Una base de datos bien diseñada no solo ayuda a garantizar la integridad de los datos, sino que es más fácil de mantener y actualizar. Una base de datos de Access no es un archivo en el mismo sentido que un documento de Microsoft Word o un deck de diapositivas de Microsoft PowerPoint. En su lugar, es una colección de objetos (tablas, formularios, informes, consultas, entre otros) que deben funcionar conjuntamente para funcionar correctamente.

Los usuarios escriben datos principalmente a través de controles. Lo que haga con un control determinado depende del conjunto de tipos de datos para el campo de tabla subyacente, las propiedades establecidas para ese campo y las propiedades establecidas para el control. Por último, considere la posibilidad de usar técnicas de base de datos adicionales como validación, valores predeterminados, listas y búsquedas, y actualizaciones en cascada. 

Para obtener más información sobre cómo actualizar datos desde un punto de vista de usuario, vea Formas de agregar, editar y eliminar registros.

En este artí­culo

Cómo afecta el diseño de la base de datos a la entrada de datos

La información que se conserva en una base de datos se almacena en tablas,que contienen datos sobre un asunto en particular, como activos o contactos. Cada registro de una tabla contiene información sobre un elemento, como un contacto en particular. Un registro está hecho de campos,como el nombre, la dirección y el número de teléfono. Normalmente, un registro se denomina fila y un campo se denomina normalmente columna. Estos objetos deben cumplir un conjunto de principios de diseño o la base de datos funcionará mal o fallará por completo. A su vez, esos principios de diseño afectan a la forma en que escribe los datos. Tenga en cuenta lo siguiente:

  • Tablas    Access almacena todos los datos en una o más tablas. El número de tablas que use depende del diseño y la complejidad de la base de datos. Aunque puede ver datos en un formulario, un informe o en los resultados devueltos por una consulta, Access almacena los datos solo en tablas y los demás objetos de la base de datos se construyen en la parte superior de dichas tablas. Cada tabla debe basarse en un asunto. Por ejemplo, una tabla de información de contacto empresarial no debe contener información de ventas. Si lo hace, buscar y editar la información correcta puede ser difícil, si no imposible.

  • Tipos de datos    Normalmente, cada uno de los campos de una tabla solo acepta un tipo de datos. Por ejemplo, no puede almacenar notas en un campo establecido para aceptar números. Si intenta escribir texto en un campo de este tipo, Access muestra un mensaje de error. Sin embargo, no es una regla dura y rápida. Por ejemplo, puede almacenar números (como códigos postales) en un campo establecido en el tipo de datos Texto corto, pero no puede realizar cálculos en esos datos porque Access lo considera un fragmento de texto.

    Con algunas excepciones, los campos de un registro solo deben aceptar un valor. Por ejemplo, no puede escribir más de una dirección en un campo de dirección. Esto contrasta con Microsoft Excel, que le permite escribir cualquier número de nombres, direcciones o imágenes en una sola celda, a menos que establezca que esa celda acepte tipos limitados de datos. 

  • Campos multivalor    Access proporciona una característica denominada campo multivalor para adjuntar varios fragmentos de datos a un único registro y para crear listas que acepten varios valores. Siempre puede identificar una lista multivalor porque Access muestra una casilla junto a cada elemento de lista. Por ejemplo, puede adjuntar un panel de diapositivas de Microsoft PowerPoint y cualquier número de imágenes a un registro de la base de datos. También puede crear una lista de nombres y seleccionar tantos nombres como sea necesario. El uso de campos multivalor puede parecer romper las reglas de diseño de base de datos porque puede almacenar más de un registro por campo de tabla. Pero Access aplica las reglas "en segundo plano", almacenando los datos en tablas ocultas especiales.

  • Usar formularios    Normalmente, crea formularios cuando quiere que una base de datos sea más fácil de usar y para ayudar a garantizar que los usuarios escriban datos con precisión. La forma de usar un formulario para editar datos depende del diseño del formulario. Los formularios pueden contener cualquier número de controles, como listas, cuadros de texto, botones e incluso hojas de datos. A su vez, cada uno de los controles del formulario lee o escribe datos en un campo de tabla subyacente.

Para obtener más información, vea Conceptos básicos del diseño de la base de datos y Crear una tabla y agregar campos.

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Establecer un valor predeterminado para un campo o control

Si un gran número de registros comparten el mismo valor para un campo determinado, como una ciudad o un país o región, puede ahorrar tiempo estableciendo un valor predeterminado para el control enlazado a ese campo o al propio campo. Al abrir el formulario o la tabla para crear un nuevo registro, el valor predeterminado aparece en ese control o campo.

