Consejos para preparar las publicaciones para la impresión comercial

Si necesita opciones de impresión que no tiene en la impresora de escritorio, puede llevar la publicación a una impresora comercial que pueda reproducir su trabajo en una impresora de impresión offset o en una impresora digital de alta calidad.

Por ejemplo, es posible que desee imprimir una publicación en grandes cantidades, imprimir en documentos especiales (como vitela o papel de tarjeta) o usar opciones de encuadernación, recorte y acabado.

Si necesita cientos de copias o incluso miles, una impresora comercial puede ser la forma más económica y eficiente de imprimir la publicación.

Microsoft Office Publisher 2007 tiene muchas características que pueden hacer que sea mucho más fácil para las impresoras comerciales y los talleres de copia preparar la publicación para el proceso de impresión. Las siguientes sugerencias le ayudarán a preparar la publicación para los resultados de una impresora comercial o una copia.

Sugerencia 1: Discutir el proyecto con la impresora comercial

Consulte con su impresora comercial antes y durante el proceso de diseño para ahorrar tiempo y dinero más adelante. Antes de iniciar el proyecto, describa el proyecto y los objetivos y descubra los requisitos de la impresora.

Antes de crear la publicación, analice lo siguiente:

  • Pregunte si la impresora acepta archivos de Publisher. Si no encuentra una impresora comercial que lo haga, puede preguntar sobre otras formas de enviar la publicación para imprimirla. La mayoría de las impresoras comerciales aceptan PostScript o PDF, y proporcionan instrucciones sobre cómo crear estos archivos a partir de la publicación.

  • Informe a la impresora sobre las necesidades de impresión de su proyecto, como cantidad, calidad, papel, tamaño de papel, modelo de color recomendado, encuadernación, plegado, recorte, presupuesto, limitaciones de tamaño de archivo y fechas límite. Pregunte siempre si la impresora tiene los elementos que desea en existencias.

  • Haga saber a la impresora si la publicación incluirá imágenes digitalizadas y, si es así, si las digitalizará usted mismo o si una impresora comercial o una oficina de servicios las analizarán.

  • Pregunte si habrá alguna tarea previa a la prensa, como el reventado y la imposición de páginas.

  • Pide recomendaciones que puedan ahorrarte dinero.

Sugerencia 2: Elegir el modelo de color antes

Antes de dedicar mucho tiempo a diseñar la publicación, decida si desea imprimir la publicación en color. Si imprime la publicación en una impresora de color digital de alta calidad, no tiene que preocuparse por el color. Las impresoras de color digital reproducen con precisión millones de colores. Si tiene previsto imprimir la publicación en una prensa de impresión offset, tiene varias opciones de modelo de color.

La impresión de desplazamiento requiere que un operador de prensa profesional configure y ejecute el trabajo de impresión. Por lo general, cada entrada de lápiz necesaria para imprimir la publicación requiere más configuración para el operador y aumenta el costo. El número de tintas que necesita depende del modelo de color que elija.

Al configurar la impresión a color para la publicación, puede elegir entre los siguientes modelos de color:

  • Cualquier color (RGB)

  • Un solo color

  • Colores directos

  • Colores de proceso

  • Proceso más colores al descubierto

Cualquier color (RGB)

Si imprime con una impresora de color digital (por ejemplo, una impresora de escritorio a color), use el modelo de color RGB (rojo, verde, azul). Al imprimir unas pocas copias, este es el modelo de color más económico para imprimir. Sin embargo, los colores RGB tienen el mayor grado de variabilidad de cualquier modelo de color, lo que dificulta la coincidencia de colores entre trabajos de impresión.

Un solo color

Si imprime con un color, todo lo que hay en la publicación se imprime como un matiz de una sola entrada de lápiz, que suele ser negra. Este es el modelo de color menos caro para imprimir en una prensa de desplazamiento, ya que solo requiere una entrada de lápiz.

Colores directos

Si imprime con un color spot, todo el contenido de la publicación se imprime como un matiz de una sola entrada de lápiz (normalmente negra) y un matiz de un color adicional, el color de mancha, que normalmente se usa como acento. Publisher usa PANTONE® colores para trabajos de color directo.

Este modelo de color requiere un mínimo de dos tintas y puede aumentar el costo de impresión en una prensa de desplazamiento con cada entrada de lápiz que agregue.

Nota: En algunos casos, la impresión de colores spot puede ser más cara que usar colores de proceso. Este es el caso habitual de los trabajos de ejecución corta.

