Actualizar una conexión de datos externa en Excel

Para mantener los datos externos importados actualizados, puede actualizarlos para ver actualizaciones y eliminaciones recientes. Excel ofrece muchas opciones para actualizar datos, por ejemplo, al abrir el libro y a intervalos de tiempo. 

Nota      Al actualizar, se agregan nuevas columnas desde el último operaton de actualización a Power Query. Para ver estas nuevas columnas, vuelva a examinar el paso Origen de la consulta. Para obtener más información, vea Crear fórmulas de Power Query.

Claves   Para detener una actualización, presione Esc. Para actualizar una hoja de cálculo, presione Ctrl + F5. Para actualizar un libro, presione Ctrl + Alt + F5.

En la tabla siguiente se resumen las acciones de actualización, las teclas de método abreviado y los comandos.

Para

Presionar

O bien

Actualizar los datos seleccionados en la hoja de cálculo

Alt + F5

Seleccione Datos > la flecha desplegable junto a Actualizar todo > actualizar

Mouse pointing to the Refresh command on the ribbon

Actualizar todos los datos del libro

Ctrl + Alt + F5

Seleccione Datos>Actualizar todo

Puntero del mouse sobre el botón Actualizar todo

Comprobar el estado de actualización

Haga doble clic en el mensaje "Recuperar datos" en la barra de estado.

Cuadro de mensaje: Recuperar datos

Detener una actualización

Esc

Mensaje que se muestra al actualizar y comando para usar para detener la actualización (ESC)

Detener una actualización en segundo plano

Haga doble clic en el mensaje de la barra de estado.

Cuadro de mensaje: Actualización en segundo plano

A continuación, seleccione Detener actualización en el cuadro de diálogo Estado de actualización de datos externos.

Cuadro de diálogo Estado de actualización de datos externos

Es posible que los datos de un libro se almacenen directamente en el libro o que se almacenen en un origen de datos externo, como un archivo de texto, una base de datos o la nube. La primera vez que importa datos externos, Excel crea información de conexión, a veces guardada en un archivo de conexión de datos (ODC) de Office, que describe cómo localizar, iniciar sesión, consultar y obtener acceso al origen de datos externo.

Cuando está conectado a un origen de datos externo, puede realizar una operación de actualización para recuperar los datos actualizados. Cada vez que actualice los datos, verá la versión más reciente de los datos, incluidos los cambios realizados en los datos desde la última actualización.

Más información sobre la actualización de datos

En la siguiente ilustración se explica el proceso básico de lo que ocurre al actualizar los datos conectados a un origen de datos externo.

Proceso básico de actualización de datos externos

  1. Una operación de actualización obtiene datos actualizados.

  2. Una conexión, a menudo guardada en un archivo de conexión, define toda la información necesaria para obtener acceso y recuperar datos de un origen de datos externo.

  3. Hay una variedad de orígenes de datos a los que puede acceder, como OLAP, SQL Server, proveedores OLEDB y controladores ODBC.

  4. Los datos actualizados se agregan al libro actual.

Más información sobre los problemas de seguridad

Cuando está conectado a un origen de datos externo e intenta actualizar los datos, es importante ser consciente de los posibles problemas de seguridad y saber qué puede hacer con cualquier problema de seguridad.

Conexiones de confianza    Los datos externos pueden estar deshabilitados actualmente en el equipo. Para actualizar los datos al abrir un libro, debe habilitar las conexiones de datos mediante la barra del Centro de confianza o debe colocar el libro en una ubicación de confianza. Para obtener más información, vea Agregar, quitaro modificar una ubicación de confianza para sus archivos,Documentos de confianza, Agregar,quitar o ver un editor de confianza y Ver mis opciones y configuración en el Centro de confianza.

Archivo ODC    A menudo, un archivo de conexión de datos (.odc) contiene una o más consultas que se usan para actualizar datos externos. Al reemplazar este archivo, un usuario con intenciones malintencionadas puede diseñar una consulta para obtener acceso a información confidencial y distribuirla a otros usuarios o realizar otras acciones perjudiciales. Por lo tanto, es importante asegurarse de que el archivo de conexión fue creado por un individuo confiable y que el archivo de conexión es seguro y proviene de una biblioteca de conexión de datos (DCL) de confianza.

Credenciales    El acceso a un origen de datos externo suele requerir credenciales (como un nombre de usuario y una contraseña) que se usan para autenticar al usuario. Asegúrese de que estas credenciales se le proporcionan de forma segura y segura, y de que no revele sin darse cuenta estas credenciales a otras personas. Si el origen de datos externo requiere una contraseña para obtener acceso a los datos, puede requerir que la contraseña se introduce cada vez que se actualiza el rango de datos externos.

Uso compartido    ¿Está compartiendo este libro con otras personas que podrían querer actualizar datos? Ayude a sus compañeros a evitar errores de actualización de datos recordándoles que soliciten permisos en los orígenes de datos que proporcionan los datos.

Para obtener más información, vea Administrar la configuración y los permisos del origen de datos.

Puede actualizar un rango de datos externos de forma automática cuando abre el libro. También puede guardar el libro sin guardar los datos externos para reducir el tamaño del archivo.

  1. Seleccione una celda en el rango de datos externos.

  2. Seleccione Consultas > datos & Connections > pestaña Conexiones, haga clic con el botón derecho en una consulta de la lista y, a continuación, seleccione Propiedades.

  3. En el cuadro de diálogo Propiedades de conexión, en la pestaña Uso, en Controlde actualización, active la casilla Actualizar datos al abrir el archivo.

  4. Si desea guardar el libro con la definición de consulta pero sin los datos externos, active la casilla Quitar datos del rango de datos externo antes de guardar el libro.

  1. Seleccione una celda en el rango de datos externos.

  2. Seleccione Consultas > datos & Connections > pestaña Conexiones, haga clic con el botón derecho en una consulta de la lista y, a continuación, seleccione Propiedades.

  3. Haga clic en la pestaña Uso.

  4. Active la casilla Actualizar cada y, a continuación, especifique el número de minutos entre actualizaciones.

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Considere la posibilidad de ejecutar una actualización en segundo plano. De este modo, podrá retomar el control de Excel en lugar de esperar varios minutos o más hasta que finalice la actualización.

Nota   No puede ejecutar una consulta OLAP en segundo plano y no puede ejecutar una consulta para ningún tipo de conexión que recupere datos para el modelo de datos.

  1. Seleccione una celda en el rango de datos externos.

  2. Seleccione Consultas > datos & Connections > pestaña Conexiones, haga clic con el botón derecho en una consulta de la lista y, a continuación, seleccione Propiedades.

  3. Seleccione la pestaña Uso.

  4. Active la casilla Habilitar actualización de fondo para ejecutar la consulta en segundo plano. Desactive esta casilla para ejecutar la consulta mientras espera.

    Sugerencia    Mientras graba una macro que incluye una consulta, Excel no ejecuta la consulta en segundo plano. Para cambiar la macro grabada de modo que la consulta se ejecute en segundo plano, modifique la macro en el Editor de Visual Basic. Cambie el modo de actualización del objeto QueryTable de BackgroundQuery := False a BackgroundQuery := True.

Las contraseñas almacenadas no están cifradas, por eso no se recomienda su uso. Si el origen de datos necesita una contraseña para conectarse a él, podrá requerir que los usuarios escriban la contraseña para poder actualizar el rango de datos externos. El procedimiento siguiente no se aplica a los datos recuperados de un archivo de texto (.txt) o de una consulta web (.iqy).

Use contraseñas seguras que combinen letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. En las contraseñas no seguras estos elementos no se combinan. Por ejemplo, contraseña segura: Y6dh!et5. Contraseña no segura: Casa27. Las contraseñas deben tener una longitud mínima de 8 caracteres. Una frase para una contraseña que use 14 caracteres o más siempre será más adecuada.

Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no podrá recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.

  1. Seleccione una celda en el rango de datos externos.

  2. Seleccione Consultas > datos & Connections > pestaña Conexiones, haga clic con el botón derecho en una consulta de la lista y, a continuación, seleccione Propiedades.

  3. Seleccione la pestaña Definición y desactive la casilla Guardar contraseña.

Nota: Excel le solicita la contraseña solo la primera vez que se actualiza el rango de datos externos en cada sesión de Excel. La próxima vez que inicie Excel, se le solicitará de nuevo la contraseña si abre el libro que contiene la consulta y, a continuación, intenta realizar una operación de actualización.

