Abrir y usar un buzón compartido en Outlook

Agregar un buzón compartido al nuevo Outlook

Después de que el administrador le haya agregado como miembro de un buzón compartido, cierre y reinicie el nuevo Outlook. El buzón compartido debería mostrarse automáticamente en el panel de carpetas.

¿Qué sucede si no ha funcionado?

Si su administrador le ha agregado recientemente a un buzón compartido, es posible que tenga que esperar unos minutos antes de aparecer en dicho buzón. Espere un poco y, a continuación, cierre y reinicie el nuevo Outlook de nuevo. O bien, agregue el cuadro compartido manualmente.

1. Seleccione Correo en el panel de navegación del nuevo Outlook.

2. En el panel Carpeta, haga clic con el botón derecho en el nombre de la cuenta y seleccione Agregar carpeta o buzón compartido.
   

3. En la ventana Agregar carpeta o buzón compartido , escriba el nombre del buzón al que desea tener acceso, por ejemplo, info@contoso.com.

   Nota

   Puede agregar el buzón compartido en cualquier momento, pero antes de empezar a usarlo, su administrador de TI debe agregarlo como miembro.

Buscar el buzón compartido en el panel de carpetas

En el panel de carpetas de la izquierda, busque la carpeta Compartidos conmigo . Seleccione la carpeta para expandirla. Su buzón compartido es una subcarpeta de Compartido conmigo. Al seleccionar el nombre del buzón compartido allí, se expandirá para mostrar las carpetas de correo electrónico estándar, como Bandeja de entrada, Borradores y Elementos enviados.

Enviar un correo electrónico desde el buzón de correo compartido

1. Seleccione Correo en el panel de navegación del nuevo Outlook para Windows.
2. En la pestaña Inicio , seleccione Nuevo>correo.
3. Si no ve el campo De en la parte superior del mensaje (junto a Enviar), en la pestaña Opciones , seleccione Mostrar de.
4. Seleccione De en el mensaje y cambie a la dirección de correo electrónico compartida. Si no ve su dirección de correo compartida, elija Otras direcciones de correo electrónico y, a continuación, escriba la dirección de correo electrónico compartida.
5. Termine de escribir el mensaje y elija Enviar.
   A partir de ahora, cuando quiera enviar un mensaje desde su buzón compartido, la dirección estará disponible en su lista desplegable De .
   Siempre que envía un mensaje desde un buzón compartido, los destinatarios solo ven la dirección de correo electrónico compartida en el mensaje.

Responder a un correo enviado al buzón compartido

1. Abra el nuevo Outlook para Windows.
2. Abra el mensaje de correo electrónico que desea responder.
3. En el campo De , en la parte superior del mensaje, debería ver el nombre del buzón compartido. Si no lo hace, elija el cuadro desplegable De y elija el buzón compartido.
4. Termine de escribir el mensaje y elija Enviar.
   Cuando desee enviar un mensaje desde el buzón compartido, la dirección estará disponible en la lista desplegable De .
   Cuando envíe un mensaje desde el buzón compartido, los destinatarios solo verán la dirección de correo electrónico compartida.

Buscar en el buzón compartido

Una vez que se agrega un buzón compartido al nuevo Outlook, buscar dentro de él es similar a buscar en un buzón principal.

1. Abra el nuevo Outlook para Windows.
2. Seleccione una carpeta dentro del buzón compartido en el panel de carpetas.
3. En el cuadro de búsqueda en la parte superior de la ventana de Outlook, escriba la consulta que desea usar para la búsqueda y, a continuación, presione Entrar.
   La lista de mensajes mostrará resultados basados en la búsqueda desde esa carpeta seleccionada en el buzón compartido.

Usar el calendario compartido del buzón compartido

Una vez que el administrador le haya agregado como miembro de un buzón compartido, cierre y reinicie Outlook. El calendario compartido asociado al buzón compartido se agregará de forma automática a la lista Mis calendarios.

1. En el nuevo Outlook, vaya a la vista Calendario y elija el buzón compartido.
   Al introducir citas, todos los usuarios que son miembros del buzón de correo compartido podrán verlas.
2. Todos los miembros del buzón compartido pueden crear, ver y administrar citas en el calendario, igual que lo hacen con sus citas personales. Todos los usuarios que sean miembros del buzón compartido pueden ver sus cambios en el calendario compartido.

