Cómo funciona el control de versiones en listas y bibliotecas

Cuando el control de versiones está habilitado en una lista o biblioteca, puede almacenar, realizar un seguimiento y restaurar elementos de una lista y archivos en una biblioteca siempre que cambien. El control de versiones, combinado con otras opciones de configuración, como la desprotección, le proporciona el control del contenido publicado en su sitio. También puede usar el control de versiones para ver o restaurar una versión antigua de una lista o biblioteca.

Información general sobre el control de versiones

Cualquier persona con permiso para administrar listas puede activar o desactivar el control de versiones para una lista o biblioteca. El control de versiones está disponible para elementos de lista en todos los tipos de lista predeterminados, incluidos calendarios, listas de seguimiento de problemas y listas personalizadas. También está disponible para todos los tipos de archivo que se pueden almacenar en bibliotecas, incluidas las páginas de elementos web. Para obtener más información sobre cómo configurar y usar el control de versiones, vea Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Nota: Si es un cliente Microsoft 365, el control de versiones ahora está activado de forma predeterminada al crear una nueva biblioteca o lista y guardará automáticamente las últimas 500 versiones de un documento. Esto le ayudará a evitar la pérdida de documentos o datos importantes. Si tiene bibliotecas o listas existentes en el sitio o en el sitio de grupo que no tienen habilitado el control de versiones, puede activar el control de versiones en cualquier momento.

Puede usar el control de versiones para:

  • Realizar un seguimiento del historial de una versión    Cuando el control de versiones está habilitado, puede ver cuándo se cambió un elemento o archivo y quién lo cambió. También puede ver cuándo se cambiaron las propiedades (información sobre el archivo). Por ejemplo, si alguien cambia la fecha de vencimiento de un elemento de lista, esa información aparece en el historial de versiones. También puede ver los comentarios que hacen los usuarios cuando revisan archivos en bibliotecas.

  • Restaurar una versión anterior    Si ha cometido un error en una versión actual, si la versión actual está dañada o si simplemente le gusta mejor una versión anterior, puede reemplazar la versión actual por una anterior. La versión restaurada se convierte en la nueva versión actual.

  • Ver una versión anterior    Puede ver una versión anterior sin sobrescribir la versión actual. Si está viendo el historial de versiones dentro de un documento Microsoft Office, como un archivo de Word o Excel, puede comparar las dos versiones para determinar cuáles son las diferencias.

Si la lista o biblioteca limita las versiones, asegúrese de que los colaboradores son conscientes de que las versiones anteriores se eliminarán cuando se alcance el límite de versiones.

Cuando el control de versiones está habilitado, las versiones se crean en las situaciones siguientes:

  • Cuando se crea un elemento de lista o un archivo por primera vez o cuando se carga un archivo.

    Nota: Si se requiere la desprotección de archivos, debe comprobar el archivo para crear su primera versión.

  • Cuando se carga un archivo que tiene el mismo nombre que un archivo existente.

  • Cuando se cambian las propiedades de un elemento de lista o archivo.

  • Cuando se abre Office y se guarda un documento. Después de abrir de nuevo un documento, se creará una nueva versión después de guardar una edición.

  • Periódicamente, al editar y guardar Office documentos. No todas las ediciones y los guardados crean nuevas versiones. Al guardar ediciones con frecuencia, por ejemplo, cada nueva versión captura un punto en el tiempo en lugar de cada edición individual. Esto es común cuando el autoguardado está habilitado.

  • Durante la coautoría de un documento, cuando un usuario diferente comienza a trabajar en el documento o cuando un usuario hace clic en guardar para cargar cambios en la biblioteca. 

Puede haber hasta tres versiones actuales de un archivo en un momento dado: la versión desprotegida, la versión secundaria o borrador más reciente y la versión principal o publicada más reciente. Todas las demás versiones se consideran versiones históricas. Algunas versiones actuales solo son visibles para los usuarios que tienen permisos para verlos.