En una tabla

  1. Abra la tabla en la Vista Diseño.

  2. En la parte superior de la vista, seleccione el campo.

  3. En la parte inferior de la vista, seleccione la pestaña General.

  4. Establezca la propiedad Valor predeterminado en el valor que desee.

En un formulario

  1. Abra el formulario en la vista Diseño o Diseño.

  2. Haga clic con el botón derecho en el control con el que desea trabajar y, a continuación, haga clic en Propiedades.

  3. En la pestaña Datos, establezca la propiedad Valor predeterminado en el valor que desee.

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Usar reglas de validación para limitar datos

Puede validar datos en bases de datos de escritorio de Access a medida que los escribe mediante reglas de validación. Puede establecer reglas de validación en la vista de diseño de tabla o en la de hoja de datos de tabla. Hay tres tipos de reglas de reglas de validación en Access:

  • Regla de validación de campo    Puede usar una regla de validación de campo para especificar un criterio que deben cumplir todos los valores de campo válidos. No debería tener que especificar el campo actual como parte de la regla a no ser que use el campo en una función. Las restricciones sobre los tipos de caracteres que se escriban en un campo pueden aplicarse más fácilmente con una máscara de entrada. Por ejemplo, un campo de fecha podría tener una regla de validación que no permita valores del pasado.

  • Regla de validación de registro     Puede usar una regla de validación de registros para especificar una condición que deben cumplir todos los registros válidos. Puede comparar valores de distintos campos con una regla de validación de registro. Por ejemplo, un registro con dos campos de fecha puede requerir que los valores de un campo siempre preceden a los valores del otro campo (por ejemplo, StartDate es antes de EndDate).

  • Validación en un formulario    Puede usar la propiedad Regla de validación de un control de un formulario para especificar un criterio que todos los valores que se introduzcan en ese control deben cumplirse. La propiedad de control Regla de validación funciona como una regla de validación de campo. Normalmente, se usa una regla de validación de formulario en lugar de una regla de validación de campo si se trata de una regla específica del formulario y no de la tabla, sin importar donde se use.

Para obtener más información, vea Restringir la entrada de datos mediante reglas de validación.

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Trabajar con listas de valores y campos de búsqueda

Hay dos tipos de datos de lista en Access:

  • Listas de valores    Estos contienen un conjunto de valores codificados de forma manual. Los valores residen en la propiedad Origen de fila del campo.

  • Campos de búsqueda    Estas usan una consulta para recuperar valores de otra tabla. La propiedad Origen de fila del campo contiene una consulta en lugar de una lista de valores codificada de forma codificada. La consulta recupera valores de una o más tablas de una base de datos. De forma predeterminada, el campo de búsqueda presenta esos valores en forma de lista. Según cómo establezca el campo de búsqueda, puede seleccionar uno o varios elementos de esa lista.

    Nota    Los campos de búsqueda pueden confundir a los nuevos usuarios de Access porque aparece una lista de elementos en una ubicación (la lista que Access crea a partir de los datos del campo de búsqueda), pero los datos pueden residir en otra ubicación (la tabla que contiene los datos).

De forma predeterminada, Access muestra datos de lista en un control de cuadro combinado, aunque puede especificar un control de cuadro de lista. Se abrirá un cuadro combinado para presentar la lista y, después, se cerrará una vez que realice una selección. Por el contrario, un cuadro de lista permanece abierto en todo momento.

Para editar listas, también puede ejecutar el comando Editar elementos de lista o editar los datos directamente en la propiedad Origen de fila de la tabla de origen. Al actualizar los datos en un campo de búsqueda, actualiza la tabla de origen.

Si la propiedad Tipo de origen de la fila del cuadro de lista o del cuadro combinado está establecida como Lista de valores, puede modificar la lista de valores mientras el formulario está abierto en la vista Formulario . De esta forma, evita tener que cambiar a la vista Diseño o a la vista Presentación, abrir la hoja de propiedades y modificar la propiedad Origen de la fila del control cada vez que deba hacer un cambio en la lista. Para modificar la lista de valores, la propiedad Permitir ediciones de lista de valores del cuadro de lista o del cuadro combinado debe estar establecida en .

Para obtener más información, vea Crear una lista de opciones mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Impedir la modificación de la lista de valores en la vista Formulario

  1. Haga clic con el botón secundario en el formulario en el panel de navegación y, después, haga clic en Vista Diseño o Vista Presentación.

  2. Haga clic en el control para seleccionarlo y luego presione F4 para ver la hoja de propiedades.

  3. En la pestaña Datos de la hoja de propiedades, establezca la propiedad Permitir ediciones de lista de valores como No.

  4. Haga clic en Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar o presione Ctrl+S Imagen del botón.

Especificar un formulario distinto para modificar la lista de valores

De forma predeterminada, Access proporciona un formulario integrado para modificar la lista de valores. Si hay otro formulario que hubiera preferido usar para este propósito, puede especificar el nombre del formulario en la propiedad Formulario de edición de elementos de lista, de la siguiente manera:

  1. Haga clic con el botón secundario en el formulario en el panel de navegación y luego haga clic en Vista Diseño o en Vista Presentación en el menú contextual.

  2. Haga clic en el control para seleccionarlo y luego presione F4 para ver la hoja de propiedades.

  3. En la pestaña Datos de la hoja de propiedades, haga clic en la flecha desplegable en el cuadro de la propiedad Formulario de edición de elementos de lista.