Colores de proceso

Si usa este modelo de color, la publicación se imprime a todo color combinando distintos porcentajes de las tintas de color proceso cian, magenta, amarillo y negro, que normalmente se abren a CMYK (cian, magenta, amarillo, clave). Aunque puede combinar estas cuatro tintas para obtener casi una gama completa de colores, no puede obtener algunos colores. Por ejemplo, el modelo de color CMYK no puede producir colores metálicos o colores altamente saturados.

La impresión a color de proceso siempre requiere configurar la prensa con las cuatro tintas CMYK. También requiere aptitudes por parte del operador de prensa para alinear la impresión de una entrada de lápiz con las otras, que se denomina registro. Estos requisitos hacen que la impresión a color de proceso sea más cara que la impresión a color spot.

Proceso más colores al descubierto

Este modelo de color es el más caro de imprimir porque combina la impresión en color de proceso (cuatro tintas) con una o más tintas de color spot. Este modelo de color solo se usa si quiere tanto color completo como un color altamente saturado o metálico que no se puede producir con CMYK.

Elegir un modelo de color

Al elegir un modelo de color en Microsoft Office Publisher, el Selector de color muestra solo los colores que están disponibles en el modelo de color que elija. Por ejemplo, si establece el modelo de color en Color único, puede elegir solo los colores de línea, relleno y texto que puede crear con ese único color de lápiz. Si establece el modelo de color en Colores de mancha, solo puede elegir los colores de línea, relleno y texto que se pueden realizar con las tintas de color de mancha.

Sugerencia 3: Asegúrese de que las páginas de publicación tienen el tamaño correcto

Antes de crear la publicación, debe decidir el tamaño que desea que tenga la publicación impresa terminada. Asegúrese de consultar el servicio de impresión comercial.

Después de determinar el tamaño de página que desea, configurelo en el cuadro de diálogo Configurar página.

Asegúrese en esta fase de que el tamaño de página que elija en el cuadro de diálogo Configurar página es el tamaño que desee. Es difícil cambiar el tamaño de página después de empezar a diseñar la publicación. Además, la impresora comercial tendrá problemas para imprimir la publicación en un tamaño de página diferente al que haya configurado.

Es importante tener en cuenta que en la configuración e impresión de la página, el tamaño de página y el tamaño del papel son dos cosas diferentes:

  • El tamaño de página siempre hace referencia al tamaño de la página terminada, después de recortar.

  • El tamaño del papel siempre hace referencia al tamaño de la hoja de papel en la que se imprime la publicación, antes de recortar.

En muchos casos, el tamaño del papel debe ser mayor que el tamaño de página para permitir un a sangre y marcas de impresora o para que pueda imprimir más de una página por hoja de papel.

Si desea imprimir varias copias o páginas en una sola hoja de papel para crear un folleto, puede hacerlo fácilmente en Publisher. Imprimir varias páginas en una sola hoja para que se puedan plegar y recortar para formar una secuencia de páginas se denomina imposición.

Sugerencia: Para obtener los mejores resultados con la imposición, hable con la impresora comercial antes de configurar la publicación. La impresora comercial puede usar un programa de imposición de terceros para imponer la publicación.

Como regla general, independientemente de si va a usar la imposición o no, debe establecer el tamaño de página como el tamaño final del elemento.

  • Tarjeta de presentación, tarjeta de índice y tamaños de postales    Si desea imprimir varios elementos pequeños, como tarjetas de presentación, en una sola hoja de tamaño de carta (8,5 pulgadas x 11 pulgadas), establezca el tamaño de la página de publicación en el tamaño de las tarjetas (2 pulgadas x 3,5 pulgadas para tarjetas de presentación), no el tamaño del papel en el que las imprimirá. En el cuadro de diálogo Configurar página, puede establecer cuántas copias se imprimirán por hoja.

    ¿Cómo?

    1. En la pestaña Diseño de página, haga clic en el selector de cuadro de diálogo del grupo Configurar página.

    2. En el cuadro de diálogo Configurar página, en Tipo de diseño,haga clic en Varias páginas por hoja u otra opción adecuada.

    3. En Opciones, escriba los valores que desee en los cuadros Margen lateral,Margen superior,Espacio horizontaly Separación vertical.

    4. Haga clic en Aceptar.

      En función del tamaño de papel que haya seleccionado y de los valores de margen que haya especificado, Publisher cabe tantas copias del elemento en la página como sea posible. Todavía ve una sola copia en la ventana de publicación, pero al imprimir la publicación, Publisher imprime varias copias en una hoja de papel.

