Puede recopilar o actualizar información a través de mensajes de correo electrónico con Microsoft Access 2007 o Access 2010 con Microsoft Outlook 2007 o Microsoft Outlook 2010. Access le guía a través de la creación de un formulario de recopilación de datos y el envío de un mensaje de correo electrónico. Cuando los destinatarios del correo electrónico devuelvan los formularios completados, puede elegir que los datos recopilados se procesen automáticamente y se almacenen en una base de datos de Access especificada. Este método de recopilación de datos le permite ahorrar tiempo y esfuerzo que normalmente implican una copia y pegado o un proceso de entrada manual de datos. A continuación se muestran algunos escenarios en los que puede usar este proceso para recopilar datos:
Encuestas Puede realizar una encuesta y compilar los resultados creando en primer lugar una base de datos de Access con las tablas necesarias para almacenar los resultados y usando el Asistente para generar un formulario de encuesta y, a continuación, enviarles un mensaje de correo electrónico a los participantes de la encuesta. Cuando los participantes responden, los datos de la encuesta se almacenan automáticamente en la base de datos.
Informes de estado Tanto si es el estado de nivel de inventario más reciente como la información actualizada sobre problemas pendientes, su equipo puede mantenerle informado enviando mensajes de correo electrónico que contengan la información actual a intervalos regulares.
Administración de eventos Al organizar una conferencia o aprendizaje u otros eventos, puede enviar uno o varios formularios como mensaje de correo electrónico para recopilar información de contacto, preferencias de viaje y Hotel, etc. Si decide que las respuestas se procesen automáticamente, los participantes podrán cambiar sus preferencias en cualquier momento, sin necesidad de notificárselo, y siempre tendrá acceso a los datos más recientes para tomar decisiones.
En este artículo se explica lo que necesita para usar este proceso, cómo empezar a usar el asistente y, a continuación, le proporciona información adicional sobre varios pasos para que pueda realizar la selección más informada a medida que sigue el asistente.
Nota: No podrá agregar los datos recopilados si el destinatario usó hotmail o Yahoo para enviarle el formulario de recopilación de datos.
Antes de empezar
Si es la primera vez que recopila datos mediante mensajes de correo electrónico, siga estos pasos:
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Asegúrese de haber instalado las siguientes aplicaciones en el equipo:
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Access 2007 o Access 2010.
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Outlook 2007 o Outlook 2010. Debe tener Outlook instalado y configurado en el equipo que use para enviar los mensajes de correo electrónico. Si ha instalado Outlook pero aún no ha sido configurado, inicie Outlook y siga las instrucciones del Asistente para inicio de Outlook. Para obtener ayuda con el asistente, consulte la ayuda de Outlook.
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Si va a usar un formulario de InfoPath, asegúrese de que tiene instalado InfoPath 2007 o una versión posterior, y de que los destinatarios también tendrán que tener InfoPath instalado en sus equipos.
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Los destinatarios de correo electrónico deben tener InfoPath o un cliente de correo electrónico que admita el formato HTML instalado en sus equipos para poder ver y editar el formulario.
El formulario utilizado para recopilar datos a través de mensajes de correo electrónico no es un formulario de Access. El asistente genera un formulario especial en formato HTML o en formato de InfoPath.
Identifique una base de datos de destino. La base de datos puede tener el formato. mdb o. accdb. Además, se admiten los archivos. MDE y. accde. Si no desea usar una base de datos existente, debe crear una nueva.
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Identifique o cree las tablas que desea rellenar con los datos de las respuestas de correo electrónico. Si va a recopilar datos de tablas existentes, asegúrese de que las tablas no sean de solo lectura y de que tiene los permisos necesarios para agregar o actualizar su contenido.
Nota: Los tipos de campo datos adjuntos, autonumeración, OLE y varios valores no se pueden recopilar mediante mensajes de correo electrónico
Si la operación de recopilación de datos rellena dos o más tablas, debe crear una consulta de selección y usarla como origen de registros del formulario. Asegúrese de que la consulta incluye todos los campos obligatorios de las tablas subyacentes. Si está usando una consulta existente, asegúrese de que la consulta no es de solo lectura y de que tiene los permisos necesarios para agregar o actualizar su contenido. Para obtener más información sobre cómo crear una consulta basada en dos o más tablas, vea el artículo Introducción a las consultas.
Almacene los datos como nuevos registros en las siguientes situaciones:
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Si los datos van a rellenar varias tablas.
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Si la tabla de destino no tiene un campo de clave principal. Los valores de clave principal son necesarios para asignar cada respuesta a un registro existente. Si la tabla de destino no tiene un campo de clave principal, agréguelo ahora o asigne un campo existente que tenga valores únicos como clave principal.
