Cómo evaluar solicitudes de cambio de proyecto

Por Jane Suchan, PMP

El cambio no controlado es uno de los mayores enemigos de un jefe de proyecto.     Por eso, un proceso sólido de administración de cambios puede ser el mejor amigo de un jefe de proyecto. Poner este tipo de proceso en su lugar le permite entregar lo que el cliente ha solicitado, en la escala de tiempo requerida y dentro del presupuesto acordado. Sin control de cambios, el ámbito del proyecto se convierte en un destino en movimiento y corre el riesgo de perder uno o varios de los factores de éxito del proyecto. La capacidad de administrar y controlar los cambios, especialmente la del ámbito del proyecto, es una clave para alcanzar objetivos y un indicador de rendimiento típico para un jefe de proyecto. Project cambio es inevitable y debe estar preparado para abordarlo cuando, no si, se produce.

Equilibrar la administración de cambios y la burocracia

Un reto para los jefes de proyecto es equilibrar la necesidad de controlar el cambio de proyecto y evitar burocracias indebidas. La pregunta es: ¿Dónde está el punto de inflexión? Dado que cada proyecto es único, el punto en el que el control de cambio deja de agregar valor y se convierte en burocracia variará de un proyecto a otro.

Algunas de las partes interesadas, o incluso los miembros del equipo del proyecto, pueden sentir que poner el control del cambio en su lugar es su manera de evitar el temido ámbito, y que no está dispuesto a ser flexible y hacer lo mejor para su cliente y la empresa. Es importante disipar esta percepción. Háles saber que lo que está haciendo es exactamente lo contrario: está implementando un proceso eficaz para evaluar de forma coherente los cambios solicitados. Si realizar la alteración se considera una buena idea, tendrá procesos en su lugar para responder cuando sea necesario.

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El plan de administración de cambios de proyecto

Para ayudarle a responder rápidamente, un plan de administración de cambios de proyecto describe lo que ocurre cuando se producen desviaciones. No está destinado a evitar cambios; en lugar de ello, su objetivo es esbozar un proceso que aclare cómo se comunicarán los cambios, cómo se tomarán las decisiones y cómo se adaptará el proyecto en consecuencia.

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Poner el control de cambio en su lugar

Debe poner en vigor el proceso de control de cambios tan pronto como cree una línea base para entregas clave, como requisitos empresariales y programación. El equipo del proyecto y las partes interesadas , y cualquier otra persona afectada por los cambios en el proyecto, deben revisar y aprobar el plan de administración de cambios antes de ponerlo en marcha.

Los pequeños cambios que tienen poco impacto en el éxito general del proyecto no deben implicar los mismos rigores que los realizados en los requisitos o en los hitos de programación de ruta crítica. El plan de administración de cambios de proyecto debe especificar cuándo se requiere una solicitud de cambio de proyecto (PCR) formal. Por ejemplo:

• ¿Cuáles son los umbrales para los cambios de programación y presupuesto?

• ¿Hay cambios que siempre requieren una solicitud de cambio?

• ¿Qué alteraciones puede omitir el proceso de administración de cambios?

Una precaución aquí: a menudo son muchos los cambios de ámbito pequeño que hacen el daño, en lugar de los grandes y obvios. Tenga en cuenta esto al definir los criterios de PCR. Por ejemplo, el plan de administración de cambios debe definir categorías de solicitud de cambio, como lo que es principal o menor:

• Cambios importantes    Estos deben ser documentada como PCR. Cambios importantes del proyecto:

  • Afectar a los requisitos o elementos de trabajo en la ruta crítica, retrasando hitos significativos o la fecha de finalización global del proyecto por un determinado porcentaje de tiempo o duración. Los criterios de cambio principales deben definirse para cada proyecto.

  • Requerir fondos adicionales (en dólares o porcentaje del presupuesto). De nuevo, la cantidad debe definirse para cada proyecto.

• Cambios menores    Estos cambios rutinarios no requieren una PCR. Cambios menores:

  • No afecte significativamente al plan. No amplían la fecha de finalización de hitos o tareas con dependencias del proyecto.

  • No tiene ningún impacto financiero negativo. Como resultado, no se producirá ninguna variación del presupuesto del proyecto.

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Sugerencias para evaluar solicitudes de cambio

El plan de administración de cambios de proyecto también debe incluir información sobre cómo se evalúan las solicitudes de cambio. Es fundamental que los criterios de esta evaluación se determinen antes de que sea necesario para que el tiempo no se desa perder llegue a un consenso. Establecer estos parámetros ayudará a equilibrar el cambio con los objetivos empresariales generales y las ventajas.

Estas son algunas preguntas típicas que debe tener en cuenta al evaluar una solicitud de cambio:

• ¿Este cambio agrega o modifica los requisitos empresariales?

• ¿Hay un problema o es necesario este cambio para el éxito general del proyecto?

• ¿Este cambio requiere un aumento de la financiación?

• ¿Esto retrasará la fecha de finalización del proyecto?

• Aunque este cambio puede tener un impacto negativo en este proyecto, ¿se da como resultado importantes beneficios empresariales que hacen que valga la pena?

• ¿La aprobación de este cambio ahora tiene más sentido que retrasarlo? ¿El retraso acabará costando más dinero a la compañía al final?

• ¿Se han considerado todas las partes interesadas afectadas y respaldan el cambio?

• ¿Hay ramificaciones contractuales que tener en cuenta? Por ejemplo, ¿no se cumplirán los compromisos con proveedores externos debido a este cambio?

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Aprobar solicitudes de cambio de proyecto

También es importante definir quién puede aprobar o no los cambios solicitados. Es común definir varios niveles de autoridad para que los cambios rutinarios se puedan tratar de forma eficiente, mientras que los cambios significativos reciben el nivel necesario de atención administrativa.

Cuando un cambio propuesto afecta al ámbito del proyecto, debe considerarlo como una decisión empresarial que requiere la aprobación del patrocinador del proyecto. Cuando el ámbito no se ve afectado, el equipo del proyecto y el patrocinador pueden decidir que el jefe de proyecto tiene la capacidad de aprobar el cambio dentro de determinados límites. Para algunos proyectos, los paneles de control de cambio se crean y se convocan periódicamente para considerar y aprobar solicitudes de cambio. Es posible que haya diferentes paneles de control de cambios en la organización, que administran varios tipos de solicitudes de cambio. Por ejemplo, un panel de control de cambios técnicos podría ver los problemas de tecnología.

Una forma sencilla de resumir las directrices para aprobar solicitudes de cambio está en una tabla como la siguiente, que se basa en un proyecto de ejemplo:

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La gran recompensa

Project equipos siempre están ansiosos por llegar a la ejecución del proyecto, a veces a expensas de una planificación eficaz. Es tentador tomar métodos abreviados y suponer que lo averiguará a medida que vaya. Tener un proceso de control de cambios bien desarrollado, antes de que se produzcan cambios, tendrá grandes recompensas y mejores resultados generales del proyecto. Quitar el control de la subjetividad al cambio permitirá al equipo del proyecto controlar las fluctuaciones de forma eficiente y eficaz. Un plan de administración de cambios bien pensado y detallado que ha sido aceptado por los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas ahorrará tiempo y dinero, algo de lo que los jefes de proyecto nunca tienen suficiente.

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