Normalmente, una versión principal representa un hito, como un archivo enviado para revisión o publicación, mientras que una versión secundaria es un trabajo en curso que no está listo para que todos los participantes del sitio puedan leer. Según el funcionamiento del equipo, es posible que el equipo necesite sus versiones secundarias más recientes, como una versión que se ha editado recientemente. Con el tiempo, es posible que su equipo tenga menos probabilidades de necesitar una versión secundaria anterior.

Algunas organizaciones controlan las versiones principales y secundarias de los archivos de sus bibliotecas. Otros solo hacen un seguimiento de las versiones principales. Las versiones principales se identifican por números enteros, como 5,0; las versiones secundarias se identifican mediante números decimales, como 5,1.

La mayoría de las organizaciones usan versiones secundarias cuando los archivos están en desarrollo y versiones principales cuando se alcanzan determinados hitos o cuando los archivos están listos para ser revisados por un amplio público. En muchas organizaciones, el borrador de seguridad está configurado para permitir que solo el propietario de un archivo y las personas que tienen permisos aprueben archivos. Esto significa que ninguna otra persona puede ver las versiones secundarias hasta que se publique una versión principal.

Las versiones principales están disponibles para listas, pero las versiones secundarias no están disponibles. Cada versión de un elemento de lista se numera con un número completo. Si su organización requiere la aprobación de los elementos de una lista, los elementos permanecerán en estado Pendiente hasta que alguien que tenga permisos para aprobarlos los apruebe. Cuando se encuentran en estado Pendiente, se numeran con números decimales y se denominan borradores.

Para obtener más información sobre cómo habilitar y configurar el control de versiones, incluidas las versiones principales y secundarias, vea Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Los números de versión se agregan automáticamente cada vez que crea una nueva versión. En una lista o biblioteca que tiene habilitado el control de versiones principales, las versiones tienen números enteros, como 1.0, 2.0, 3.0, y así sucesivamente. En las bibliotecas, el administrador puede habilitar el control de versiones para las versiones principales y secundarias. Cuando se realiza un seguimiento de las versiones secundarias, tienen números decimales como 1.1, 1.2, 1.3, y así sucesivamente. Cuando una de esas versiones se publica como una versión principal, su número se convierte en 2.0. Las versiones secundarias siguientes están numeradas 2.1, 2.2, 2.3, y así sucesivamente.

Al descartar una desprotección, el número de versión no cambia. Si la versión más reciente era la 3.0, se mantiene en 3.0 después de descartar la desprotección.

Al eliminar una versión, la versión va a la Papelera de reciclaje y su número va con ella. El Historial de versiones mostrará los números de versión restantes. Los otros números de versión no cambian. Por ejemplo, si tiene un documento que tiene versiones secundarias 4.1 y 4.2 y decide eliminar la versión 4.1, el historial de versiones resultante solo muestra las versiones 4.0 y 4.2. La siguiente imagen muestra esto.

Para obtener más información sobre cómo habilitar y configurar el control de versiones, incluidas las versiones principales y secundarias, vea Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Historial de versiones con una versión secundaria eliminada

Puede configurar quién puede ver borradores de elementos de lista y archivos. Los borradores se crean en dos situaciones:

  • Cuando se crea o actualiza una versión secundaria de un archivo en una biblioteca que realiza un seguimiento de las versiones principales y secundarias.

  • Cuando se crea o actualiza un elemento de lista o archivo, pero aún no se aprueba en una lista o biblioteca en la que se requiere la aprobación de contenido.

Al realizar un seguimiento de las versiones principales y secundarias, puede especificar si los usuarios deben tener permiso para editar archivos antes de poder ver y leer una versión secundaria. Cuando se aplica esta configuración, las personas que tienen permiso para editar el archivo pueden trabajar en el archivo, pero aquellos que solo tienen permiso para leer el archivo no pueden ver la versión secundaria. Por ejemplo, es posible que no quiera que todos los usuarios que tienen acceso a la biblioteca vean comentarios o revisiones mientras se edita un archivo. Si se realiza un seguimiento de las versiones principales y secundarias y nadie ha publicado una versión principal todavía, el archivo no es visible para las personas que no tienen permiso para ver los elementos de borrador.

