Usar el Asistente para la conexión de datos para importar datos a Word

Importar el archivo

1. En la pestaña Correspondencia , en el grupo Iniciar combinación de correspondencia , haga clic en Seleccionar destinatarios > Usar lista existente.

   

2. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, realice una de las siguientes acciones:

   • Para usar un archivo .odc existente, haga doble clic en el archivo .odc. Los datos se importarán y habrá terminado.

   • Para crear un nuevo archivo .odc, haga clic en Nuevo origen y, a continuación, siga cada paso del procedimiento.

     Aparece el Asistente para la conexión de datos.

3. En la página Le damos la bienvenida al Asistente para la conexión de datos , haga clic en Otros o avanzados.

   Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades del vínculo de datos.

   Para obtener más información sobre las diferentes opciones de los distintos cuadros de diálogo, haga clic en Ayuda.

4. En la pestaña Proveedor , seleccione Microsoft Jet 4.0 Proveedor OLE DB y, a continuación, haga clic en Siguiente.

5. En la pestaña Conexión , en el cuadro Seleccionar o escribir un nombre de base de datos , escriba la ruta de acceso completa a la carpeta que contiene el archivo de texto.

   Para ayudarle a encontrar la carpeta, haga clic en el botón Examinar situado junto al cuadro.

6. Haga clic en la pestaña Todo , seleccione Propiedades extendidas y, a continuación, haga clic en Editar valor.

7. En el cuadro Valor de propiedad , escriba una de las siguientes opciones:

   • Si el archivo de texto tiene encabezados de columna, escriba Texto; HDR=Sí.

   • Si el archivo de texto no tiene encabezados de columna, escriba Texto; HDR=No.

8. Haga clic en Aceptar.

9. Para asegurarse de que ha introducido la información correcta, haga clic en la pestaña Conexión y, a continuación, haga clic en Probar conexión.

10. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si recibe un mensaje de error, vuelva a comprobar los valores especificados en los pasos anteriores.

    • Si recibe el mensaje "Probar conexión se ha realizado correctamente", haga clic en Aceptar.

11. Haga clic en Aceptar.

    Vuelve a aparecer el Asistente para la conexión de datos.

12. En la página Seleccionar base de datos y tabla , en la columna Nombre , seleccione el archivo de texto que desea importar y, a continuación, haga clic en Siguiente.

13. En la página Guardar archivo de conexión de datos y finalizar , escriba un nombre para el archivo .odc en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

    Para cambiar la ubicación de la carpeta, que es la carpeta Mis orígenes de datos de forma predeterminada, haga clic en Examinar.

14. Opcionalmente, para que el archivo de conexión sea más reconocible, puede escribir información adicional en los cuadros Descripción, Nombre descriptivo y Palabras clave de búsqueda .

Usar un archivo de Schema.ini para especificar un carácter separador de lista diferente o un formato de archivo de texto

Un archivo de Schema.ini es un archivo de texto que contiene entradas que reemplazan la configuración predeterminada del controlador de texto en el Registro de Windows. En general, para usar un archivo Schema.ini, debe hacer lo siguiente:

• Almacene el archivo de Schema.ini en la misma carpeta que el archivo de texto que va a importar.

• Asigne un nombre al archivoSchema.ini.

• En la primera línea del archivo Schema.ini, escriba el nombre del archivo de texto al que desea vincular, entre corchetes.

• Agregue información adicional para especificar el formato de archivo de texto diferente.

En las siguientes secciones se muestran ejemplos comunes de uso del archivo Schema.ini.

Ejemplo: Especificar un carácter de punto y coma (;) como delimitador

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

Ejemplo: Especificar un carácter de tabulación como delimitador

[Products.txt] Format=TabDelimited

Ejemplo: Especificar un archivo de ancho fijo

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

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Definir un DSN de usuario

1. Abra Panel de control y, a continuación, haga clic en Herramientas administrativas > de seguridad y sistema > orígenes de datos ODBC (32 bits) u orígenes de datos ODBC (64 bits). \

2. En el cuadro de diálogo Administrador de orígenes de datos ODBC , en la pestaña DSN de usuario , haga clic en Agregar.

3. En el cuadro de diálogo Crear nuevo origen de datos , selecciona Controlador de texto de Microsoft (*.txt; *.csv) y, a continuación, haz clic en Finalizar.

   Aparece el cuadro de diálogo Configuración de texto ODBC .

4. Escriba un nombre en el Nombre del origen de datos.

5. Desactive la casilla Usar el directorio actual .

6. Haga clic en Seleccionar directorio.

7. En el cuadro de diálogo Seleccionar directorio , busque la carpeta que contiene el archivo de texto que desea importar, asegúrese de que el archivo de texto aparece en la lista debajo del cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

8. Haga clic dos veces en Aceptar.

Para obtener más información sobre las diferentes opciones de los distintos cuadros de diálogo, haga clic en Ayuda.

Importar el archivo

1. En la pestaña Correspondencia , en el grupo Iniciar combinación de correspondencia , haga clic en Seleccionar destinatarios > Usar lista existente.

   

2. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, realice una de las siguientes acciones:

   • Para usar un archivo .odc existente, haga doble clic en el archivo .odc. Los datos se importarán y habrá terminado.

   • Para crear un nuevo archivo .odc, haga clic en Nuevo origen y, a continuación, siga cada paso del procedimiento.

     Aparece el Asistente para la conexión de datos.

