Compartir y acceder a un calendario con permisos de edición o delegación en Outlook

En el nuevo Outlook, puede conceder a cualquier persona de su organización acceso editor o delegado a su calendario.

¿Cuál es la diferencia entre permisos de edición y delegados de permisos?

• Los editores pueden asignarse al calendario principal (denominado “Calendario”) o a cualquier otro calendario que haya creado.
• Los delegados solo pueden asignarse al calendario principal. Los delegados pueden programar reuniones y responder a ellas en su nombre.

Asignar solo permisos de edición

1. En el nuevo Outlook, desde el panel de navegación, seleccione Calendario.

2. En la pestaña Inicio, seleccione Compartir Calendar.

3. En la página Uso compartido y permisos, escriba la dirección de correo electrónico de la persona con la que desea compartir el calendario. Aunque puede compartir su calendario con más de una persona, solo puede agregar una persona a la vez.

4. Después de agregar a la persona que desea administrar el calendario, seleccione la lista desplegable junto a su nombre y elija el nivel de acceso que desea que tenga.

5. Seleccione Puede editar para concederle permiso para realizar cambios en el calendario.

   • Con las opciones Puede ver si estoy ocupado, Puede ver títulos y ubicaciones y Puede ver todos los detalles, los otros usuarios pueden ver el calendario, pero no realizar cambios en él. El acceso para personas de fuera de la organización está limitado a estas opciones.

Asignar permisos de delegado

Los delegados no solo pueden editar el calendario, sino que también pueden programar reuniones y responder a ellas en su nombre.

1. En el nuevo panel de navegación de Outlook, seleccione Calendario.

2. En la pestaña Inicio, seleccione Compartir Calendar.

3. En la página Uso compartido y permisos , escriba el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona con quien desea compartir su calendario y asigne acceso delegado. Aunque puede compartir su calendario con más de una persona, solo puede agregar una persona a la vez desde Outlook en la Web.

4. Después de agregar a la persona que desea administrar el calendario, seleccione la lista desplegable junto a su nombre y elija el nivel de acceso que desea que tenga.

   • Seleccione Delegado para darle el mismo permiso que a un editor, sumado a la capacidad de recibir y responder solicitudes de reunión en su nombre. Para permitir que el delegado vea los eventos en el calendario que marcó como privados, active la casilla Permitir que el delegado vea los eventos privados. Para permitir que el delegado administre las categorías, active la casilla Permitir que el delegado administre las categorías.
     

     Nota

     Los elementos de calendario con la marca Privado están protegidos. La mayoría de los usuarios con los que comparta el calendario ven solo la hora de los elementos marcados como Privados, no el asunto, la ubicación u otros detalles. La excepción es que puede Permitir al delegado ver los eventos privados marcando la casilla.

5. Cuando termine de agregar la persona con quien quiere compartir su calendario y haya elegido el permiso que desea concederle, seleccione Compartir. Si decide no compartir su calendario en este momento, seleccione Quitar.
   La persona con la que ha compartido el calendario recibirá un mensaje de correo electrónico informándole de ello. Cuando esa persona seleccione el botón Aceptar de la invitación, el calendario se agregará a su lista de calendarios.

6. Una vez que haya dado a alguien acceso delegado a su calendario, verá una opción adicional en Uso compartido y permisos que le permite controlar cómo se procesan las convocatorias de reunión y las respuestas. Si tiene varios delegados, tendrá que hacer esto para cada uno de los delegados.

7. En Delegados, junto a Enviar invitaciones y respuestas a, seleccione una de las siguientes opciones:

   • Solo delegados. Las convocatorias de reunión y las respuestas a reuniones se envían solo a los delegados.
   • Delegar y enviarme una copia Las convocatorias de reunión y las respuestas se le envían a usted y a sus delegados. Solo los delegados ven la opción para aceptar o rechazar una convocatoria de reunión, mientras que la notificación que se le envía a usted parecerá un correo electrónico normal. Sin embargo, puede responder a la reunión si abre el elemento de calendario y escribe una respuesta.
   • Tanto mi delegado como yo Las convocatorias de reunión y las respuestas se envían tanto a usted como a sus delegados. Tanto usted como los delegados pueden responder a la invitación de reunión.

8. Si decide no compartir su calendario con alguien, en Delegados, seleccione Quitar para la persona que ya no desea que actúe como delegado.

Dejar de compartir un calendario

Si desea dejar de compartir su calendario con alguien, use Outlook en la Web para quitar sus permisos.

1. En el nuevo Outlook, desde el panel de navegación, seleccione Calendario.
2. En la pestaña Inicio, seleccione Compartir Calendar.
   De forma predeterminada, el calendario principal se denomina “Calendario”. Si ha creado otros calendarios, puede seleccionar uno de ellos en su lugar. No puede quitar permisos de uso compartido de los calendarios de otras personas.
3. Seleccione Quitar junto a la persona con la que desea dejar de compartir su calendario.
   Ahora, la persona ya no está entre la lista de personas que tienen acceso a su calendario. Si la persona se encuentra dentro de su organización, el calendario se quitará de su lista de calendarios. Si la persona se encuentra fuera de su organización, su copia de su calendario no se quitará, pero ya no se sincronizará con el calendario ni recibirá actualizaciones.