Al dar forma a los datos en Power Query, normalmente carga los cambios en una hoja de cálculo o en un modelo de datos. Es importante comprender la diferencia cuando actualiza datos y cómo los actualiza.

La mayoría de las consultas se basan en recursos de datos externos de un tipo u otro. Sin embargo, hay una diferencia clave entre Excel y Power Query. Power Query almacena en caché los datos externos localmente para ayudar a mejorar el rendimiento.  Además, Power Query no actualiza automáticamente la caché local para evitar que se incurr en costos para orígenes de datos en Azure.

Importante    Si recibe un mensaje en la barra de mensajes amarilla en la parte superior de la ventana, que indica "Esta vista previa puede tener hasta n días de antigüedad". Normalmente significa que la caché local está destenta. Debe seleccionar Actualizar para actualizarlo.

Actualizar una consulta en el Editor de Power Query

Al actualizar una consulta desde el Editor de Power Query, no solo está trayendo datos actualizados desde el origen de datos externo, sino que también está actualizando la caché local. Pero esta operación de actualización no actualiza la consulta en la hoja de cálculo o el modelo de datos.

  • En el Editor de Power Query, seleccione Inicio > Vista previa de actualización > Vista previa de actualización (la consulta actual en Vista previa de datos) o Actualizar todo (todas las consultas abiertas desde el panel   Consultas).

Resultado

En la parte inferior del Editor de Power Query de la derecha, se muestra un mensaje: "Vista previa descargada en <hh:mm> A.M./PM". Este mensaje se muestra al importar por primera vez y después de cada operación de actualización posterior en el Editor de Power Query.

Actualizar una consulta en una hoja de cálculo

  • En Excel, seleccione una celda de una consulta en una hoja de cálculo, seleccione la pestaña Consulta en la cinta de opciones y, a continuación, seleccione Actualizar > Actualizar.

Resultado

La hoja de cálculo y la consulta se actualizan desde el origen de datos externo y la caché de Power Query.

Nota    Al actualizar una consulta que se importó de una tabla Excel o un rango con nombre, preste atención a la hoja de cálculo actual. Si desea cambiar los datos de la hoja de cálculo que contiene la tabla Excel, asegúrese de que ha seleccionado la hoja de cálculo correcta y no la hoja de cálculo que contiene la consulta cargada. Esto es especialmente importante si va a cambiar los encabezados de columna en la Excel tabla. A menudo tienen un aspecto similar y es fácil confundir los dos. Es una buena idea cambiar el nombre de las hojas de cálculo para reflejar la diferencia. Por ejemplo, puede cambiarles el nombre a "TableData" y "QueryTable" para enfatizar la distinción.

En cualquier momento, puede hacer clic en Actualizar para actualizar los datos de las tablas dinámicas del libro. Puede actualizar los datos de las tablas dinámicas conectadas a datos externos, como una base de datos (SQL Server, Oracle, Access u otras), cubo de Analysis Services, fuente de datos y otros muchos orígenes. También puede actualizar los datos de una tabla de origen en el mismo libro o en otro diferente. Y puede configurar el libro para que los datos de tabla dinámica se actualicen de forma automática al abrirlo. Para obtener más información, vea Crear una tabla dinámica para analizardatos de hoja de cálculo y Cambiar los datos de origen de una tabla dinámica.

Nota    Para actualizar una tabla dinámica en Excel para la web, haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la tabla dinámica y, a continuación, seleccione Actualizar.

Actualizar manualmente

  1. Seleccione cualquier lugar de la tabla dinámica para mostrar las Herramientas de tabla dinámica en la cinta de opciones.

    Herramientas de la tabla dinámica

  2. Seleccione Analizar > actualizaro presione Alt+F5.


    Botón Actualizar en la pestaña Analizar
    Como alternativa, para actualizar todas las tablas dinámicas del libro a la vez, seleccione Actualizar todo.

  3. Para comprobar el estado de actualización si la actualización tarda más de lo esperado, seleccione Analizar, la flecha situada junto a Actualizar y, a continuación, seleccione Actualizar estado.

  4. Para detener la actualización, seleccione Cancelar actualizacióno presione Esc.

Impedir el ajuste de los anchos de columna y el formato de celda

Si el ancho de las columnas y el formato de las celdas de los datos se ajustan al actualizar los datos de la tabla dinámica, y no desea que suceda eso, asegúrese de que las siguientes opciones estén activadas:

  1. Seleccione Analizar > opciones.

    Botón Opciones en la pestaña Analizar

  2. En la pestaña Formato & diseño, seleccione los cuadros Autoajustar anchos de columna al actualizar y Conservar formato de celda en los cuadros de actualización.

Actualizar automáticamente los datos al abrir el libro

  1. Seleccione una celda en cualquier lugar de la tabla dinámica para mostrar las Herramientas de tabla dinámica en la cinta de opciones.

    Herramientas de la tabla dinámica

  2. Seleccione Analizar > opciones.

    Botón Opciones en la pestaña Analizar

  3. En la pestaña Datos, seleccione Actualizar datos al abrir el archivo.

La actualización de un archivo de cubo sin conexión, que vuelve a crear el archivo utilizando los datos más recientes del cubo del servidor, puede llevar mucho tiempo y requerir una gran cantidad de espacio temporal en disco. Comience el proceso cuando no necesite acceso inmediato a otros archivos en Excel y asegúrese de tener suficiente espacio en disco para guardar el archivo nuevamente.

  1. Seleccione la tabla dinámica conectada al archivo de cubo sin conexión.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Consultas & Connections, haga clic en la flecha situada en Actualizar todo y, a continuación, haga clic en Actualizar.

Para obtener más información, vea Trabajar con archivos de cubo sin conexión.

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda asignada para seleccionar la asignación XML que desee actualizar.

  2. Si la pestaña Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

    1. Haga clic en Archivo, en Opciones y después en Personalizar cinta de opciones.

    2. En Pestañas principales, active la casilla Programador y, después, haga clic en Aceptar.

  3. En la pestaña Programador, en el grupo XML, haga clic en Actualizar datos.

Para obtener más información, vea Información general sobre XML en Excel.

Al actualizar un modelo de datos en Power Pivot, también puede ver si la actualización se realiza correctamente, se produce un error o se cancela. Para obtener más información, vea Power Pivot: Análisis de datos eficaz y modelado de datos en Excel.

Nota    La adición de datos, el cambio de datos o los filtros de edición siempre desencadenan el recálculo de las fórmulas de DAX que dependen de ese origen de datos.

Actualizar y ver el estado de la actualización

  • En Power Pivot, seleccione Inicio > Obtener datos externos > Actualizar o Actualizar todo para actualizar la tabla actual o todas las tablas del modelo de datos.

Resultado
El estado de la actualización se indica para cada conexión que se usa en el modelo de datos. Hay tres posibles resultados:

  • Éxito   Informes sobre el número de filas importadas en cada tabla.

  • Error   Se produce si la base de datos está sin conexión, ya no tiene permisos, o se elimina o cambia el nombre de una tabla o columna en el origen. Compruebe que la base de datos está disponible, quizás creando una nueva conexión en un libro diferente.

  • Cancelado   Excel la solicitud de actualización, probablemente porque la actualización está deshabilitada en la conexión.

Usar propiedades de tabla para mostrar las consultas usadas en la actualización de datos

La actualización de datos simplemente vuelve a ejecutar la misma consulta que se usó para obtener los datos en primer lugar. Puede ver y modificar a veces la consulta viendo las propiedades de la tabla en la ventana de Power Pivot.

  1. Para ver la consulta usada durante la actualización de datos, seleccione Power Pivot > Administrar para abrir la ventana de Power Pivot.

  2. Seleccione Diseño >propiedades de tabla.

  3. Cambie al Editor de consultas para ver la consulta subyacente.

Las consultas no son visibles para todos los tipos de origen de datos. Por ejemplo, las consultas no se muestran para las importaciones de fuentes de datos.

Establecer propiedades de conexión para cancelar la actualización de datos

En Excel, puede establecer las propiedades de conexión que determinan la frecuencia de actualización de datos. Si no se permite la actualización en una conexión en particular, se recibe un aviso de cancelación al ejecutar Actualizar todo o al intentar actualizar una tabla específica que usa la conexión.

  1. Para ver las propiedades de conexión, en Excel, seleccione > consultas & Connections para ver una lista de todas las conexiones usadas en el libro.

  2. Seleccione la pestaña Conexiones, haga clic con el botón derecho en una conexión y, a continuación, haga clic en Propiedades.

