contenido de sitio. Un tipo de contenido define una plantilla de formulario, un conjunto de columnas y la configuración de administración de documentos en el servidor, como la configuración de flujo de trabajo o de directivas.
  Al crear tipos de contenido, puede volver a usar las plantillas y la configuración de formulario en una colección de sitios. En el pasado, si quería usar una plantilla de formulario en varias bibliotecas de SharePoint, tenía que publicar dos copias distintas de la plantilla de formulario, una para cada biblioteca. Si quería actualizar la plantilla de formulario, tenía que cambiarla en ambos lugares. Sin embargo, ahora puede publicar una plantilla de formulario como un tipo de contenido de sitio. Al actualizar el tipo de contenido, el cambio se aplica automáticamente dondequiera que se use ese tipo de contenido.
  Puede asignar un único tipo de contenido a varias bibliotecas de una colección de sitios o asignar varios tipos de contenido a una única biblioteca. Por ejemplo, puede agregar un tipo de contenido para los formularios de informe de estado en todas las bibliotecas que utiliza el departamento de ventas de su empresa, de modo que cada equipo de ventas recopile y notifique el mismo tipo de información a la administración. Como alternativa, suponga que su departamento usa diferentes plantillas de formulario para los formularios de solicitud de viaje, informe de viaje e informe de gastos. Puede publicar las tres plantillas de formulario como tipos de contenido del sitio y agregarlas a una única biblioteca que se usa para almacenar información relacionada con los viajes del equipo. Cuando los usuarios crean un nuevo formulario desde la biblioteca, pueden seleccionar cuál de estas plantillas de formulario quieren usar.
• Administrar formularios y plantillas de formulario Los administradores de la granja de servidores pueden controlar cómo los usuarios acceden a las plantillas de formulario y cómo se implementan en toda la organización. Por ejemplo, pueden controlar quién puede publicar plantillas de formulario en todo el sitio o decidir cómo actualizar las plantillas de formulario en el servidor con un impacto mínimo para los usuarios del formulario.
• Administrar conexiones de datos en una ubicación central Si varias plantillas de formulario van a usar las mismas conexiones de datos, puede almacenar la configuración de esa conexión de datos en un archivo de conexión de datos en una biblioteca de conexiones de datos. Cuando un usuario abre un formulario que se conecta a un archivo de conexión de datos, InfoPath usa la configuración de ese archivo para conectarse al origen de datos externo. De esta forma, varias plantillas de formulario pueden usar el mismo archivo de conexión de datos, por lo que no es necesario crear manualmente la misma conexión de datos para cada plantilla de formulario. Además, si cambia la configuración de ubicación o conexión de un origen de datos externo, no es necesario actualizar cada plantilla de formulario que use la conexión de datos. En su lugar, simplemente actualice el archivo de conexión de datos una vez y todas las plantillas de formulario seguirán funcionando según lo esperado.

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