  • Tamaños de folletos plegados    Si la publicación es una sola hoja de papel que se plegará una o varias veces, como un folleto triplicado o una tarjeta de felicitación, el tamaño de página debe ser el mismo que el tamaño terminado antes de doblarlo. No debe considerar que cada panel del folleto sea una página independiente. Por ejemplo, si la publicación es un folleto triplicado que imprimirá en papel tamaño carta, haga clic en el tamaño de página Carta en el cuadro de diálogo Configurar página.

  • Tamaños de folletos    Si la publicación es un folleto con varias páginas plegadas (por ejemplo, un catálogo o una revista), el tamaño de página debe ser el mismo que una sola página después de doblar la pieza. Por ejemplo, si el tamaño de la página de publicación es de 5,5 pulgadas x 8,5 pulgadas, puede imprimir estas páginas en paralelo en ambas caras de una sola hoja de papel tamaño carta. La característica de impresión de folletos de Publisher organiza las páginas para que, al combinar y doblar las hojas impresas, las páginas estén en la secuencia correcta.

    Para configurar un folleto, vea Configurar e imprimir un folleto o boletín de tamaño de carta.

  • Imposición compleja    Algunas imposiciones pueden implicar un gran número de páginas que se imprimen en una sola hoja, que después se pliega varias veces y se recorta en tres lados para producir un grupo de páginas numeradas secuencialmente. Este tipo de imposición solo se puede realizar mediante un programa de imposición de terceros.

Sugerencia 4: Permitir sangrías

Si tiene elementos en la publicación que desea imprimir en el borde de la página, configure estos elementos como sangrados. Un sangrado es donde el elemento se extiende fuera de la página de publicación. La publicación se imprime en un tamaño de papel mayor que el tamaño de página terminado y, después, recortado. Los sangrados son necesarios porque la mayoría de los dispositivos de impresión, incluidas las prensas de impresión offset, no pueden imprimirse en el borde del papel y recortar el papel puede dejar un borde fino, blanco y sin imprimir.

Para crear un sangrado en Publisher, amplíe los elementos que desea sangrar para que se extiendan fuera del borde de la página al menos 0,125 pulgadas.

Publicación con impresión a sangre

Si el elemento es una autoforma que ha creado en Publisher, puede ampliarlo fácilmente. Sin embargo, si la forma es una imagen, debe tener más cuidado para asegurarse de que no obtiene la imagen fuera de proporción o de que no pierde parte de la imagen que desea conservar cuando se recorta la página.

Sugerencia 5: Evite usar estilos de fuente sintéticos

Los tipos de letra suelen estar diseñados con diferentes fuentes para representar variaciones en el tipo de letra. Por ejemplo, el tipo de letra Times New Roman es en realidad cuatro fuentes:

  • Times New Roman

  • Times New Roman Bold

  • Times New Roman Italic

  • Times New Roman Bold Italic

Para simplificar el uso de las variantes, al aplicar el formato de negrita o cursiva al texto en Publisher, Microsoft Windows aplica la fuente adecuada si está disponible. Por ejemplo, si selecciona texto en Times New Roman y, a continuación, hace clic en Negrita en la barra de herramientas Formato, Windows sustituye Times New Roman Bold por la fuente.

Muchos tipos de letra no tienen fuentes independientes para representar negrita y cursiva. Al aplicar formato de negrita o cursiva a estas fuentes, Windows crea una versión sintética del tipo de letra en ese estilo. Por ejemplo, el tipo de letra Comic Sans MS no tiene una versión de fuente cursiva. Al aplicar formato de cursiva al texto en Comic Sans MS, Windows hace que el texto tenga un aspecto cursiva inclinando los caracteres.

La mayoría de las impresoras de escritorio imprimen estilos de fuente sintéticos según lo esperado, pero los dispositivos de impresión de gama alta, como los imagesetters, normalmente no imprimen fuentes sintéticas como se esperaba. Asegúrese de que no tiene ningún estilo de fuente sintético en la publicación al entregarlo a la impresora comercial.

Buscar las fuentes independientes que desea imprimir

Para asegurarse de que no tiene ningún estilo de fuente sintético, necesita saber qué tipos de letra está usando y qué variantes están disponibles como fuentes independientes. Para ver qué tipos de letra ha usado en la publicación, haga lo siguiente:

  • En la pestaña Archivo, haga clic en Informacióny, a continuación, haga clic en Administrar fuentes incrustadas.

