Agregar tiempo fuera de la oficina a los calendarios de Outlook de los compañeros de trabajo

Puede marcar la hora como "ocupado" o "fuera de la oficina" en su calendario de Outlook. Pero, ¿qué sucede si no usa Microsoft 365 y no tiene habilitado el uso compartido del calendario, pero necesita regalar su tiempo de la visibilidad de Office a sus compañeros de trabajo? En este artículo se explica cómo agregar convocatorias de reunión personalizadas de todo el día a los calendarios de los compañeros de trabajo, sin que ello afecte al tiempo libre disponible en sus calendarios.

La programación del tiempo de vacaciones con una convocatoria de reunión es un proceso de dos pasos. En primer lugar, permita que sus compañeros sepan que estará ausente agregando tiempo de vacaciones a sus calendarios. Después, bloquea tus vacaciones en tu calendario.

Paso 1: agregar el tiempo de vacaciones a los calendarios de los compañeros de trabajo

Al marcar el tiempo como "fuera de la oficina" en el calendario, los compañeros de trabajo lo ven cuando intentan programar una reunión con usted. Pero ¿no sería genial si pudiera avisar a todos a la vez por adelantado de tu tiempo sin que ello afectara al estado de disponibilidad o al desorden de sus calendarios? Puede hacerlo configurando su información para que aparezca en sus calendarios como un evento de todo el día, pero a diferencia de un evento normal de todo el día, que suele estar establecido en "ocupado", este evento de todo el día se muestra como tiempo libre. La disponibilidad de disponibilidad de tus compañeros de trabajo no está afectada.

Nota: Las convocatorias de reunión están diseñadas para que se envíen entre usuarios de Outlook. La posibilidad de ver las programaciones de otras personas al redactar convocatorias de reunión en Outlook requiere que su organización Use Microsoft Exchange Server.

  1. En calendario, en la pestaña Inicio , haga clic en nueva reunión.

    Método abreviado de teclado  Para crear una nueva convocatoria de reunión, presione CTRL + MAYÚS + Q.

  2. Escriba una descripción en el cuadro asunto y, si lo desea, escriba una ubicación en el cuadro Ubicación .

  3. En las listas hora de Inicio y hora de finalización , seleccione la hora de inicio y finalización de su tiempo fuera de la oficina. Para las vacaciones, normalmente esto implica días completos. Si este es el caso, active la casilla de verificación todo el día .

    Nota: De forma predeterminada, Outlook usa la configuración de la zona horaria actual en el equipo para la programación. Si desea programar el tiempo fuera de la oficina en función de una zona horaria diferente, en el grupo Opciones , haga clic en zonas horarias.

  4. En el grupo asistentes , para las opciones de respuesta, desactive solicitar respuestas en el botón desplegable.

  5. En el grupo Opciones , para Mostrar como, haga clic en libre en la lista desplegable. Si ya ha especificado que se trata de un evento de todo el día, Mostrar como se establece automáticamente en gratis.

    Importante: 

    • Asegúrese de que la opción Mostrar como esté establecida en libre. Esto permite que los destinatarios de la convocatoria de reunión acepten la convocatoria de reunión y agreguen su tiempo de vacaciones a su calendario, pero no lo bloqueen en su calendario. El calendario del destinatario seguirá mostrando la disponibilidad gratuita para la programación durante el tiempo de vacaciones.

    • Al elegir un evento de todo el día, la hora de inicio del evento está en la medianoche. Para evitar que sus compañeros de trabajo reciban alertas en horas extrañas, establezca la configuración aviso en ninguno.

  6. Escriba la información que desee compartir con los destinatarios.

  7. Agregue los destinatarios a la línea para .

  8. Si va a avisar a los usuarios de una serie de veces recurrentes que no estará en la oficina, en el grupo Opciones , haga clic en periodicidad, seleccione el patrón de periodicidad y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  9. Haga clic en Enviar.

Al enviar esta convocatoria de reunión con Mostrar como establecido comodisponible, el evento aparece en la parte superior de cada día en los calendarios de Outlook de los compañeros de trabajo, un aviso visual que no bloquea ningún tiempo de trabajo.

Nota: Si no seleccionaste todo el día, el evento se muestra en la cuadrícula de tiempo; no aparece en la parte superior del día. Sin embargo, aún está marcado como tiempo libre.

