Synopsis InfoPath Forms Services es una tecnología de servidor que permite a los usuarios rellenar formularios en un explorador web. Al administrar formularios en una ubicación central, puede optimizar los procesos empresariales y mejorar las relaciones con clientes, socios y proveedores.
Información general sobre InfoPath Forms Services
Llegar a los clientes, asociados y proveedores con formularios fáciles de usar
Simplificar los procesos empresariales basados en formularios
Administrar formularios y plantillas de formulario en una ubicación centralizada
Información general sobre InfoPath Forms Services
Los usuarios no tienen que tener InfoPath instalado en su equipo para rellenar una plantilla de formulario habilitada para el explorador, ni tienen que descargar nada adicional de la Web. Todo lo que necesitan es tener acceso a un explorador, como Windows Internet Explorer, Apple Safari o Mozilla Firefox. InfoPath Forms Services también le permite almacenar y administrar formularios y plantillas de formulario en una ubicación centralizada. InfoPath Forms Services está integrada y requiere Windows SharePoint Services 3.0, lo que le permite publicar plantillas de formulario que diseña en una ubicación común en toda la organización. Además, los usuarios pueden enviar formularios a bibliotecas de SharePoint, que son carpetas donde se almacena una colección de archivos y donde los archivos suelen usar la misma plantilla. También es posible integrar formularios en tareas de gestión de documentos y ciclo de vida, como el flujo de trabajo y la administración de derechos.
La tecnología de InfoPath Forms Services está disponible en Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise CAL y también, por separado, en Microsoft® Office Forms Server 2007.
La experiencia de diseño
Las plantillas de formulario que se pueden rellenar en un explorador se denominan plantillas de formulario habilitadas para el explorador. Para crear este tipo de plantilla de formulario, diseñe una plantilla de formulario compatible con el explorador en InfoPath, publíquela en un servidor que ejecute InfoPath Forms Services y habilite su uso en la Web.
En algunos casos, puede habilitar la plantilla de formulario para su uso en la Web activando la casilla Habilitar que se rellene este formulario mediante un explorador en el Asistente para publicación de InfoPath. En otros casos, debe publicar la plantilla de formulario en una ubicación compartida en la red corporativa y, a continuación, ponerse en contacto con un administrador de granja de servidores para obtener ayuda para habilitar la plantilla de formulario y hacer que esté disponible en el servidor.
La aprobación del administrador es necesaria en los siguientes escenarios:
- La plantilla de formulario contiene código administrado.
- La plantilla de formulario requiere un nivel de seguridad Plena confianza, que permite que los formularios resultantes tengan acceso total a los recursos del sistema en los equipos de los usuarios, como archivos y opciones de configuración.
- La plantilla de formulario usa una conexión de datos administrada por un administrador.
- La plantilla de formulario está habilitada para mostrarse en un dispositivo móvil.
Si se requiere la aprobación del administrador, el Asistente para publicación le guiará por los pasos para preparar la plantilla de formulario para entregarla a un administrador.
Después de habilitar el explorador para una plantilla de formulario compatible con el explorador, los usuarios pueden usar su explorador para rellenar formularios basados en esa plantilla de formulario.
La experiencia de usuario
La experiencia del usuario al rellenar un formulario en un explorador es casi idéntica a la de rellenar un formulario en InfoPath. Por ejemplo, los controles como las secciones y características que se repiten, como las fórmulas y el formato condicional, funcionan del mismo modo en ambos entornos.
Aunque rellenar un formulario en un explorador es como rellenar un formulario en InfoPath, hay una diferencia clave. En un explorador web, los menús y barras de herramientas de InfoPath se reemplazan por una barra de herramientas en la parte superior del formulario, que muestra opciones para guardar, cerrar, imprimir y actualizar el formulario. Esta barra también aparece en la parte inferior de un formulario, para que los usuarios no tengan que volver a la parte superior de un formulario largo para completar el formulario.
Si habilita las opciones de envío para la plantilla de formulario, los usuarios también verán un botón Enviar en la barra de herramientas. Al hacer clic en este botón, los datos del formulario se envían directamente al origen de datos especificado al diseñar la plantilla de formulario, como un servicio web o una lista de SharePoint. Si la plantilla de formulario tiene más de una vista, los usuarios también verán una lista vista en la barra de herramientas.
1. Los usuarios envían datos a orígenes de datos externos haciendo clic en un botón Enviar de la barra de herramientas.
2. Los usuarios cambian entre vistas haciendo clic en un elemento de la lista Vista de la barra de herramientas.
Al diseñar la plantilla de formulario, puede personalizar la configuración de la barra de herramientas en el cuadro de diálogo Opciones de formulario . Por ejemplo, puede quitar uno o más botones u ocultar la barra de herramientas en la parte inferior del formulario del usuario.
