Uso de la característica De disponibilidad de Internet en Outlook

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Resumen

Internet Libre/Ocupado (IFB) es una característica de Microsoft Outlook que le permite ver cuándo otros están libres o ocupados para que pueda programar reuniones de forma eficaz. Los usuarios de Outlook tienen la opción de publicar su información de disponibilidad en un servidor de archivos de localizador uniforme de recursos (URL) especificado por el usuario. Puede compartir este servidor de archivos URL con todos los usuarios o limitarlo a un conjunto específico de usuarios.

Un estándar del Grupo de tareas de ingeniería de Internet (IETF) denominado iCal, es la base de IFB. IFB usa una parte del estándar iCal denominada iCalendar, un estándar emergente para el formato y el almacenamiento de información de programación. iCalendar define una estructura para representar la información de disponibilidad de forma estandarizada.

En este artículo se describe la siguiente información:

• Publicación de información de disponibilidad en Internet
• Cómo ver la información de disponibilidad de otras personas en Internet
• Cómo establecer la ruta de acceso de búsqueda de disponibilidad global para todos los contactos
• Cómo establecer la ruta de acceso de búsqueda de disponibilidad para un contacto específico
• Cómo planear una reunión con información de disponibilidad de Internet

Publicación de información de disponibilidad en Internet

Para Microsoft Outlook 2010 o versiones posteriores:

1. Seleccione la pestaña Archivo y, luego, Opciones.

2. En el panel izquierdo, seleccione Calendario y, a continuación, seleccione el botón Opciones de disponibilidad .

3. Seleccione la pestaña Permisos y, a continuación, seleccione Otras disponibilidades.

4. Seleccione la casilla Publicar en mi ubicación en la sección Disponibilidad de Internet y, a continuación, escriba la ruta de acceso completa del servidor en el que publicará la información de disponibilidad. Puede usar cualquier formato de dirección URL válido, como http://... , file://\\... , o ftp://... . Los archivos de disponibilidad tienen la extensión de nombre de archivo .vfb. A continuación se muestra un ejemplo de un formato de dirección URL válido:

   ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

   Nota:

   Si el servidor FTP requiere autenticación y Outlook está instalado en Windows Vista o Windows 7, debe usar el siguiente formato:

   ftp:// username:password@Ftpservername/Freebus/Myname.vfb

   Donde username:password es el nombre de usuario y la contraseña.

Para Microsoft Outlook 2007 y Microsoft Office Outlook 2003:

1. En el menú Herramientas, seleccione Opciones.

2. En la pestaña Preferencias , seleccione Opciones de calendario.

3. Seleccione Opciones de disponibilidad.

4. En Publicar en mi ubicación, escriba la ruta de acceso completa al servidor en el que publicará la información de disponibilidad. Puede usar cualquier formato de dirección URL válido, como: http://... , file://\\... , o ftp://... . A continuación se muestra un ejemplo de un formato válido:

   ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

   Los archivos de disponibilidad tienen una extensión de .vfb.

   Nota:

   Si el servidor FTP requiere autenticación y usa Outlook 2007 en Windows Vista o Windows 7, debe usar el siguiente formato:

   ftp:// username:password@Ftpservername/Freebus/Myname.vfb

   Donde username:password es el nombre de usuario y la contraseña.

5. Seleccione Aceptar tres veces para cerrar todos los cuadros de diálogo.

Si los servidores FTP requieren autenticación y Outlook está instalado en Windows XP, debe seguir estos pasos para configurar el sitio FTP:

Para Outlook 2010:

1. Inicie Outlook 2010 y, a continuación, seleccione la pestaña Archivo .
2. Seleccione Abrir y, a continuación, archivos de datos de Outlook.
3. En la lista Buscar en , seleccione Agregar o modificar ubicaciones FTP.
4. En el cuadro de diálogo Agregar o modificar ubicaciones FTP , escriba la dirección del sitio FTP en el cuadro Nombre del sitio FTP . El formato de la dirección es ftp. site_name.com, donde la dirección es la dirección del sitio FTP. Tenga en cuenta que no es necesario ftp://.
5. En Iniciar sesión como, seleccione Usuario y escriba el nombre de usuario.
6. En Contraseña, escriba la contraseña.
7. Seleccione Agregar para agregar el sitio a la lista de sitios FTP. Al configurar esta opción, se conserva la información de inicio de sesión para publicar en el sitio.
8. Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Agregar o modificar ubicaciones FTP .
9. Seleccione Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo Abrir archivo de datos de Outlook .
10. En el menú Herramientas, seleccione Opciones.
11. En la pestaña Preferencias , seleccione Opciones de calendario y, a continuación, seleccione Opciones de disponibilidad.
12. Active la casilla Publicar en mi ubicación y escriba la ruta de acceso completa del servidor en el que publicará la información de disponibilidad. Puede usar cualquier formato de dirección URL válido, como http://... , file://\\... , o ftp://... . Los archivos de disponibilidad tienen la extensión de nombre de archivo .vfb. A continuación se muestra un ejemplo de un formato de dirección URL válido:

ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

Para Outlook 2007 y Outlook 2003:

1. Inicie Outlook.

2. En el menú Archivo , seleccione Abrir y, a continuación, seleccione Archivo de datos de Outlook.

3. En el cuadro Buscar en , seleccione Agregar o modificar ubicaciones FTP.

4. En el cuadro de diálogo Agregar o modificar ubicaciones FTP , escriba la dirección del sitio FTP en el cuadro Nombre del sitio FTP . El formato de la dirección es ftp.site.com, donde la dirección es la dirección del sitio FTP. Tenga en cuenta que no es necesario ftp://.

5. En Iniciar sesión como, seleccione Usuario y escriba el nombre de usuario.

6. En Contraseña, escriba la contraseña.

7. Seleccione Agregar para agregar el sitio a la lista de sitios FTP. La configuración de esta opción conserva la información de inicio de sesión para su publicación en el sitio.

8. Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Agregar o modificar ubicaciones FTP .

9. Seleccione Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo Abrir archivo de datos de Outlook .

10. En el menú Herramientas, seleccione Opciones.

11. En la pestaña Preferencias , seleccione Opciones de calendario y, a continuación, seleccione Opciones de disponibilidad.

12. Active la casilla Publicar en mi ubicación y escriba la ruta de acceso completa del servidor en el que publicará la información de disponibilidad. Puede usar cualquier formato de dirección URL válido, como http://... , file://\\... , o ftp://... . Los archivos de disponibilidad tienen la extensión de nombre de archivo .vfb. A continuación se muestra un ejemplo de un formato de dirección URL válido:

ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

Cómo ver la información de disponibilidad de otras personas en Internet

Puede ver la información de disponibilidad de cualquiera de los contactos que publican estos datos en Internet. Si todos los contactos almacenan esta información en el mismo servidor de disponibilidad, puede establecer la ruta de búsqueda de esta información globalmente para todos los contactos. O bien, si la ubicación de esta información varía según el contacto, puede establecer la ruta de acceso de búsqueda específicamente para cada contacto.

Cómo establecer la ruta de acceso de búsqueda de disponibilidad global para todos los contactos

Para Microsoft Outlook 2010 o versiones posteriores:

1. Seleccione la pestaña Archivo y, luego, Opciones.

2. En el panel izquierdo, seleccione Calendario.

3. Seleccione el botón Opciones de disponibilidad , seleccione la pestaña Permisos y, a continuación, seleccione Otras disponibilidades.

4. En la sección Disponibilidad de Internet , en el cuadro Buscar ubicaciones , escriba la ruta de acceso completa de la ubicación en la que desea buscar la información de disponibilidad. Puede usar cualquier formato de dirección URL válido, como: http://... , file://\\... , o ftp://... .

   Outlook admite las sustituciones %NAME% y %SERVER%.

   A continuación se muestra un ejemplo de cómo usar estas sustituciones:

   ftp://%SERVER%/Freebusy/%NAME%.vfb

   En una dirección de Protocolo simple de transferencia de correo (SMTP), Outlook reemplaza %NAME% por todos los caracteres anteriores al símbolo at (@) y reemplaza %SERVER% por todos los caracteres que siguen al símbolo @.

5. Seleccione Aceptar para salir.

Para Outlook 2007:

1. En el menú Herramientas, seleccione Opciones.

2. En la pestaña Preferencias , seleccione Opciones de calendario.

3. Seleccione Opciones de disponibilidad, seleccione la pestaña Permisos y, a continuación, seleccione Otras disponibilidades.