  4. Haga clic en el formulario que quiera usar para modificar la lista de valores.

  5. Haga clic en archivo y, a continuación, haga clic en Guardaro presione Ctrl+S Imagen del botón.

Examinar un campo de búsqueda en un formulario

  1. Abra el formulario en la vista Diseño o Diseño.

  2. Haga clic con el botón derecho en el cuadro de lista o en el control de cuadro combinado y haga clic en Propiedades.

  3. En la hoja de propiedades, haga clic en la pestaña Todo y busque las propiedades Tipo de origen de fila y Origen de fila. La propiedad Tipo de origen de fila debe contener lista de valores o Tabla/consultay la propiedad Origen de fila debe contener una lista de elementos separados por punto y coma o una consulta. Para obtener más espacio, haga clic con el botón derecho en la propiedad y seleccione Zoom o presione Mayús+F2.

    Normalmente, las listas de valores usan esta sintaxis básica: "elemento";" elemento";" elemento"

    En este caso, la lista es un conjunto de elementos entre comillas dobles y separados por punto y coma.

    Las consultas de selección usan esta sintaxis básica: SELECT [table_or_query_name].[ field_name ]DE [table_or_query_name].

    En este caso, la consulta contiene dos cláusulas (SELECT y FROM). La primera cláusula hace referencia a una tabla o consulta y a un campo de esa tabla o consulta. La segunda cláusula hace referencia solo a la tabla o consulta. Este es un punto clave para recordar: las cláusulas SELECT no tienen que contener el nombre de una tabla o consulta, aunque se recomienda y deben contener el nombre de al menos un campo. Sin embargo, todas las cláusulas FROM deben hacer referencia a una tabla o consulta. Por lo tanto, siempre puede buscar la tabla de origen o la consulta de origen de un campo de búsqueda leyendo la cláusula FROM.

  4. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si usa una lista de valores, edite los elementos de la lista. Asegúrese de rodear cada elemento entre comillas dobles y separe cada elemento con un punto y coma.

    • Si la consulta de la lista de búsqueda hace referencia a otra consulta, abra esa segunda consulta en la vista Diseño (haga clic con el botón derecho en la consulta en el panel de navegación y haga clic en Vista Diseño). Anote el nombre de la tabla que aparece en la sección superior del diseñador de consultas y, a continuación, vaya al paso siguiente.

      En caso contrario, si la consulta del campo Búsqueda hace referencia a una tabla, anote el nombre de la tabla y vaya al paso siguiente.

  5. Abra la tabla en la vista Hoja de datosy, a continuación, edite los elementos de lista según sea necesario.

Examinar un campo de búsqueda en una tabla

  1. Abra la tabla en la Vista Diseño.

  2. En la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna Tipo de datos, haga clic o coloque el foco en cualquier campo Texto, Número o Sí/No.

  3. En la sección inferior de la cuadrícula de diseño de tabla, haga clic en la pestaña Búsqueda y, a continuación, mire las propiedades Tipo de origen de fila y Origen de fila.

    La propiedad Tipo de origen de fila debe leer Lista de valores o Tabla/Consulta. La propiedad Origen de fila debe contener una lista de valores o una consulta.

    Las listas de valores usan esta sintaxis básica: "elemento";" elemento";" elemento"

    En este caso, la lista es un conjunto de elementos entre comillas dobles y separados por punto y coma.

    Normalmente, las consultas de selección usan esta sintaxis básica: SELECT [table_or_query_name].[ field_name ]DE [table_or_query_name].

    En este caso, la consulta contiene dos cláusulas (SELECT y FROM). La primera cláusula hace referencia a una tabla o consulta y a un campo de esa tabla o consulta. La segunda cláusula hace referencia solo a la tabla o consulta. Este es un punto clave para recordar: las cláusulas SELECT no tienen que contener el nombre de una tabla o consulta, aunque se recomienda y deben contener el nombre de al menos un campo. Sin embargo, todas las cláusulas FROM deben hacer referencia a una tabla o consulta. Por lo tanto, siempre puede buscar la tabla de origen o la consulta de origen de un campo de búsqueda leyendo la cláusula FROM.

  4. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si usa una lista de valores, edite los elementos de la lista. Asegúrese de rodear cada elemento entre comillas dobles y separe cada elemento con un punto y coma.

    • Si la consulta del campo Búsqueda hace referencia a otra consulta, en el panel de navegación, abra esa segunda consulta en la vista Diseño (haga clic con el botón derecho en la consulta y haga clic en Vista Diseño). Anote el nombre de la tabla que aparece en la sección superior del diseñador de consultas y, a continuación, vaya al paso siguiente.

      En caso contrario, si la consulta del campo Búsqueda hace referencia a una tabla, anote el nombre de la tabla y vaya al paso siguiente.

  5. Abra la tabla en la vista Hoja de datosy, a continuación, edite los elementos de lista según sea necesario.

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Eliminar los datos de una lista de valores o un campo de búsqueda

Los elementos de una lista de valores residen en la misma tabla que los demás valores de un registro. Por el contrario, los datos de un campo de búsqueda residen en una o más tablas. Para quitar datos de una lista de valores, abra la tabla y edite los elementos.