Cuando se requiere la aprobación de contenido, puede especificar si los archivos que están pendientes de aprobación pueden ser vistos por personas con permiso para leer, personas con permiso para editar o solo el autor y las personas con permiso para aprobar elementos. Si se realiza un seguimiento de las versiones principales y secundarias, el autor debe publicar una versión principal para poder enviar el archivo para su aprobación. Cuando se requiere la aprobación de contenido, las personas que tienen permiso para leer contenido pero no tienen permiso para ver los elementos de borrador verán la última versión aprobada o principal del archivo.

Independientemente de si las personas tienen permiso para editar un archivo o no, si los usuarios buscan un archivo que está en versión secundaria, no obtienen resultados para él.

Algunas organizaciones permiten versiones ilimitadas de archivos y otras aplican limitaciones. Después de comprobar la versión más reciente de un archivo, es posible que descubra que falta una versión anterior. Si la versión más reciente es 101.0 y observa que ya no hay una versión 1.0, significa que el administrador configuró la biblioteca para permitir solo 100 versiones principales de un archivo. La adición de la versión 101 hace que se elimine la primera versión. Solo quedan las versiones 2.0 a 101.0. De forma similar, si se agrega una versión 102, solo permanecerán las versiones 3.0 a 102.0.

El administrador también puede decidir limitar el número de versiones secundarias a solo las de un número establecido de las versiones más recientes. Por ejemplo, si se permiten 100 versiones principales, es posible que el administrador decida conservar borradores menores solo para las cinco versiones principales más recientes. El número predeterminado de versiones secundarias entre las versiones principales es 511. Si intenta guardar otra versión secundaria, verá un mensaje de error que le indica que primero debe publicar el documento.

En una biblioteca que limita el número de versiones principales para las que mantiene versiones secundarias, las versiones secundarias se eliminan para las versiones principales anteriores cuando se alcanza el límite de versiones. Por ejemplo, si conserva borradores para solo 100 versiones principales y su equipo crea 105 versiones principales, solo se conservarán las versiones principales para las versiones más tempranas. Las versiones secundarias que están asociadas con las cinco versiones principales más tempranas (como 1.2 o 2.3) se eliminan, pero las versiones principales (1, 2, y así sucesivamente) se mantienen, a menos que la biblioteca también limite las versiones principales.

Limitar el número de versiones suele ser una buena práctica. Esto significa que puede conservar espacio en el servidor y reducir el desorden para los usuarios. Pero, si su organización tiene que guardar todas las versiones por motivos legales u otros motivos, no aplique ningún límite.

Para obtener más información sobre cómo habilitar y configurar el control de versiones, incluidos los límites, vea Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Notas: Tanto SharePoint en Microsoft 365 como Servidor de SharePoint, tanto para biblioteca Configuración como para Configuración lista, permiten hasta 511 versiones secundarias por versión principal. Este número no se puede cambiar.

  • Bibliotecas

    • El control    deSharePoint en Microsoft 365 requiere el control de versiones para bibliotecas; Servidor de SharePoint permite seleccionar Sin control de versiones como opción.

    • Las versionesSharePoint en Microsoft 365    biblioteca Configuración permite un rango de 100-50000 versiones principales; Servidor de SharePoint biblioteca Configuración permite un rango de 1-50000 versiones principales.

    • Versiones secundarias    Tanto SharePoint en Microsoft 365 como Servidor de SharePoint biblioteca Configuración un rango de 1-50000 versiones principales permitidas para tener versiones secundarias.