  3. En la pestaña Uso, en Controlde actualización , si la casilla está desactivada para Actualizar esta conexión en Actualizar todo,recibirá una cancelación al intentar Actualizar todo en la ventana de Power Pivot.

Actualizar datos en SharePoint Server 2013

En SharePoint Server, puede programar la actualización de datos desatendida en el servidor, pero para ello es necesario que Power Pivot para SharePoint 2013 esté instalado y configurado en su entorno SharePoint usuario. Consulte a su administrador de SharePoint para saber si está disponible la actualización de datos programada. Para obtener más información, vea Configurar la actualización de datos programada para Power Pivot.

Cuando los datos que usa para el mapa cambian, puede actualizarlos manualmente en 3D Mapas. Los cambios se reflejarán en el mapa. Se hace así:

  • En 3D Mapas, seleccione Inicio > Actualizar datos.

    Actualizar datos en la pestaña Inicio

Agregar datos a Power Map

Para agregar nuevos datos a la versión 3D MapasPower Map:

  1. En 3D Mapas, vaya al mapa al que desea agregar datos.

  2. Deje la ventana de Mapas 3D abierta.

  3. En Excel los datos de la hoja de cálculo que desea agregar.

  4. En la cinta de opciones de Excel, haga clic en Insertar > Mapa flecha > Agregar datos seleccionados a Power Map.

    Comando Agregar los datos seleccionados a Power Map

Resultado

El Mapas 3D se actualizará automáticamente para mostrar los datos adicionales.

Para obtener más información, vea Obtener y preparar los datos para Power Map.

Actualizar datos externos en Excel Services requisitos únicos.

Controlar cómo se actualizan los datos

Puede controlar cómo actualizar datos de un origen de datos externo mediante una o varias de las siguientes acciones:

  • Actualizar al abrir   En Excel, un autor del libro puede crear un libro que actualice automáticamente los datos externos cuando se abre el libro activando la casilla Actualizar datos al abrir el archivo en el cuadro de diálogo Propiedades de conexión. (En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Conexiones, seleccione la conexión, haga clic en Propiedades, haga clic en la pestaña Uso y, a continuación, haga clic en Actualizar datos al abrir el archivo). En este caso, Excel Services actualiza siempre los datos antes de que muestre un libro y cree una nueva sesión. Si el autor del libro borra la casilla Actualizar datos al abrir el archivo, se muestran los datos almacenados en caché con el libro, lo que significa que cuando un usuario actualiza manualmente los datos, el usuario ve datos actualizados y actualizados durante la sesión actual, pero los datos no se guardan en el libro. Si desea asegurarse de que los datos actualizados siempre se muestran al mostrar el libro en Excel Services, active la casilla Actualizar datos al abrir el archivo con Office Excel.

    Si usa un archivo de conexión de datos de Office (.odc), asegúrese de establecer la casilla Usar siempre el archivo de conexión en el cuadro de diálogo Propiedades de conexión (en la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Conexiones, seleccione la conexión, haga clic en Propiedades,haga clic en la pestaña Definición y, a continuación, haga clic en Usar siempre el archivo de conexión).

    La configuración del sitio de ubicación de archivo de confianza, el tiempo de espera de sesión breve y la duración de la caché de datos externos tambiénpueden tener un impacto en las operaciones de actualización. Para obtener más información, consulte el administrador o el sistema de ayuda.

Actualización manual   

  1. Seleccione una celda en un informe de tabla dinámica.

  2. En la barra Excel web Access, en el menú Actualizar, haga clic en Actualizar conexión seleccionada.

    Notas: 

    • Cualquier operación interactiva que cause una nueva consulta de un origen de datos OLAP inicia una operación de actualización manual.

    • Si este comando Actualizar no está visible, el autor del elemento web ha desactivado la propiedad Actualizar conexión seleccionada, Actualizar todas las conexiones. Para obtener más información, vea Excel personalizadas del elemento webde Access Web Access.

    • Solo puede actualizar manualmente un informe de tabla dinámica.

  • Actualizar todas las conexiones   En la barra Excel web Access, en el menú Actualizar, haga clic en Actualizar todas las conexiones.

  • Actualización periódica   Al usar Excel, el autor del libro puede especificar que los datos se actualicen automáticamente en un intervalo especificado después de abrir el libro para cada conexión del libro. Por ejemplo, una base de datos de inventario se puede actualizar cada hora, por lo que el autor del libro ha definido el libro para actualizarse automáticamente cada 60 minutos.

    Un autor de elementos web puede seleccionar o borrar la propiedad Permitir Excel Actualización periódica de datos de Acceso web para habilitar o deshabilitar esta operación de actualización periódica, si el autor del libro ha definido la propiedad. Cuando transcurra el intervalo de tiempo, de forma predeterminada, se muestra el siguiente mensaje de alerta de actualización en la parte inferior del elemento web Excel Web Access:

    ¿Actualizar datos de <lista de conexiones>? (Ahora) (Siempre) (No vuelva a preguntarme)

    Un Excel de elementos web de Web Access también puede establecer la propiedad Mostrar indicador periódico de actualización de datos para controlar el comportamiento del mensaje que se muestra cuando Excel Services realiza una actualización periódica de datos durante una sesión:

    Para obtener más información, vea Excel personalizadas del elemento webde Access Web Access.

    • Siempre      significa que el mensaje se muestra con un mensaje en cada intervalo.

    • Opcionalmente      significa que un usuario puede elegir continuar la actualización periódica sin mostrar un mensaje.

    • Nunca      significa que Excel Web Access realiza una actualización periódica sin mostrar un mensaje o mensaje.

  • Cancelar una actualización   Como una operación de actualización puede tardar más de lo esperado, puede cancelarla. Mientras se produce la operación de actualización, Servicios de Excel muestra un mensaje con un mensaje. Haga clic en Cancelar para interrumpir la operación, de modo que pueda completar la operación de actualización en un momento más conveniente. Se mostrarán los datos devueltos por las consultas antes de cancelar la operación de actualización.

Para la mayoría de las conexiones, haga clic en cualquier celda del rango o tabla que use la conexión y, a continuación, realice una de las siguientes acciones:

  • Actualizar solo los datos seleccionados   Presione ALT+F5 o, en la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en la flecha situada en Actualizar todo y, a continuación, haga clic en Actualizar.

    Mouse pointing to the Refresh command on the ribbon

  • Actualizar todos los datos del libro   Presione CTRL+ALT+F5 o, en la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo.

    Puntero del mouse sobre el botón Actualizar todo

  • Controlar cómo o cuándo se actualiza la conexión   En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en la flecha situada en Actualizartodo y, a continuación, haga clic en Propiedades de conexión.

    Mouse pointing to the Connection properties command on the ribbon

    En el cuadro de diálogo que se abre, elija las opciones que desee en la pestaña Uso, en Control de actualización.

Algunas operaciones de actualización requieren más pasos, como se detalla en las secciones siguientes. Si ve el origen de datos en la lista, revise la sección correspondiente.

Puede actualizar un rango de datos externos de forma automática cuando abre el libro. De manera opcional, puede guardar el libro sin guardar los datos externos para que reducir el tamaño del archivo.

  1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo y después haga clic en Propiedades de conexión.

    Propiedades de la conexión

  1. Haga clic en la pestaña Uso.

  2. En Control de actualizaciones, active la casilla Actualizar al abrir el archivo.

  3. Si desea guardar el libro con la definición de consulta pero sin los datos externos, active la casilla Quitar datos del rango de datos externo antes de guardar el libro.

  1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo y después haga clic en Propiedades de conexión.

    Propiedades de la conexión

  3. Haga clic en la pestaña Uso.

  4. Active la casilla Actualizar cada y, a continuación, especifique el número de minutos entre actualizaciones.

Las contraseñas almacenadas no están cifradas, por eso no se recomienda su uso. Si el origen de datos necesita una contraseña para conectarse a él, podrá requerir que los usuarios escriban la contraseña para poder actualizar el rango de datos externos. El procedimiento siguiente no se aplica a los datos recuperados de un archivo de texto (.txt) o de una consulta web (.iqy).

Use contraseñas seguras que combinen letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. En las contraseñas no seguras estos elementos no se combinan. Por ejemplo, contraseña segura: Y6dh!et5. Contraseña no segura: Casa27. Las contraseñas deben tener una longitud mínima de 8 caracteres. Una frase para una contraseña que use 14 caracteres o más siempre será más adecuada.

Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no podrá recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.

  1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo y después haga clic en Propiedades de conexión.

