Acerca de los flujos de trabajo que se incluyen con SharePoint

SharePoint los flujos de trabajo son miniaplicaciones preprogramadas que optimizan y automatizan una amplia variedad de procesos empresariales. Los flujos de trabajo pueden estar comprendidos en la recopilación de firmas, comentarios o aprobaciones de un plan o documento para realizar un seguimiento del estado actual de un procedimiento de rutina. SharePoint los flujos de trabajo están diseñados para ahorrar tiempo y esfuerzo, y para proporcionar coherencia y eficiencia a las tareas que realiza regularmente.

Nota: Los flujos de trabajo de SharePoint 2010 se han retirado desde el 1 de agosto de 2020 para los nuevos inquilinos y se han eliminado de los inquilinos existentes el 1 de noviembre de 2020. Si está usando flujos de trabajo de SharePoint 2010, le recomendamos migrar a automateo de energía u otras soluciones admitidas. Para obtener más información, consulte retirada del flujo de trabajo de SharePoint 2010.

¿Qué es un flujo de trabajo de SharePoint ?

Probablemente ya sepa lo que es un diagrama de flujo. Es un mapa gráfico de un proceso, con instrucciones sobre lo que sucede en cada paso.

Proceso del flujo de trabajo

Un flujo de trabajo de SharePoint es como un diagrama de flujo automatizado que toma gran cantidad de trabajo, conjeturas y aleatoriedad de los procesos de trabajo estándar.

Por ejemplo, mire el proceso de aprobación de documentos de la ilustración. Ejecutar este proceso manualmente puede conllevar un gran número de comprobaciones, seguimientos, reenvíos de documentos y envíos de recordatorios, tareas que deberían realizar usted o sus compañeros. Eso significa una gran cantidad de trabajo adicional y un flujo constante de interrupciones.

Sin embargo, cuando use el flujo de trabajo de aprobación de documentos de SharePoint para ejecutar el proceso, el flujo de trabajo realizará de forma automática todas las comprobaciones y el seguimiento y el reenvío. Si alguien retrasa la finalización de una tarea o si surge algún otro problema, la mayoría de los flujos de trabajo incluidos generan una notificación que le informa de ello. Se reduce la supervisión del proceso.

Ejecutar un flujo de trabajo SharePoint es fácil. Elija el tipo de flujo de trabajo, seleccione las opciones y deje que se ejecute el flujo de trabajo. Si es necesario, cancele o finalice el flujo de trabajo.

Todos los tipos de flujo de trabajo incluidos funcionan como una plantilla. Agregue una instancia del flujo de trabajo para una sola lista o biblioteca o para una colección de sitios completa mediante un formulario de inicio para especificar las opciones y selecciones que desee para la instancia. Estas opciones y selecciones incluyen la persona a la que el flujo de trabajo asigna tareas, las fechas límite de las tareas, cómo se puede iniciar el flujo de trabajo y quién lo hace y qué instrucciones se deben incluir en las notificaciones de tareas. Para crear un nuevo flujo de trabajo, vaya a configuración de la lista > configuración del flujo de trabajo > Agregar un flujo de trabajo. Si quiere, Obtenga más información sobre los flujos de trabajo de 2010 y 2013.

Importante: De forma predeterminada, los flujos de trabajo aprobación, recopilar comentarios y recopilar firma no están activados y no aparecen en el cuadro de lista seleccionar una plantilla de flujo de trabajo del formulario de asociación. Para poder usarlos, debe activarlos un administrador del sitio en el nivel de colección de sitios. Vaya a configuración del sitio > características de la colección de sitios > característica Activar flujos de trabajo. Además, SharePoint 2013 proporciona plantillas de flujo de trabajo basadas en SharePoint 2010. En caso de que desee crear un flujo de trabajo basado en SharePoint 2013 con lógica similar, use una herramienta como SharePoint Designer 2013.

Existen cinco tipos de flujo de trabajo preprogramados. 

Marca de verificación un flujo de trabajo de aprobación distribuye un documento u otro elemento a personas designadas para su aprobación o rechazo. También puede usar un flujo de trabajo de aprobación para controlar la aprobación de contenido en una lista o biblioteca. Para más información y obtener instrucciones detalladas, vea el artículo Todo sobre los flujos de trabajo de aprobación.

Flujo de trabajo para recopilar comentarios un flujo de trabajo para recopilar comentarios distribuye un documento u otro elemento a las personas designadas para su opinión. El flujo de trabajo para recopilar comentarios consolida todos los comentarios de los participantes para el propietario del flujo de trabajo y proporciona un registro del proceso de revisión. Para más información y obtener instrucciones detalladas, vea el artículo Todo sobre los flujos de trabajo para recopilar comentarios.

Flujo de trabajo para recopilar firmas el flujo de trabajo para recopilar firmas distribuye un documento de Microsoft Office a personas designadas para sus firmas digitales. Tenga en cuenta que el flujo de trabajo para recopilar firmas solo funciona con documentos de Word, libros de Excel y formularios de InfoPath. Para más información y obtener instrucciones paso a paso, vea el artículo Todo sobre los flujos de trabajo para recopilar firmas.

Flujo de trabajo con tres estados el flujo de trabajo con tres Estados está diseñado para realizar un seguimiento del estado de un elemento de lista a través de tres Estados (fases). Puede usarlo para administrar los procesos empresariales que requieren que las organizaciones realicen un seguimiento de asuntos o elementos de gran volumen, como asuntos de atención al cliente, clientes potenciales de ventas o tareas de proyectos.