Usar la lista de contactos de uso compartido del buzón

Los contactos para los buzones compartidos y los buzones de otros usuarios no están disponibles actualmente en el nuevo Outlook. La organización de Outlook de Microsoft está trabajando activamente para actualizar esto.

Disponibilidad de complementos en buzones compartidos

En el nuevo Outlook en Windows, la compatibilidad con complementos en los buzones compartidos varía en función del escenario particular y de si el buzón compartido se promovió a una cuenta completa. Para obtener más información sobre estos escenarios, consulte Usar complementos en Outlook.

¿Qué más necesito saber sobre los buzones compartidos en el nuevo Outlook?

Para obtener más información sobre cómo agregar un buzón compartido como una cuenta, consulte aquí. Agregar un buzón compartido como una cuenta proporcionará compatibilidad con las siguientes capacidades:

Otras funcionalidades que actualmente no están disponibles para los buzones compartidos, pero que se agregarán en una actualización futura:

• Conceder nuevo acceso delegado a un buzón

Estas son algunas sugerencias de correo para ayudar a los asistentes ejecutivos y delegados a navegar mejor por la administración de buzones en el nuevo Outlook.

Sugerencias de correo electrónico

Filtros y reglas de correo para administradores ejecutivos

En el nuevo Outlook, los administradores ejecutivos pueden usar el filtro de correo electrónico tiene invitaciones de calendario para encontrar fácilmente invitaciones a reuniones.

También puede configurar una regla de Email received for others para la cuenta de su ejecutivo y moverla automáticamente a una carpeta independiente y categorizarla como desee.

Arrastrar y soltar correos electrónicos para crear tareas

Mantente al día de las cosas sin esfuerzo arrastrando los correos electrónicos a Mi día para convertirlos en tareas.

Anclar correos electrónicos para un acceso rápido

Ahora puede anclar un correo electrónico para que aparezca en la parte superior de la bandeja de entrada, lo que le ahorra tiempo al no tener que volver atrás para buscarlo. Mantenga el mouse sobre el correo electrónico o haga clic con el botón derecho en él y seleccione Anclar para anclarlo.

Programar cuándo enviar correo electrónico

En el mundo laboral híbrido actual, su día podría ser la noche de otra persona, por lo que no desea enviar un correo electrónico a alguien en medio de la noche. Con el nuevo Outlook, es fácil enviar un correo electrónico cuando lo desee. Solo tienes que seleccionar la flecha desplegable situada junto a Enviar y elegir Programar envío.

Posponer correo electrónico

A veces el correo electrónico es muy importante, pero todavía no. Con la característica Posponer, puede programar una hora para que el correo electrónico se vuelva a entregar a su bandeja de entrada, apareciendo en el momento que desee, para que pueda manejarlo cuando sea el momento adecuado para usted. Simplemente haga clic con el botón derecho en cualquier mensaje y elija Posponer o seleccione Posponer en la cinta de opciones. A continuación, elija la hora a la que quiere que se entregue.

Agregar un buzón compartido a la versión clásica de Outlook

Una vez que el administrador le haya agregado como miembro de un buzón compartido, cierre y reinicie Outlook. El buzón compartido debería aparecer automáticamente en el panel de carpetas en Outlook clásico.

¿Qué sucede si no ha funcionado?

• Si su administrador le ha agregado recientemente a un buzón compartido, es posible que tenga que esperar unos minutos antes de aparecer en dicho buzón. Espere un poco y, a continuación, cierre y reinicie Outlook de nuevo.

• Si esto no funciona, agregue manualmente el buzón compartido en Outlook:

  1. Abre la versión clásica de Outlook.
  2. Seleccione la pestaña Archivo en la cinta de opciones y, a continuación, seleccione Configuración de la cuenta Configuración de>la cuenta.
  3. Seleccione la pestaña Correo electrónico.
  4. Asegúrese de que está resaltada la cuenta correcta y luego elija Cambiar.
  5. Elija Más opciones de configuración>Avanzadas>y agregar.
  6. Escriba la dirección de correo electrónico compartida, como info@contoso.com.
  7. Elija Aceptar>Aceptar.
  8. Elija Siguiente>Finalizar>Cerrar.

