Cómo utilizar Combinar correspondencia para crear una lista ordenada por categoría en Word

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Para una versión de Microsoft Word 2000 de este artículo, consulte 211303.
Para obtener una versión de Microsoft Word 98 de este artículo, consulte 181731.
Para una versión de Microsoft Word 97 de este artículo, consulte 181730.
Para obtener una versión de Microsoft Word 95 de este artículo, consulte 181729.
Resumen
En este artículo se describe cómo utilizar la característica Combinar correspondencia de Word para crear una lista de datos que están ordenados y separados por una categoría. Este artículo contiene instrucciones y un ejemplo que puede utilizar para crear dicha lista.

Configurar el archivo de datos

Ordene el archivo de datos, para que todos los registros con el mismo valor para la clave de la categoría del campo (el campo en el que se basa la ordenación) aparezcan juntos, como se muestra en el archivo de datos de ejemplo. La siguiente lista de ejemplo se ordena por el campo CITY (CITY es el campo clave en este ejemplo).
City Employee Sales
Atlanta Galos $3,000
Atlanta Delaney $50,000
Atlanta Henningsen $10,000
Houston Johnson $8,000
Houston Kelly $9,000
Houston Pak $0

Configurar el documento principal

Nota:¶ designates Las palabras "una marca de párrafo" entre corchetes designa una marca de párrafo en el siguiente ejemplo. Para escribir una marca de párrafo, presione ENTRAR.

Para que este procedimiento funcione, debe seleccionar el tipo de documento "Directorio" al configurar el documento principal. Para configurar el documento principal como un directorio, siga estos pasos:
  1. En un nuevo documento en blanco, inicie la combinación de correspondencia. Para ello, utilice uno de los procedimientos siguientes, según la versión de Word que esté ejecutando:

    Microsoft Word 2002

    En el menú Herramientas , seleccione cartas y correspondenciay, a continuación, haga clic en Asistente para combinar correspondencia.

    Microsoft Office Word 2003

    En el menú Herramientas , haga clic en cartas y correspondenciay, a continuación, haga clic en Combinar correspondencia.

    Microsoft Office Word 2007 y Microsoft Office Word 2010

    En la ficha correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic en Asistente para combinar correspondencia paso a paso.
  2. En el panel de tareas Combinar correspondencia , bajo Seleccione el tipo de documento, haga clic en aSeleccione directorio.
  3. Haga clic en siguiente: inicie el documento.
  4. En Seleccione el documento inicial, haga clic en aSeleccione utilizar el documento actual.
  5. Haga clic en siguiente: seleccione los destinatarios.
  6. En utilizar una lista existente, haga clic en Examinar.
  7. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos , seleccione el archivo de ejemplo que creó en elConfigurar el archivo de datos sección.
  8. Si aparece el cuadro de diálogo Confirmar origen de datos , seleccione un tipo de datos que sea adecuado para el tipo de archivo que creó en el Archivo de conjunto de datos upthe sección. Por ejemplo, si usted creada ella el archivo en Microsoft Excel, seleccione Hojas de cálculo de MS Excel con DDE(*.xls) o Archivos de Excel con ODBC (*.xls).
  9. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia , haga clic en Aceptar.
  10. Utilizando el ejemplo siguiente como guía, inserte campos tocompare el campo clave de cada fila con el campo clave de la fila anterior, insertar una cadena de texto y si son diferentes y otra cadena de textoSi son el mismo.
Ejemplo

Este ejemplo utiliza los datos de ejemplo desde el Configurar el archivo de datos sección y usa { MERGEFIELD CITY} como campo clave.

Nota: Para insertar las llaves de campo, presione CTRL+F9.
{ IF { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Los campos que aparecen en este ejemplo conforman una lista ordenada como sigue:
Atlanta

Galos $3.000
Delaney $50.000
Henningsen $10.000

Houston

Johnson $8.000
Kelly US$ 9.000
Pak $0

Fuerce cada nueva categoría a una página nueva

Como en el ejemplo anterior, el campo clave de este ejemplo es { MERGEFIELD City }. Cuando cambia el valor de ciudad en el archivo de datos a una ciudad diferente, se agrega una página nueva a los resultados combinados y continúa la combinación en la parte superior de la página siguiente. Para insertar las llaves de campo, presione CTRL+F9.
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" ""}{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
----------------------------Page Break--------------------------------
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Nota: Para insertar un salto de página, presione CTRL+ENTRAR o haga clic en salto en el menú Insertar , seleccione Salto de páginay, a continuación, haga clic en Aceptar.

