Agregar un control de cuadro de texto a un formulario o informe

El cuadro de texto es el control estándar de Access que se usa para ver y editar datos en formularios e informes. Se pueden mostrar varios tipos diferentes de datos en los cuadros de texto y también se pueden usar para realizar cálculos. Este artículo explica cómo crear y usar un cuadro de texto y también explica algunas propiedades importante de los cuadros de texto.

¿Qué quiere hacer?

Agregar un cuadro de texto dependiente

Un cuadro de texto dependiente muestra los datos de un campo en una tabla o consulta. En un formulario, puede usar un cuadro de texto que sea dependiente a un origen de registros actualizable para escribir o editar datos en un campo. Los cambios que realice en el cuadro de texto se reflejarán en la tabla subyacente.

Una forma rápida de crear un cuadro de texto dependiente es arrastrando un campo desde el panel Lista de campos al formulario o informe. Access crea automáticamente un cuadro de texto para los campos con los siguientes tipos de datos:

  • Texto corto

  • Texto largo

  • Número

  • Fecha y hora

  • Moneda

  • Hipervínculo

  • Calculado

Nota: A partir de Access 2013, se ha cambiado el nombre del tipo de datos de Texto a Texto corto y el tipo de datos Memo ha cambiado de nombre a Texto largo.

Arrastrar los campos de otros tipos de datos crea distintos tipos de controles. Por ejemplo, si arrastra un campo Sí/No desde el panel Lista de campos a un formulario o informe, Access crea una casilla de verificación. Si arrastra un campo Objeto OLE a un formulario o informe, Access crea un marco de objeto dependiente y, si arrastra un campo datos adjuntos a un formulario o informe, Access crea un control de datos adjuntos.

Agregar un cuadro de texto dependiente a un formulario o informe arrastrando un campo desde el panel Lista de campos

  1. Para abrir el formulario o informe en la vista Presentación o la vista Diseño, haga clic en el formulario o informe con el botón secundario en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en la vista que desee.

  2. En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes Imagen del botón .

  3. En el panel Lista de campos, expanda la tabla que contiene el campo que desee enlazar al cuadro de texto.

  4. Arrastre el campo desde el panel Lista de campos al formulario o informe.

    Para obtener más información sobre cómo trabajar con el panel Lista de campos, vea el artículo Agregar un campo a un formulario o informe.

También puede agregar un cuadro de texto dependiente a un formulario o informe agregando primero un cuadro de texto independiente y, a continuación, estableciendo la propiedad Origen del control del cuadro de texto al campo que quiere enlazar.

Agregar un cuadro de texto independiente

Un cuadro de texto independiente no está conectado a ningún campo en una tabla o consulta. Puede usar un cuadro de texto independiente para mostrar los resultados de un cálculo o para aceptar una entrada que no desea guardar directamente en una tabla. Es más fácil agregar un cuadro de texto independiente en la vista Diseño.

  1. Para abrir el formulario o informe en la vista Diseño, haga clic en él con el botón secundario en el panel de navegación, y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

  2. En el grupo Controles de la pestaña Diseño, haga clic en Cuadro de texto.

  3. Sitúe el puntero donde desea que se coloque el cuadro de texto en el formulario o informe y, a continuación, haga clic para insertar el cuadro de texto.

    Nota: Access coloca una etiqueta a la izquierda del cuadro de texto, deje espacio a la izquierda del puntero para la etiqueta. Puede cambiar la posición de la etiqueta y el cuadro de texto más adelante. También puede eliminar la etiqueta haciendo clic en ella y presionando SUPRIMIR.

Otra forma de crear un cuadro de texto independiente es crear primero un cuadro de texto dependiente arrastrando un campo desde el panel Lista de campos en el formulario o informe y, después, eliminar el valor en su propiedad Origen del Control. Si lo hace en la vista Diseño, el cuadro de texto mostrará "Independiente" en lugar del nombre de campo. En la Vista Presentación, el cuadro de texto no mostrará datos, de hecho, estará en blanco.

Agregar un cuadro de texto calculado

  1. Para abrir el formulario o informe en la vista Diseño, haga clic en él con el botón secundario en el panel de navegación, y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

  2. En el grupo Controles de la pestaña Diseño, haga clic en Cuadro de texto.

  3. Sitúe el puntero donde desea que se coloque el cuadro de texto en el formulario o informe y, a continuación, haga clic para insertar el cuadro de texto.