    Propiedades de la conexión

  3. Haga clic en la pestaña Definición y después, desactive la casilla Guardar contraseña.

Nota: Excel le solicita la contraseña solo la primera vez que se actualiza el rango de datos externos en cada sesión de Excel. La próxima vez que inicie Excel, se le solicitará de nuevo la contraseña si abre el libro que contiene la consulta y, a continuación, intenta realizar una operación de actualización.

Para conjuntos de datos de gran tamaño, considere ejecutar una actualización en segundo plano. De este modo, podrá retomar el control de Excel en lugar de esperar varios minutos o más hasta que finalice la actualización.

  1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo y después haga clic en Propiedades de conexión.

    Propiedades de la conexión

    Nota: No puede ejecutar una consulta OLAP en segundo plano.

    Nota: No puede ejecutar una consulta para ningún tipo de conexión que recupere datos del modelo de datos.

  3. Haga clic en la pestaña Uso.

  4. Active la casilla Habilitar actualización de fondo para ejecutar la consulta en segundo plano. Desactive esta casilla para ejecutar la consulta mientras espera.

    Mientras graba una macro que incluye una consulta, Excel no ejecuta la consulta en segundo plano. Para cambiar la macro grabada de modo que la consulta se ejecute en segundo plano, modifique la macro en el Editor de Visual Basic. Cambie el modo de actualización del objeto QueryTable de BackgroundQuery := False a BackgroundQuery := True.

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Para comprobar el estado de la actualización o para cancelarla, siga uno de estos pasos:

  • Comprobar el estado de una consulta    Aparece un mensaje en la barra de estado de Excel para indicar que la consulta se está ejecutando. Haga doble clic en el mensaje para comprobar el estado de la consulta.

  • Detener una actualización en segundo plano    Para detener una consulta que se está ejecutando en segundo plano, haga doble clic en el mensaje de estado de la consulta en la barra de estado para mostrar el cuadro de diálogo Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga clic en Detener actualización.

  • Detener una consulta    Para detener la ejecución de una consulta cuando la actualización en segundo plano está desactivada, presione la tecla Esc.

Si usó Obtener & transformar para consultar un archivo de texto, no se necesitan pasos adicionales. Si importó el archivo de texto, los pasos para actualizar son los siguientes:

  1. Haga clic en cualquier celda del rango o de la tabla que contiene el vínculo al archivo de texto importado.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo.

    Mouse pointing to the Refresh command on the ribbon

    Para actualizar únicamente los datos seleccionados, haga clic en Actualizar.

    También puede hacer clic con el botón secundario en una celda del rango o de la tabla y, a continuación, hacer clic en Actualizar.

  3. En el cuadro de diálogo Importar archivo de texto, busque el archivo de texto y, luego, haga clic en Importar.

La actualización de un archivo de cubo sin conexión, que vuelve a crear el archivo utilizando los datos más recientes del cubo del servidor, puede llevar mucho tiempo y requerir una gran cantidad de espacio temporal en disco. Comience el proceso cuando no necesite acceso inmediato a otros archivos en Excel y asegúrese de tener suficiente espacio en disco para guardar el archivo nuevamente.

  1. Haga clic en la tabla dinámica conectada al archivo de cubo sin conexión.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todoy, a continuación, haga clic en Actualizar.

    Mouse pointing to the Refresh command on the ribbon

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda asignada para seleccionar la asignación XML que desee actualizar.

  2. Si la pestaña Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

    1. Haga clic en Archivo, en Opciones y después en Personalizar cinta de opciones.

    2. En Pestañas principales, active la casilla Programador y, después, haga clic en Aceptar.

  3. En la pestaña Programador, en el grupo XML, haga clic en Actualizar datos.

    Actualizar datos XML

  • En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo.

Si tiene varias conexiones y solo desea actualizar una determinada, seleccione cualquier celda dentro de ese rango de datos, haga clic en la flecha situada junto a Actualizar todo y haga clic en Actualizar.

Mouse pointing to the Refresh command on the ribbon

Controlar cómo o cuándo se actualiza la conexión

  1. Haga clic en cualquier celda que contenga los datos conectados.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en la flecha situada junto a Actualizartodo y haga clic en Propiedades de conexión.

    Propiedades de la conexión

  3. En la pestaña Uso, establezca las opciones que quiera cambiar.

    Para conjuntos de datos muy grandes, considere la posibilidad de comprobar la opción Habilitar actualización en segundo plano. Esto devuelve el control de Excel en cuanto comienza la actualización, en lugar de hacer que espere a que finalice la actualización.

Cancelar o comprobar el estado de una actualización

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Para comprobar el estado de la actualización o para cancelarla, siga uno de estos pasos:

  • Comprobar el estado de una consulta    Aparece un mensaje en la barra de estado de Excel para indicar que la consulta se está ejecutando. Haga doble clic en el mensaje para comprobar el estado de la consulta.

  • Detener una actualización en segundo plano    Para detener una consulta que se está ejecutando en segundo plano, haga doble clic en el mensaje de estado de la consulta en la barra de estado para mostrar el cuadro de diálogo Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga clic en Detener actualización.

  • Detener una consulta    Para detener la ejecución de una consulta cuando la actualización en segundo plano está desactivada, presione la tecla Esc.

Al usar el complemento Power Pivot actualizar datos importados previamente, puede ver si la actualización se realiza correctamente, se produce un error o se cancela.

  • En Power Pivot, haga clic en Inicio > Obtener datos externos >Actualizar o Actualizar todo para volver a importar la tabla actual o todas las tablas del modelo de datos.

    El estado de la actualización se indica para cada conexión que se usa en el modelo de datos. Hay tres posibles resultados.

    Mensajes de estado de actualización de datos en PowerPivot

Informe "Correcto" sobre el número de filas importadas en cada tabla.

Puede producirse un "error" si la base de datos está sin conexión, ya no tiene permisos, o se elimina o cambia el nombre de una tabla o columna en el origen. Compruebe que la base de datos está disponible, quizás creando una nueva conexión en un libro diferente.

"Cancelado" significa que Excel no ha publicado la solicitud de actualización, probablemente porque la actualización está deshabilitada en la conexión.

Sugerencia: ¿Está compartiendo este libro con otras personas que podrían querer actualizar datos? Ayude a sus compañeros a evitar errores de actualización de datos recordándoles que soliciten permisos en los orígenes de datos que proporcionan los datos.

Las propiedades de tabla muestran las consultas usadas en la actualización de datos

La actualización de datos simplemente vuelve a ejecutar la misma consulta que se usó para obtener los datos en primer lugar. Puede ver y modificar a veces la consulta viendo las propiedades de la tabla en la Power Pivot consulta.

  1. Para ver la consulta usada durante la actualización de datos, haga clic en Power Pivot > Administrar para abrir la ventana de Power Pivot.

  2. Haga clic en > propiedades de tabla.

  3. Cambie al Editor de consultas para ver la consulta subyacente.

Las consultas no son visibles para todos los tipos de origen de datos. Por ejemplo, las consultas no se muestran para las importaciones de fuentes de datos.

Propiedades de conexión que cancelan la actualización de datos

En Excel, puede establecer las propiedades de conexión que determinan la frecuencia de actualización de datos. Si no se permite la actualización en una conexión en particular, se recibe un aviso de cancelación al ejecutar Actualizar todo o al intentar actualizar una tabla específica que usa la conexión.

  1. Para ver las propiedades de conexión, en Excel, haga clic en Datos > Connections para ver una lista de todas las conexiones usadas en el libro.

  2. Seleccione una conexión y haga clic en Propiedades.

  3. En Uso, en Controlde actualización , si la casilla está desactivada para Actualizar esta conexión en Actualizar todo,recibirá una cancelación cuando pruebe Actualizar todo en la ventana Power Pivot actualización.

Actualizar datos en SharePoint Server 2013 o posterior

En SharePoint Server, puede programar la actualización de datos desatendida en el servidor, pero para ello es necesario que Power Pivot para SharePoint 2013 esté instalado y configurado en su entorno SharePoint usuario. Consulte a su administrador de SharePoint para saber si está disponible la actualización de datos programada.

Nota: El Editor de Power Query forma parte de Obtener & Transformar. Para obtener más información, vea Obtener y transformar en Excel 2016.

Con el Editor de Power Query, puede actualizar una consulta para importar los datos más recientes en una tabla sin tener que volver a crear la consulta.