Enviar un correo electrónico desde el buzón de correo compartido

1. Abre la versión clásica de Outlook.
2. Elija Nuevo correo.
3. Si no ve el campo De en la parte superior del mensaje, elija Opciones>de.
4. Seleccione De en el mensaje y cambie a la dirección de correo electrónico compartida. Si no ve su dirección de correo compartida, elija Otras direcciones de correo electrónico y, a continuación, escriba la dirección de correo electrónico compartida.
5. Elija Aceptar.
6. Termine de escribir el mensaje y haga clic en Enviar.
   A partir de ahora, cuando quiera enviar un mensaje desde su buzón compartido, la dirección estará disponible en su lista desplegable De .
   Cuando envíe un mensaje desde el buzón compartido, los destinatarios solo verán la dirección de correo electrónico compartida.

Responder a un correo enviado al buzón compartido

1. Abre la versión clásica de Outlook.
2. Abra el mensaje de correo electrónico que desea responder.
3. En el campo De , en la parte superior del mensaje, debería ver el nombre del buzón compartido. Si no lo ve, elija el cuadro de lista desplegable “De” y elija el buzón compartido.
4. Termine de escribir el mensaje y haga clic en Enviar.
   Cuando desee enviar un mensaje desde el buzón compartido, la dirección estará disponible en la lista desplegable De .
   Cuando envíe un mensaje desde el buzón compartido, los destinatarios solo verán la dirección de correo electrónico compartida.

Buscar en el buzón compartido

Una vez que se agrega un buzón compartido a Outlook, buscar dentro de él es similar a buscar en un buzón principal.

1. Abre la versión clásica de Outlook.
2. Seleccione una carpeta dentro del buzón compartido en el panel de carpetas de la izquierda.
3. Escriba la consulta en el cuadro de búsqueda situado en la parte superior de la cinta de opciones (barra de herramientas).
4. Inicie la búsqueda presionando Entrar o seleccionando el botón de lupa a la derecha del cuadro de búsqueda.
   La lista de mensajes devolverá resultados basándose en la búsqueda realizada desde la carpeta seleccionada en el buzón compartido.

Usar el calendario compartido.

Una vez que el administrador le haya agregado como miembro de un buzón compartido, cierre y reinicie Outlook. El calendario compartido asociado al buzón compartido se agregará de forma automática a la lista Mis calendarios.

1. En Outlook clásico, vaya a la vista Calendario y elija el buzón compartido.
   
2. Al introducir citas, todos los usuarios que son miembros del buzón de correo compartido podrán verlas.
3. Todos los miembros del buzón compartido pueden crear, ver y administrar citas en el calendario, igual que lo hacen con sus citas personales. Todos los usuarios que sean miembros del buzón compartido pueden ver sus cambios en el calendario compartido.

Usar la lista de contactos compartida

Una vez que el administrador le haya agregado como miembro de un buzón compartido, cierre y reinicie Outlook. La lista de contactos compartida asociada al buzón compartido se agregará de forma automática a la lista Mis contactos.

1. En Outlook clásico, elija People.
2. En Mis contactos, elija la carpeta de contactos para la lista de contactos compartida.
   

Disponibilidad de complementos en buzones compartidos

En Outlook en Windows clásico, la compatibilidad con complementos en los buzones compartidos varía en función del escenario particular. Para obtener más información sobre estos escenarios, consulte Usar complementos en Outlook.

Agregue el buzón de correo compartido de forma que se muestre en su buzón de correo principal.

Le recomendamos que use este método si quiere supervisar el correo electrónico desde el buzón de correo principal y el buzón de correo compartido al mismo tiempo. Después de completar esta tarea, el buzón compartido y sus carpetas se muestran en el panel de navegación izquierdo cada vez que abre Outlook en la Web.

1. Inicie sesión en su cuenta en Outlook en la Web.
2. Para buzones de Exchange Online, haga clic con el botón derecho en Carpetas en el panel de navegación izquierdo y, después, elija Agregar carpeta compartida o buzón. Para buzones de Exchange locales, haga clic con el botón derecho en el nombre del buzón principal (por ejemplo, Molly Dempsey) en el panel de navegación izquierdo y, a continuación, elija Agregar carpeta o buzón compartido.
   