Eliminar datos de una lista de búsqueda requiere pasos adicionales y estos varían dependiendo de si la consulta para las listas de búsqueda toma sus datos de una tabla o de otra consulta. Si la consulta para la lista de búsqueda se basa en una tabla, identifique esa tabla y el campo que contiene los datos que aparecen en la lista. Después, abra la tabla de origen y modifique los datos de ese campo. Si la consulta para la lista de búsqueda se basa en otra consulta, debe abrir esa segunda consulta, encontrar la tabla de origen y el campo desde el que la segunda consulta toma sus datos y cambiar los valores de esa tabla.

Quitar datos de una lista de valores

  1. Abra la tabla en la Vista Diseño.

  2. En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione el campo de tabla que contiene la lista de valores.

  3. En la sección inferior de la cuadrícula, haga clic en la pestaña Búsqueda y después busque la propiedad Origen de la fila.

    De forma predeterminada, las comillas se encuentran alrededor de los elementos de una lista de valores y el punto y coma separa cada elemento:"Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Elimine elementos de la lista según sea necesario. Recuerde que debe eliminar las comillas que se encuentran alrededor de cada elemento eliminado. Además, no debe dejar un punto y coma inicial ni pares de punto y coma juntos (;;) y si quita el último elemento de la lista, debe eliminar el punto y coma final.

    Importante    Si elimina un elemento de una lista de valores y los registros de la tabla usan ese elemento eliminado, dicho elemento seguirá formando parte del registro hasta que lo cambie. Por ejemplo, supongamos que su empresa tiene un almacén en la ciudad A, pero vende dicho edificio. Si quita "Ciudad A" de la lista de almacenes, verá "Ciudad A" en la tabla hasta que cambie estos valores.

Quitar datos de un campo de búsqueda

  1. Abra la tabla en la Vista Diseño.

  2. En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione la lista de búsqueda.

  3. En la sección inferior de la cuadrícula de diseño, haga clic en la pestaña Búsqueda y busque las propiedades Tipo de origen de la fila y Origen de la fila.

    La propiedad Tipo de origen de la fila debería mostrar Tabla/consulta y la propiedad Origen de la fila debe contener una consulta que haga referencia a una tabla o a otra consulta. Las consultas para los campos de búsqueda siempre comienzan con la palabra SELECCIONAR.

    Normalmente (pero no siempre) una consulta de selección usa esta sintaxis básica: SELECT [nombre_de_tabla_o_consulta]. [ nombre_de_campo] FROM [nombre_de_tabla_o_consulta].

    En este caso, la consulta contiene dos cláusulas (SELECT y FROM). La primera cláusula hace referencia a una tabla y a un campo de esa tabla; por el contrario, la segunda cláusula solo hace referencia a la tabla. Un punto a recordar: la cláusula FROM siempre le dirá el nombre de la tabla o consulta de origen. Es posible que las cláusulas SELECT no siempre contengan el nombre de una tabla o una consulta, aunque siempre contengan el nombre de al menos un campo. Sin embargo, todas las cláusulas FROM deben hacer referencia a una tabla o consulta.

  4. Siga uno de estos pasos:

    • Si la consulta del campo Búsqueda hace referencia a otra consulta, haga clic en el botón Generar (en la pestaña Datos de la hoja de propiedades, haga clic en Botón Generador siguiente) para abrir la consulta en la vista Diseño. Anote el nombre de la tabla que aparece en la sección superior del Diseñador de consultas y después continúe con el paso 5.

    • Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a una tabla, anote el nombre de la tabla y después continúe con el paso 5.

  5. Abra la tabla de origen en la vista Hoja de datos.

  6. Busque el campo que contiene los datos que se usan en la lista de búsqueda y después edite los datos según sea necesario.

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Cómo afectan los tipos de datos a la forma en que escribe datos

Al diseñar una tabla de base de datos, se selecciona un tipo de datos para cada campo de esa tabla, un proceso que ayuda a garantizar una entrada de datos más precisa.

Ver tipos de datos

Siga uno de estos procedimientos:

Usar la vista Hoja de datos

  1. Abra la tabla en la Vista Hoja de datos.

  2. En la pestaña Campos, en el grupo Formato, mire el valor de la lista Tipo de datos. El valor cambia a medida que coloca el cursor en los distintos campos de la tabla:

    Lista Tipo de datos

Usar la vista Diseño

  1. Abra la tabla en la Vista Diseño.

  2. Mire la cuadrícula de diseño. La sección superior de la cuadrícula muestra el nombre y el tipo de datos de cada campo de tabla.

    Campos en la vista Diseño

Cómo afectan los tipos de datos a la entrada de datos

El tipo de datos que establezca para cada campo de tabla proporciona el primer nivel de control sobre el tipo de datos permitido en un campo. En algunos casos, como un campo Texto largo, puede escribir los datos que desee. En otros casos, como un campo Autonumeración, la configuración de tipo de datos del campo impide que escriba ninguna información. En la tabla siguiente se enumeran los tipos de datos Access proporciona y se describe cómo afectan a la entrada de datos.

