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Cómo evaluar solicitudes de cambio de proyecto

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Por Jane Suchan, PMP

Cambio no controlado es uno de los mayores foess de un jefe de proyecto.     Por eso un proceso de administración de cambios sólido puede ser el mejor amigo del jefe de proyecto. Poner este tipo de proceso en marcha le permite entregar lo que el cliente ha solicitado, en la línea de tiempo requerida y dentro del presupuesto acordado. Sin el control de cambios, el ámbito del proyecto pasa a ser un objetivo móvil y se corre el riesgo de perder uno o varios de los factores de éxito del proyecto. La capacidad de administrar y controlar el cambio, especialmente del ámbito del proyecto, es una clave para llegar a objetivos y un indicador típico de rendimiento para un jefe de proyecto. Los cambios en el proyecto son inevitables y debe estar preparado para trabajar con él cuando, no si, se produce.

Equilibrar la burocracia y la administración de cambios

Un reto para los administradores de proyectos es el equilibrio entre la necesidad de controlar los cambios en el proyecto y evitar la burocracia indebida. La pregunta es: ¿Dónde se encuentra la punta? Dado que cada proyecto es único, el punto en el que el control de cambios deja de agregar valor y se convierte en cinta roja variará de un proyecto a un proyecto.

Algunos de los participantes, o incluso los miembros del equipo del proyecto, pueden considerar que colocar el control de cambios en el lugar es la manera de evitar la temida fluencia del ámbito y que no le va a ser flexible y hacer lo mejor para su cliente y el negocio. Es importante Dispel esta percepción. Hágales saber que lo que está haciendo es exactamente lo opuesto: está implementando un proceso eficaz para evaluar de forma coherente los cambios solicitados. Si se considera una buena idea realizar la alteración, tendrá procesos en vigor para responder cuando sea necesario.

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El plan de administración de cambios del proyecto

Para ayudarle a responder rápidamente, un plan de administración de cambios en el proyecto describe lo que sucede cuando se producen desviaciones. No está diseñado para evitar cambios; en su lugar, su propósito es esbozar un proceso que deje claro cómo se comunicará el cambio, cómo se tomarán las decisiones y cómo se adaptará el proyecto en consecuencia.

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Colocando el control de cambios

Debes poner el proceso de control de cambios en vigor en cuanto creas una línea base para los resultados clave, como la programación y los requisitos empresariales. El equipo del proyecto y las partes interesadas, y cualquier otra persona afectada por los cambios en el proyecto, deben revisar y respaldar el plan de administración de cambios antes de ponerlo en juego.

Los cambios pequeños que tienen un impacto escaso en el éxito general del proyecto no deberían implicar las mismas exigencias que las que se han realizado en los requisitos o los hitos de programación de la ruta crítica. El plan de administración de cambios del proyecto debe indicar cuándo se requiere una solicitud de cambio de proyecto formal (PCR). Por ejemplo:

  • ¿Cuáles son los umbrales para los cambios de programación y presupuesto?

  • ¿Hay cambios que siempre requieren una solicitud de cambio?

  • ¿Qué alteraciones puede omitir el proceso de administración de cambios?

Una precaución aquí: a menudo, es una gran cantidad de cambios de ámbito pequeño que realizan el daño, en lugar de los grandes y obvios. Tenga en cuenta esto al definir los criterios PCR. Por ejemplo, el plan de administración de cambios debe definir categorías de solicitud de cambio, como las de mayor o menor:

  • Cambios principales    Estos deben ser documentado como PCR. Cambios importantes en el proyecto:

    • Afecte a los requisitos o elementos de trabajo de la ruta crítica, retrasando hitos importantes o la fecha de finalización del proyecto en un determinado porcentaje de tiempo o duración. Se deben definir criterios de cambio importantes para cada proyecto.

    • Requerir financiación adicional (en dólares o en porcentaje del presupuesto). De nuevo, el importe debe definirse para cada proyecto.

  • Cambios menores    Estos cambios de rutina no requieren PCR. Cambios secundarios:

    • No afectan significativamente al plan. No amplían la fecha de finalización de hitos o tareas con dependencias de proyecto.

    • No tienen un impacto financiero negativo. Como resultado, no se producirá ninguna variación del presupuesto del proyecto.