3. En el cuadro de diálogo Agregar carpeta compartida , escriba el nombre del buzón compartido del que es miembro, como info@contoso.com.

El buzón compartido se mostrará en su lista de carpetas en Outlook en la Web. Puede expandir o contraer las carpetas del buzón de correo compartido como haría con el buzón de correo principal. También puede quitar el buzón de correo compartido de la lista de carpetas. Para quitarlo, haga clic con el botón secundario del ratón en el buzón de correo compartido y luego seleccione Eliminar carpeta compartida.

Recibir notificaciones de mensajes nuevos en un buzón compartido

Para recibir notificaciones de mensajes nuevos en la bandeja de entrada de un buzón compartido, debe abrir el buzón compartido en una ventana del explorador independiente.

Abrir el buzón de correo compartido en una ventana del explorador independiente.

Le recomendamos que use este método si quiere ver y administrar el correo electrónico del buzón de correo compartido en su propia ventana del explorador. Este método también le permite recibir notificaciones de nuevos elementos en la bandeja de entrada del buzón compartido.

1. Inicie sesión en su cuenta en Outlook en la Web.

2. En la barra de navegación de Outlook en la Web, seleccione su nombre. Aparecerá una lista.

3. Haga clic en Abrir otro buzón de correo.

4. Escriba la dirección de correo electrónico del otro buzón que desea abrir y, a continuación, seleccione Abrir. Se abrirá otra sesión de Outlook en la Web en una ventana independiente, lo que permite el acceso al otro buzón.

   Recomendación

   Si escribe la dirección de correo electrónico del buzón de manera incorrecta, el resultado es "No encontrado". Intente escribir la dirección de correo electrónico de nuevo.

Enviar un correo electrónico desde el buzón de correo compartido

1. Elija Nuevo correo encima de la lista de carpetas. Se abrirá un formulario de nuevo mensaje en el panel de lectura.

2. En la parte superior del mensaje, elija >.
   
   Esta opción mostrará que las personas que reciban este mensaje de correo electrónico verán que proviene del buzón de correo compartido, y no de su cuenta de correo electrónico.

3. La primera vez que use el buzón compartido, debe agregar la dirección a las opciones disponibles en la lista desplegable De :

   1. Haga clic con el botón derecho en la dirección De y elija Quitar.
      
   2. Escriba la dirección compartida. La próxima vez que responda desde el buzón compartido, su dirección aparecerá como opción en la lista desplegable De .

4. Para agregar destinatarios, escriba el nombre de cualquier persona que se encuentre en la carpeta de contactos o en la lista de direcciones de la organización, o bien escriba la dirección de correo electrónico en el cuadro Para o Cc . La primera vez que escriba el nombre de una persona, Outlook en la Web buscará la dirección de esa persona. En el futuro, el nombre se almacenará en caché para que se resuelva rápido.

5. Escriba un asunto.

6. Escriba el mensaje que desea enviar.

7. Cuando el mensaje esté listo, seleccione Enviar.

Responder a un correo enviado al buzón compartido

La primera vez que responda a un mensaje enviado al buzón compartido, debe agregar la dirección compartida al cuadro desplegable De . Para ello, siga este procedimiento:

1. Abra Outlook en la Web y vaya al buzón de correo compartido.
2. Abra un mensaje que se haya enviado a la dirección compartida.
3. Seleccione Responder.
4. En la parte superior del mensaje, elija >.
   
5. Haga clic con el botón derecho en la dirección De y elija Quitar.
   
6. Escriba la dirección compartida y envíe el mensaje. La próxima vez que responda desde el buzón compartido, su dirección aparecerá como opción en la lista desplegable De .

Enviar respuestas automáticas desde un buzón compartido

Solo su administrador de Microsoft 365 tiene permisos para configurar la capacidad de enviar respuestas automáticas desde un buzón compartido. Para obtener instrucciones, pida a su administrador que consulte Crear un buzón compartido.

Disponibilidad de complementos en buzones compartidos

En Outlook en la Web, la compatibilidad con complementos en los buzones compartidos varía en función del escenario particular y de cómo se accede al buzón compartido. Para obtener más información sobre estos escenarios, consulte Usar complementos en Outlook.