Para actualizar una consulta:

  1. Haga clic en & transformar > Mostrar consultas.

  2. En el panel Consultas del libro, seleccione la consulta que desea actualizar.

  3. En la cinta editor de Power Query, haga clic en Inicio > consulta > vista previa de actualización.

Cinta del Editor de consultas

Cuando los datos que usa para el mapa cambian, puede actualizarlos manualmente en 3D Mapas. Los cambios se reflejarán en el mapa. Se hace así:

  • En 3D Mapas, haga clic en Inicio > actualizar datos.

Actualizar datos en la pestaña Inicio

Agregar datos a Power Map

Para agregar nuevos datos a la versión 3D MapasPower Map:

  1. En 3D Mapas, vaya al mapa al que desea agregar datos.

  2. Dejando la ventana de Mapas 3D abierta, haga clic en Excel y seleccione los datos de la hoja de cálculo que desea agregar.

  3. En la cinta de opciones de Excel, haga clic en Insertar > Mapa flecha > Agregar datos seleccionados a Power Map.

Comando Agregar los datos seleccionados a Power Map

El Mapas 3D se actualizará automáticamente para mostrar los datos adicionales.

Los datos de Microsoft Office Excel libro que se ha mostrado en Excel Services pueden venir de dos ubicaciones diferentes. Los datos pueden almacenarse directamente en el libro o pueden almacenarse en un origen de datos externo, como en una base de datos o en un cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP).

Si los datos proceden de un origen de datos externo, el autor o administrador del libro ha definido la información de conexión, a menudo en un archivo de conexión de datos de Office (.odc), que describe cómo localizar, iniciar sesión, consultar y obtener acceso al origen de datos externo.

Cuando está conectado a un origen de datos externo, puede realizar una operación de actualización para recuperar los datos actualizados. Cada vez que actualice los datos, verá la versión más reciente de los datos, incluidos los cambios realizados en los datos desde la última actualización.

Más información sobre la actualización de datos

En la siguiente ilustración se explica el proceso básico de lo que ocurre al actualizar los datos conectados a un origen de datos externo.

Proceso básico de actualización de datos externos

  1. Una operación de actualización obtiene datos actualizados.

  2. Una conexión, a menudo guardada en un archivo de conexión, define toda la información necesaria para obtener acceso y recuperar datos de un origen de datos externo.

  3. Hay una variedad de orígenes de datos a los que puede acceder, como OLAP, SQL Server, proveedores OLEDB y controladores ODBC.

  4. Los datos actualizados se agregan al libro actual.

Más información sobre los problemas de seguridad

Cuando está conectado a un origen de datos externo e intenta actualizar los datos, es importante ser consciente de los posibles problemas de seguridad y saber qué puede hacer con cualquier problema de seguridad.

Un archivo de conexión de datos a menudo contiene una o más consultas que se usan para actualizar datos externos. Al reemplazar este archivo, un usuario con intenciones malintencionadas puede diseñar una consulta para obtener acceso a información confidencial y distribuirla a otros usuarios o realizar otras acciones perjudiciales. Por lo tanto, es importante asegurarse de que el archivo de conexión fue creado por un individuo confiable y que el archivo de conexión es seguro y proviene de una biblioteca de conexión de datos (DCL) de confianza.

Para obtener más información sobre cómo un administrador puede crear archivos de conexión, crear ubicaciones de confianza y proteger archivos de conexión, vea Microsoft Office Excel Ayuda y ayuda Office SharePoint Administración central del servidor.

Nota de seguridad: El acceso a un origen de datos externo suele requerir credenciales (como un nombre de usuario y una contraseña) que se usan para autenticar al usuario. Asegúrese de que estas credenciales se le proporcionan de forma segura y segura, y de que no revele sin darse cuenta estas credenciales a otras personas.

Controlar cómo se actualizan los datos

Puede controlar cómo actualizar datos de un origen de datos externo mediante una o varias de las siguientes acciones:

  • Actualizar al abrir   En Excel, un autor del libro puede crear un libro que actualice automáticamente los datos externos cuando se abre el libro activando la casilla Actualizar datos al abrir el archivo en el cuadro de diálogo Propiedades de conexión. (En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Conexiones, seleccione la conexión, haga clic en Propiedades, haga clic en la pestaña Uso y, a continuación, haga clic en Actualizar datos al abrir el archivo). En este caso, Excel Services actualiza siempre los datos antes de que muestre un libro y cree una nueva sesión. Si el autor del libro borra la casilla Actualizar datos al abrir el archivo, se muestran los datos almacenados en caché con el libro, lo que significa que cuando un usuario actualiza manualmente los datos, el usuario ve datos actualizados y actualizados durante la sesión actual, pero los datos no se guardan en el libro. Si desea asegurarse de que los datos actualizados siempre se muestran al mostrar el libro en Excel Services, active la casilla Actualizar datos al abrir el archivo con Office Excel.

    Si usa un archivo de conexión de datos de Office (.odc), asegúrese de establecer la casilla Usar siempre el archivo de conexión en el cuadro de diálogo Propiedades de conexión (en la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Conexiones, seleccione la conexión, haga clic en Propiedades,haga clic en la pestaña Definición y, a continuación, haga clic en Usar siempre el archivo de conexión).

    La configuración del sitio de ubicación de archivo de confianza, el tiempo de espera de sesión breve y la duración de la caché de datos externos tambiénpueden tener un impacto en las operaciones de actualización. Para obtener más información, vea su administrador o el Microsoft Office SharePoint ayuda de administración central de Server.

  • Actualización manual   

    Nota: Solo puede actualizar manualmente un informe de tabla dinámica.

    1. Seleccione una celda en un informe de tabla dinámica.

    2. En la barra Excel web Access, en el menú Actualizar, haga clic en Actualizar conexión seleccionada.

      Notas: 

      • Cualquier operación interactiva que cause una nueva consulta de un origen de datos OLAP inicia una operación de actualización manual.

      • Si este comando Actualizar no está visible, el autor del elemento web ha desactivado la propiedad Actualizar conexión seleccionada, Actualizar todas las conexiones. Para obtener más información, vea Excel personalizadas del elemento webde Access Web Access.

  • Actualizar todas las conexiones   En la barra Excel web Access, en el menú Actualizar, haga clic en Actualizar todas las conexiones.

  • Actualización periódica   Al usar Excel, el autor del libro puede especificar que los datos se actualicen automáticamente en un intervalo especificado después de abrir el libro para cada conexión del libro. Por ejemplo, una base de datos de inventario se puede actualizar cada hora, por lo que el autor del libro ha definido el libro para actualizarse automáticamente cada 60 minutos.

    Un autor de elementos web puede seleccionar o borrar la propiedad Permitir Excel Actualización periódica de datos de Acceso web para habilitar o deshabilitar esta operación de actualización periódica, si el autor del libro ha definido la propiedad. Cuando transcurra el intervalo de tiempo, de forma predeterminada, se muestra el siguiente mensaje de alerta de actualización en la parte inferior del elemento web Excel Web Access:

    ¿Actualizar datos de <lista de conexiones>? (Ahora) (Siempre) (No vuelva a preguntarme)

    Un Excel de elementos web de Web Access también puede establecer la propiedad Mostrar indicador periódico de actualización de datos para controlar el comportamiento del mensaje que se muestra cuando Excel Services realiza una actualización periódica de datos durante una sesión:

    • Siempre      significa que el mensaje se muestra con un mensaje en cada intervalo.

    • Opcionalmente      significa que un usuario puede elegir continuar la actualización periódica sin mostrar un mensaje.

    • Nunca      significa que Excel Web Access realiza una actualización periódica sin mostrar un mensaje o mensaje.

    Para obtener más información, vea Excel personalizadas del elemento webde Access Web Access.

  • Cancelar una actualización   Como una operación de actualización puede tardar más de lo esperado, puede cancelarla. Mientras se produce la operación de actualización, Servicios de Excel muestra un mensaje con un mensaje. Haga clic en Cancelar para interrumpir la operación, de modo que pueda completar la operación de actualización en un momento más conveniente. Se mostrarán los datos devueltos por las consultas antes de cancelar la operación de actualización.

  1. Haga clic en cualquier celda del rango o de la tabla que contiene el vínculo a los datos externos.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo.

    Actualizar la conexión de datos

    Para actualizar únicamente los datos seleccionados, haga clic en Actualizar.

    También puede hacer clic con el botón secundario en una celda del rango o de la tabla y, a continuación, hacer clic en Actualizar.

    Nota: Si tiene abierto más de un libro, tendrá que repetir la operación en cada libro.

  1. Haga clic en cualquier celda del rango o de la tabla que contiene el vínculo al archivo de texto importado.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo.