  • Listas

    • Control de versiones    Tanto SharePoint en Microsoft 365 como Servidor de SharePoint lista Configuración le permiten deshabilitar el control de versiones.

    • Versiones principales    Tanto SharePoint en Microsoft 365 como Servidor de SharePoint lista Configuración permiten un rango de 1-50000 versiones principales.

    • Versiones secundarias    Tanto SharePoint en Microsoft 365 como Servidor de SharePoint lista Configuración un rango de 1-50000 versiones principales permitidas para tener versiones secundarias.

  • Si es un cliente Microsoft 365, el control de versiones se activa automáticamente al crear una biblioteca o lista.

  • Por Servidor de SharePoint, el control de versiones se activa automáticamente al crear una biblioteca, pero no al crear una lista.

Cualquier persona con permiso para administrar listas puede activar o desactivar el control de versiones. En muchos sitios que es la misma persona que administra el sitio, porque las listas y bibliotecas heredan permisos del sitio. Además de habilitar el control de versiones, el propietario del sitio (u otra persona que administra la lista o biblioteca) decide si necesita aprobación de contenido, quién puede ver los elementos de borrador y si es necesario realizar la desprotección. Cada una de estas decisiones tiene un impacto en el funcionamiento del control de versiones. Por ejemplo, si la persona que administra una biblioteca decide requerir la desprotegción, los números de versión solo se crean cuando se ha registrado un archivo. Si se requiere la aprobación de contenido, los números de versión principales no se aplicarán hasta que alguien que tenga permiso para hacerlo apruebe los archivos.

Importante: Si las personas que trabajan en la biblioteca planean trabajar en coautoría de documentos, no configure la biblioteca para que requiera la desproteción. Las personas no pueden trabajar como coautores cuando los documentos que necesitan están desproteados.

Para obtener información sobre cómo activar el control de versiones de una lista o biblioteca, vea Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Si el control de versiones está habilitado en la biblioteca, la persona que lo configura determina si debe realizar un seguimiento de las versiones principales y secundarias y también determina quién puede ver las versiones secundarias. En la mayoría de los casos, cuando se requiere la aprobación de contenido, solo el propietario del archivo y las personas que tienen permiso para aprobar elementos pueden ver las versiones secundarias. En otras bibliotecas, cualquier persona que pueda editar archivos en la biblioteca o cualquier persona que tenga permiso de lectura para la biblioteca, puede ver todas las versiones. Una vez aprobada una versión, todos los usuarios que tienen permiso de lectura para la lista o biblioteca pueden ver la versión.

Aunque las listas no tienen versiones principales y secundarias, cualquier elemento que esté en estado Pendiente se considera un borrador. En la mayoría de los casos, solo el creador del elemento y las personas que tienen permisos de Control total o Diseño pueden ver borradores. Un borrador aparece en Estado pendiente para esas personas, pero otros solo ven la versión aprobada más reciente en el historial de versiones. Si el archivo se rechaza, permanecerá en estado Pendiente hasta que alguien que tenga los permisos necesarios lo elimine.

De forma predeterminada, un elemento o archivo pendiente solo es visible para su creador y para las personas con permiso para administrar listas, pero puede especificar si otros grupos de usuarios pueden ver el elemento o archivo. Si la biblioteca está configurada para realizar un seguimiento de las versiones principales y secundarias, la persona que edite el archivo primero debe publicar una versión principal del archivo.

Para obtener más información sobre cómo configurar la aprobación de documentos, vea Requerir la aprobación de elementos en unalista de sitios o biblioteca.

Nota: El borrador de seguridad, en algunas listas y bibliotecas, está configurado para permitir que todos los usuarios del sitio vean las versiones Pendientesy Aprobadas.

Cuando desvía un archivo de una biblioteca que tiene el control de versiones activado, se crea una nueva versión cada vez que lo vuelve a comprobar. Y, si las versiones principales y secundarias están activadas, puede decidir, en el momento de la facturación, qué tipo de versión está comprobando. En las bibliotecas en las que se requiere la desprotección, las versiones solo se crean al hacer el check-in.