Para obtener más información, vea Tipos de datos para bases de datos de escritorio de Access y Modificar o cambiar la configuración de tipo de datos de un campo.

Tipo de datos

Efecto en la entrada de datos

Texto corto

Nota: Desde Access 2013, se ha cambiado el nombre del tipo de datos Texto por Texto corto.

Los campos Texto corto aceptan texto o caracteres numéricos, incluidas listas delimitadas de elementos. Un campo de texto acepta un número menor de caracteres que un campo texto largo, de 0 a 255 caracteres. En algunos casos, puede usar funciones de conversión para realizar cálculos en los datos en un campo texto corto.

Texto largo

Tenga en cuenta que, a partir de Access 2013, los tipos de datos Memo se han cambiado a Texto largo.

Puede escribir grandes cantidades de texto y datos numéricos en este tipo de campo de hasta 64 000 caracteres. Además, establezca el campo para que admita el formato de texto enriquecido, puede aplicar los tipos de formato que normalmente se encuentran en programas de procesamiento de texto, como Word. Por ejemplo, puede aplicar diferentes fuentes y tamaños de fuente a caracteres específicos del texto, y hacerlos en negrita o cursiva, y así sucesivamente. También puede agregar etiquetas de lenguaje de marcado de hipertexto (HTML) a los datos. Para obtener más información, vea Insertar o agregar un campo de texto enriquecido.

Además, los campos Texto largo tienen una propiedad denominada Solo anexar. Al habilitar esa propiedad, puede anexar nuevos datos a un campo texto largo, pero no puede cambiar los datos existentes. La característica está pensada para su uso en aplicaciones como bases de datos de seguimiento de problemas, donde es posible que tenga que mantener un registro permanente que no se pueda cambiar. Cuando coloca el cursor en un campo de texto largo con la propiedad Solo anexar habilitada, de forma predeterminada, el texto del campo desaparece. No puede aplicar ningún formato u otros cambios al texto.

Al igual que los campos Texto corto, también puede ejecutar funciones de conversión en los datos de un campo Texto largo.

Número

Solo puede escribir números en este tipo de campo y puede realizar cálculos sobre los valores de un campo Número.

Número grande

Tenga en cuenta que los tipos de datos Número grande solo están disponibles en la Microsoft 365 de suscripción de Access.

Solo puede escribir números en este tipo de campo y puede realizar cálculos sobre los valores de un campo Número grande.

Para obtener más información, vea Usar el tipo de datos Número grande.

Fecha y hora

Solo puede especificar fechas y horas en este tipo de campo. 

Puede establecer una máscara de entrada para el campo (una serie de caracteres literales y de marcador de posición que aparecen al seleccionar el campo), debe escribir datos en los espacios y el formato que proporciona la máscara. Por ejemplo, si ve una máscara como MMM_DD_YYYY, debe escribir el 11 de octubre de 2017 en los espacios proporcionados. No puede escribir un nombre de mes completo o un valor de año de dos dígitos. Para obtener más información, vea Controlar formatos de entrada de datos con máscaras de entrada.

Si no crea una máscara de entrada, puede escribir el valor con cualquier formato válido de fecha u hora. Por ejemplo, puede escribir 11 de octubre de 2017, 10/11/17, 11 de octubre de 2017, y así sucesivamente.

También puede aplicar un formato de presentación al campo. En ese caso, si no hay ninguna máscara de entrada, puede escribir un valor en casi cualquier formato, pero Access muestra las fechas de acuerdo con el formato de presentación. Por ejemplo, puede escribir 10/11/2017, pero puede establecer el formato de presentación para que muestre el valor como 11-Oct-2017.

Para obtener más información, vea Insertar la fecha de hoy.

Moneda

Solo puede escribir valores de moneda en este tipo de campo. Además, no tiene que escribir manualmente un símbolo de moneda. De forma predeterminada, Access aplica el símbolo de moneda (¥, £, $, y así sucesivamente) especificado en la configuración regional de Windows. Puede cambiar este símbolo de moneda para reflejar una moneda diferente, si es necesario.

Autonumeración

No puede escribir ni cambiar los datos de este tipo de campo en ningún momento. Access incrementa los valores de un campo Autonumeración cada vez que agrega un nuevo registro a una tabla.

Calculado

No puede escribir ni cambiar los datos de este tipo de campo en ningún momento. Los resultados de este campo se determinan mediante una expresión que defina. Access actualiza los valores de un campo Calculado cada vez que agrega o edita un nuevo registro a una tabla.

Sí/No

Al hacer clic en un campo establecido en este tipo de datos, Access muestra una casilla o una lista desplegable, dependiendo de cómo dé formato al campo. Si aplica formato al campo para mostrar una lista, puede seleccionar o No,Verdadero o Falso,o Activar o Desactivar de la lista, de nuevo en función del formato aplicado al campo. No puede escribir valores en la lista ni cambiar los valores de la lista directamente desde un formulario o tabla.

