Cómo utilizar el área de reuniones en Outlook

Ha finalizado el soporte técnico para Office 2003

Microsoft puso fin al soporte técnico para Office 2003 el 8 de abril de 2014. Este cambio ha afectado a las actualizaciones de software y las opciones de seguridad. Sepa qué significa esto en su caso y cómo puede mantenerse protegido.

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Resumen
Este artículo describe el uso de área de reuniones cuando cree una convocatoria de reunión en Microsoft Office Outlook 2003 o en Microsoft Office Outlook 2007.
Más información
Cuando se envía una invitación de reunión en Outlook 2003 o en Outlook 2007, puede crear un área de reuniones. Un área de reuniones es un sitio Web para centralizar toda la información y los materiales de una o más reuniones.

Si utiliza Outlook 2003 u Outlook 2007 con una cuenta de correo electrónico de Microsoft Exchange Server para configurar el sitio de área de reuniones, un vínculo al sitio de área de reuniones se agrega automáticamente al cuerpo de la convocatoria de reunión. Cuando los invitados, haga clic en el vínculo en el cuerpo de la invitación a la reunión, el sitio de área de reuniones se abre en su explorador. En el explorador, los invitados pueden ver y trabajar con la agenda, los documentos y otra información de la reunión. Outlook 2003 y Outlook 2007 también se comunican con el sitio de área de reuniones y agrega automáticamente el asunto, los nombres de los asistentes, la fecha, la hora y la ubicación de la convocatoria de reunión al sitio de área de reuniones. Si más adelante cambia los nombres de los asistentes, la fecha, la hora o la ubicación en Outlook 2003 o en Outlook 2007, Outlook 2003 o Outlook 2007 actualiza automáticamente la información en el sitio de área de reuniones.

La reunión que ha creado el sitio de área de reuniones para no ocurre en el sitio de área de reuniones. La reunión propiamente dicha se realiza en persona, por teléfono o desde un programa de conferencias, como Microsoft Windows NetMeeting. Sin embargo, puede ver el sitio de área de trabajo y actualizarlo durante la reunión. Por ejemplo, puede actualizar la lista de asistentes para indicar quién participó realmente, lista de decisiones, realizar un seguimiento de las tareas y publicar las actas de la reunión. Estas características como resultado de un registro completo de la reunión para futuras referencias.

Un área de reuniones es un tipo especial de subsitio de Microsoft Windows SharePoint bajo un sitio primario de SharePoint de Microsoft Windows. Si su organización utiliza Windows SharePoint Services, Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 o Microsoft Office SharePoint Server 2007, puede crear áreas de trabajo compartidas con los documentos, las fotografías, las presentaciones, las discusiones y todas las demás relacionadas con la información de una próxima reunión o evento crítico.

En versiones anteriores de Microsoft Outlook, cuando crea una reunión, escriba una agenda y adjuntar documentos a la invitación a la reunión en su programa de correo electrónico y calendario. Ahora puede poner esa información en un sitio de área de reuniones para que los invitados pueden tener acceso a él en cualquier momento para ver, editar o agregar información (dependiendo de los permisos).

El sitio de área de reuniones es un procedimiento sub Web. Esto significa que es un sitio Web en un sitio de Windows SharePoint Services. Porque es un procedimiento sub Web, puede recopilar información importante y preparar una reunión.

Windows SharePoint Services, SharePoint Portal Server 2003, SharePoint Server 2007, Outlook 2003 y Outlook 2007 todos permiten configurar un sitio de área de reuniones para más de una reunión, por ejemplo, para una reunión periódica o varias reuniones relacionadas vinculadas al mismo sitio de área de reuniones. Además, puede asignar un delegado para configurar el sitio de área de reuniones para usted.

Para sitios de área de reuniones que se crean en su compañía, puede invitar a cualquier persona en el sitio de área de reuniones que se encuentra en el mismo dominio de confianza que usted y que tengan una dirección de correo electrónico válida. Para los sitios de área de reuniones que se crean en sitios externos, puede invitar a cualquier persona que tenga una dirección de correo electrónico válida.

Para crear un área de reuniones en Outlook 2003, haga clic en Área de reuniones en la pantalla de cita.

Para crear un área de reuniones en Outlook 2007, siga estos pasos:
  1. En el menú archivo , haga clic en nuevoy, a continuación, haga clic en cita.
  2. En el cita ventana, haga clic en el Botón de Microsoft Officey, a continuación, haga clic en Convocatoria de reunión.
  3. En el área de los asistentes , haga clic en Área de reunionesy, a continuación, haga clic en crear.
  4. Seleccione una ubicación y un área de trabajo para el área de reuniones nueva y, a continuación, haga clic en Aceptar.
El sitio de área de reuniones se compone de una o más páginas que contienen detalles de la reunión y listas de información que son comunes al planear, realizar, o realizar el seguimiento de una reunión. Las listas típicas de un sitio de área de reuniones incluyen los objetivos, la Agenda, los asistentes, las decisiones y las listas de tareas.

Además, puede agregar una biblioteca de documentos y una biblioteca de imágenes donde los usuarios pueden almacenar material relacionado con la reunión. De forma predeterminada, las listas y bibliotecas que aparecen en la página principal dependen de la plantilla que seleccione al crear el sitio de área de reuniones.

En la página principal (o en cualquier página nueva que agregue), la información se divide en partes con nombre de elementos web. Elementos web existe para cada tipo de lista o biblioteca y para todos los tipos de información que puede agregar al sitio de área de reuniones. Si el sitio de área de reuniones no contiene toda la información que necesita, o si no le gusta el diseño o la apariencia del sitio de área de reuniones que ha creado, se puede personalizar. Ayuda del área de reuniones, además de general ayuda de Windows SharePoint, está disponible desde el sitio de área de reuniones.

Si utiliza un programa de mensajería instantánea compatible con Windows SharePoint Services, como Microsoft Windows Messenger, Microsoft MSN Messenger o el servicio de mensajería instantánea de Microsoft Exchange, puede utilizar ese programa desde la lista de asistentes en el sitio de área de reuniones para comunicarse con otros asistentes. Si un asistente está conectado, puede pedirle a visitar el sitio de área de reuniones para que poder trabajar juntos.

Advertencia: este artículo se tradujo automáticamente

Propiedades

Id. de artículo: 831055 - Última revisión: 05/21/2016 07:25:00 - Revisión: 3.0

Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office SharePoint Server 2007, Microsoft Office Outlook 2003

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