Los campos que aparecen en este ejemplo conforman una lista en páginas independientes como sigue:
Atlanta

Galos $3.000
Delaney $50.000
Henningsen $10.000

----------------------------Page Break-----------------------------
Houston

Johnson $8.000
Kelly US$ 9.000
Pak $0

Dar formato al campo clave

El campo clave de este ejemplo es {MERGEFIELD CITY}. Para dar formato a los resultados de la {MERGEFIELD CITY} todas las letras mayúsculas, puede insertar el conmutador de formato \ * Superior. Para insertar las llaves de campo, presione CTRL+F9.
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY \* Upper }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ IF { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY \* Upper }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Los campos que aparecen en este ejemplo conforman una lista con la ciudad en las letras mayúsculas, como sigue:
ATLANTA

Galos $3.000
Delaney $50.000
Henningsen $10.000

HOUSTON

Johnson $8.000
Kelly US$ 9.000
Pak $0
Nota: Puede aplicar un formato diferente al campo de clave { MERGEFIELD City } seleccionando el campo entero (incluidas las llaves de campo {}) y da formato al campo como prefiera. Para dar formato al campo, haga clic en fuente en el menú formato .

Incluir texto adicional

Si desea que el texto adicional que aparezca en el documento de combinación, debe incluir este texto dentro de los conjuntos de comillas en los campos IF. De esta manera, el texto aparece sólo si la información del origen de datos cumple las condiciones que definen en los campos IF (por ejemplo, cuando el nombre CITY de la fila actual del origen de datos difiera del nombre CITY de la fila anterior).

Si coloca texto fuera de los campos IF en el documento principal, este texto aparece en el documento de combinación una vez para cada nueva fila del origen de datos, en lugar de una vez para cada nuevo campo clave. En el ejemplo que creó en el Configurar el archivo de datos sección, aparece una vez para cada empleado, en lugar de una vez para cada ciudad.

Este ejemplo presenta cada ciudad de la lista con una frase introductoria corta:
{ IF { MERGESEQ } = "1" "These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Los campos que aparecen en este ejemplo conforman una lista con texto de introducción para cada ciudad de la siguiente manera:
Éstos son los totales de ventas de Atlanta:

Galos $3.000
Delaney $50.000
Henningsen $10.000

Éstos son los totales de ventas de Houston:

Johnson $8.000
Kelly US$ 9.000
Pak $0

Cómo funciona este proceso

El primer campo IF de estos ejemplos inserta el nombre de la ciudad y una marca de párrafo para sólo el primer registro en la combinación de correspondencia. Para todos los registros subsiguientes, este campo IF no inserta nada (""). Reconoce el primer registro de correspondencia comparando el campo MERGESEQ (que devuelve el número de secuencia para el registro actual) al numeral "1".

El segundo campo IF inserta un carácter de retorno (y un salto de página si se fuerza cada ciudad a una nueva página), el nombre de la ciudad, dos más devuelven caracteres, el nombre del empleado y el importe de ventas (en ese orden), sólo si el campo IF determina que el registro actual incluye un nombre de ciudad que es diferente del registro anterior. Si Word determina que el registro actual incluye un nombre de ciudad que es el mismo que el registro anterior, Word inserta sólo el siguiente nombre de empleado y el importe de ventas.

Este campo IF reconoce el nuevo nombre de ciudad comparando el texto de los marcadores especificados en los dos campos del conjunto. El texto del marcador "Place1" siempre es igual al campo City del registro actual y el texto del marcador "Place2" es igual al campo City del registro anterior.
Referencias
Para obtener más información acerca de combinar correspondencia, haga clic en los números de artículo siguientes para verlos en Microsoft Knowledge Base:
294688 Cómo diseñar y configurar una lista de direcciones de combinación de correspondencia en Word 2002 y en versiones posteriores de Word
290408 Preguntas más frecuentes acerca de combinar correspondencia en Word 2002
294693 Cómo utilizar Combinar correspondencia para crear un directorio en Word 2002 y en versiones posteriores de Word
294683 Cómo utilizar Combinar correspondencia para crear cartas en Word 2002 y en versiones posteriores de Word
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Advertencia: este artículo se tradujo automáticamente

Propiedades

Id. de artículo: 294686 - Última revisión: 06/11/2016 06:16:00 - Revisión: 5.0

Microsoft Word 2013, Microsoft Word 2010, Microsoft Office Word 2007, Microsoft Word 2002 Standard Edition

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