Objeto OLE

Este tipo de campo se usa cuando desea mostrar datos de un archivo creado con otro programa. Por ejemplo, puede mostrar un archivo de texto, un gráfico de Excel o un deck de diapositivas de PowerPoint en un campo objeto OLE.

Los datos adjuntos proporcionan una forma más rápida, fácil y flexible de ver datos de otros programas.

Hipervínculo

Puede escribir cualquier dato en este tipo de campo y Access los ajusta en una dirección web. Por ejemplo, si escribe un valor en el campo, Access rodea el texto con http://www.your_text.com. Si escribe una dirección web válida, el vínculo funcionará. En caso contrario, el vínculo dará como resultado un mensaje de error.

Además, editar hipervínculos existentes puede ser difícil porque al hacer clic en un campo de hipervínculo con el mouse se inicia el explorador y se le lleva al sitio especificado en el vínculo. Para editar un campo de hipervínculo, seleccione un campo adyacente, use la tecla TAB o las teclas de dirección para mover el foco al campo de hipervínculo y, después, presione F2 para habilitar la edición.

Datos adjuntos

Puede adjuntar datos de otros programas a este tipo de campo, pero no puede escribir ni escribir texto ni datos numéricos.

Para obtener más información, vea Adjuntar archivos y gráficos a los registros de la base de datos.

Asistente para búsquedas

El Asistente para búsquedas no es un tipo de datos. En su lugar, use el asistente para crear dos tipos de listas desplegables: listas de valores y campos de búsqueda. Una lista de valores usa una lista delimitada de elementos que escribe manualmente al usar el Asistente para búsquedas. Estos valores pueden ser independientes de cualquier otro dato u objeto de la base de datos.

Por el contrario, un campo de búsqueda usa una consulta para recuperar datos de una o varias de las otras tablas de una base de datos. A continuación, el campo de búsqueda muestra los datos en una lista desplegable. De forma predeterminada, el Asistente para búsquedas establece el campo de tabla en el tipo de datos Número.

Puede trabajar con campos de búsqueda directamente en tablas y también en formularios e informes. De forma predeterminada, los valores de un campo de búsqueda aparecen en un tipo de control de lista denominado cuadro combinado, una lista que tiene una flecha desplegable:

Lista de búsqueda en blanco

También puede usar un cuadro de lista que muestra varios elementos con una barra de desplazamiento para ver más elementos:

Control de cuadro de lista básico en un formulario.

Según cómo establezca el campo de búsqueda y el cuadro combinado, puede editar los elementos de la lista y agregar elementos a la lista desactivando la propiedad Limitar a lista del campo de búsqueda.

Si no puede editar directamente los valores de una lista, debe agregar o cambiar los datos en la lista predefinida de valores o en la tabla que sirve como origen del campo de búsqueda.

Por último, al crear un campo de búsqueda, opcionalmente puede establecerlo para admitir varios valores. Al hacerlo, la lista resultante muestra una casilla junto a cada elemento de lista y puede seleccionar o borrar tantos elementos como sea necesario. Esta ilustración ilustra una lista multivalor típica:

Lista de casillas de verificación.

Para obtener información sobre cómo crear campos de búsqueda multivalor y usar las listas resultantes, vea Crear o eliminar un campo multivalor.

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Cómo afectan las propiedades del campo de tabla a la forma en que escribe los datos

Además de los principios de diseño que controlan la estructura de una base de datos y los tipos de datos que controlan lo que se puede especificar en un campo determinado, varias propiedades de campo también pueden afectar a la forma en que se escriben datos en una base de datos de Access.

Ver propiedades de un campo de tabla

Access proporciona dos formas de ver las propiedades de un campo de tabla.

En la vista Hoja de datos

  1. Abra la tabla en la Vista Hoja de datos.

  2. Haga clic en la pestaña Campos y use los controles del grupo Formato para ver las propiedades de cada campo de tabla.

En la vista Diseño

  1. Abra la tabla en la Vista Diseño.

  2. En la parte inferior de la cuadrícula, haga clic en la pestaña General, si aún no está seleccionada.

  3. Para ver las propiedades de un campo de búsqueda, haga clic en la pestaña Búsqueda.

Cómo afectan las propiedades a la entrada de datos

En la tabla siguiente se enumeran las propiedades que tienen mayor impacto en la entrada de datos y se explica cómo afectan a la entrada de datos.

Propiedad

Ubicación en la cuadrícula de diseño de tabla

Valores posibles

Comportamiento al intentar escribir datos

Tamaño de campo

Pestaña General

0-255

El límite de caracteres solo se aplica a los campos establecidos en el tipo de datos Texto. Si intenta escribir más que el número especificado de caracteres, el campo los corta.

Requerido

Pestaña General

Sí/No

Cuando está activada, esta propiedad le obliga a escribir un valor en un campo y Access no le permitirá guardar nuevos datos hasta que complete un campo obligatorio. Cuando está desactivado, el campo aceptará valores nulos, lo que significa que el campo puede permanecer en blanco.

