Agregar tiempo fuera de la oficina a los calendarios de Outlook de sus compañeros de trabajo

Puede marcar fácilmente el tiempo como "ocupado" o "fuera de la oficina" en el calendario de Outlook. Pero, ¿qué sucede si no usa Microsoft 365 y no tiene habilitado el uso compartido de calendarios, pero necesita dejar su tiempo fuera de la oficina con visibilidad destacada para sus compañeros de trabajo? En este artículo se explica cómo agregar solicitudes de reunión personalizadas de todo el día a los calendarios de sus compañeros de trabajo, sin que ello afecte al tiempo libre disponible en sus calendarios.

  • Para obtener información sobre la variedad de formas en las que puede compartir el calendario con otros usuarios, vea Compartir un calendario de Outlook con otras personas.

  • Para obtener información sobre cómo enviar respuestas de fuera de la oficina, vea Enviar respuestas automáticas fuerade la oficina desde Outlook.

Programar vacaciones con una solicitud de reunión es un proceso de dos pasos. En primer lugar, haga saber a sus compañeros de trabajo que va a estar ausente agregando tiempo de vacaciones a sus calendarios. Después, bloquee sus vacaciones en su propio calendario.

Paso 1: Agregar su tiempo de vacaciones a los calendarios de sus compañeros de trabajo

Cuando marca el tiempo como "fuera de la oficina" en el calendario, sus compañeros lo ven cuando intentan programar una reunión con usted. Pero, ¿no sería genial si pudiera alertar a todos a la vez antes de su tiempo libre sin afectar su estado de disponibilidad o desordenar sus calendarios? Para ello, establezca la información para que aparezca en sus calendarios como un evento de todo el día, pero a diferencia de un evento normal de todo el día, que normalmente se establece en "ocupado", este evento de todo el día se muestra como tiempo libre. La disponibilidad de disponibilidad de sus compañeros de trabajo no se ve afectada.

Nota: Las solicitudes de reunión están diseñadas para enviarse entre los usuarios de Outlook. La capacidad de ver las programaciones de otras personas mientras redacta solicitudes de reunión en Outlook requiere que su organización use Microsoft Exchange Server.

  1. En Calendario, en la pestaña Inicio, haga clic en Nueva reunión.

    Método abreviado de teclado  Para crear una nueva solicitud de reunión, presione CTRL+MAYÚS+Q.

  2. Escriba una descripción en el cuadro Asunto y, si lo desea, escriba una ubicación en el cuadro Ubicación.

  3. En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, seleccione la hora de inicio y finalización para su tiempo fuera de la oficina. En el caso de las vacaciones, esto suele implicar días completos. Si este es el caso, active la casilla Todo el día del evento.

    Nota: De forma predeterminada, Outlook usa la configuración de zona horaria actual en el equipo para la programación. Si desea programar su tiempo fuera de la oficina en función de una zona horaria diferente, en el grupo Opciones, haga clic en Zonas horarias.

  4. En el grupo Asistentes, en Opciones derespuesta, desactive Solicitar respuestas en el botón desplegable.

  5. En el grupo Opciones, en Mostrar como,haga clic en Libre en la lista desplegable. Si ya ha especificado que se trata de un evento de todo el día, Mostrar como se establece automáticamente en Gratuito.

    Importante: 

    • Asegúrese de que la configuración Mostrar como está establecida en Gratis. Esto permite que los destinatarios de la solicitud de reunión acepten la solicitud de reunión y agreguen su tiempo de vacaciones a su calendario, pero no bloqueen ningún momento en su calendario. El calendario del destinatario seguirá mostrándose disponibilidad gratuita para la programación durante las vacaciones.

    • Al elegir un evento de todo el día, la hora de inicio del evento es a medianoche. Para evitar que sus compañeros reciban alertas en horas impares, establezca la configuración Aviso en Ninguno.

  6. Escriba la información que quiera compartir con los destinatarios.

  7. Agregue los destinatarios previstos a la línea Para.

  8. Si está alertando a los usuarios de una serie de horas periódicas de que estará fuera de la oficina, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad, seleccione el patrón de periodicidad y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  9. Haga clic en Enviar.

Cuando envía esta solicitud de reunión con Mostrar como establecido en Gratuito,el evento aparece en la parte superior de cada día en los calendarios de Outlook de sus compañeros de trabajo, un aviso visual que no bloquea ningún tiempo de trabajo.