Con cada transición entre estados, el flujo de trabajo asigna una tarea a una persona y le envía una alerta por correo electrónico sobre la tarea. Una vez completada la tarea, el flujo de trabajo actualiza el estado del elemento y pasa a la siguiente fase. El flujo de trabajo con tres estados está diseñado para trabajar con la plantilla de la lista Seguimiento de asuntos, pero puede utilizarlo con cualquier lista que contenga una columna Opción con al menos tres valores.

Para más información e instrucciones detalladas, vea Usar un flujo de trabajo con tres estados.

Flujo de trabajo de aprobación de disposición un flujo de trabajo de aprobación de publicaciones es similar a otros flujos de trabajo de SharePoint, ya que automatiza el enrutamiento de contenido a los expertos en la materia y las partes interesadas para su revisión y aprobación. Lo que hace único a este flujo de trabajo es que se ha diseñado específicamente para aquellos sitios de publicación donde existe un control riguroso sobre la publicación de páginas nuevas y actualizadas. En este tipo de sitios, no pueden publicarse contenidos hasta que hayan sido aprobados por todos los miembros del flujo de trabajo. Para más información e instrucciones detalladas, vea Trabajar con un flujo de trabajo de aprobación de publicaciones.

Para agregar o iniciar un flujo de trabajo, debe tener el permiso correcto para la lista, biblioteca o colección de sitios donde desea ejecutar dicho flujo:

  • Para agregar un flujo de trabajo    De forma predeterminada, debe tener el permiso administrar listas para Agregar un flujo de trabajo. (El grupo propietarios y el grupo miembros tienen el permiso administrar listas de forma predeterminada; el grupo visitantes no).

  • Para iniciar un flujo de trabajo    Además, de forma predeterminada, debe tener el permiso editar elementos para iniciar un flujo de trabajo que ya se ha agregado. (El grupo propietarios y el grupo miembros tienen el permiso editar elementos de forma predeterminada; el grupo visitantes no)
    . Como alternativa, los propietarios pueden elegir configurar flujos de trabajo específicos para que solo los puedan iniciar miembros del grupo propietarios. En el caso de un subsitio con permisos exclusivos, los propietarios deberán asegurarse de que los permisos necesarios se asignen explícitamente a los usuarios del flujo de trabajo. Consulte Editar y administrar los permisos de una lista o biblioteca de SharePoint. < se basa en los comentarios: "creé un subsitio en el sitio de SP de mi empresa para probar la característica de flujo de trabajo, por lo que debo tener permiso para iniciar un flujo de trabajo, pero no puedo: ¿por qué?" >

El siguiente diagrama proporciona una vista de alto nivel de las fases básicas de planeación, adición, ejecución y modificación de un flujo de trabajo de SharePoint. A continuación puede ver las secciones individuales de cada uno de los pasos.

Proceso del flujo de trabajo

  • Plan    Compruebe de qué opciones e información desea disponer cuando use el formulario de inicio para agregar una versión del flujo de trabajo.

  • Adición    Rellene el formulario de inicio para agregar una versión del flujo de trabajo a una lista, biblioteca o colección de sitios.

  • Inicio    Inicie el nuevo flujo de trabajo, manual o automáticamente, en un documento u otro elemento de una lista o biblioteca. Si lo inicia manualmente, tendrá la oportunidad de cambiar algunos valores del formulario de asociación del flujo de trabajo en un formulario de iniciomás breve. Cuando inicie el flujo de trabajo, creará las tareas, enviará mensajes de notificación y empezará a realizar un seguimiento de las acciones y los eventos.

  • Supervisión    Mientras el flujo de trabajo está en ejecución, puede ver la página de estado del flujo de trabajo para averiguar las tareas que están completas y las acciones que se han producido. Si es necesario, desde aquí puede ajustar tareas actuales y futuras, e incluso cancelar o finalizar la ejecución del flujo de trabajo.

  • Revisión    Una vez completado el flujo de trabajo, puede revisar el historial completo en la página de estado del flujo de trabajo. También desde esta página, puede crear informes estadísticos del rendimiento general de este flujo de trabajo.

  • Cambiar    Si el flujo de trabajo no funciona exactamente como desea, puede abrir el formulario de asociación original que ha usado para agregar el flujo de trabajo y realizar los cambios que considere oportunos.

Si necesita más flexibilidad con un flujo de trabajo integrado, puede personalizarlo más con una herramienta como SharePoint Designer 2013. También puede crear su propio flujo de trabajo desde cero.

Con el diseñador de flujo de trabajo, cree reglas que asocien condiciones y acciones a elementos de listas y bibliotecas de SharePoint. Los cambios en los elementos de las listas o bibliotecas desencadenan acciones en el flujo de trabajo.

Por ejemplo, puede diseñar un flujo de trabajo que inicie un flujo de trabajo de aprobación adicional si el costo de un elemento supera un importe específico.

También puede definir un flujo de trabajo para un conjunto de documentos relacionados. Por ejemplo, si su flujo de trabajo está asociado con una biblioteca de documentos o si está filtrado por el tipo de contenido Documento, aparecerá un grupo de acciones contextuales de Conjunto de documentos. Conjunto de documentos permite tratar como una sola unidad a un grupo de documentos, de forma que puede iniciarse una acción del flujo de trabajo para un Conjunto de documentos en cada uno de los elementos que componen dicho conjunto.

Vea también

Crear un flujo de trabajo mediante SharePoint Designer 2013 y la plataforma de flujo de trabajo de sharepoint

Comprender los flujos de trabajo de aprobación en SharePoint 2010

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