Paso 2: bloquear el tiempo de vacaciones en el calendario

Si ha seguido los pasos de la sección anterior, la convocatoria de reunión que envió se marcó como hora libre para evitar que se bloquee el tiempo en los calendarios de otras personas. Sin embargo, el tiempo también se marca como gratis en su propio calendario. Ahora debe crear una cita adicional para que otros usuarios puedan ver que no está disponible durante el tiempo que especifique.

Un error común es abrir el elemento de convocatoria de reunión en el calendario y cambiar el valor Mostrar como de libre a fuera de la oficina después de enviar la solicitud original. Sin embargo, cuando lo haga, se enviará una actualización a todas las personas a las que envió la convocatoria de reunión, cambiando gratis a fuera de la oficina y anulando los pasos que tomó para evitar hacerlo. Debe crear una cita duplicada en el calendario con la opción Mostrar como establecida en fuera de la oficina.

Cuando los usuarios usan el calendario de Outlook para programar reuniones y otros eventos, pueden ver su disponibilidad a menos que haya cambiado los permisos de su calendario para evitar esto. Normalmente, las citas, las reuniones y los eventos tienen la opción Mostrar comoocupado. También puede crear elementos con el valor Mostrar comofuera de la oficina. Los elementos establecidos en fuera de la oficina se consideran similares a los elementos que están ocupados , ya que alguien no debería esperar que estés disponible en ese momento. Visualmente, los dos tipos difieren: los elementos establecidos en fuera de la oficina aparecen con un color púrpura, los elementos establecidos en no disponible se identifican mediante un tema de color azul. Esta diferencia en la apariencia ayuda a enfatizar por qué no está disponible. Por ejemplo, es posible que pueda mover un elemento conflictivo ocupado , pero es probable que no pueda o no desee cambiar un elemento fuera de la oficina , como las vacaciones.

  1. En calendario, en la pestaña Inicio , haga clic en nueva cita.

  2. En el cuadro asunto , escriba un nombre para el tiempo fuera de la oficina.

  3. En hora de inicio y hora de finalización, haga clic en las fechas en las que se inicia y finaliza el horario de oficina.

  4. Active la casilla todo el día .

  5. Cambie la opción Mostrar como a fuera de la oficina.

  6. Haga clic en Guardar y cerrar.

Nota: Puede considerar la posibilidad de eliminar (solo de su calendario) la convocatoria de reunión inicial que envió a otras personas. También puede dejarlo en el calendario para que pueda usarlo para enviar una actualización o una cancelación fácilmente si cambia su plan.

Paso 1: agregar el tiempo de vacaciones a los calendarios de los compañeros de trabajo

Al marcar el tiempo como "fuera de la oficina" en el calendario, los compañeros de trabajo lo ven cuando intentan programar una reunión con usted. Pero ¿no sería genial si pudiera avisar a todos a la vez por adelantado de tu tiempo sin que ello afectara al estado de disponibilidad o al desorden de sus calendarios? Puede hacerlo configurando su información para que aparezca en sus calendarios como un evento de todo el día, pero a diferencia de un evento normal de todo el día, que suele estar establecido en "ocupado", este evento de todo el día se muestra como tiempo libre. La disponibilidad de disponibilidad de tus compañeros de trabajo no está afectada.

Nota: Las convocatorias de reunión están diseñadas para que se envíen entre usuarios de Outlook. La posibilidad de ver las programaciones de otras personas al redactar convocatorias de reunión en Outlook requiere que su organización Use Microsoft Exchange Server.

  1. En el menú archivo , seleccione nuevoy, a continuación, haga clic en convocatoria de reunión.

    Método abreviado de teclado  Para crear una nueva convocatoria de reunión, presione CTRL + MAYÚS + Q.

  2. Escriba una descripción en el cuadro asunto y, si lo desea, escriba una ubicación en el cuadro Ubicación .

  3. En las listas hora de Inicio y hora de finalización , seleccione la hora de inicio y finalización de su tiempo fuera de la oficina. Para las vacaciones, normalmente esto implica días completos. Si este es el caso, active la casilla de verificación todo el día .

    Nota: De forma predeterminada, Outlook usa la configuración de la zona horaria actual en el equipo para la programación. Si desea programar el tiempo fuera de la oficina en función de una zona horaria diferente, en la pestaña reunión , en el grupo Opciones , haga clic en zonas horarias.

