Archivar elementos manualmente

Archivar elementos manualmente

El buzón de Outlook es tan grande, que no es arriesgado decir que no va a dejar de recibir correo electrónico próximamente. No obstante, para evitar que se llene, puede mover los elementos antiguos que desee conservar a un archivo histórico, un archivo de datos de Outlook (.pst) independiente que se puede abrir desde Outlook cuando se necesite.

Nota: El comando archivar y la característica no aparecen en ninguna cuenta de su perfil de Outlook si incluye una cuenta de Exchange Server y su organización usa el archivo en línea de Microsoft Exchange Server. El administrador de red también puede deshabilitar esta característica.

De forma predeterminada, Outlook emplea Autoarchivar para archivar elementos a intervalos regulares. Para obtener más información, consulte Archivar elementos antiguos automáticamente.

También puede archivar elementos de forma manual siempre que lo desee. De esa forma, puede controlar qué elementos desea archivar, dónde almacenarlos y qué antigüedad deben tener para archivarlos.

  1. Siga uno de estos procedimientos:

    • En Outlook 2013: haga clic en archivo > información > herramientas de limpieza > archivo.


      Archivar

    • En Outlook 2016: Haga clic en Archivo > Información > Herramientas > Limpiar elementos antiguos

      Limpiar elementos antiguos

    Sugerencia: Si el perfil de correo se conecta con un servidor de Exchange Server, es posible que Archivo y Autoarchivar no estén disponibles. También puede suceder que su organización tenga una directiva de conservación de correo que invalide a Autoarchivar. Hable con el administrador del sistema para obtener más información.

  2. Haga clic en la opción Archivar esta carpeta y todas sus subcarpetas y seleccione la carpeta que desea archivar.

  3. En Archivar elementos anteriores al, escriba una fecha.

    Cuadro de diálogo Archivar

  4. Si desea archivar algunas carpetas con valores de configuración distintos, puede crear varios archivos .pst. Por ejemplo, es posible que desee conservar los elementos de la carpeta Enviados durante más tiempo que los de la carpeta Bandeja de entrada.

  5. Active la casilla Incluir elementos con “No autoarchivar” activado para archivar elementos individuales que queden excluidos del archivado automático. Esta opción no quita la exclusión de esos elementos, sino que omite el valor No autoarchivar de este archivo únicamente.

  6. Haga clic en Aceptar.

Desactivar Autoarchivar

Para archivar únicamente cuando lo desee, desactive Autoarchivar.

  1. Haga clic en Archivo, Opciones, Avanzadas.

  2. En Autoarchivar, haga clic en Configuración de Autoarchivar.

  3. Desactive la casilla Ejecutar Autoarchivar cada n días.

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De forma predeterminada, los elementos antiguos de Outlook se archivan automáticamente en un intervalo normal. Para obtener más información sobre Autoarchivar, consulte usar Autoarchivar para realizar copias de seguridad o eliminar elementos.

También puede hacer una copia de seguridad y archivar elementos manualmente, además de Autoarchivar o como reemplazo. El archivado manual proporciona flexibilidad y permite especificar exactamente qué carpetas se incluyen en el archivo y qué archivo de datos de Outlook (. pst) se usa.

Para archivar manualmente elementos de Outlook, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo

  2. Haga clic en herramientas de limpieza.

  3. Haga clic en archivar.

  4. Haga clic en la opción archivar esta carpeta y todas las subcarpetas y, a continuación, haga clic en la carpeta que desea archivar. Todas las subcarpetas de la carpeta que seleccione se incluyen en este archivo manual.

  5. En Archivar elementos anteriores al, escriba una fecha.

    Cuadro de diálogo Archivar

  6. Si no desea usar el archivo o la ubicación predeterminados, en archivo de almacenamiento, haga clic en examinar para especificar un nuevo archivo o ubicación. Busque el archivo que desee o escriba el nombre del archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar. La ubicación del archivo de destino aparece en el cuadro archivo de almacenamiento .

  7. Active la casilla incluir elementos que tengan activada la casilla "no Autoarchivar" para incluir los elementos que se pueden marcar individualmente para ser excluidos del archivado automático. Esta opción no quita la exclusión de estos elementos, pero ignora la casilla de verificación no Autoarchivar solo para este archivo.

Desactivar Autoarchivar

Si desea archivar solo manualmente, debe desactivar Autoarchivar. Haga lo siguiente:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Opciones.

  3. En la pestaña avanzadas , en Autoarchivar, haga clic en configuración de Autoarchivar.

  4. Desactive la casilla Ejecutar autoarchivar cada n días .

Autoarchivar, que está activado de forma predeterminada, mueve automáticamente los elementos antiguos a una ubicación de archivo en intervalos programados. Sin embargo, puede hacer una copia de seguridad y archivar manualmente los elementos en una ubicación que especifique.

Nota: El Microsoft Office Outlook 2007 configuración de Autoarchivar es personalizable. En lugar de realizar copias de seguridad o archivar los elementos manualmente, puede encontrarse con que Autoarchivar puede satisfacer sus necesidades. Para obtener más información, consulte usar Autoarchivar para realizar copias de seguridad o eliminar elementos.

  1. En el menú archivo , haga clic en archivar.

  2. Seleccione la opción archivar esta carpeta y todas las subcarpetas y, a continuación, especifique una fecha en archivar elementos anteriores a.

    Carpetas archivadas en la lista de carpetas

  3. En archivo de almacenamiento, haga clic en examinar para especificar un nuevo archivo o ubicación si no desea usar el archivo o la ubicación predeterminados.

  4. Active la casilla incluir elementos que tengan activada la casilla "no Autoarchivar" si desea reemplazar una configuración anterior para no archivar automáticamente elementos específicos. Si elige archivar manualmente estos elementos durante este procedimiento, los elementos volverán a estar sujetos a la configuración no Autoarchivar , a menos que lo anule de forma manual en el futuro.

  5. Haga clic en Aceptar.

Nota: Outlook crea automáticamente otro archivo de almacenamiento para los elementos de la carpeta y la ubicación especificadas.

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