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Sugerencias para evaluar las solicitudes de cambio

El plan de administración de cambios del proyecto también debe incluir información sobre cómo se evalúan las solicitudes de cambio. Es fundamental que los criterios de esta evaluación se determinen antes de que sea necesario, de modo que no se desperdicie su tiempo para llegar al consenso. Establecer estos parámetros le ayudará a equilibrar los cambios con los objetivos y beneficios generales de la empresa.

Estas son algunas preguntas típicas que se deben tener en cuenta al evaluar una solicitud de cambio:

  • ¿Este cambio agrega o modifica los requisitos empresariales?

  • ¿Existe alguna solución alternativa o es necesaria para el éxito general del proyecto?

  • ¿Este cambio requiere un aumento en el financiamiento?

  • ¿Se retrasará la fecha de finalización del proyecto?

  • Aunque este cambio puede tener un impacto negativo en este proyecto, ¿tiene como resultado una importante empresa que hace que merezca la pena?

  • ¿Tiene ya más sentido la acción de realizar este cambio que retrasar? ¿El retraso acabará costando a la empresa más dinero al final?

  • ¿Se ha considerado a todos los participantes afectados y han respaldado el cambio?

  • ¿Hay implicaciones contractuales que considerar? Por ejemplo, ¿los compromisos con proveedores externos serán insatisfechas debido a este cambio?

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Aprobar solicitudes de cambio de proyecto

También es importante definir quién puede aprobar, o no puede aprobar, los cambios solicitados. Es común definir varios niveles de autoridad para que los cambios de rutina se puedan tratar con eficacia, mientras que los cambios significativos reciben el nivel necesario de atención del administrador.

Cuando un cambio propuesto afecta al ámbito del proyecto, debe considerarse una decisión empresarial que requiera la aprobación del patrocinador del proyecto. Cuando no se ve afectado el ámbito, el equipo del proyecto y el patrocinador pueden decidir que el jefe de proyecto tiene la capacidad de aprobar el cambio dentro de ciertos límites. En algunos proyectos, las tarjetas de control de cambios se crean y se reúnen regularmente para considerar y aprobar solicitudes de cambio. Es posible que haya diferentes paneles de control de cambios en la organización, que controlan varios tipos de solicitudes de cambio. Por ejemplo, un panel de control de cambios técnicos podría considerar los problemas tecnológicos.

Una forma sencilla de resumir las directrices para aprobar solicitudes de cambio se encuentra en una tabla como la siguiente, que se basa en un proyecto de muestra:

Tipo de cambio

Descripción general

Criterios

Aprobador

¿Es necesaria PCR?

Principal

Representa un cambio significativo en el ámbito, programación o presupuesto del proyecto.

Adición de un nuevo requisito o expansión de un requisito empresarial existente

Retraso de programación de más de 14 días, o retrasar la fecha de finalización del proyecto

Requiere una financiación adicional de $100.000 o más

Panel de control de cambios de proyecto

Principal

Representa el cambio en el ámbito, programación o presupuesto del proyecto

Aclaración de los requisitos empresariales

Retraso de programación de menos de 14 días que no afecta a la fecha de finalización del proyecto

Requiere una financiación adicional de menos de $100.000

Jefe de proyecto

Secundario

Cambio de rutina con poco o ningún impacto en el proyecto

No cambia las fechas de finalización de hitos

El impacto sobre el presupuesto del proyecto es menor que $X o X%

Jefe de proyecto

No

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El gran beneficio

Los equipos del proyecto siempre están ansiosos por obtener la ejecución del proyecto, a veces a costa de una planificación eficaz. Resulta tentador tomar métodos abreviados y suponer que lo averiguarás a medida que avanzas. Tener un proceso de control de cambios bien desarrollado, antes de que se produzcan los cambios, tendrá grandes beneficios y mejores resultados generales del proyecto. Si se saca el subjetividad del control de cambios, el equipo del proyecto se encargará de controlar las fluctuaciones de manera eficaz. Un plan de administración de cambios detallado bien diseñado que los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas ahorrarán tiempo y dinero, lo que los jefes de proyecto nunca tendrán suficiente.

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Acerca de la autora     Jane Suchan es un administrador de programas con experiencia en la supervisión de iniciativas empresariales de nivel empresarial y en el desarrollo de metodologías de administración de proyectos. Jane vidas, Madrid.

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