    Actualizar la conexión de datos

    Para actualizar únicamente los datos seleccionados, haga clic en Actualizar.

    También puede hacer clic con el botón secundario en una celda del rango o de la tabla y, a continuación, hacer clic en Actualizar.

  3. En el cuadro de diálogo Importar archivo de texto, busque el archivo de texto y, luego, haga clic en Importar.

La actualización de un archivo de cubo sin conexión, que vuelve a crear el archivo utilizando los datos más recientes del cubo del servidor, puede llevar mucho tiempo y requerir una gran cantidad de espacio temporal en disco. Comience el proceso cuando no necesite acceso inmediato a otros archivos en Excel y asegúrese de tener suficiente espacio en disco para guardar el archivo nuevamente.

  1. Haga clic en la tabla dinámica conectada al archivo de cubo sin conexión.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todoy, a continuación, haga clic en Actualizar.

    Actualizar la conexión de datos

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda asignada para seleccionar la asignación XML que desee actualizar.

  2. Si la pestaña Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

    1. Haga clic en Archivo, en Opciones y después en Personalizar cinta de opciones.

    2. En Pestañas principales, active la casilla Programador y, después, haga clic en Aceptar.

  3. En la pestaña Programador, en el grupo XML, haga clic en Actualizar datos.

    Actualizar datos XML

  • En la pestaña Datos, haga clic en Actualizar todo.

Si tiene varias conexiones y solo desea actualizar una determinada, seleccione cualquier celda dentro de ese rango de datos, haga clic en la flecha situada junto a Actualizar todo y haga clic en Actualizar.

Actualizar la conexión de datos

Controlar cómo o cuándo se actualiza la conexión

  1. Haga clic en cualquier celda que contenga los datos conectados.

  2. En la pestaña Datos, haga clic en la flecha situada junto a Actualizar todoy haga clic en Propiedades de conexión.

    Propiedades de la conexión

  3. En la pestaña Uso, establezca las opciones que quiera cambiar.

    Para conjuntos de datos muy grandes, considere la posibilidad de comprobar la opción Habilitar actualización en segundo plano. Esto devuelve el control de Excel, en lugar de hacer que espere a que finalice la actualización.

Cancelar o comprobar el estado de una actualización

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Para comprobar el estado de la actualización o para cancelarla, siga uno de estos pasos:

  • Comprobar el estado de una consulta    Aparece un mensaje en la barra de estado de Excel para indicar que la consulta se está ejecutando. Haga doble clic en el mensaje para comprobar el estado de la consulta.

  • Detener una actualización en segundo plano    Para detener una consulta que se está ejecutando en segundo plano, haga doble clic en el mensaje de estado de la consulta en la barra de estado para mostrar el cuadro de diálogo Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga clic en Detener actualización.

  • Detener una consulta    Para detener la ejecución de una consulta cuando la actualización en segundo plano está desactivada, presione la tecla Esc.

Al usar el complemento Power Pivot actualizar datos importados previamente, puede ver si la actualización se realiza correctamente, se produce un error o se cancela.

  • En Power Pivot, haga clic en Inicio > Obtener datos externos >Actualizar o Actualizar todo para volver a importar la tabla actual o todas las tablas del modelo de datos.

    El estado de la actualización se indica para cada conexión que se usa en el modelo de datos. Hay tres posibles resultados.

    Mensajes de estado de actualización de datos en PowerPivot

Informe "Correcto" sobre el número de filas importadas en cada tabla.

Puede producirse un "error" si la base de datos está sin conexión, ya no tiene permisos, o se elimina o cambia el nombre de una tabla o columna en el origen. Compruebe que la base de datos está disponible, quizás creando una nueva conexión en un libro diferente.

"Cancelado" significa que Excel no ha publicado la solicitud de actualización, probablemente porque la actualización está deshabilitada en la conexión.

Sugerencia: ¿Está compartiendo este libro con otras personas que podrían querer actualizar datos? Ayude a sus compañeros a evitar errores de actualización de datos recordándoles que soliciten permisos en los orígenes de datos que proporcionan los datos.

Las propiedades de tabla muestran las consultas usadas en la actualización de datos

La actualización de datos simplemente vuelve a ejecutar la misma consulta que se usó para obtener los datos en primer lugar. Puede ver y modificar a veces la consulta viendo las propiedades de la tabla en la Power Pivot consulta.

  1. Para ver la consulta usada durante la actualización de datos, haga clic en Power Pivot > Administrar para abrir la ventana de Power Pivot.

  2. Haga clic en > propiedades de tabla.

  3. Cambie al Editor de consultas para ver la consulta subyacente.

Las consultas no son visibles para todos los tipos de origen de datos. Por ejemplo, las consultas no se muestran para las importaciones de fuentes de datos.

Propiedades de conexión que cancelan la actualización de datos

En Excel, puede establecer las propiedades de conexión que determinan la frecuencia de actualización de datos. Si no se permite la actualización en una conexión en particular, se recibe un aviso de cancelación al ejecutar Actualizar todo o al intentar actualizar una tabla específica que usa la conexión.

  1. Para ver las propiedades de conexión, en Excel, haga clic en Datos > Connections para ver una lista de todas las conexiones usadas en el libro.

  2. Seleccione una conexión y haga clic en Propiedades.

  3. En Uso, en Controlde actualización , si la casilla está desactivada para Actualizar esta conexión en Actualizar todo,recibirá una cancelación cuando pruebe Actualizar todo en la ventana Power Pivot actualización.

Actualizar datos en SharePoint Server 2013

En SharePoint Server 2013, puede programar la actualización de datos desatendida en el servidor, pero ello requiere que Power Pivot para SharePoint 2013 esté instalado y configurado en su entorno de SharePoint. Consulte a su administrador de SharePoint para saber si está disponible la actualización de datos programada.

Con Power Query, puede actualizar una consulta para importar los datos más recientes en una tabla sin tener que volver a crear la consulta.

Importante: 

  • Excel 2010   Power Query no se incluye en Excel 2010, pero puede descargar, instalar y activar el complemento power query.

  • Para activar el complemento Power Query, haga clic en > opciones >complementos. En la sección Administrar de la parte inferior, elija la opción Complementos COM de la lista desplegable y, después, haga clic en Ir. Haga clic en la casilla de Power Query y, luego, en Aceptar. La cinta de Power Query debería aparecer automáticamente, pero, si no es así, cierre y reinicie Excel.

Para actualizar una consulta:

  1. En la cinta editor de consultas, haga clic en Actualizar vista previa.

Cinta del Editor de consultas

Nota: El Editor de consultas solo aparece al cargar, editar o crear una consulta nueva con Power Query. En el siguiente vídeo se muestra la ventana del Editor de consultas, que aparece tras editar una consulta de un libro de Excel. Para ver el Editor de consultas sin cargar ni editar una consulta de libro existente, en la sección Obtener datos externos de la pestaña de la cinta de opciones de Power Query, seleccione De otros orígenes > Consulta en blanco. En el siguiente vídeo se muestra una manera de mostrar el Editor de consultas.

Cómo ver el Editor de consultas en Excel

Si el Excel tiene una conexión a una tabla o consulta en una base de datos de Access, puede asegurarse de que muestra la información más actualizada. Use el comando Actualizar (en la pestaña Datos) para ello.

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda que contenga los datos de Access.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en la flecha situada junto a Actualizartodo y, a continuación, haga clic en Actualizar.

Actualizar la conexión de datos

Para controlar cómo o con qué frecuencia se actualiza la conexión:

  1. Haga clic en cualquier celda que contenga los datos de Access.

  2. En el grupo Conexiones, haga clic en la flecha situada junto a Actualizar todoy haga clic en Propiedades de conexión.

Para conjuntos de datos de gran tamaño, considere ejecutar una actualización en segundo plano. De este modo, podrá retomar el control de Excel en lugar de esperar varios minutos o más hasta que finalice la actualización.

Propiedades de la conexión

  1. En la pestaña Uso, establezca las opciones que quiera cambiar.

Comprobar el estado de una actualización o cancelarla

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Para comprobar la actualización o cancelarla, realice una o varias de las siguientes acciones:

  • Comprobar el estado de una consulta    Aparece un mensaje en la barra de estado de Excel para indicar que la consulta se está ejecutando. Haga doble clic en el mensaje para comprobar el estado de la consulta.

  • Detener una actualización en segundo plano    Para detener una consulta que se está ejecutando en segundo plano, haga doble clic en el mensaje de estado de la consulta en la barra de estado para mostrar el cuadro de diálogo Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga clic en Detener actualización.