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Si la tabla de destino no tiene ningún registro. Si la tabla está vacía, el asistente supone que desea agregar los registros.
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Si las direcciones de correo electrónico de los destinatarios no se almacenan como un campo de la base de datos. Al recopilar datos para actualizar los registros, no podrá escribir manualmente las direcciones en el mensaje generado por el asistente. El campo dirección debe estar en la tabla de destino o en una tabla que tenga una relación con la tabla de destino.
Introducción
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Abra la base de datos en la que se almacenarán los datos recopilados.
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Para agregar los datos a una sola tabla, seleccione la tabla en el panel de navegación. Para rellenar varias tablas relacionadas, seleccione la consulta enlazada a estas tablas.
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Siga uno de los procedimientos siguientes para iniciar el asistente:
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En la pestaña datos externos , en el grupo recopilar datos , haga clic en crear correo electrónico.
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Haga clic con el botón secundario en la tabla o consulta y, a continuación, haga clic en recopilar y actualizar datos por correo electrónico.
Nota: Si la tabla no contiene ningún campo, o si solo tiene los tipos de campo autonumeración, objeto OLE, datos adjuntos o búsqueda multivalor, Access muestra el siguiente mensaje: la tabla o consulta seleccionada no tiene ningún campo que admita la recopilación de datos mediante correo electrónico.
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Si la tabla contiene campos que admiten la recopilación de datos, se inicia el asistente. Si la tabla de destino admite tanto la adición como la actualización de datos, el asistente le guiará a través de los pasos necesarios para recopilar datos a través de los mensajes de correo electrónico.
Use las siguientes secciones como referencia para cualquier pregunta que pueda tener a través de los siete pasos principales siguientes del proceso.
Elegir el tipo de formulario de entrada de datos que desea enviar
Seleccione el tipo de formulario en función de la facilidad de uso para usted y los destinatarios.
Seleccionar formulario HTML Cualquier usuario cuyo cliente de correo electrónico admita HTML puede ver y modificar un formulario HTML
Seleccionar formulario de Microsoft InfoPath Verá esta opción solo si InfoPath está instalado en el equipo. Seleccione esta opción solo si todos los destinatarios tienen InfoPath y Outlook instalados en sus equipos. Un formulario de InfoPath ofrece un mejor entorno de entrada y edición de datos,
La página del asistente que se muestra a continuación depende de si el objeto de destino admite la actualización de datos. Si el objeto es una consulta basada en dos o más tablas, o si se trata de una tabla que no tiene un campo de clave principal o no contiene ningún registro, el asistente supone que desea agregar nuevos registros y le pide que seleccione los campos del formulario. En todos los demás casos, el asistente le pedirá que especifique si desea agregar o actualizar datos antes de pedirle que seleccione los campos del formulario.
Elegir si se recopilan datos nuevos o se actualizan los datos existentes
Especifique lo que desea hacer con los datos. El tipo de formulario que está usando afecta al número de registros nuevos que un destinatario puede enviarle en una sola respuesta. Al actualizar los datos, el número de registros que un destinatario debe actualizar identifica el número de formularios previamente completados que se incluirán en un mensaje.
Nota: Para agregar nuevos registros, escriba las direcciones de correo electrónico en el cuadro Dirección del mensaje de correo electrónico cuando se cree el mensaje. Para actualizar los datos existentes, las direcciones de correo electrónico de los destinatarios deben estar almacenadas como un campo en la tabla o consulta subyacente o en una tabla relacionada.
Especificar los datos que desea recopilar
Al elegir los campos que se van a incluir en el formulario, no es necesario incluir todos los campos que existen en la tabla o consulta subyacente del formulario. Sin embargo, deben cumplirse las condiciones siguientes:
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Campos obligatorios: Los campos marcados con un símbolo de asterisco (*) son obligatorios. Si está recopilando nuevos registros, el asistente incluirá automáticamente todos los campos cuya propiedad requerido esté establecida en sí. Si los campos obligatorios de un registro están en blanco, Access no agregará el registro a la tabla.
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Tipos de campo no admitidos: No podrá incluir determinados tipos de campo en el formulario, como autonumeración, datos adjuntos, objeto OLE o campos de búsqueda multivalor.
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Campo de clave principal: El usuario podrá escribir un valor en el campo al agregar registros; sin embargo, la respuesta no se procesará si el valor especificado ya está en uso.
Nota: Para cada campo incluido, en propiedades de campo, especifique una etiqueta y haga clic en solo lectura si no quiere que el usuario cambie los datos de ese campo.
