¿Le pongo también un poco de EPM?

Este artículo forma parte de nuestra colección "From the Trenches". Analiza la evolución de los sistemas de administración de proyectos, el uso de Enterprise Project Management y la importancia de comprender qué solución de administración de proyectos es mejor para usted.

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¿Le pongo también un poco de EPM?

En mi oficina recientemente uno de nuestros empleados más experimentados vino a mí con una pregunta extraña.

"¿Cómo sabe si algo es un sistema de administración de proyectos?"

Abrí la boca para responder y luego me detuve... durante mucho tiempo. La respuesta no es obvia.

A principios de la década de 1980, los primeros paquetes de programación de rutas críticas se pusieron a disposición de los equipos personales. De hecho, me parece interesante que la historia muestre que el software de programación de ruta crítica ha sido una de las primeras aplicaciones comerciales publicadas en cada ola de computación a partir de los primeros sistemas centrales comerciales en los años 60. Sin embargo, mi comienzo en el sector de software de administración de proyectos se remonta a principios de la década de 1980 y habríamos usado los términos "software de administración de proyectos" y "software de programación de ruta crítica" sinónimos.

En 1983, si alguien me hubiera mostrado algo menos un sistema de programación de ruta crítica y le preguntara si era un sistema de administración de proyectos, probablemente me habría sacudido la cabeza y dicho no.

Microsoft Project en su núcleo es un sistema de programación de rutas críticas y seguimos usando los términos software de administración de proyectos para describirlo. Por lo tanto, si alguien me preguntara "¿Es el software de administración de proyectos de Microsoft Project?" Me sentiría bastante cómodo respondiendo afirmativamente.

¿Pero qué pasa con el software de contabilidad? Varios productos de Dynamics realizan el presupuesto de proyectos y el seguimiento de costos. ¿Es la administración de proyectos? Tendría que decir que sí.

Los productos de SharePoint le permiten administrar documentos y flujo de trabajo de documentos y crear listas de problemas pendientes. ¿Es ese software de administración de proyectos? Parece que sí.

Microsoft Dynamics CRM permite adjuntar actividades y recursos a iniciativas de cliente. ¿No es la administración de proyectos? Ciertamente podría serlo.

¿Qué tal la administración de contratos, la administración de partes de horas, la programación del personal, el consumo de materiales y la administración del uso de equipos, y el seguimiento del valor de producción? ¿Alguna de estas gerencias de proyectos? Sí. Cualquiera de ellos podría ser.

Hace años trabajé con un especialista en gestión de proyectos de construcción cuya herramienta principal era algo que manejaba el ritmo de trabajo de varios comercios simultáneamente. Este único informe gráfico ha seguido a carpinteros, plomeros y electricistas y otros oficios. Esta administración de proyectos muy experimentado me mostró cómo administrar el ritmo de trabajo de un equipo a otro evitó que los equipos eléctricos llegaran a un área antes de que se erigió el muro de yeso y evitaron que el equipo de plomería supere el equipo eléctrico. Este único informe para este tipo determinado de proyecto permitió que este administrador de proyectos fuera notablemente eficaz. ¿Era un sistema de administración de proyectos? Apuesto a que sí.

Para que las cosas sean más complejas, disponemos de herramientas de administración de proyectos que hacen que los administradores de proyectos individuales sean eficaces y otras herramientas más adecuadas para la organización. Escriba el software "Administración de proyectos empresariales". Para ser justos, el concepto no es tan nuevo. Los primeros sistemas de administración de proyectos de los años 60 y 70 eran todas herramientas empresariales, aunque el acceso a los sistemas informáticos en general era mucho más restringido para la mayoría de las organizaciones.

Como todo lo bueno, Enterprise Project Management se resuelve con un acrónimo de tres letras: EPM. Sin embargo, si hago una búsqueda en Internet de EPM, podría encontrar Enterprise Project Management. También podría encontrar Enterprise Performance Management, Enlisted Personnel Management, Electric Propulsion Motor, Exchange Permission Manager o cualquiera de aproximadamente 40 definiciones más. Asegúrese de que está buscando el adecuado porque es poco probable que un motor de propulsión le ayude con la programación del proyecto.

Si tenemos dificultades para definir un sistema de administración de proyectos, es seguro que tendremos aún más dificultades para definir lo que hace que un sistema de administración de proyectos sea un sistema de administración de proyectos "empresarial".

Al final, ¿es tan importante?

He sido conocido por decir durante algún tiempo que siempre prefiero definir el problema antes de empezar a buscar la solución. Nuestra oficina a menudo recibe llamadas que piden ayuda para implementar un "sistema de administración de proyectos empresariales" e inevitablemente debo preguntar sobre lo que significan por "empresa" y lo que significan por "administración de proyectos". Algunos tardan uno o dos minutos en superarse teniendo que explicarse a sí mismos. Después de todo, tengo experiencia en la administración de proyectos y están seguros de que debo saber lo que significan estos términos.

A veces me doy cuenta de que la "empresa" es de hecho un grupo de personas. No hay nada malo en eso. Yo mismo tengo una pequeña empresa y no hay tamaño es demasiado pequeño. Pero no preguntar podría haber tenido que recomendar software que fue diseñado para la compañía de 1000 personas, y aunque estoy seguro de que tendría un aspecto encantador, sería una desconexión completa entre herramientas y requisitos. Además, el retorno de la inversión de este tipo de implementación probablemente sería terrible debido a la dificultad de devolver una inversión tan desproporcionada con eficiencias de un equipo pequeño.

Si quiere dar consejos sobre la selección de herramientas, no solo es importante ajustar la escala, sino que es fundamental determinar cuáles son los desafíos empresariales.

