Adición de una columna de palabras clave de empresa a una lista o biblioteca

Adición de una columna de palabras clave de empresa a una lista o biblioteca

Puede agregar palabras clave de empresa a los elementos de un Servidor de SharePoint o SharePoint en Microsoft 365 sitio para el etiquetado de metadatos y para desarrollar un sistema de clasificación y organización de contenido en línea en categorías diferentes. Las palabras clave y los metadatos le permiten capturar algunos de los conocimientos de las personas que usan el contenido. Para obtener más información, vea Introducción a los metadatos administrados en SharePoint.

Puede Agregar una columna de palabras clave de empresa a una lista o biblioteca. Después, puede seleccionar el elemento de la lista o biblioteca a la que agregar una palabra clave y escribir la palabra o frase que desea mostrar en las propiedades del elemento.

En la ilustración siguiente se muestra un ejemplo de una columna con una palabra clave empresarial agregada.

Los usuarios pueden agregar palabras clave en el diálogo de propiedades del documento

Para agregar una columna de palabras clave de empresa a una lista o biblioteca:

  1. Vaya a la lista o biblioteca para la que desea agregar una columna de palabras clave de empresa.

  2. En la cinta de opciones de una lista o biblioteca de Servidor de SharePoint, seleccione configuración de biblioteca o configuración de lista.

    En un sitio de SharePoint en Microsoft 365, seleccione Configuración Icono de configuración y, a continuación, seleccione Configuración de biblioteca o configuración de lista.

  3. En la columna permisos y administración , seleccione configuración de metadatos y palabras clave de empresa.

  4. En la página Configuración, en la sección agregar palabras clave de empresa, marque la casilla de verificación Agregar una columna de palabras clave de empresa a esta lista y habilitar la sincronizaciónde palabras clave.

Deshabilitar o habilitar publicación de metadatos

Puede controlar si las cláusulas o palabras clave que se agregan a las columnas metadatos administrados o palabras clave de empresa de una lista o biblioteca están disponibles como palabras clave para el etiquetado social. Por ejemplo, si la lista contiene información confidencial, es posible que no desee que los valores de las palabras clave sean visibles. Para restringir el acceso a las palabras clave, considere la posibilidad de deshabilitar la publicación de metadatos.

Nota: De forma predeterminada, los términos de un conjunto de términos local creado en el contexto de una colección de sitios específica se excluyen de la publicación de metadatos. Los conjuntos de términos locales no están disponibles para usarlos en etiquetas temáticas ni como palabras clave de empresa.

Para deshabilitar o habilitar la publicación de metadatos, siga estos pasos:

  1. Vaya a la lista o biblioteca para la que desea configurar la publicación de metadatos.

  2. En la cinta de opciones de una lista o biblioteca de Servidor de SharePoint, seleccione configuración de biblioteca o configuración de lista.

    En un sitio de SharePoint en Microsoft 365, seleccione Configuración Icono de configuración y, a continuación, seleccione Configuración de biblioteca o configuración de lista.

  3. En permisos y administración, seleccione configuración de metadatos y palabras clave de empresa.

  4. En la sección publicación de metadatos , en guardar metadatos en esta lista como etiquetas temáticas, siga uno de estos procedimientos:

    • Para publicar valores en los campos metadatos administrados y palabras clave de empresa en los perfiles de etiquetas temáticas y mi sitio, active la casilla.

    • Para evitar que los valores de los campos metadatos administrados y palabras clave de empresa se expongan a los perfiles de etiquetado social y mi sitio, desactive la casilla.

  5. Seleccione Aceptar.

Más información sobre palabras clave de empresa

SharePoint transforma las palabras clave de su empresa en un único conjunto de términos no jerárquico. Puede encontrar este conjunto de términos especial, que se denomina las palabras clave configuradas, mediante la herramienta de administración de almacén de términos. Para obtener más información, vea crear, configurar y administrar grupos y conjuntos de términos.

Las palabras clave que agregue estarán disponibles para otros usuarios cuando los usuarios tengan acceso a SharePoint listas o bibliotecas. Por ejemplo, cuando los usuarios escriben caracteres similares en la columna de palabras clave de empresa de la lista, SharePoint muestra la palabra clave en un mensaje de sugerencia. Y, si agrega una columna de palabras clave de empresa a una lista o biblioteca, SharePoint copiará las etiquetas de documento existentes en la columna palabras clave de empresa cuando se carguen los documentos en la lista o biblioteca. Esto ayuda a sincronizar las palabras clave existentes con las características de metadatos administrados.

Los administradores del almacén de términos pueden hacer que las palabras clave estén definidas como abiertas o cerradas. Si el conjunto está abierto o cerrado, afecta a la forma en que los usuarios trabajan con una columna de palabras clave de empresa en una lista o biblioteca. Si agrega una columna de palabras clave de empresa a una lista o biblioteca, los usuarios del sitio podrán escribir valores de palabra clave. Si el conjunto de palabras clave está cerrado, los usuarios no pueden enviar palabras clave nuevas, pero deben usar palabras clave de empresa existentes o un término administrado. Si el conjunto de términos de palabras clave para el sitio está abierto, los usuarios pueden agregar cualquier valor de texto a esta columna.

Si es necesario, un administrador que tenga permiso para administrar puede cambiar la forma en que SharePoint controla estas palabras clave y moverlas a un conjunto de términos administrado específico. Después, las palabras clave estarán disponibles para los mismos tipos de usos que el resto de términos de ese conjunto de términos.

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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