Convertir a alguien en mi delegado en Outlook clásico

Un delegado recibe automáticamente los permisos de Enviar en nombre. De forma predeterminada, el delegado solo puede leer las solicitudes de reunión y las respuestas. Al delegado no se le concede permiso para leer otros mensajes en la bandeja de entrada.

2. En el cuadro de diálogo, seleccione Agregar.
   Si Agregar no aparece, es posible que no exista una conexión activa entre Outlook y Exchange. La barra de estado de Outlook muestra el estado de la conexión.

3. Escriba el nombre de la persona que desea designar como delegado o busque y, luego, seleccione el nombre en la lista de resultados de la búsqueda.

   Nota

   El delegado debe ser una persona de la Lista global de direcciones (GAL) de Exchange de la organización.

4. Seleccione Agregar y, a continuación, Aceptar.

5. En el cuadro de diálogo Permisos de delegado, acepte la configuración predeterminada o seleccione niveles de acceso personalizados a las carpetas de Exchange.
   Si un delegado necesita permiso solamente para trabajar con convocatorias de reunión y respuestas, bastan los permisos predeterminados, como El delegado recibe copia de los mensajes de reunión que se me envíen. Puede dejar la configuración de permisos de la Bandeja de entada establecida en Ninguno. Las convocatorias de reunión y las respuestas irán directamente a la Bandeja de entrada del delegado.

   Nota

   De forma predeterminada, el delegado tiene el permiso Editor (puede leer, crear y modificar elementos) para la carpeta Calendario. Cuando el delegado responde a una reunión en su nombre, la reunión se agrega automáticamente a su carpeta Calendario.

6. Para enviar un mensaje al delegado para comunicarle los permisos que ha cambiado, active la casilla de verificación Enviar automáticamente un mensaje al delegado con los permisos en activo.

7. Si lo desea, active la casilla de verificación El delegado puede ver mis elementos privados.

   Importante

   Esta configuración afecta a todas las carpetas de Exchange. Esto incluye todas las carpetas de Correo, Contactos, Calendar, Tareas, Notas y Diario. No hay ninguna manera de conceder acceso a elementos privados solo en carpetas especificadas.

8. Seleccione Aceptar.

   Nota

   • Los mensajes enviados con el permiso Envío en nombre de incluyen el nombre del delegado y el suyo propio junto al cuadro De. Cuando se envía un mensaje con permisos de Enviar como, solo aparece su nombre.
   • Una vez que agregue a alguien como delegado, esta persona podrá agregar su buzón de Exchange a su perfil de Outlook. Para obtener instrucciones, consulte Administrar elementos de correo y calendario de otra persona.

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Cambiar los permisos de un delegado

2. Seleccione el nombre del delegado al que desea cambiar los permisos y, a continuación, seleccione Permisos.

   Nota

   Si desea quitar todos los permisos de acceso delegado, no seleccione Permisos , sino Quitar y omita el resto de estos pasos.

3. Cambie los permisos de cualquier carpeta de Outlook a la que tenga acceso el delegado.

4. Para enviar un mensaje al delegado para indicarle los permisos que ha cambiado, active la casilla de verificación Enviar automáticamente un mensaje al delegado con los permisos en activo.

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Cambiar el acceso delegado a los elementos privados

Si ha asignado permisos a un delegado para que pueda tener acceso a sus carpetas de Outlook, puede ocultar información personal en citas, reuniones, tareas y contactos. Abra cada elemento personal y, en el grupo Etiquetas , seleccione Privado.

Para conceder acceso a los elementos privados, haga lo siguiente:

2. Seleccione el nombre del delegado al que desea cambiar el acceso a sus citas privadas y, luego, seleccione Permisos.
3. Active la casilla de verificación El delegado puede ver mis elementos privados.

Principio de página

Puede otorgar a cualquier persona de su organización acceso de editor o delegado a su calendario. Los editores pueden asignarse al calendario principal (denominado “Calendario”) o a cualquier otro calendario que haya creado. Los delegados solo pueden asignarse al calendario principal. No es posible conceder acceso de editor o delegado a personas ajenas a su organización.

Asignar un editor sin permisos de delegación

1. En Outlook en la Web, en el panel de navegación, seleccione Calendario.

2. En la pestaña Inicio, seleccione Compartir Calendar.

3. En la página Uso compartido y permisos, escriba la dirección de correo electrónico de la persona con la que desea compartir el calendario. Aunque puede compartir su calendario con más de una persona, solo puede agregar una persona a la vez.

4. Después de agregar a la persona que desea administrar el calendario, seleccione la lista desplegable junto a su nombre y elija el nivel de acceso que desea que tenga.