En las siguientes secciones, obtendrá más información sobre las ventajas del uso de InfoPath Forms Services.
Llegar a los clientes, asociados y proveedores con formularios fáciles de usar
Cuando publica una plantilla de formulario en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services, puede distribuirla no solo en la intranet corporativa, sino también en sitios web externos, como sitios de extranet o sitios web corporativos. Esto le permite recopilar datos de clientes, socios, proveedores y otros usuarios que son fundamentales para el éxito de su negocio. Por ejemplo, una compañía de seguros grande puede usar una única plantilla de formulario habilitada para el explorador para recopilar y procesar reclamaciones de seguros. Un cliente de seguros puede usar un explorador para rellenar el formulario de reclamación en el sitio web de la compañía. Como alternativa, si el cliente llama a la compañía de seguros para notificar la reclamación, un agente de seguros puede usar InfoPath para rellenar el mismo formulario de reclamación en un sitio de intranet. De forma similar, un organismo gubernamental puede recopilar datos de los ciudadanos mediante la publicación de plantillas de formulario habilitadas para el explorador en su sitio web.
Cuando los usuarios obtienen acceso al formulario, ya sea yendo a una biblioteca o escribiendo una dirección URL para el formulario en el explorador, puede ocurrir una de estas dos cosas:
El formulario se abre en un explorador Si los usuarios no tienen InfoPath instalado en su equipo, el formulario se abre en un explorador, donde pueden rellenarlo como lo harían con cualquier otro formulario basado en web.
El formulario se abre en InfoPath Si los usuarios tienen InfoPath instalado en su equipo, el formulario se abre en InfoPath, donde pueden rellenarlo como lo harían con cualquier otro formulario de InfoPath. Como rellenan el formulario en InfoPath, estos usuarios tendrán la ventaja adicional de poder usar toda la gama de características de InfoPath para rellenar formularios, algunos de los cuales no están disponibles en formularios de explorador.
Nota
Si lo prefiere, puede personalizar la configuración de la plantilla de formulario para que siempre se abra en un explorador, incluso si los usuarios tienen InfoPath instalado en su equipo. Esto puede ser útil cuando desea que la experiencia de rellenar un formulario sea idéntica para todos los usuarios o cuando no desee que el formulario se abra en InfoPath, ya que desea evitar que los usuarios abran o modifiquen la plantilla de formulario subyacente en el modo de diseño.
Si los usuarios rellenarán formularios en un dispositivo móvil, como un asistente digital personal (PDA) o un smartphone, puede diseñar la plantilla de formulario habilitada para el explorador para que se pueda abrir y rellenar con un explorador de dispositivo móvil. Cuando los usuarios usan un dispositivo móvil para obtener acceso al formulario, se abre en su pantalla en un formato simplificado.
Simplificar los procesos empresariales basados en formularios
Los formularios están en el centro de muchos procesos empresariales. Al hospedar plantillas de formulario habilitadas para el explorador en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services, puede integrar datos de formulario con procesos o aplicaciones empresariales existentes. Por ejemplo, puede:
- Enviar datos a sistemas empresariales existentes Al diseñar una plantilla de formulario compatible con el explorador, puede crear conexiones de datos a servicios web u otros orígenes de datos externos. Esto le permite enviar datos a sistemas empresariales, aplicaciones empresariales o bases de datos corporativas existentes. Por ejemplo, un departamento de ventas puede diseñar un formulario que pueda enviar clientes potenciales e información de cliente a un sistema de administración de relaciones con el cliente (CRM) existente.
- Consultar datos de sistemas empresariales existentes También es posible consultar datos en sistemas empresariales existentes, aplicaciones empresariales o bases de datos corporativas. Por ejemplo, cuando los usuarios abren un formulario basado en la plantilla de formulario, es posible que desee que los datos de un origen de datos externo aparezcan en los campos de nombre y dirección del formulario. Esto le permite aprovechar los datos existentes de la organización y simplifica el proceso de rellenar un formulario.
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Agregar flujo de trabajo a formularios Puede agregar un flujo de trabajo a la plantilla de formulario almacenada en una biblioteca. Esto le permite administrar de forma coherente los procesos empresariales comunes. Por ejemplo, como administrador, puede usar un flujo de trabajo de aprobación para redirigir un formulario de informe de gastos a través de una lista de aprobadores. Los aprobadores pueden aprobar o rechazar el formulario del informe de gastos, reasignar la tarea de aprobación o solicitar cambios en el formulario. En InfoPath, los usuarios hacen clic en los comandos del menú Archivo para participar en el flujo de trabajo. En el servidor, pueden apuntar al nombre del formulario en la biblioteca, hacer clic en la flecha que aparece y, a continuación, hacer clic en Flujos de trabajo para participar en el flujo de trabajo.