Especificar el procesamiento de datos automático o manual
Puede seleccionar un procesamiento automático o manual de las respuestas. El procesamiento automático significa que cuando recibe las respuestas, Outlook y Access trabajan juntos para exportar los datos a las tablas de destino de su base de datos. El procesamiento automático puede ahorrarle tiempo y esfuerzo. El procesamiento manual solo significa que se inicia la operación de exportación para transferir los datos de una carpeta especificada en Outlook a la tabla de destino en Access.
Las respuestas se exportan correctamente a la tabla de destino siempre que se cumplan las siguientes condiciones en el momento en que las respuestas llegan a su buzón de correo:
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Outlook ya debe estar ejecutándose en el equipo. Si Outlook no se está ejecutando, el procesamiento se iniciará la próxima vez que inicie Outlook.
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Access no debe estar protegido con contraseña y no debe estar abierto en modo exclusivo. El nombre o la ubicación de la base de datos no debe haber cambiado desde que envió el mensaje de correo electrónico.
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Los nombres de las tablas y consultas, así como las propiedades de los campos incluidos en el formulario, no deben cambiar desde que envió el mensaje de correo electrónico.
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Debe tener los permisos necesarios para agregar o actualizar el contenido de las tablas y consultas subyacentes.
Nota: Si el procesamiento automático no se realiza correctamente, intente corregir los problemas y, a continuación, exporte manualmente las respuestas en las que se produjo un error. Las respuestas que lleguen a su bandeja de entrada después de resolver los problemas seguirán procesándose automáticamente.
Establecer propiedades para controlar el procesamiento automático de las respuestas
Para especificar otra carpeta de Outlook en la que se almacenan las respuestas, en la página Especifique cómo desea procesar las respuestas del asistente, haga clic en el nombre de la carpeta. En el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta , seleccione una carpeta diferente o haga clic en nueva para crear una carpeta nueva.
Si hace clic en establecer propiedades para controlar el procesamiento automático de las respuestas para cambiar o ajustar la configuración de importación, consulte la tabla siguiente para obtener información sobre las opciones disponibles:
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Opción |
Resultado |
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Descartar respuestas de las personas a las que no envió el mensaje |
Seleccione esta casilla si desea que solo se procesen automáticamente las respuestas enviadas por los destinatarios originales de su mensaje. Las respuestas de otras personas se almacenan en la carpeta de destino, pero no se procesan automáticamente. |
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Aceptar varias respuestas de cada destinatario |
Seleccione esta casilla si desea que solo se procese automáticamente la primera respuesta de cada destinatario. La segunda respuesta y las siguientes se almacenan en la carpeta de destino, pero no se procesan automáticamente. Nota: Esta configuración solo controla el número de respuestas y no el número de registros de una sola respuesta que se procesan. En otras palabras, si envía un formulario de InfoPath, un usuario puede enviar varios registros en una sola respuesta y Access procesará automáticamente todos los registros de la respuesta, incluso si esta casilla no está activada. |
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Permitir solo actualizaciones de datos existentes |
Cuando los destinatarios usan un formulario de InfoPath para actualizar los datos, pueden enviar nuevos registros además de actualizaciones de los registros existentes. Active esta casilla para procesar solo las actualizaciones de los registros existentes. |
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Número de respuestas para procesar |
Escriba el número total de respuestas (de todos los destinatarios) que desea procesar automáticamente. Si desea procesar automáticamente todas las respuestas, escriba un valor grande, como 5000, en el cuadro de texto. Las respuestas que se reciben después de alcanzar el valor especificado se almacenan en la carpeta de destino, pero no se procesan automáticamente. |
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Fecha y hora para detener |
Especifique cuándo se debe detener el procesamiento automático de las respuestas de este mensaje de correo electrónico. Las respuestas recibidas después de esta fecha y hora se almacenan en la carpeta de destino, pero no se procesan automáticamente. |
Para cambiar estas opciones en una fecha posterior, en la pestaña datos externos , en el grupo recopilar datos , haga clic en administrar respuestas. En el cuadro de diálogo administrar mensajes de recopilación de datos , seleccione el mensaje para el que desea cambiar la configuración y, a continuación, haga clic en Opciones de mensaje. Los cambios que realice en el cuadro de diálogo afectarán a todas las respuestas subsiguientes que reciba para ese mensaje.
Procesamiento manual de respuestas
Para controlar cuándo y cómo se procesan las respuestas, no seleccione la opción proceso automático. Las respuestas se almacenarán en una carpeta especificada de Outlook hasta que se seleccione, haga clic con el botón secundario en cada respuesta de la carpeta y, a continuación, haga clic en exportar datos a Microsoft Access en el menú contextual.