5. Seleccione Puede editar para concederle permiso para realizar cambios en el calendario.

   • Con las opciones Puede ver si estoy ocupado, Puede ver títulos y ubicaciones y Puede ver todos los detalles, los otros usuarios pueden ver el calendario, pero no realizar cambios en él. El acceso para personas de fuera de la organización está limitado a estas opciones.

Asignar un delegado

El delegado no solo puede editar el calendario, sino también programar reuniones y responder a ellas en su nombre.

1. En Outlook en la Web, en el panel de navegación, seleccione Calendario.

2. En la pestaña Inicio, seleccione Compartir Calendar.

3. En la página Uso compartido y permisos , escriba el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona con quien desea compartir su calendario y asigne acceso delegado. Aunque puede compartir su calendario con más de una persona, solo puede agregar una persona a la vez desde Outlook en la Web.

4. Después de agregar a la persona que desea administrar el calendario, seleccione la lista desplegable junto a su nombre y elija el nivel de acceso que desea que tenga.

   • Seleccione Delegado para darle el mismo permiso que a un editor, sumado a la capacidad de recibir y responder solicitudes de reunión en su nombre. Para permitir que el delegado vea los eventos en el calendario que marcó como privados, active la casilla Permitir que el delegado vea los eventos privados.
     

     Nota

     Los elementos de calendario con la marca Privado están protegidos. La mayoría de los usuarios con los que comparta el calendario ven solo la hora de los elementos marcados como Privados, no el asunto, la ubicación u otros detalles. La excepción es que puede Permitir al delegado ver los eventos privados marcando la casilla.

5. Cuando termine de agregar la persona con quien quiere compartir su calendario y haya elegido el permiso que desea concederle, seleccione Compartir. Si decide no compartir su calendario en este momento, seleccione Quitar.
   La persona con la que ha compartido el calendario recibirá un mensaje de correo electrónico informándole de ello. Cuando esa persona seleccione el botón Aceptar de la invitación, el calendario se agregará a su lista de calendarios.

6. Una vez que haya dado a alguien acceso delegado a su calendario, verá una opción adicional en Uso compartido y permisos que le permite controlar cómo se procesan las convocatorias de reunión y las respuestas. Si tiene varios delegados, tendrá que hacer esto para cada uno de los delegados.

7. En Delegados, junto a Enviar invitaciones y respuestas a, seleccione una de las siguientes opciones:

   • Solo delegados. Las convocatorias de reunión y las respuestas a reuniones se envían solo a los delegados.
   • Delegar y enviarme una copia Las convocatorias de reunión y las respuestas se le envían a usted y a sus delegados. Solo los delegados ven la opción para aceptar o rechazar una convocatoria de reunión, mientras que la notificación que se le envía a usted parecerá un correo electrónico normal. Sin embargo, puede responder a la reunión si abre el elemento de calendario y escribe una respuesta.
   • Tanto mi delegado como yo Las convocatorias de reunión y las respuestas se envían tanto a usted como a sus delegados. Tanto usted como los delegados pueden responder a la invitación de reunión.

8. Si decide no compartir su calendario con alguien, en Delegados, seleccione Quitar para la persona que ya no desea que actúe como delegado.

Dejar de compartir un calendario

Si desea dejar de compartir su calendario con alguien y quitarle el permiso, haga lo siguiente:

1. En Outlook en la Web, en el panel de navegación, seleccione Calendario.
2. En la pestaña Inicio, seleccione Compartir Calendar.
   De forma predeterminada, el calendario principal se denomina “Calendario”. Si ha creado otros calendarios, puede seleccionar uno de ellos en su lugar. No puede quitar permisos de uso compartido de los calendarios de otras personas.
3. Seleccione Quitar junto a la persona con la que desea dejar de compartir su calendario.
   Ahora, la persona ya no está entre la lista de personas que tienen acceso a su calendario. Si la persona se encuentra dentro de su organización, el calendario se quitará de su lista de calendarios. Si la persona se encuentra fuera de su organización, su copia de su calendario no se quitará, pero ya no se sincronizará con el calendario ni recibirá actualizaciones.

Outlook.com es para cuentas personales, como una cuenta Outlook.com o Hotmail.com. Cuando comparte un calendario en Outlook.com, la única opción es asignar permisos de vista o edición a la persona con la que está compartiendo.

Asignar permisos de edición

1. En Outlook.com, en el panel de navegación, seleccione Calendar.
2. En la pestaña Inicio, seleccione Compartir Calendar.
3. En la página Uso compartido y permisos, escriba la dirección de correo electrónico de la persona con la que desea compartir el calendario. Aunque puede compartir su calendario con más de una persona, solo puede agregar una persona a la vez.
4. Después de agregar a la persona con quien desea compartir su calendario, seleccione la lista desplegable junto a su nombre y elija el nivel de acceso que desea que tenga.
5. Seleccione Puede editar para dar permiso a esta persona para realizar cambios en el calendario. A continuación, seleccione Compartir. La persona con la que está compartiendo recibirá una invitación por correo electrónico para aceptar y ver el calendario.