    El cuadro de diálogo Fuentes muestra todos los tipos de letra que se usan en la publicación.

Para ver qué variaciones de estilo del tipo de letra están disponibles como fuentes independientes, haga lo siguiente:

  1. En el menú Inicio, haga clic en Ejecutar.

  2. En el cuadro de diálogo Ejecutar, en el cuadro Abrir, escriba fuentesy, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Se abrirá la ventana Fuentes y se mostrará una lista de todas las fuentes y variaciones de fuente instaladas en el equipo.

  3. Compruebe si los tipos de letra que usa en la publicación tienen fuentes independientes disponibles para los estilos que desea usar.

Si se muestra un tipo de letra con una sola variante, no hay fuentes independientes disponibles para el formato de negrita, cursiva o negrita cursiva. La mayoría de los tipos de letra que solo tienen una fuente disponible son fuentes decorativas y no están diseñadas para usarse en otras variantes.

Sugerencia 6: Evite usar tintes para texto con tamaños de fuente pequeños

Si el texto de color tiene un tamaño de fuente pequeño, use colores que sean tintas de color sólido o colores que se puedan crear con una combinación de tintas de color de proceso sólido. Evite usar un matiz de color.

Publisher imprime tintes como una pantalla o un porcentaje de un color de lápiz sólido. Cuando se ve de cerca, la pantalla aparece como un patrón de puntos. Por ejemplo, se imprime un 50 por ciento de color verde como una pantalla de 50 por ciento de la entrada de lápiz verde sólido.

Versión ampliada de un texto con un tono de color y un texto con color uniforme

Cuando el texto teñido tiene un tamaño de fuente pequeño, es posible que los puntos que forme la pantalla no sean suficientes para definir claramente la forma de los caracteres. El texto resultante es borroso o manchado y difícil de leer. Si el matiz es un color de proceso (con varias tintas), el registro de las tintas puede estar alineado de forma imperfecta, lo que puede agregar un borde difuso al texto.

Si desea colorear texto en tamaños de fuente pequeños, asegúrese de usar colores que se imprimirán como tintas sólidas, no tintes. Estas son algunas opciones de color posibles:

  • Negro

  • Blanco

  • Cian

  • Magenta

  • Amarillo

  • Rojo (100 % magenta, 100 % amarillo)

  • Verde (100 % cian, 100 % amarillo)

  • Azul (100 % cian, 100 % rojo)

  • Tinte 100 por ciento de cualquier color de mancha

Nota: Para el texto con tamaños de fuente más grandes, aproximadamente 18 puntos y más grandes, los tintes no son un problema. Asegúrese de analizar las fuentes que desea teñir con la impresora comercial.

Sugerencia 7: Tamaño de las fotos digitales y las imágenes digitalizadas correctamente

Los gráficos creados por un programa de pintura, un programa de digitalización o una cámara digital están integrados por una cuadrícula de cuadrados de diferentes colores llamados píxeles. Entre más píxeles tenga un gráfico, más detalles se mostrarán.

La resolución de una imagen se expresa en píxeles por pulgada (ppi). Cada imagen tiene un número finito de píxeles. Escalar una imagen más grande disminuye la resolución (menos ppi). Escalar la imagen más pequeña aumenta la resolución (más ppi).

Si la resolución de la imagen es demasiado baja, se imprimirá más bloqueado. Si la resolución de la imagen es demasiado alta, el tamaño de archivo de la publicación se vuelve innecesariamente grande y tarda más tiempo en abrirse, editarse e imprimirse. Es posible que las imágenes con más de 1.000 ppp no se impriman en absoluto.

Si la resolución de la imagen es mayor que la que la impresora puede imprimir (por ejemplo, una imagen de 800 ppp en una impresora de 300 ppp), la impresora tarda más tiempo en procesar los datos de imagen sin mostrar más detalles en la pieza impresa. Intente que la resolución de la imagen coincida con la resolución de la impresora.

Las imágenes en color que tiene previsto imprimir en una impresora comercial deben tener entre 200 y 300 ppi. Las imágenes pueden tener una resolución más alta (hasta 800 ppi), pero no deben tener una resolución inferior.

Nota: A veces puede ver la resolución de la imagen expresada como puntos por pulgada (ppp) en lugar de ppp. Estos términos se usan a menudo de manera intercambiable.

Resolución eficaz

Una imagen contiene la misma cantidad de información, independientemente de si la escala más grande o menor en la publicación. Si desea que aparezcan más detalles en la imagen a medida que la amplía, debe empezar con una imagen que tenga una resolución más eficaz.