Un valor nulo no es lo mismo que un valor cero. Cero es un dígito y "nulo" es un valor que falta, no está definido o es desconocido.

Permitir cadenas de longitud cero

Pestaña General

Sí/No

Cuando esté activado, puede escribir cadenas de longitud cero, cadenas que no contienen caracteres. Para crear una cadena de longitud cero, escriba un par de comillas dobles en el campo ("").

Indexado

Pestaña General

Sí/No

Al indexar un campo de tabla, Access le impide agregar valores duplicados. También puede crear un índice a partir de más de un campo. Si lo hace, puede duplicar los valores de un campo, pero no en ambos campos.

Máscara de entrada

Pestaña General

Conjuntos predefinidos o personalizados de caracteres literales y marcadores de posición

Una máscara de entrada le obliga a escribir datos en un formato predefinido. Las máscaras aparecen al seleccionar un campo de una tabla o un control en un formulario. Por ejemplo, supongamos que hace clic en un campo Fecha y ve este conjunto de caracteres: MMM-DD-YYYY. Es una máscara de entrada. Le obliga a escribir valores de mes como abreviaturas de tres letras, como OCT, y el valor de año como cuatro dígitos, por ejemplo, OCT-15-2017.

Las máscaras de entrada solo controlan cómo se escriben los datos, no cómo Access almacena o muestra los datos.

Para obtener más información, vea Controlar formatos de entrada de datos con máscaras de entrada y Formato de un campo de fecha y hora.

Limitar a lista

Pestaña Búsqueda

Sí/No

Habilita o deshabilita los cambios en los elementos de un campo de búsqueda. A veces, los usuarios intentan cambiar los elementos de un campo de búsqueda manualmente. Cuando Access le impide cambiar los elementos de un campo, esta propiedad se establece en Sí. Si esta propiedad está habilitada y necesita cambiar los elementos de una lista, debe abrir la lista (si desea editar una lista de valores) o la tabla que contiene los datos de origen de la lista (si desea editar un campo de búsqueda) y cambiar los valores allí.

Permitir ediciones de listas de valor

Pestaña Búsqueda

Sí/No

Habilita o deshabilita el comando Editar elementos de lista para listas de valores, pero no para los campos de búsqueda. Para habilitar ese comando para los campos de búsqueda, escriba un nombre de formulario válido en la propiedad Editar formulario de elementos de lista. El comando Permitir ediciones de lista de valores aparece en un menú contextual que se abre haciendo clic con el botón derecho en un cuadro de lista o un control de cuadro combinado. Al ejecutar el comando, aparece el cuadro de diálogo Editar elementos de lista. Como alternativa, si especifica el nombre de un formulario en la propiedad Editar formulario de elementos de lista, Access inicia ese formulario en lugar de mostrar el cuadro de diálogo.

Puede ejecutar el comando Editar elementos de lista desde controles de cuadro de lista y cuadro combinado ubicados en formularios y desde controles de cuadro combinado ubicados en tablas y conjuntos de resultados de consulta. Los formularios deben estar abiertos en la vista Diseño o en la vista Examinar; Las tablas y los conjuntos de resultados de la consulta deben estar abiertos en la vista Hoja de datos.

Formulario de edición de elementos de lista

Pestaña Búsqueda

Nombre de un formulario de entrada de datos

Si escribe el nombre de un formulario de entrada de datos como el valor de esta propiedad de tabla, ese formulario se abre cuando un usuario ejecuta el comando Editar elementos de lista. En caso contrario, el cuadro de diálogo Editar elementos de lista aparece cuando los usuarios ejecutan el comando.

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Usar actualizaciones en cascada para cambiar los valores de clave principal y externa

A veces, es posible que deba actualizar un valor de clave principal. Si usa esa clave principal como clave externa, puede actualizar automáticamente los cambios a través de todas las instancias secundarias de la clave externa.

Como recordatorio, una clave principal es un valor que identifica de forma única cada fila (registro) en una tabla de base de datos. Una clave externa es una columna que coincide con la clave principal. Normalmente, las claves externas residen en otras tablas y le permiten crear una relación (un vínculo) entre los datos de las tablas.

Por ejemplo, supongamos que usa un número de id. de producto como clave principal. Un número de id. identifica de forma exclusiva un producto. También usa ese número de id. como clave externa en una tabla de datos de pedido. De esta forma, puede encontrar todos los pedidos que implican cada producto, ya que cada vez que alguien hace un pedido para ese producto, el id. pasa a formar parte del pedido.

A veces, esos números de id. (u otros tipos de claves principales) cambian. Cuando lo hagan, puede modificar el valor de clave principal y hacer que ese cambio se realice automáticamente en cascada a través de todos los registros secundarios relacionados. Para habilitar este comportamiento, active la integridad referencial y las actualizaciones en cascada entre las dos tablas.

Recuerde estas reglas importantes:

  • Solo puede habilitar las actualizaciones en cascada para los campos de clave principal establecidos en los tipos de datos Texto o Número. No puede usar actualizaciones en cascada para los campos establecidos en el tipo de datos Autonumeración.