  • Detener una consulta    Para detener la ejecución de una consulta cuando la actualización en segundo plano está desactivada, presione la tecla Esc.

Si el Excel tiene una conexión a una tabla o consulta en una base de datos de SQL Server, puede asegurarse de que muestra la información más actualizada. Use el comando Actualizar (en la pestaña Datos) para ello.

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda que contenga SQL Server datos.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en la flecha situada junto a Actualizartodo y, a continuación, haga clic en Actualizar.

Actualizar la conexión de datos

Para controlar cómo o con qué frecuencia se actualiza la conexión:

  1. Haga clic en cualquier celda que contenga SQL Server datos.

  2. En el grupo Conexiones, haga clic en la flecha situada junto a Actualizar todoy haga clic en Propiedades de conexión.

Para conjuntos de datos de gran tamaño, considere ejecutar una actualización en segundo plano. De este modo, podrá retomar el control de Excel en lugar de esperar varios minutos o más hasta que finalice la actualización.

Propiedades de la conexión

  1. En la pestaña Uso, establezca las opciones que quiera cambiar, como habilitar una actualización en segundo plano.

Cancelar o comprobar el estado de una actualización

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Para comprobar el estado de la actualización o para cancelarla, siga uno de estos pasos:

  • Comprobar el estado de una consulta    Aparece un mensaje en la barra de estado de Excel para indicar que la consulta se está ejecutando. Haga doble clic en el mensaje para comprobar el estado de la consulta.

  • Detener una actualización en segundo plano    Para detener una consulta que se está ejecutando en segundo plano, haga doble clic en el mensaje de estado de la consulta en la barra de estado para mostrar el cuadro de diálogo Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga clic en Detener actualización.

  • Detener una consulta    Para detener la ejecución de una consulta cuando la actualización en segundo plano está desactivada, presione la tecla Esc.

Si el Excel tiene una conexión a una tabla o consulta en un origen de datos OLE DB, puede asegurarse de que muestra la información más actualizada. Use el comando Actualizar (en la pestaña Datos) para ello.

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda que contenga los datos de OLE DB.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en la flecha situada junto a Actualizartodo y, a continuación, haga clic en Actualizar.

Actualizar la conexión de datos

Para controlar cómo o con qué frecuencia se actualiza la conexión:

  1. Haga clic en cualquier celda que contenga los datos OLE DB.

  2. En el grupo Conexiones, haga clic en la flecha situada junto a Actualizar todoy haga clic en Propiedades de conexión.

Para conjuntos de datos de gran tamaño, considere ejecutar una actualización en segundo plano. De este modo, podrá retomar el control de Excel en lugar de esperar varios minutos o más hasta que finalice la actualización.

Propiedades de la conexión

  1. En la pestaña Uso, establezca las opciones que quiera cambiar.

Comprobar o cancelar una actualización

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Para comprobar o cancelar una actualización, realice una de las siguientes acciones:

  • Comprobar el estado de una consulta    Aparece un mensaje en la barra de estado de Excel para indicar que la consulta se está ejecutando. Haga doble clic en el mensaje para comprobar el estado de la consulta.

  • Detener una actualización en segundo plano    Para detener una consulta que se está ejecutando en segundo plano, haga doble clic en el mensaje de estado de la consulta en la barra de estado para mostrar el cuadro de diálogo Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga clic en Detener actualización.

  • Detener una consulta    Para detener la ejecución de una consulta cuando la actualización en segundo plano está desactivada, presione la tecla Esc.

Cuando los datos que usa para el mapa cambian, puede actualizarlos manualmente en 3D Mapas. Los cambios se reflejarán en el mapa. Se hace así:

  • En 3D Mapas, haga clic en Inicio > actualizar datos.

Actualizar datos en la pestaña Inicio

Agregar datos a Power Map

Para agregar nuevos datos a la versión 3D MapasPower Map:

  1. En 3D Mapas, vaya al mapa al que desea agregar datos.

  2. Dejando la ventana de Mapas 3D abierta, haga clic en Excel y seleccione los datos de la hoja de cálculo que desea agregar.

  3. En la cinta de opciones de Excel, haga clic en Insertar > Mapa flecha > Agregar datos seleccionados a Power Map.

Comando Agregar los datos seleccionados a Power Map

El Mapas 3D se actualizará automáticamente para mostrar los datos adicionales.

Actualizar manualmente

  1. Haga clic en cualquier punto de la tabla dinámica.

    De esta forma se mostrarán las Herramientas de tabla dinámica y se agregarán las pestañas Opciones y Diseño.

  2. En la pestaña Opciones, en el grupo Datos, siga uno de los procedimientos siguientes:

  3. Para actualizar la información de manera que coincida con el origen de datos, haga clic en el botón Actualizar o presione ALT+F5.

    También puede hacer clic con el botón derecho en la tabla dinámica y, después, hacer clic en Actualizar.

  4. Para actualizar todas las tablas dinámicas del libro, haga clic en la flecha del botón Actualizar y, después, haga clic en Actualizar todo.

    Imagen de la cinta de Excel

    Si la actualización tarda más de lo esperado, haga clic en Opciones > actualizar > estado de actualización para comprobar el estado de actualización.

    Para detener la actualización, haga clic en Cancelar Actualizar.

Impedir el ajuste de los anchos de columna y el formato de celda

Si el ancho de las columnas y el formato de las celdas de los datos se ajustan al actualizar los datos de la tabla dinámica, y no desea que suceda eso, asegúrese de que las siguientes opciones estén activadas:

  1. Haga clic en Opciones > Opciones.

    Grupo de tabla dinámica en la ficha Opciones de Herramientas de tabla dinámica
  2. En la pestaña Diseño y formato, active las casillas Autoajustar anchos de columnas al actualizar y Mantener el formato de la celda al actualizar.

Actualizar automáticamente los datos de tabla dinámica al abrir el libro

  1. Haga clic en cualquier punto de la tabla dinámica.

  2. En la pestaña Opciones, en el grupo Tabla dinámica, haga clic en Opciones.

    Grupo de tabla dinámica en la ficha Opciones de Herramientas de tabla dinámica

  3. En el cuadro de diálogo Opciones de tabla dinámica, en la pestaña Datos, active la casilla Actualizar datos al abrir el archivo.

Los datos de Microsoft Office Excel libro que se ha mostrado en Excel Services pueden venir de dos ubicaciones diferentes. Los datos pueden almacenarse directamente en el libro o pueden almacenarse en un origen de datos externo, como en una base de datos o en un cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP).

Si los datos proceden de un origen de datos externo, el autor o administrador del libro ha definido la información de conexión, a menudo en un archivo de conexión de datos de Office (.odc), que describe cómo localizar, iniciar sesión, consultar y obtener acceso al origen de datos externo.

Cuando está conectado a un origen de datos externo, puede realizar una operación de actualización para recuperar los datos actualizados. Cada vez que actualice los datos, verá la versión más reciente de los datos, incluidos los cambios realizados en los datos desde la última actualización.

Más información sobre la actualización de datos

En la siguiente ilustración se explica el proceso básico de lo que ocurre al actualizar los datos conectados a un origen de datos externo.

Proceso básico de actualización de datos externos

  1. Una operación de actualización obtiene datos actualizados.

  2. Una conexión, a menudo guardada en un archivo de conexión, define toda la información necesaria para obtener acceso y recuperar datos de un origen de datos externo.

  3. Hay una variedad de orígenes de datos a los que puede acceder, como OLAP, SQL Server, proveedores OLEDB y controladores ODBC.

  4. Los datos actualizados se agregan al libro actual.

Más información sobre los problemas de seguridad

Cuando está conectado a un origen de datos externo e intenta actualizar los datos, es importante ser consciente de los posibles problemas de seguridad y saber qué puede hacer con cualquier problema de seguridad.

Un archivo de conexión de datos a menudo contiene una o más consultas que se usan para actualizar datos externos. Al reemplazar este archivo, un usuario con intenciones malintencionadas puede diseñar una consulta para obtener acceso a información confidencial y distribuirla a otros usuarios o realizar otras acciones perjudiciales. Por lo tanto, es importante asegurarse de que el archivo de conexión fue creado por un individuo confiable y que el archivo de conexión es seguro y proviene de una biblioteca de conexión de datos (DCL) de confianza.

Para obtener más información sobre cómo un administrador puede crear archivos de conexión, crear ubicaciones de confianza y proteger archivos de conexión, vea Microsoft Office Excel Ayuda de 2007 y ayuda Office SharePoint Administración central del servidor.