Administrar formularios y plantillas de formulario en una ubicación centralizada
Puede almacenar las plantillas de formulario y sus formularios asociados en un repositorio centralizado en un servidor que ejecute InfoPath Forms Services. Esto facilita la búsqueda, el uso compartido y la administración de formularios y plantillas de formulario.
Entre las principales ventajas se incluyen la posibilidad de:
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Almacenar formularios y plantillas de formulario en una ubicación centralizada Puede asociar una plantilla de formulario a una biblioteca, que es una ubicación de un sitio de SharePoint donde puede crear, recopilar, actualizar y administrar archivos con otras personas de su organización. Cuando los usuarios rellenan formularios basados en la plantilla de formulario de esa biblioteca, los formularios completados aparecen en la biblioteca junto con información clave de los propios formularios. En función de cómo se diseñe la biblioteca de SharePoint, los usuarios pueden rellenar formularios basados en su plantilla de formulario, exportar los datos de formularios completados a Microsoft Office Excel o combinar los datos de varios formularios en un formulario. En el ejemplo siguiente se muestran los informes de gastos almacenados en una biblioteca.
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Usar tipos de contenido para administrar plantillas de formulario Puede usar el Asistente para publicación de InfoPath para publicar una plantilla de formulario como tipo de contenido de sitio. Un tipo de contenido define una plantilla de formulario, un conjunto de columnas y la configuración de administración de documentos en el servidor, como el flujo de trabajo o la configuración de directivas.
Al crear tipos de contenido, puede volver a usar las plantillas de formulario y la configuración en una colección de sitios. En el pasado, si quería usar una plantilla de formulario en varias bibliotecas de SharePoint, tenía que publicar dos copias distintas de la plantilla de formulario, una para cada biblioteca. Si quería actualizar la plantilla de formulario, tenía que cambiarla en ambas ubicaciones. Sin embargo, ahora puede publicar una plantilla de formulario como tipo de contenido de sitio. Al actualizar el tipo de contenido, el cambio se aplica automáticamente siempre que se usa ese tipo de contenido.
Puede asignar un único tipo de contenido a varias bibliotecas de una colección de sitios o asignar varios tipos de contenido a una sola biblioteca. Por ejemplo, puede agregar un tipo de contenido para formularios de informe de estado a todas las bibliotecas que usa el departamento de ventas de su empresa, de modo que cada equipo de ventas recopile e informe del mismo tipo de información a la administración. Como alternativa, supongamos que su departamento usa diferentes plantillas de formulario para formularios de solicitud de viaje, informe de viaje e informe de gastos. Puede publicar las tres plantillas de formulario como tipos de contenido de sitio y agregarlas a una única biblioteca que se usa para almacenar información relacionada con los viajes del equipo. Cuando los usuarios crean un nuevo formulario desde la biblioteca, pueden seleccionar cuál de estas plantillas de formulario quieren usar. - Administrar formularios y plantillas de formulario Los administradores de la granja de servidores pueden controlar cómo obtienen acceso a las plantillas de formulario los usuarios y cómo se implementan en toda la organización. Por ejemplo, pueden controlar quién puede publicar plantillas de formulario en todo el sitio o decidir cómo actualizar las plantillas de formulario en el servidor con un impacto mínimo para los usuarios del formulario.
- Administrar conexiones de datos en una ubicación central Si varias plantillas de formulario usarán las mismas conexiones de datos, puede almacenar la configuración de esa conexión de datos en un archivo de conexión de datos en una biblioteca de conexiones de datos. Cuando un usuario abre un formulario que se conecta a un archivo de conexión de datos, InfoPath usa la configuración de ese archivo para conectarse al origen de datos externo. De esta forma, varias plantillas de formulario pueden usar el mismo archivo de conexión de datos, por lo que no es necesario crear manualmente la misma conexión de datos para cada plantilla de formulario. Además, si cambia la configuración de ubicación o conexión de un origen de datos externo, no es necesario actualizar cada plantilla de formulario que use la conexión de datos. En su lugar, solo tiene que actualizar el archivo de conexión de datos una vez y todas las plantillas de formulario siguen funcionando según lo esperado.
Nota
Desde InfoPath, puede publicar una plantilla de formulario en un servidor que no esté ejecutando InfoPath Forms Services. Por ejemplo, puede publicar la plantilla de formulario en un servidor que ejecute Windows SharePoint Services. En este escenario, puede aprovechar algunas de las características mencionadas en la lista anterior, como la capacidad de publicar una plantilla de formulario en una biblioteca. Sin embargo, si desea crear una plantilla de formulario habilitada para el explorador o si desea usar características como bibliotecas de conexiones de datos, debe publicar la plantilla de formulario en un servidor que ejecute InfoPath Forms Services.