Para cada imagen de la publicación hay una resolución eficaz que tiene en cuenta la resolución original del gráfico y el efecto de modificar su escala en Publisher. Por ejemplo, una imagen cuya resolución original es de 300 ppi y cuyo tamaño se haya aumentado un 200 por ciento tendrá una resolución eficaz de 150 ppi.

Para averiguar la resolución eficaz de una imagen de la publicación, siga este procedimiento:

  1. En la pestaña Vista, seleccione la casilla situada junto a Administrador de gráficos.

  2. En el panel de tareas Administrador de gráficos, en Seleccionar una imagen, haga clic en la flecha situada junto a la imagen y, acontinuación, haga clic en Detalles.

  3. En la ventana Detalles, el campo Resolución eficaz muestra la resolución en puntos por pulgada (ppp).

Reducción de los gráficos de alta resolución

Si solo tiene algunos gráficos cuya resolución es demasiado alta, es posible que no tenga problemas para imprimirlos. Si tiene varios gráficos de alta resolución, la publicación se imprimirá de forma más eficaz si reduce sus resoluciones.

Importante: Antes de reducir la resolución de un gráfico, consulte con su servicio de impresión comercial sobre la resolución que necesita.

En Publisher, puede reducir la resolución de una, varias o de todas las imágenes comprimiéndolas.

  1. En Publisher, seleccione una o más imágenes cuya resolución desea reducir, haga clic con el botón derecho en una de ellas y, a continuación, haga clic en Formato de imagen.

  2. En el cuadro de diálogo Formato de imagen, haga clic en la pestaña Imagen.

  3. Haga clic en Comprimir.

  4. En el cuadro de diálogo Comprimir imágenes, en Salida de destino,haga clic en Impresión comercial.

  5. En Aplicar ahora la configuración de compresión, elija si desea comprimir todas las imágenes de la publicación o solo las imágenes seleccionadas y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  6. Si aparece un mensaje que le pregunta si desea aplicar la optimización de imagen, haga clic en Sí.

    Una versión de 300 ppp de la misma imagen o imágenes reemplaza la imagen original de alta resolución o las imágenes.

Sugerencia 8: Usar imágenes vinculadas

Al insertar imágenes en la publicación, puede insertarlas en la publicación o vincularlas a los archivos de imagen. Insertar imágenes en la publicación como vínculos reduce el tamaño de la publicación y permite a la impresora editar cualquiera de las imágenes por separado o administrar colores para todas ellas en un lote.

Si inserta imágenes vinculadas, asegúrese de entregar los archivos de imagen junto con la publicación a la impresora comercial. Si usa el Asistente para empaquetar e ir para preparar la publicación para la impresión comercial, las imágenes vinculadas se incluyen en el archivo empaquetado.

La entrega de una publicación con imágenes vinculadas es especialmente importante si usa gráficos PostScript (EPS), ya que no puede guardar una imagen de Publisher en formato EPS. El gráfico EPS solo está disponible para la impresora comercial si se proporciona como un archivo vinculado independiente.

Para insertar una imagen como vínculo, haga lo siguiente:

  1. En el menú Insertar, seleccione Imageny, a continuación, haga clic en Desde archivo.

  2. En el cuadro de diálogo Insertar imagen, busque la imagen que desee y, a continuación, haga clic en ella.

  3. Haga clic en la flecha junto a Insertar y, a continuación, haga clic en Vincular al archivo.

Sugerencia 9: Usar el Asistente para empaquetar e ir para preparar el archivo de publicación

El Asistente para empaquetar e ir empaqueta una publicación y sus archivos vinculados en un único archivo comprimido que puede llevar a una impresora comercial. Al usar el Asistente para empaquetar e ir, Publisher hace lo siguiente:

  • Guarda una copia del archivo e inserta las fuentes TrueType que conceden permiso para insertar.

  • Crea un archivo de archivo comprimido, que incluye la publicación y todos sus gráficos vinculados.

  • Crea un PDF archivo que la impresora puede preferir usar.

    Nota: Puede guardar como un archivo PDF o XPS desde un 2007 Microsoft Office system programa solo después de instalar un complemento. Para obtener más información, vea Guardar o convertir en PDF o XPS.

  • Copia el archivo empaquetado en la unidad que prefiera.

Para ejecutar el Asistente para empaquetar e ir, vea Usar el Asistente para empaquetar e ir para guardar un archivo para impresión comercial.

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