  4. Siga uno de estos procedimientos:

    Coloque el cursor en el cuadro de texto y, a continuación, escriba un expresión que calcule un total.

    Seleccione el cuadro de texto, presione F4 para mostrar la hoja de propiedades y escriba la expresión en el cuadro de propiedades Origen del control. Para usar el Generador de expresiones para crear la expresión, haga clic en Botón Generador junto al cuadro de propiedades Origen del control.

  5. Guarde el formulario o informe y, a continuación, cambie a vista formulario o vista informe para comprobar los resultados.

Para obtener más información sobre cómo crear expresiones, consulte el artículo Aprender a generar una expresión.

NOTAS:

  • Si necesita más espacio para escribir una expresión en el cuadro de propiedades Origen del control, presione MAYÚS+F2 para abrir el cuadro Zoom.

  • Si el formulario o informe se basa en una consulta, es recomendable colocar la expresión en la consulta en lugar de en un control calculado. Esto puede mejorar el rendimiento y si va a calcular totales de grupos de registros, es más fácil usar el nombre de un campo calculado en un función de agregado.

Comprender las propiedades del cuadro de texto

Independientemente de cómo haya creado un cuadro de texto, algunas propiedades deben configurarse para que el cuadro de texto funcione y tenga la apariencia que desea. La siguiente lista muestra algunas de las propiedades más importantes de los cuadros de texto:

  • Nombre    Tiene que proporcionar al cuadro de texto un nombre corto y descriptivo para que pueda saber fácilmente los datos que contiene. Esto le permite hacer referencia a expresiones que puede usar en otros cuadros de texto. Algunos desarrolladores de bases de datos prefieren agregar un prefijo, como txt, al nombres del cuadro de texto para distinguir fácilmente los cuadros de texto de otros tipos de controles, por ejemplo, txtNombre o txtDirección.

    Al crear un cuadro de texto dependiente arrastrando un campo desde el panel Lista de campos, Access usa el nombre del campo como nombre del cuadro de texto. Esto funciona normalmente, pero si va a editar la propiedad Origen del control y crear una expresión, es buena idea cambiar el nombre del cuadro de texto para que sea diferente del nombre del campo. En caso contrario, puede que Access no sea capaz de determinar si hace referencia al cuadro de texto o al campo de la tabla. Por ejemplo, supongamos que tiene un informe que contiene un cuadro de texto denominado Nombre y que está enlazado a un campo de tabla denominado Nombre. Si desea recortar espacios que preceden al valor en el campo Nombre, puede establecer la propiedad Origen del control del cuadro de texto a:

    =Trim([First Name])

    Sin embargo, esto ocasiona que aparezca #Error en el cuadro de texto, porque Access no puede determinar si la expresión hace referencia al campo o al cuadro de texto. Para solucionar este problema, cambie el nombre de los cuadros de texto para que tengan nombres únicos.

  • Controlar la fuente    Esta propiedad determina si el cuadro de texto está enlazado, es independiente o calculado.

    • Si el valor de la propiedad Origen del control del cuadro es el nombre de un campo en una tabla, el cuadro de texto está enlazado a dicho campo.

    • Si el valor de Origen del control está en blanco, el cuadro de texto es independiente.

    • Si el valor de Origen del control es una expresión, el cuadro de texto es un cuadro de texto calculado.

  • Formato de texto    Si el cuadro de texto está enlazado a un campo de Texto largo, puede establecer el valor en el cuadro de propiedades Formato del texto en Texto enriquecido. Esto permite aplicar varios estilos de formato para el texto incluido en el cuadro de texto. Por ejemplo, puede aplicar formato de negrita a una palabra y subrayar otra.

  • Puede aumentar    Esta propiedad es especialmente útil en informes para los cuadros de texto enlazados a campos de Texto corto o largo. La configuración predeterminada es No. Si hay demasiado texto para mostrar en el cuadro de texto, el texto se trunca (se corta). Sin embargo, si establece el valor del cuadro de propiedades Puede crecer en , el cuadro de texto ajusta automáticamente su tamaño vertical para imprimir o para la vista preliminar de todos los datos que contiene.

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