  4. En el grupo Opciones , para Mostrar como, haga clic en libre en el cuadro de lista desplegable. Si ya ha especificado que se trata de un evento de todo el día, Mostrar como se establece automáticamente en gratis.

    Importante: 

    • Asegúrese de que la opción Mostrar como esté establecida en libre. Esto permite que los destinatarios de la convocatoria de reunión acepten la convocatoria de reunión y agreguen su tiempo de vacaciones a su calendario, pero no lo bloqueen en su calendario. El calendario del destinatario seguirá mostrando la disponibilidad gratuita para la programación durante el tiempo de vacaciones.

    • Al elegir un evento de todo el día, la hora de inicio del evento está en la medianoche. Para evitar que sus compañeros de trabajo reciban alertas en horas extrañas, establezca la configuración aviso en ninguno.

  5. Escriba la información que desee compartir con los destinatarios.

  6. Agregue los destinatarios a la línea para .

  7. Si va a avisar a los usuarios de una serie de veces que va a estar fuera de la oficina, en la pestaña reunión , en el grupo Opciones , haga clic en periodicidad, seleccione el patrón de repetición y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Cuando se agrega un patrón de periodicidad, la pestaña Reunión cambia a Reunión periódica.

  8. En la pestaña reunión , en el grupo Mostrar , haga clic en cita.

  9. Haga clic en Enviar.

Al enviar esta convocatoria de reunión con Mostrar como establecido comodisponible, el evento aparece en la parte superior de cada día en los calendarios de Outlook de los compañeros de trabajo, un aviso visual que no bloquea ningún tiempo de trabajo.

Nota: Si no seleccionaste todo el día, el evento se muestra en la cuadrícula de tiempo; no aparece en la parte superior del día. Sin embargo, aún está marcado como tiempo libre.

Paso 2: bloquear el tiempo de vacaciones en el calendario

Si ha seguido los pasos de la sección anterior, la convocatoria de reunión que envió se marcó como hora libre para evitar que se bloquee el tiempo en los calendarios de otras personas. Sin embargo, el tiempo también se marca como gratis en su propio calendario. Ahora debe crear una cita adicional para que otros usuarios puedan ver que no está disponible durante el tiempo que especifique.

Un error común es abrir el elemento de convocatoria de reunión en el calendario y cambiar el valor Mostrar como de libre a fuera de la oficina después de enviar la solicitud original. Sin embargo, cuando lo haga, se enviará una actualización a todas las personas a las que envió la convocatoria de reunión, cambiando gratis a fuera de la oficina y anulando los pasos que tomó para evitar hacerlo. Debe crear una cita duplicada en el calendario con la opción Mostrar como establecida en fuera de la oficina.

Cuando los usuarios usan el calendario de Outlook para programar reuniones y otros eventos, pueden ver su disponibilidad a menos que haya cambiado los permisos de su calendario para evitar esto. Normalmente, las citas, las reuniones y los eventos tienen la opción Mostrar comoocupado. También puede crear elementos con el valor Mostrar comofuera de la oficina. Los elementos establecidos en fuera de la oficina se consideran similares a los elementos que están ocupados , ya que alguien no debería esperar que estés disponible en ese momento. Visualmente, los dos tipos difieren: los elementos establecidos en fuera de la oficina aparecen con un color púrpura, los elementos establecidos en no disponible se identifican mediante un tema de color azul. Esta diferencia en la apariencia ayuda a enfatizar por qué no está disponible. Por ejemplo, es posible que pueda mover un elemento conflictivo ocupado , pero es probable que no pueda o no desee cambiar un elemento fuera de la oficina , como las vacaciones.

  1. En calendario, en el menú archivo , seleccione nuevoy, a continuación, haga clic en cita.

  2. En el cuadro asunto , escriba un nombre para el tiempo fuera de la oficina.

  3. En hora de inicio y hora de finalización, haga clic en las fechas en las que se inicia y finaliza el horario de oficina.

  4. Active la casilla todo el día .

  5. Cambie la opción Mostrar como a fuera de la oficina.

  6. Haga clic en Guardar y cerrar.

Nota: Puede considerar la posibilidad de eliminar (solo de su calendario) la convocatoria de reunión inicial que envió a otras personas. También puede dejarlo en el calendario para que pueda usarlo para enviar una actualización o una cancelación fácilmente si cambia su plan.

Vea también

Introducción al calendario de Outlook

Programar una reunión con otras personas

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