3. En la página Le damos la bienvenida al Asistente para la conexión de datos , haga clic en DSN ODBC.

4. En la página Conectarse a origen de datos ODBC , seleccione el DSN de usuario que acaba de crear y, a continuación, haga clic en Siguiente.

5. En la página Seleccionar base de datos y tabla , seleccione el archivo de texto en la columna Nombre y, a continuación, haga clic en Siguiente.

6. En la página Guardar archivo de conexión de datos y finalizar , escriba un nombre para el archivo .odc en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

   Para cambiar la ubicación de la carpeta, que es la carpeta Mis orígenes de datos de forma predeterminada, haga clic en Examinar.

7. Opcionalmente, para que el archivo de conexión sea más reconocible, puede escribir información adicional en los cuadros Descripción, Nombre descriptivo y Palabras clave de búsqueda .

Para obtener más información sobre las diferentes opciones de los distintos cuadros de diálogo, haga clic en Ayuda.

Usar un archivo de Schema.ini para especificar un carácter separador de lista diferente o un formato de archivo de texto

Un archivo de Schema.ini es un archivo de texto que contiene entradas que reemplazan la configuración predeterminada del controlador de texto en el Registro de Windows. En general, para usar un archivo Schema.ini, debe hacer lo siguiente:

• Almacene el archivo de Schema.ini en la misma carpeta que el archivo de texto que va a importar.

• Asigne un nombre al archivoSchema.ini.

• En la primera línea del archivo Schema.ini, escriba el nombre del archivo de texto al que desea vincular, entre corchetes.

• Agregue información adicional para especificar el formato de archivo de texto diferente.

En las siguientes secciones se muestran ejemplos comunes de uso del archivo Schema.ini.

Ejemplo: Especificar un encabezado de columna

[Categories.txt] ColNameHeader=True

Ejemplo: Especificar un carácter de punto y coma (;) como delimitador

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

Ejemplo: Especificar un carácter de tabulación como delimitador

[Products.txt] Format=TabDelimited

Ejemplo: Especificar un archivo de ancho fijo

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

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Definir un DSN de usuario

1. Abra Panel de control y, a continuación, haga clic en Herramientas administrativas > de seguridad y sistema > orígenes de datos ODBC (32 bits) u orígenes de datos ODBC (64 bits).

2. En el cuadro de diálogo Administrador de base de datos ODBC , seleccione la pestaña DSN de usuario y, a continuación, haga clic en Agregar.

3. En el cuadro de diálogo Crear nuevo origen de datos, seleccione SQL Server y, a continuación, haga clic en Finalizar.

   Aparece el cuadro de diálogo Crear un nuevo origen de datos para SQL Server.

4. Escriba un nombre de origen de datos en el cuadro Nombre .

5. Opcionalmente, escriba una descripción del origen de datos en el cuadro Descripción .

6. Escriba el nombre del servidor de bases de datos en el cuadro Servidor .

   Si la base de datos está en el equipo, escriba (local).

7. Haga clic en Siguiente.

8. En ¿Cómo SQL Server comprobar la autenticidad del id. de inicio de sesión?, realiza una de las siguientes acciones:

   • Para usar su nombre de usuario y contraseña de Windows, haga clic en Con autenticación de Windows NT usando el Id. de inicio de sesión de red.

   • Para usar un nombre de usuario y una contraseña de base de datos, haga clic en Con SQL Server autenticación usando el id. de inicio de sesión y la contraseña que el usuario escribió y, a continuación, escriba el id. de inicio de sesión y la contraseña de la base de datos en los cuadros correspondientes.

9. Haga clic dos veces en Siguiente y, a continuación, haga clic en Finalizar.

10. Para asegurarse de que ha escrito la información correcta, haga clic en Probar origen de datos.

11. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si recibe un mensaje de error, vuelva a comprobar los valores especificados en los pasos anteriores.

    • Si recibe el mensaje "¡PRUEBAS COMPLETADAS CORRECTAMENTE!", haga clic en Aceptar.

12. Haga clic dos veces en Aceptar.

Para obtener más información sobre las diferentes opciones de los distintos cuadros de diálogo, haga clic en Ayuda.

Importar datos de una base de datos de SQL Server

1. En la pestaña Correspondencia , en el grupo Iniciar combinación de correspondencia , haga clic en Seleccionar destinatarios > Usar lista existente.

   

2. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, realice una de las siguientes acciones:

   • Para usar un archivo .odc existente, haga doble clic en el archivo .odc. Los datos se importarán y habrá terminado.

   • Para crear un nuevo archivo .odc, haga clic en Nuevo origen y, a continuación, siga cada paso del procedimiento.

     Aparece el Asistente para la conexión de datos.

3. En la página Le damos la bienvenida al Asistente para la conexión de datos , haga clic en DSN ODBC.

4. En la página Conectarse a un origen de datos ODBC , seleccione el nombre del origen de datos que definió en la sección anterior y, a continuación, haga clic en Siguiente.

5. En la página Seleccionar base de datos y tabla , seleccione la base de datos en el cuadro Base de datos, seleccione la tabla, vista o función en la columna Nombre y, a continuación, haga clic en Siguiente.

6. En la página Guardar archivo de conexión de datos y finalizar , escriba un nombre para el archivo .odc en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

   Para cambiar la ubicación de la carpeta, que es la carpeta Mis orígenes de datos de forma predeterminada, haga clic en Examinar.

7. Opcionalmente, para que el archivo de conexión sea más reconocible, puede escribir información adicional en los cuadros Descripción, Nombre descriptivo y Palabras clave de búsqueda .

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