4. En la sección Disponibilidad de Internet , en el cuadro Buscar ubicaciones , escriba la ruta de acceso completa a la ubicación en la que desea buscar la información de disponibilidad. Puede usar cualquier formato de dirección URL válido, como: http://... , file://\\... , o ftp://... .

   Outlook admite las sustituciones %NAME% y %SERVER%.

   A continuación se muestra un ejemplo del uso de estas sustituciones:

   ftp://%SERVER%/Freebusy/%NAME%.vfb

   En una dirección de Protocolo simple de transferencia de correo (SMTP), Outlook reemplaza %NAME% por todos los caracteres anteriores al símbolo at (@) y reemplaza %SERVER% por todos los caracteres que siguen al símbolo @.

5. Seleccione Aceptar para salir.

Para Outlook 2003:

1. En el menú Herramientas, seleccione Opciones.

2. En la pestaña Preferencias , seleccione Opciones de calendario.

3. Seleccione Opciones de disponibilidad.

4. Seleccione Publicar y buscar con el servicio de disponibilidad de Internet de Microsoft Office.

5. En el cuadro Buscar ubicaciones , escriba la ruta de acceso completa a la ubicación en la que desea buscar la información de disponibilidad. Puede usar cualquier formato de dirección URL válido, como: http://... , file://\\... , o ftp://... .

   Outlook admite las sustituciones %NAME% y %SERVER%.

   A continuación se muestra un ejemplo del uso de estas sustituciones:

   ftp://%SERVER%/Freebusy/%NAME%.vfb

   En una dirección de Protocolo simple de transferencia de correo (SMTP), Outlook reemplaza %NAME% por todos los caracteres anteriores al símbolo at (@) y reemplaza %SERVER% por todos los caracteres que siguen al símbolo @.

6. Seleccione Aceptar tres veces para cerrar todos los cuadros de diálogo.

Cómo establecer la ruta de acceso de búsqueda de disponibilidad para un contacto específico

Para Microsoft Outlook 2013 o versiones posteriores:

1. En la pestaña Inicio , en Vista actual, seleccione Tarjeta de presentación.

2. Haga doble clic para abrir un contacto.

3. En la pestaña Contacto , en Mostrar, seleccione Detalles.

4. En el texto que lee Disponibilidad de Internet, en el cuadro Dirección , escriba la ruta de acceso completa de la ubicación en la que desea buscar la información de disponibilidad de este contacto. Puede usar cualquier formato de dirección URL válido, como el siguiente: http://... , file://\\... , o ftp://... .

   A continuación se muestra un ejemplo de un formato válido:

   ftp://Contactserver/Freebusy/Contactname.vfb

   La información de disponibilidad de Internet se muestra en la pestaña Programación de citas y reuniones.

Para Outlook 2010, 2007 y 2003:

1. En la carpeta Contactos, haga doble clic para abrir un contacto.

2. Seleccione la pestaña Detalles .

3. En el texto que lee Internet Free-Busy en el cuadro Dirección , escriba la ruta de acceso completa de la ubicación en la que desea buscar la información de disponibilidad de este contacto. Puede usar cualquier formato de dirección URL válido, como el siguiente: http://... , file://\\... , o ftp://... .

   A continuación se muestra un ejemplo de un formato válido:

   ftp://Contactserver/Freebusy/Contactname.vfb

   La información de disponibilidad de Internet se muestra en la pestaña Programación de citas y reuniones.

Cómo planear una reunión con información de disponibilidad de Internet

1. En la carpeta Calendario, seleccioneNueva convocatoria de reunión en el menú Acciones .
2. En la pestaña Programación , escriba el nombre de cada asistente en el cuadro Todos los asistentes .

Outlook sigue la ruta de acceso url (como se especificó anteriormente) para las personas a las que invita e inserta automáticamente su información de disponibilidad en el planificador.

Outlook publica y recupera información de disponibilidad cada 15 minutos de forma predeterminada. Puede invalidar manualmente este incremento de tiempo si apunta a Enviar y recibir en el menú Herramientas y, a continuación, selecciona Información de disponibilidad. Esto actualiza la información de disponibilidad inmediatamente.

La versión 1.6 del Asistente para publicación web funciona con Microsoft Windows 2000 en algunos casos, en función de la configuración de red. Sin embargo, no se prueba y no se admite.