Nota: Si no ha seleccionado Evento todo el día,el evento se muestra dentro de la cuadrícula de tiempo; no aparece en la parte superior del día. Sin embargo, aún se marca como tiempo libre.

Paso 2: Bloquear el tiempo de vacaciones en el calendario

Si siguió los pasos de la sección anterior, la solicitud de reunión que envió se marcó como tiempo libre para evitar que se bloqueara el tiempo en los calendarios de otras personas. Sin embargo, la hora también se marca como gratuita en su propio calendario. Ahora necesita crear una cita adicional para que otros usuarios puedan ver que no está disponible durante el tiempo que especifique.

Un error común es abrir el elemento de solicitud de reunión en el calendario y cambiar la configuración Mostrar como de Libre a Fuera de la oficina después de enviar la solicitud original. Sin embargo, cuando hace esto, se envía una actualización a todos los usuarios a los que envió la solicitud de reunión, cambiando Gratis a Fuera de la oficina y superando los pasos que realizó para evitar hacerlo. Debe crear una cita duplicada en el calendario con la configuración Mostrar como establecida en Fuera de la oficina.

Cuando los usuarios usan el calendario de Outlook para programar reuniones y otros eventos, pueden ver su disponibilidad a menos que haya cambiado los permisos del calendario para evitarlo. Normalmente, las citas, las reuniones y los eventos tienen una configuración Mostrar comoocupado. También puede crear elementos con la configuración Mostrar como de Fuera de la oficina. Los elementos establecidos en Fuera de la oficina se consideran similares a los elementos establecidos en Ocupado( no es de esperar que esté disponible en ese momento). Visualmente, los dos tipos difieren: los elementos establecidos en Fuera de la oficina aparecen con un color púrpura, los elementos establecidos en Ocupados se identifican con un tema de color azul. Esta diferencia de apariencia ayuda a enfatizar por qué no está disponible. Por ejemplo, es posible que pueda mover un elemento de Ocupado en conflicto, pero es probable que no pueda o quiera cambiar un elemento fuera de la oficina como sus vacaciones.

  1. En Calendario, en la pestaña Inicio, haga clic en Nueva cita.

  2. En el cuadro Asunto, escriba un nombre para su tiempo libre.

  3. En Hora de inicio y Hora de finalización,haga clic en las fechas en las que se inicia y termina la hora de salida.

  4. Active la casilla Todo el día del evento.

  5. Cambie la configuración Mostrar como a Fuera de la oficina.

  6. Haga clic en Guardar y cerrar.

Nota: Es posible que considere la posibilidad de eliminar (solo de su calendario) la solicitud de reunión inicial que envió a otras personas. También puede dejarla en el calendario para que pueda usarla para enviar fácilmente una actualización o una cancelación si cambian sus planes.

Paso 1: Agregar su tiempo de vacaciones a los calendarios de sus compañeros de trabajo

Cuando marca el tiempo como "fuera de la oficina" en el calendario, sus compañeros lo ven cuando intentan programar una reunión con usted. Pero, ¿no sería genial si pudiera alertar a todos a la vez antes de su tiempo libre sin afectar su estado de disponibilidad o desordenar sus calendarios? Para ello, establezca la información para que aparezca en sus calendarios como un evento de todo el día, pero a diferencia de un evento normal de todo el día, que normalmente se establece en "ocupado", este evento de todo el día se muestra como tiempo libre. La disponibilidad de disponibilidad de sus compañeros de trabajo no se ve afectada.

Nota: Las solicitudes de reunión están diseñadas para enviarse entre los usuarios de Outlook. La capacidad de ver las programaciones de otras personas mientras redacta solicitudes de reunión en Outlook requiere que su organización use Microsoft Exchange Server.

  1. En el menú Archivo, seleccione Nuevoy, a continuación, haga clic en Solicitud de reunión.

    Método abreviado de teclado  Para crear una nueva solicitud de reunión, presione CTRL+MAYÚS+Q.

  2. Escriba una descripción en el cuadro Asunto y, si lo desea, escriba una ubicación en el cuadro Ubicación.

  3. En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, seleccione la hora de inicio y finalización para su tiempo fuera de la oficina. En el caso de las vacaciones, esto suele implicar días completos. Si este es el caso, active la casilla Todo el día del evento.

    Nota: De forma predeterminada, Outlook usa la configuración de zona horaria actual en el equipo para la programación. Si desea programar su tiempo fuera de la oficina en función de una zona horaria diferente, en la pestaña Reunión, en el grupo Opciones, haga clic en Zonas horarias.

