Para resumir e informar de los resultados de hojas de cálculo independientes, puede consolidar datos de cada hoja en una hoja de cálculo maestra. Las hojas pueden estar en el mismo libro que la hoja de cálculo principal o en otros libros. Al consolidar datos, ensambla datos para que pueda actualizar y agregar más fácilmente según sea necesario.

Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de gastos para cada una de las oficinas regionales, puede usar la consolidación para reunir estas cifras en una hoja de cálculo maestra de gastos corporativos. Esta hoja de cálculo maestra también puede contener las ventas totales y los promedios, los niveles de inventario actuales y los productos más vendidos de toda la empresa.

Sugerencia: Si consolida datos con frecuencia, puede ayudar a crear nuevas hojas de cálculo a partir de una plantilla de hoja de cálculo que use un diseño coherente. Para obtener más información sobre las plantillas, consulte: Crear una plantilla. Este es también un momento ideal para configurar la plantilla con tablas de Excel.

Hay dos formas de consolidar datos, ya sea por posición o categoría.

Consolidación por posición:los datos de las áreas de origen tienen el mismo orden y usan las mismas etiquetas. Use este método para consolidar datos de una serie de hojas de cálculo, como hojas de cálculo de presupuestos de departamento que se han creado a partir de la misma plantilla.

Consolidación por categoría: Cuando los datos en las áreas de origen no se organizan en el mismo orden pero usan las mismas etiquetas. Use este método para consolidar datos de una serie de hojas de cálculo que tienen diferentes diseños pero tienen las mismas etiquetas de datos.

  • Consolidar datos por categoría es similar a crear una tabla dinámica. En cambio, con una tabla dinámica, puede reorganizar fácilmente las categorías. Considere la posibilidad de crear una tabla dinámica si necesita una consolidación más flexible por categoría.

Nota: Los ejemplos de este artículo se crearon con Excel 2016. Aunque la vista puede diferir si usa otra versión de Excel, los pasos son los mismos.

Siga estos pasos para consolidar varias hojas de cálculo en una hoja de cálculo maestra:

  1. Si aún no lo ha hecho, configure los datos en cada hoja constituyente haciendo lo siguiente:

    • Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista. Cada columna debe tener una etiqueta (encabezado) en la primera fila y contener datos similares. No debe haber filas o columnas en blanco en ninguna parte de la lista.

    • Coloque cada rango en una hoja de cálculo independiente, pero no escriba nada en la hoja de cálculo maestra donde planea consolidar los datos. Excel hará esto por usted.

    • Asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño.

  2. En la hoja de cálculo maestra, haga clic en la celda superior izquierda del área donde desea que aparezcan los datos consolidados.

    Nota: Para evitar sobrescribir datos existentes en la hoja de cálculo maestra, asegúrese de dejar suficientes celdas a la derecha y debajo de esta celda para los datos consolidados.

  3. Haga clic en>consolidar (en el grupo Herramientas de datos).

    Grupo Herramientas de datos en la pestaña Datos

  4. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen que quiere que use Excel para consolidar los datos. La función predeterminada es SUMA.

    Este es un ejemplo en el que se han elegido tres rangos de hojas de cálculo:

    Cuadro de diálogo Consolidación de datos

  5. Seleccione los datos.

    A continuación, en el cuadro Referencia, haga clic en el botón Contraer para reducir el panel y seleccione los datos de la hoja de cálculo.

    Cuadro de diálogo Consolidación de datos contraído

    Haga clic en la hoja de cálculo que contiene los datos que quiere consolidar, seleccione los datos y después haga clic en el botón Expandir diálogo de la derecha para volver al cuadro de diálogo Consolidar.

    Si una hoja de cálculo que contiene datos que necesita consolidar está en otro libro, haga clic en Examinar para buscar ese libro. Después de localizar y hacer clic en Aceptar,Excel la ruta de acceso del archivo en el cuadro Referencia y anexará un signo de exclamación a esa ruta. A continuación, puede seguir seleccionando otros datos.

    Este es un ejemplo en el que se han seleccionado tres rangos de hojas de cálculo:

    Cuadro de diálogo Consolidación de datos

  6. En la ventana emergente Consolidar, haga clic en Agregar. Repita este procedimiento para agregar todos los rangos que consolide.

  7. Actualizaciones automáticas frente a actualizaciones manuales: Si desea actualizar Excel tabla de consolidación automáticamente cuando cambien los datos de origen, simplemente active la casilla Crear vínculos a datos de origen. Si este cuadro permanece desactivado, puede actualizar la consolidación manualmente.

    Notas: 

    • No puede crear vínculos si las áreas de origen y destino están en la misma hoja.

    • Si necesita cambiar la extensión de un rango o reemplazar un rango, haga clic en el rango en la ventana emergente Consolidar y actualíquelo con los pasos anteriores. De este modo, se creará una nueva referencia de rango, por lo que tendrá que eliminar la anterior antes de volver a consolidar. Simplemente elija la referencia anterior y presione la tecla Suprimir.

  8. Haga clic enAceptar y Excel generará la consolidación. Opcionalmente, puede aplicar formato. Solo es necesario aplicar formato una vez, a menos que vuelva a ejecutar la consolidación.

    • Los rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.

    • Asegúrese de que las categorías que no desee consolidar tengan etiquetas únicas que aparecen en un solo rango de origen.

Si los datos que se consolidan están en celdas diferentes de hojas de cálculo diferentes:

Escriba una fórmula con referencias de celda a las otras hojas de cálculo, una por cada hoja de cálculo independiente. Por ejemplo, para consolidar datos de hojas de cálculo denominadas Ventas (en la celda B4), HR (en la celda F5) y Marketing (en la celda B9), en la celda A2 de la hoja de cálculo maestra, tendría que escribir lo siguiente:

Referencia de fórmula de varias hojas de Excel
 

Sugerencia: Para escribir una referencia de celda, como Ventas. B4: en una fórmula sin escribir, escriba la fórmula hasta el punto donde necesite la referencia, haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en la celda. Excel completará el nombre de la hoja y la dirección de celda. NOTA: las fórmulas en estos casos pueden ser propensas a errores, ya que es muy fácil seleccionar accidentalmente la celda incorrecta. También puede ser difícil detectar un error después de escribir una fórmula compleja.

Si los datos que se consolidan están en las mismas celdas de diferentes hojas de cálculo:

Escriba una fórmula con una referencia 3D que use una referencia a un rango de nombres de hojas de cálculo. Por ejemplo, para consolidar datos en las celdas A2 desde Ventas hasta Marketing incluido, en la celda E5 de la hoja de cálculo maestra escribiría lo siguiente:

Fórmula de referencia de hoja 3D de Excel

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