En las bibliotecas en las que no es necesario realizar la desprotección, se crea una nueva versión la primera vez que se guarda después de abrir el archivo. Cada guardado posterior sobrescribe la versión que creó con el primer guardado. Si cierra la aplicación y vuelve a abrir el documento, la primera vez que guarde producirá una versión. Esto puede hacer que el número de versiones proliferase muy rápidamente.

Para obtener más información sobre la entrada y salida, vea Desestechar, comprobar o descartar cambios en los archivos de una biblioteca.

Importante: Si está trabajando en coautoría en un documento, no lo compruebe a menos que tenga una buena razón para impedir que otros usuarios trabajen en el documento.

Requerir des check-out puede ayudar a su equipo a sacar el máximo partido al control de versiones, ya que los usuarios designan específicamente cuándo se va a crear una versión. Una versión solo se crea cuando alguien desvía un archivo, lo cambia y, después, lo vuelve a comprobar. Cuando no es necesario realizar la des check-out, se crea una versión cuando alguien guarda por primera vez un archivo y esta versión se actualiza cuando la persona lo cierra. Si esa persona u otra persona abre y guarda el archivo de nuevo, se crea otra versión. Dependiendo de la situación, es posible que no tenga la intención de crear varias versiones, por ejemplo, si debe cerrar un archivo para asistir a una reunión antes de terminar de realizar cambios en el archivo.

Cuando se requiere la des check-out, los usuarios no pueden agregar archivos, cambiar archivos o cambiar las propiedades del archivo sin desaltemar primero el archivo. Cuando los usuarios comprueban archivos, se les pide que proporcionen comentarios sobre los cambios realizados, lo que ayuda a crear un historial de versiones más significativo.

Nota: Si la biblioteca almacenará Microsoft Project archivos (.mpp) sincronizados con listas de tareas en su sitio, la casilla Requerir des check-out debe estar desactivada.

Para obtener más información sobre cómo solicitar la desprotección, vea Configurar una biblioteca para requerir la desprotección de archivos.

Las listas y bibliotecas tienen permisos relacionados con el control de versiones y des check-out que varían en función del nivel de permisos que se aplique a un usuario o a un grupo específico. Alguien que puede editar niveles de permisos puede configurar estos permisos de forma diferente o puede crear un grupo nuevo con niveles de permisos personalizados.

Estos permisos permiten flexibilidad en la forma de administrar la biblioteca. Por ejemplo, es posible que desee que alguien pueda eliminar versiones de un archivo sin tener permiso para eliminar el archivo en sí. El permiso para eliminar versiones no es el mismo que el permiso para eliminar elementos,por lo que puede proporcionar un nivel de control personalizado.

En la tabla siguiente se muestran los permisos relacionados con el control de versiones y des check-out y los niveles de permisos predeterminados a los que se aplican.

Permiso

Nivel de permisos predeterminado

Ver versiones

Control total, diseño, contribución y lectura

Eliminar versiones

Control total, diseño y contribución

Invalidar desprotección

Control y diseño completos

Aprobar elementos

Control y diseño completos

Para obtener más información sobre los permisos, vea Descripción de los niveles de permisos.

Nos Deja un comentario

¿Le resultó útil este artículo? Si es así, indíquenoslo en la parte inferior de la página. Si no le resultó útil, díganos si algo le pareció confuso o faltaba información. Indique su versión de SharePoint, del sistema operativo y del explorador. Usaremos sus comentarios para revisar el contenido, agregar información y actualizar el artículo.

¿Necesita más ayuda?

Ampliar sus conocimientos
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Unirse a Microsoft Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¿Cómo de satisfecho está con la calidad de la traducción?

¿Qué ha afectado a tu experiencia?

¿Algún comentario adicional? (Opcional)

¡Gracias por sus comentarios!

×