  • Solo puede habilitar actualizaciones en cascada entre tablas con una relación uno a varios.

Para obtener más información sobre cómo crear relaciones. vea Guía de relaciones de tabla y Crear, editar o eliminar una relación.

Los siguientes procedimientos van de la mano y explican primero cómo crear una relación y, a continuación, habilitar actualizaciones en cascada para esa relación.

Crear la relación

  1. En el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

  2. En la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Agregar tablas(Mostrar tabla en Access 2013 ).

  3. Seleccione la pestaña Tablas, seleccione las tablas que desea cambiar, haga clic en Agregary, a continuación, haga clic en Cerrar.

    Puede presionar MAYÚS para seleccionar varias tablas o puede agregar cada tabla individualmente. Seleccione solo las tablas de los lados "uno" y "varios" de la relación.

  4. En la ventana Relaciones, arrastre la clave principal de la tabla en el lado "uno" de la relación y suéltela en el campo Clave externa de la tabla en el lado "varios" de la relación.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. En la siguiente ilustración se muestra el cuadro de diálogo:

    Cuadro de diálogo Modificar relaciones con una relación existente

  5. Active la casilla Exigir integridad referencial y haga clic en Crear.

Habilitar actualizaciones en cascada en claves principales

  1. En el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

  2. Aparece la ventana Relaciones y muestra las combinaciones (que se muestran como líneas de conexión) entre las tablas de la base de datos. En la siguiente ilustración se muestra una relación típica:

  3. Haga clic con el botón derecho en la línea de combinación entre las tablas principal e secundaria y haga clic en Editar relación.

    Relación entre dos tablas

    Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. En la siguiente ilustración se muestra el cuadro de diálogo:

    Cuadro de diálogo Modificar relaciones

  4. Seleccione Actualizar encascada campos relacionados , asegúrese de que la casilla Exigir integridad referencial está activada y, después, haga clic en Aceptar.

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Por qué los números de id. a veces parecen omitir un número

Al crear un campo establecido en el tipo de datos Autonumeración, Access genera automáticamente un valor para ese campo en cada registro nuevo. El valor se incrementa de forma predeterminada, de modo que cada nuevo registro obtiene el siguiente número secuencial disponible. El propósito del tipo de datos Autonumeración es proporcionar un valor adecuado para su uso como clave principal. Para obtener más información, vea Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal.

Al eliminar una fila de una tabla que contiene un campo establecido en el tipo de datos Autonumeración, el valor del campo Autonumeración de esa fila no siempre se vuelve a usar automáticamente. Por ese motivo, es posible que el número que Genera Access no sea el número que espera ver y que los espacios aparezcan en la secuencia de números de id. (esto es por diseño). Solo debe basarse en la singularidad de los valores de un campo Autonumeración y no en su secuencia.

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Actualizar datos en masa mediante consultas

Las consultas Anexar, Actualizar y Eliminar son formas eficaces de agregar, cambiar o quitar registros en masa. Además, las actualizaciones en masa son más fáciles y eficientes de realizar cuando se usan buenos principios de diseño de base de datos. Usar una consulta de anexar, actualizar o eliminar puede ahorrar tiempo porque también puede volver a usar la consulta.

Importante    Realizar una copia de seguridad de los datos antes de usar estas consultas. Tener una copia de seguridad a mano puede ayudarle a corregir rápidamente los errores que pueda cometer sin darse cuenta.

Anexar consultas    Se usa para agregar muchos registros a una o más tablas. Uno de los usos más frecuentes de una consulta de datos anexados es agregar un grupo de registros de una o más tablas de una base de datos de origen a una o más tablas de una base de datos de destino. Por ejemplo, supongamos que adquiere algunos clientes nuevos y una base de datos que contiene una tabla de información sobre esos clientes. Para evitar escribir los nuevos datos manualmente, puede anexarlos a la tabla o tablas correspondientes de la base de datos. Para obtener más información, vea Agregar registros a una tabla mediante una consulta de datos anexados.

Consultas de actualización    Úselo para agregar, cambiar o eliminar parte (pero no todos) de muchos registros existentes. Se trata de una especie de cuadro de diálogo Buscar y reemplazar avanzado. Escriba un criterio de selección (el equivalente aproximado de una cadena de búsqueda) y un criterio de actualización (el equivalente aproximado de una cadena de reemplazo). A diferencia del cuadro de diálogo, las consultas de actualización pueden aceptar varios criterios, le permiten actualizar un gran número de registros en una sola pasada y le permiten cambiar registros en más de una tabla. Para obtener más información, vea Crear y ejecutar una consulta de actualización.

Eliminar consultas    Cuando desea eliminar rápidamente una gran cantidad de datos o eliminar un conjunto de datos de forma periódica, una eliminación es útil porque las consultas hacen posible especificar criterios para buscar y eliminar rápidamente los datos. Para obtener más información, vea Formas de agregar, editar y eliminar registros.

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