En algunos casos, es posible que también deba procesar manualmente las respuestas que no se han procesado automáticamente.
Recuerde lo siguiente antes de exportar datos
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La base de datos de Access no debe abrirse en modo exclusivo y el nombre o la ubicación de la base de datos no debe haber cambiado desde que envió el mensaje de correo electrónico.
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Los nombres de las tablas y consultas, así como las propiedades de los campos incluidos en el formulario, no deben cambiar desde que envió el mensaje de correo electrónico.
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Debe tener los permisos necesarios para agregar o actualizar el contenido de las tablas y consultas subyacentes.
Seleccione cómo desea especificar las direcciones de correo electrónico de los destinatarios.
Si solo va a recopilar información nueva, puede especificar las direcciones de correo electrónico de dos maneras:
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Escriba las direcciones de correo electrónico individualmente en el mensaje de correo electrónico de Outlook o seleccione las direcciones de una libreta de direcciones.
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Use el campo Dirección de correo electrónico de la tabla o consulta de la base de datos de Access actual.
Nota: Al recopilar datos para actualizar los registros existentes, no verá este cuadro de diálogo porque las direcciones de correo electrónico de los destinatarios deben estar disponibles primero como un campo de la base de datos.
Escribir las direcciones de correo electrónico directamente en Outlook
Si especifica los destinatarios en Outlook, puede obtener una vista previa y personalizar el mensaje antes de enviarlo. En el cuerpo del mensaje de correo electrónico incluye una breve introducción y un formulario. Le recomendamos que no realice ningún cambio en el formulario. Los cambios en la estructura del formulario pueden provocar que no se procese la respuesta.
Usar las direcciones de correo electrónico almacenadas en un campo de la base de datos
La opción para seleccionar una tabla asociada hace referencia a tablas que están relacionadas. Para ver o editar las relaciones de tabla de la base de datos, vaya a herramientas de base de datos. pestaña, en el grupo relaciones , haga clic en relaciones .
Para obtener más información sobre las relaciones, vea el artículo Guía de relaciones de tablas.
Revisar y especificar la lista de destinatarios
El paso principal final implica la vista previa y la personalización del mensaje de correo electrónico, ajustar la lista de destinatarios y enviar el mensaje de recopilación de datos.
Crear y enviar el mensaje de correo electrónico
Cuando el asistente le informe de que ya puede crear el mensaje de correo electrónico y le muestra cómo ver el estado del correo electrónico con el comando administrar respuestas , es posible que aparezcan algunos mensajes de advertencia. En la siguiente tabla se describen las advertencias y la acción que puede llevar a cabo para resolverlo:
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Warning Mensaje de advertencia |
Descripción |
S olution |
|---|---|---|
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Algunos registros no contienen una dirección válida en el campo Dirección de correo electrónico especificada. No se devolverán datos para estas filas. |
El campo Dirección de correo electrónico que seleccionó contiene valores nulos. |
Si desea recopilar datos para cada registro, salga del asistente y reemplace los valores nulos por direcciones de correo electrónico. A continuación, vuelva a iniciar el asistente. |
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Actualmente tiene un bloqueo exclusivo en la base de datos; el procesamiento automático fallará hasta que se libere el bloqueo. |
La base de datos está abierta en modo exclusivo. |
Si decide que las respuestas se procesen automáticamente, se producirá un error en el procesamiento porque Access no puede Agregar o actualizar una base de datos que tenga un bloqueo exclusivo sobre ella. Cerrar y volver a abrir la base de datos en modo no exclusivo inmediatamente después de enviar el mensaje |
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Estos mensajes de correo electrónico pueden contener datos con un carácter confidencial o sensible. |
Está recopilando datos para actualizar los registros existentes y el formulario que va a enviar se completará previamente con los datos existentes. |
Si algunos campos del formulario incluyen datos confidenciales, vuelva al paso del asistente donde seleccionó los campos y elimine los campos que contienen datos confidenciales del formulario. |
Después de obtener una vista previa y personalizar el mensaje, puede filtrar el campo Dirección de correo electrónico y seleccionar los destinatarios. Seleccione las direcciones de correo electrónico que desea usar seleccionando las casillas correspondientes. Si ve un cuadro de diálogo con una lista de direcciones de correo electrónico no válidas, anote las direcciones de la lista y haga clic en salir. Compruebe las direcciones no válidas, realice las correcciones necesarias y, a continuación, intente reenviar el mensaje.