Nota de seguridad: El acceso a un origen de datos externo suele requerir credenciales (como un nombre de usuario y una contraseña) que se usan para autenticar al usuario. Asegúrese de que estas credenciales se le proporcionan de forma segura y segura, y de que no revele sin darse cuenta estas credenciales a otras personas.

Controlar cómo se actualizan los datos

Puede controlar cómo actualizar datos de un origen de datos externo mediante una o varias de las siguientes acciones:

  • Actualizar al abrir   En Microsoft Office Excel 2007, un autor del libro puede crear un libro que actualice automáticamente los datos externos cuando se abre el libro activando la casilla Actualizar datos al abrir el archivo en el cuadro de diálogo Propiedades de conexión. (En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Conexiones, seleccione la conexión, haga clic en Propiedades, haga clic en la pestaña Uso y, a continuación, haga clic en Actualizar datos al abrir el archivo). En este caso, Excel Services actualiza siempre los datos antes de que muestre un libro y cree una nueva sesión. Si el autor del libro borra la casilla Actualizar datos al abrir el archivo, se muestran los datos almacenados en caché con el libro, lo que significa que cuando un usuario actualiza manualmente los datos, el usuario ve datos actualizados y actualizados durante la sesión actual, pero los datos no se guardan en el libro. Si desea asegurarse de que los datos actualizados siempre se muestran al mostrar el libro en Excel Services, active la casilla Actualizar datos al abrir el archivo con Office Excel.

    Si usa un archivo de conexión de datos de Office (.odc), asegúrese de establecer la casilla Usar siempre el archivo de conexión en el cuadro de diálogo Propiedades de conexión (en la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Conexiones, seleccione la conexión, haga clic en Propiedades,haga clic en la pestaña Definición y, a continuación, haga clic en Usar siempre el archivo de conexión).

    La configuración del sitio de ubicación de archivo de confianza, el tiempo de espera de sesión breve y la duración de la caché de datos externos tambiénpueden tener un impacto en las operaciones de actualización. Para obtener más información, vea su administrador o el Microsoft Office SharePoint ayuda de administración central de Server.

  • Actualización manual   

    Nota: Solo puede actualizar manualmente un informe de tabla dinámica.

    1. Seleccione una celda en un informe de tabla dinámica.

    2. En la barra Excel web Access, en el menú Actualizar, haga clic en Actualizar conexión seleccionada.

      Notas: 

      • Cualquier operación interactiva que cause una nueva consulta de un origen de datos OLAP inicia una operación de actualización manual.

      • Si este comando Actualizar no está visible, el autor del elemento web ha desactivado la propiedad Actualizar conexión seleccionada, Actualizar todas las conexiones. Para obtener más información, vea Excel personalizadas del elemento webde Access Web Access.

  • Actualizar todas las conexiones   En la barra Excel web Access, en el menú Actualizar, haga clic en Actualizar todas las conexiones.

  • Actualización periódica   Al usar Office Excel 2007, el autor del libro puede especificar que los datos se actualicen automáticamente en un intervalo especificado después de abrir el libro para cada conexión del libro. Por ejemplo, una base de datos de inventario se puede actualizar cada hora, por lo que el autor del libro ha definido el libro para actualizarse automáticamente cada 60 minutos.

    Un autor de elementos web puede seleccionar o borrar la propiedad Permitir Excel Actualización periódica de datos de Acceso web para habilitar o deshabilitar esta operación de actualización periódica, si el autor del libro ha definido la propiedad. Cuando transcurra el intervalo de tiempo, de forma predeterminada, se muestra el siguiente mensaje de alerta de actualización en la parte inferior del elemento web Excel Web Access:

    ¿Actualizar datos de <lista de conexiones>? (Ahora) (Siempre) (No vuelva a preguntarme)

    Un Excel de elementos web de Web Access también puede establecer la propiedad Mostrar indicador periódico de actualización de datos para controlar el comportamiento del mensaje que se muestra cuando Excel Services realiza una actualización periódica de datos durante una sesión:

    • Siempre      significa que el mensaje se muestra con un mensaje en cada intervalo.

    • Opcionalmente      significa que un usuario puede elegir continuar la actualización periódica sin mostrar un mensaje.

    • Nunca      significa que Excel Web Access realiza una actualización periódica sin mostrar un mensaje o mensaje.

    Para obtener más información, vea Excel personalizadas del elemento webde Access Web Access.

  • Cancelar una actualización   Como una operación de actualización puede tardar más de lo esperado, puede cancelarla. Mientras se produce la operación de actualización, Servicios de Excel muestra un mensaje con un mensaje. Haga clic en Cancelar para interrumpir la operación, de modo que pueda completar la operación de actualización en un momento más conveniente. Se mostrarán los datos devueltos por las consultas antes de cancelar la operación de actualización.

Puede actualizar un rango de datos externos de forma automática cuando abre el libro. De manera opcional, puede guardar el libro sin guardar los datos externos para que reducir el tamaño del archivo.

  1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo y después haga clic en Propiedades de conexión.

    Propiedades de la conexión

  1. Haga clic en la pestaña Uso.

  2. En Control de actualizaciones, active la casilla Actualizar al abrir el archivo.

  3. Si desea guardar el libro con la definición de consulta pero sin los datos externos, active la casilla Quitar datos del rango de datos externo antes de guardar el libro.

  1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo y después haga clic en Propiedades de conexión.

    Propiedades de la conexión

  3. Haga clic en la pestaña Uso.

  4. Active la casilla Actualizar cada y, a continuación, especifique el número de minutos entre actualizaciones.

Las contraseñas almacenadas no están cifradas, por eso no se recomienda su uso. Si el origen de datos necesita una contraseña para conectarse a él, podrá requerir que los usuarios escriban la contraseña para poder actualizar el rango de datos externos. El procedimiento siguiente no se aplica a los datos recuperados de un archivo de texto (.txt) o de una consulta web (.iqy).

Use contraseñas seguras que combinen letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. En las contraseñas no seguras estos elementos no se combinan. Por ejemplo, contraseña segura: Y6dh!et5. Contraseña no segura: Casa27. Las contraseñas deben tener una longitud mínima de 8 caracteres. Una frase para una contraseña que use 14 caracteres o más siempre será más adecuada.

Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no podrá recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.

  1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo y después haga clic en Propiedades de conexión.

    Propiedades de la conexión

  3. Haga clic en la pestaña Definición y después, desactive la casilla Guardar contraseña.

Nota: Excel le solicita la contraseña solo la primera vez que se actualiza el rango de datos externos en cada sesión de Excel. La próxima vez que inicie Excel, se le solicitará de nuevo la contraseña si abre el libro que contiene la consulta y, a continuación, intenta realizar una operación de actualización.

Para conjuntos de datos de gran tamaño, considere ejecutar una actualización en segundo plano. De este modo, podrá retomar el control de Excel en lugar de esperar varios minutos o más hasta que finalice la actualización.

  1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo y después haga clic en Propiedades de conexión.

    Propiedades de la conexión

    Nota: No puede ejecutar una consulta OLAP en segundo plano.

    Nota: No puede ejecutar una consulta para ningún tipo de conexión que recupere datos del modelo de datos.

  3. Haga clic en la pestaña Uso.

  4. Active la casilla Habilitar actualización de fondo para ejecutar la consulta en segundo plano. Desactive esta casilla para ejecutar la consulta mientras espera.

    Mientras graba una macro que incluye una consulta, Excel no ejecuta la consulta en segundo plano. Para cambiar la macro grabada de modo que la consulta se ejecute en segundo plano, modifique la macro en el Editor de Visual Basic. Cambie el modo de actualización del objeto QueryTable de BackgroundQuery := False a BackgroundQuery := True.

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Para comprobar el estado de la actualización o para cancelarla, siga uno de estos pasos:

  • Comprobar el estado de una consulta    Aparece un mensaje en la barra de estado de Excel para indicar que la consulta se está ejecutando. Haga doble clic en el mensaje para comprobar el estado de la consulta.

  • Detener una actualización en segundo plano    Para detener una consulta que se está ejecutando en segundo plano, haga doble clic en el mensaje de estado de la consulta en la barra de estado para mostrar el cuadro de diálogo Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga clic en Detener actualización.

  • Detener una consulta    Para detener la ejecución de una consulta cuando la actualización en segundo plano está desactivada, presione la tecla Esc.

Vea también

Ayuda de Power Query para Excel

Actualizar datos externos en un libro en el explorador

Cambiar el recálculo, la iteración o la precisión de la fórmula en Excel

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