  4. En el grupo Opciones, en Mostrar como,haga clic en Libre en el cuadro de lista desplegable. Si ya ha especificado que se trata de un evento de todo el día, Mostrar como se establece automáticamente en Gratuito.

    Importante: 

    • Asegúrese de que la configuración Mostrar como está establecida en Gratis. Esto permite que los destinatarios de la solicitud de reunión acepten la solicitud de reunión y agreguen su tiempo de vacaciones a su calendario, pero no bloqueen ningún momento en su calendario. El calendario del destinatario seguirá mostrándose disponibilidad gratuita para la programación durante las vacaciones.

    • Al elegir un evento de todo el día, la hora de inicio del evento es a medianoche. Para evitar que sus compañeros reciban alertas en horas impares, establezca la configuración Aviso en Ninguno.

  5. Escriba la información que quiera compartir con los destinatarios.

  6. Agregue los destinatarios previstos a la línea Para.

  7. Si está alertando a los usuarios de una serie de horas periódicas de que estará fuera de la oficina, en la pestaña Reunión, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad, seleccione el patrón de periodicidad y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Cuando se agrega un patrón de periodicidad, la pestaña Reunión cambia a Reunión periódica.

  8. En la pestaña Reunión, en el grupo Mostrar, haga clic en Cita.

  9. Haga clic en Enviar.

Cuando envía esta solicitud de reunión con Mostrar como establecido en Gratuito,el evento aparece en la parte superior de cada día en los calendarios de Outlook de sus compañeros de trabajo, un aviso visual que no bloquea ningún tiempo de trabajo.

Nota: Si no ha seleccionado Evento todo el día,el evento se muestra dentro de la cuadrícula de tiempo; no aparece en la parte superior del día. Sin embargo, aún se marca como tiempo libre.

Paso 2: Bloquear el tiempo de vacaciones en el calendario

Si siguió los pasos de la sección anterior, la solicitud de reunión que envió se marcó como tiempo libre para evitar que se bloqueara el tiempo en los calendarios de otras personas. Sin embargo, la hora también se marca como gratuita en su propio calendario. Ahora necesita crear una cita adicional para que otros usuarios puedan ver que no está disponible durante el tiempo que especifique.

Un error común es abrir el elemento de solicitud de reunión en el calendario y cambiar la configuración Mostrar como de Libre a Fuera de la oficina después de enviar la solicitud original. Sin embargo, cuando hace esto, se envía una actualización a todos los usuarios a los que envió la solicitud de reunión, cambiando Gratis a Fuera de la oficina y superando los pasos que realizó para evitar hacerlo. Debe crear una cita duplicada en el calendario con la configuración Mostrar como establecida en Fuera de la oficina.

Cuando los usuarios usan el calendario de Outlook para programar reuniones y otros eventos, pueden ver su disponibilidad a menos que haya cambiado los permisos del calendario para evitarlo. Normalmente, las citas, las reuniones y los eventos tienen una configuración Mostrar comoocupado. También puede crear elementos con la configuración Mostrar como de Fuera de la oficina. Los elementos establecidos en Fuera de la oficina se consideran similares a los elementos establecidos en Ocupado( no es de esperar que esté disponible en ese momento). Visualmente, los dos tipos difieren: los elementos establecidos en Fuera de la oficina aparecen con un color púrpura, los elementos establecidos en Ocupados se identifican con un tema de color azul. Esta diferencia de apariencia ayuda a enfatizar por qué no está disponible. Por ejemplo, es posible que pueda mover un elemento de Ocupado en conflicto, pero es probable que no pueda o quiera cambiar un elemento fuera de la oficina como sus vacaciones.

  1. En Calendario, en el menú Archivo, seleccione Nuevoy, a continuación, haga clic en Cita.

  2. En el cuadro Asunto, escriba un nombre para su tiempo libre.

  3. En Hora de inicio y Hora de finalización,haga clic en las fechas en las que se inicia y termina la hora de salida.

  4. Active la casilla Todo el día del evento.

  5. Cambie la configuración Mostrar como a Fuera de la oficina.

  6. Haga clic en Guardar y cerrar.

Nota: Es posible que considere la posibilidad de eliminar (solo de su calendario) la solicitud de reunión inicial que envió a otras personas. También puede dejarla en el calendario para que pueda usarla para enviar fácilmente una actualización o una cancelación si cambian sus planes.

Vea también

Introducción al calendario de Outlook

Programar una reunión con otras personas

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