Hace varios años, visité una autoridad de energía muy grande donde habíamos creado una buena reputación para ayudar a implementar el software de administración de proyectos. Durante esta visita, me reuní con el jefe de un nuevo departamento que quería implementar "software de administración de proyectos empresariales". Me senté con él y realizó sus necesidades.

"¿Cuántos proyectos tiene?" Lo he preguntado.

"De diez a doce a la vez", respondió.

"¿Y cuántas tareas tendría en estos proyectos?" Continué.

"Oh, siempre es lo mismo. Seis tareas", respondió.

"Seis", repetí. "Por lo tanto, estamos hablando de 60-70 tareas para administrar a la vez?"

"Sí, eso es correcto. Es muy complejo", dijo.

"Lo entiendo", le dije. "Y cuántos usuarios participarán en la administración de estas tareas.

"Sólo sería yo", respondió.

Puedes ver esto venir, estoy seguro. No había ninguna ruta de acceso crítica, sin administración de problemas, sin administración de documentos, sin nivelación de recursos, sin administración de riesgos y sin administración de costos necesaria. Todo lo que necesitaba era una guía visible para las tareas pendientes para sí mismo, por lo que no dejó que algo pasara por las grietas involuntariamente. La cantidad de dinero en estos proyectos era realmente enorme, en millones de dólares, de hecho, pero el tipo único de proyecto significaba que administrarlo era relativamente simple.

"¿Por qué no ponerlas en una pizarra blanca aquí en el cubo? Te lo sugerí. Puede usar alguna cinta de marcado permanente para hacer filas para, por ejemplo, 15 proyectos y, a continuación, usar marcadores secos de colores para actualizar la programación y sería justo delante de usted. Por ejemplo, podría usar un marcador rojo para anotar hitos importantes y un marcador verde para las tareas con un largo plazo".

No conseguimos encontrar tu ubicación exacta. Había oído de otros miembros de la empresa que había excelentes paquetes de administración de proyectos empresariales por ahí y estaba seguro de que vendría a él con una recomendación de implementar uno.

La reunión terminó poco después y estaba seguro de que había dejado atrás un nuevo contacto infeliz. Para mi sorpresa llamó a mi celular media hora más tarde mientras iba de camino a casa.

"Muchas gracias por la reunión", comenzó. "Ya he pedido una pizarra blanca del departamento de suministros de la oficina, pero si pudieras ahorrar un minuto, ¿podrías volver a ver conmigo qué color debo usar para qué tipo de tareas?"

Quince minutos más tarde había tomado notas copiosas y era un campista feliz.

Fue una gran lección para mí que he llevado a muchos más compromisos. Intento tomar ese minuto extra al principio de un compromiso para determinar lo que se entiende por términos que engañosamente suenan como un estándar universal.

El software de administración de proyectos podría estar representado por numerosas categorías. Si simplemente comenzamos con las áreas de conocimiento de administración de proyectos del Project Management Institute, terminaríamos con:

  • Administración de integración

  • Administración de costos

  • Administración de comunicaciones

  • Administración del ámbito

  • Administración de calidad

  • Administración de riesgos

  • Administración del tiempo

  • Administración de recursos humanos

  • Administración de adquisiciones

Es fácil imaginar una variedad de herramientas, paquetes y técnicas para administrar cualquiera de estas áreas y, en función de la situación en particular, cualquiera de estas categorías podría producir la mejora más significativa en la administración de proyectos o en la administración de proyectos en toda la empresa.

Supongamos que una organización tiene desafíos de comunicación de proyectos; tal vez sus recursos se repartan en numerosas zonas horarias, países o regiones e incluso empresas. En ese caso, sería fácil ver cómo podría implementar Lync y SharePoint para realizar una gran mejora en las comunicaciones.

Si una organización se ocupa de muchos subcontratistas en su proyecto o si tiene un componente de compra grande en su proyecto, la administración de adquisiciones sólida con Dynamics ERP y SharePoint podría marcar la mayor diferencia.

Si la organización es compleja o de mayor tamaño y el desafío del proyecto es priorizar y planear la capacidad de los recursos, es posible que Project Server sea la ruta más rápida para obtener un retorno de la inversión.

¿Recuerda que la persona del personal pregunta sobre cómo sabe si un paquete determinado es software de administración de proyectos? Mi respuesta fue la siguiente: "¿Es software? ¿Se aplica a la administración de proyectos? A continuación, es el software de administración de proyectos. Ahora vuelva y descubra cuál es el desafío empresarial de administración de proyectos del cliente".

Articular el desafío del proyecto antes de implementar la solución del proyecto siempre producirá mejores resultados.

Autor

Chris Vandersluis es el presidente y fundador de Montreal, HMS Software, un asociado certificado de Microsoft con sede en Canadá. Tiene una licenciatura en economía de la Universidad McGill y más de 30 años de experiencia en la automatización de sistemas de control de proyectos. Es un miembro de larga data del Project Management Institute (PMI) y ayudó a encontrar los capítulos de Montreal, Toronto y Quebec del Grupo de Usuarios de Microsoft Project (MPUG). Entre las publicaciones para las que Chris ha escrito se incluyen Fortune, Heavy Construction News, la revista Computing Canada y PMNetwork de PMI, y es columnista regular de Project Times. Enseña administración avanzada de proyectos en la Universidad McGill y a menudo habla en las funciones de asociación de administración de proyectos en Norteamérica y en todo el mundo. HMS Software es el editor del sistema de mantenimiento de tiempo orientado al proyecto TimeControl y ha sido asociado de soluciones de Microsoft Project desde 1995.

Chris Vandersluis puede ser contactado por correo electrónico en: chris.vandersluis@hms.ca

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