Compartir un formulario o cuestionario para colaborar

Compartir un formulario o cuestionario para colaborar

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Nota: La característica Compartir para colaborar solo está disponible para office 365 Educación y aplicaciones de Microsoft 365 para clientes empresariales. Para acceder a Compartir para colaborar,inicia sesión con tu cuenta educativa o laboral.

Al invitar a otros usuarios a colaborar en el formulario o cuestionario, los coautores pueden ayudar a agregar contenido, analizar respuestas y compartir el formulario con otros usuarios.

Compartir un formulario o cuestionario para colaborar

  1. En Microsoft Forms, abra el formulario o cuestionario que desea compartir para colaborar.

  2. Seleccione el botón Colaborar o Duplicar Icono de Microsoft Forms para colaborar o duplicar un formulario .

    Nota: Estamos implementando lentamente el punto de entrada para obtener acceso a la opción de compartir el formulario para colaborar. Si no ve el botón Colaborar o Duplicar Icono de Microsoft Forms para colaborar o duplicar un formulario , seleccione el botón Compartir y continúe con el paso siguiente.

  3. En Compartir para colaborar,seleccione Botón Agregar Obtener un vínculo para ver y editar.

  4. Seleccione una de las siguientes opciones de permisos de colaboración:

    • Los usuarios con una cuenta de Office 365 para el trabajo o la escuela pueden ver y editar: a cualquier persona con una cuenta de office 365 para el trabajo o la escuela, dentro o fuera de su organización, se le asignan permisos de coautoría y puede ver y editar el formulario.

      Notas: 

      • Si ha iniciado sesión con una cuenta de GCC, solo puede crear en coautoría un formulario con otros usuarios de su espacio empresarial. Si el administrador ha habilitado el usocompartido externo, puede crear en coautoría un formulario con usuarios fuera de su espacio empresarial, pero solo dentro del entorno de GCC. Obtenga más información sobre los entornos de Office 365 Government US.

      • El uso compartido externo no está disponible para entornos GCC High y DoD. Obtenga más información sobre lasMicrosoft Forms características entre las ofertas generales de aplicaciones de Microsoft 365 para empresas y las disponibles para entornos de nube de la comunidad gubernamental (GCC), GCC High y DoD.

    • Las personas de mi organización pueden ver y editar: a cualquier persona de su organización se le asignan permisos de coautoría y puede ver y editar el formulario.

    • Personas específicas de mi organización pueden ver y editar: solo las personas o grupos de la organización que especifique tienen asignados permisos de coautoría y pueden ver y editar el formulario.

    Notas: 

    • Para colaborar en un formulario con personas específicas de su organización, solo se pueden seleccionar los usuarios con un buzón de Office 365 válido. Los usuarios con otros buzones, como los hospedados en servidores de Microsoft Exchange dedicados y a los que se tiene acceso a través de API de REST, no son compatibles. Más información.

    • Puede designar hasta 100 coautores para un único formulario y puede ser una combinación de personas o grupos. Un grupo cuenta como un coautor (sin importar cuántos usuarios pertenezcan al grupo).

  5. Seleccione Copiar. Ahora puede pegar este vínculo siempre que sus coautores puedan acceder a él, como en un correo electrónico, un bloc de notas o Teams.

    Notas: 

    • Cualquier persona que haya especificado como coautor que tenga acceso al vínculo de colaboración del formulario podrá ver y editar tanto preguntas como datos de respuesta.

    • Cualquier persona que no haya especificado como coautor no podrá usar el vínculo de colaboración para obtener acceso a su cuestionario o formulario.

Al compartir un formulario o cuestionario para colaborar, sigue siendo el propietario y permanece en el portal de formularios, pero los coautores pueden verlo y editarlo a través del vínculo que compartió con ellos. En la parte superior del formulario o cuestionario que ha compartido, puede ver las iniciales de cada persona que está realizando modificaciones.

También verá iconos de visualización con iniciales de personas o grupos junto a cada sección que se está editando actualmente.

Iniciales del colaborador al lado de las preguntas de cuestionario

Nota: Los coautores no pueden modificar los niveles de colaboración de permisos. Por ejemplo, si, como propietario del formulario, ha establecido permisos para,Los usuarios de mi organización pueden ver y editar, los coautores no podrán cambiar ese nivel de permisos a otro (por ejemplo, los usuarios con una cuenta profesional o educativa de Office 365pueden ver y editar). Al ser el propietario del formulario, usted es el único que puede seleccionar una configuración de permisos diferente.

Dejar de compartir un formulario o cuestionario

  1. En Microsoft Forms, abra el formulario o cuestionario que tiene el vínculo de colaboración.

  2. Seleccione el botón Colaborar o Duplicar Icono de Microsoft Forms para colaborar o duplicar un formulario .

    Nota: Estamos implementando lentamente el punto de entrada para obtener acceso a la opción de compartir el formulario para colaborar. Si no ve el botón Colaborar o Duplicar Icono de Microsoft Forms para colaborar o duplicar un formulario , seleccione el botón Enviar y continúe con el paso siguiente.

  3. Seleccione el botón papelera junto al cuadro de texto que muestra el vínculo del formulario.

  4. Seleccione Quitar vínculo para quitar permanentemente el vínculo de colaboración. (Seleccione Cancelar si cambia de opinión y no desea quitar el vínculo de colaboración).

    Una vez que haya quitado el vínculo de colaboración, es inutilizable para cualquier persona que intente hacer clic o pulsar en él. No puede volver a crear el mismo vínculo de colaboración y tendrá que obtener uno nuevo y único para compartirlo con otros usuarios.

Escenarios de permisos de uso compartido

Es posible que tenga que revisar los permisos de coautoría en cualquier momento durante el proceso de colaboración del formulario o cuestionario. Estos son algunos escenarios comunes que puede encontrar e información importante para tener en cuenta cada uno.

Si es un profesor que usa Microsoft Teams para asignar cuestionarios a los alumnos, otros profesores de su canal de Teams se agregarán automáticamente como coautores en todos los formularios de grupo creadospara ese equipo. Si es el autor original de un formulario creado dentro del canal de Teams y decide quitar el vínculo de colaboración (a través del icono Eliminar- papelera), los profesores de su canal de Teams seguirán siendo coautores y podrán acceder al formulario con ese vínculo de colaboración.

Si usa el elemento web Microsoft Forms para insertar un formulario en una página de SharePoint y elige mostrar los resultados del formulario en la página, SharePoint generará automáticamente un vínculo a ese formulario y cualquier persona que lo tenga podrá ver un resumen de las respuestas. Si está colaborando en un formulario con personas específicas de su organización, no podrán insertar ese formulario en una página de SharePoint siempre y cuando un vínculo de resumen no esté ya activo. Si ya ha creado un vínculo de resumen al formulario, los coautores podrán insertar ese formulario en una página de SharePoint y compartir un resumen de las respuestas con cualquier persona.

Los coautores pueden ver y realizar modificaciones en el formulario en sus dispositivos móviles. Como propietario del formulario, no podrá agregar o quitar personas o grupos de la lista de coautores con su dispositivo móvil.

Nota: Estamos implementando gradualmente una nueva experiencia para Formularios en dispositivos móviles. Esta característica estará disponible próximamente.

Si está colaborando en un formulario con personas específicas de su organización, solo usted, como propietario del formulario, puede crear un vínculo de resumen para el formulario si aún no existe uno. Los coautores aún pueden copiar y compartir el vínculo de resumen, pero no pueden crear uno ellos mismos. En otros modos de colaboración no establecidos para personas específicas de su organización, los coautores pueden crear nuevos vínculos de resumen.

Tenga en cuenta también que, si comparte las respuestas del formulario con cualquier persona de su organización y, a continuación, decide compartir solo con personas específicas de su organización, cualquier vínculo de uso compartido de resumen que ya existe puede ser accedido por cualquier persona dentro o fuera de su organización. Puede eliminar un vínculo de resumen existente para desactivarlo, lo que reducirá el acceso a los datos de las respuestas. Para ello, vaya a la pestaña Respuestas > Más opciones Botón Más opciones > Obtener un vínculo de resumen > Quitar vínculo (icono de papelera).

Nota: Puede crear un nuevo vínculo de resumen si desea compartirlo con un nuevo público, pero este nuevo vínculo de resumen seguirá siendo accesible para cualquier persona que lo tenga en cuenta.

Supongamos que inicialmente comparte el cuestionario o formulario para colaborar con todos los usuarios de su organización y generar un vínculo de colaboración con él. A continuación, decide colaborar solo con personas específicas de su escuela u organización. El vínculo de colaboración seguirá funcionando para esas personas específicas, pero no para cualquier otra persona que haya perdido permisos en el formulario.

  • Si está compartiendo el cuestionario o formulario con personas específicas y, por ejemplo, decide proporcionar permisos de coautoría con toda la escuela u organización, perderá esa lista de personas que especificó originalmente. Si vuelve a compartir con personas específicas, tendrá que volver a pasar por el proceso de designación de a quién desea agregar como coautores.

  • Si decide compartir permisos de coautoría con toda la escuela u organización, pero ha creado previamente un vínculo de colaboración para compartirlo solo con personas específicas, ese vínculo seguirá funcionando para esas personas específicas, ya que pertenecen a su escuela u organización.

Cualquier persona de su organización puede ver el contenido de un grupo público y cualquier persona de su organización puede unirse al grupo. Si tiene un formulario de grupo dentro de un grupo público, todos los miembros de su organización pueden ver y editar ese formulario, independientemente de si comparte el formulario solo con personas específicas.

Si desanclar un formulario compartido con usted en la pestaña Compartido conmigo de https://office.com,no perderá los permisos de ese formulario siempre que tenga posesión del vínculo.

Si alguien de la lista de permisos de coautoría pierde el vínculo al formulario, no es necesario volver a agregarlo a la lista. Siga los pasos mencionados en este artículo para volver a obtener el vínculo de colaboración y compartirlo con su coautor.

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