Controlar cuándo se actualizan las referencias externas (vínculos)

Al crear referencias externas a otros libros (también denominados vínculos), puede controlar si se actualizan y cuándo se actualizan. Esto es importante porque si otra persona cambia el valor de una celda vinculada, Excel no actualiza el vínculo y muestra el nuevo valor a menos que se lo indique.

El libro que contiene los vínculos se denomina libro de destino y el libro al que está vinculado se denomina libro de origen. Puede vincular varios libros de origen a un único libro de destino.

El libro contiene vínculos

1. El libro de destino contiene la referencia externa (vínculo).

2. La referencia externa (o vínculo) es una referencia a una celda o rango en el libro de origen.

3. El libro de origen contiene la celda o rango vinculado y el valor real que se devuelve al libro de destino.

Nota: Aunque no hay ningún límite en el número de libros a los que puede vincular, generalmente es una buena idea vincular a la mayor cantidad posible de libros. De lo contrario, es posible que tenga problemas de rendimiento con el nuevo cálculo de la fórmula. También es posible cruzar libros de vínculos, donde cada uno actúa como el origen y el destino, pero esto puede resultar confuso y difícil de administrar.

Cuando los libros de origen y destino se abren en el mismo equipo, los vínculos se actualizan automáticamente. Si el libro de origen no está abierto en el momento de abrir el libro de destino, la barra de confianza puede preguntarle si desea actualizar los vínculos. Puede controlar si la barra de confianza debe formularle esta pregunta y si desea actualizar todos los vínculos cuando no aparezca esta pregunta. También puede elegir actualizar solo determinados vínculos si el libro contiene más de uno.

En las secciones siguientes revisaremos las opciones más comunes para administrar cómo se actualizan los vínculos.

  1. Cierre todos los libros de origen. Si un libro de origen queda abierto y los demás se cierran, las actualizaciones no serán uniformes.

  2. Abra el libro de destino.

  3. Para actualizar los vínculos, en la barra de confianza, haga clic en Actualizar. Cierre la barra de confianza si no desea actualizar los vínculos (busque la X en el lado derecho).

  1. Abra el libro que contiene los vínculos.

  2. Vaya a Consultas > datos & Connections > Editar vínculos.

    Conexiones de datos

  3. En la lista Origen, haga clic en el objeto vinculado que desee actualizar.

    Puede seleccionar libros individuales con Ctrl+clico todos ellos con Ctrl+A.

  4. Haga clic en Actualizar valores.

    Cuadro de diálogo Editar vínculos de Excel desde > consultas & Connections > Editar vínculos

  1. Busque el libro que desea usar como nuevo origen para la referencia externa y anote su ubicación.

  2. En el libro de destino, seleccione la celda con la referencia externa que desea cambiar.

  3. En el barra de fórmulas Imagen del botón , busque una referencia a otro libro, como C:\Reports\[Budget.xlsx], y reemplace esa referencia por la ubicación del nuevo libro de origen.

Puede decidir si los vínculos de este libro se actualizan al abrir el archivo según la configuración del usuario, no se actualizan al abrir el archivo o se actualizan automáticamente sin preguntar al usuario.

Advertencia: Esta opción afecta a todos los usuarios del libro. Si decide no actualizar vínculos y que no se muestre ninguna pregunta, los usuarios del libro no sabrán que los datos no están actualizados.

  1. Vaya a Consultas > datos & Connections > Editar vínculos.

  2. Haga clic en Pregunta inicial.

  3. Seleccione una de las tres opciones siguientes:

  • Permitir que los usuarios elijan mostrar la alerta o no

  • No mostrar la alerta y no actualizar vínculos automáticos

  • No muestre los vínculos de alerta y actualización.

Notas: 

  • Opciones de actualización automática frente a manual: los vínculos de fórmula siempre están establecidos en Automático.

  • Incluso si especifica que Excel no debe preguntar si desea actualizar vínculos, se le notificará si hay vínculosrotos.

Al abrir el cuadro de diálogo Editar vínculos(Consultas de datos > & Connections > Editarvínculos), se le presentan varias opciones para tratar con vínculos existentes. Puede seleccionar libros individuales con Ctrl+clico todos ellos con Ctrl+A.

Cuadro de diálogo Editar vínculos de Excel desde > consultas & Connections > Editar vínculos
  • Actualizar valores

    Esto actualizará todos los libros seleccionados.

  • Cambiar origen

    Esta opción es útil cuando desea apuntar vínculos existentes a otro origen. Por ejemplo, es posible que tenga un libro de año anterior y que tenga que apuntar a un libro nuevo cuando se inicie un año nuevo. Si selecciona Cambiar origen, se iniciará un cuadro de diálogo del explorador de archivos, donde podrá buscar el nuevo libro de origen. Si el libro tiene más de una hoja de cálculo, se le pedirá que especifique a qué vínculo debe vincularse: solo tiene que hacer clic en la hoja que desee y hacer clic en Aceptar.

    Nota: Es posible volver a apuntar un libro a sí mismo seleccionándose en el cuadro de diálogo Cambiar origen. Esto evitará los vínculos de fórmula al libro de origen vinculado originalmente.

  • Código abierto

    Se abrirá el libro de origen.

  • Romper vínculo

    Importante: Cuando rompe un vínculo a un origen, todas las fórmulas que usan dicho origen se convierten en su valor actual. Por ejemplo, el vínculo =SUMA([Budget.xlsx]Anual! C10:C25) se convertiría en la suma de los valores del libro de origen. Como esta acción no se puede deshacer, es posible que desee guardar primero una versión del archivo.

    1. En la pestaña Datos, en el grupo Consultas & Connections, haga clic en Editar vínculos.

    2. En la lista Origen, haga clic en el vínculo que desee romper.

      Puede seleccionar libros individuales con Ctrl+clico todos ellos con Ctrl+A.

    3. Haga clic en Romper vínculo.

      Notas: 

      • Si el vínculo usó un nombre definido, el nombre no se quitará automáticamente, por lo que es posible que también desee eliminar el nombre.

      • Para eliminar un nombre:

      • Si usa un rango de datos externo, un parámetro de una consulta también puede usar datos de otro libro. Puede que sea conveniente que compruebe si existen estos tipos de vínculos y quitarlos.

      • En la pestaña Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Administrador de nombres.

      • En la columna Nombre, haga clic en el nombre que desea eliminar y, después, en Eliminar.

  • Comprobar estado

    Esto simplemente muestra una notificación en el panel Editar vínculos si un libro vinculado sigue siendo un origen válido. Debería mostrar Aceptar,pero si no es así, tendrá que comprobar el libro de origen. En muchos casos, es posible que se haya movido o eliminado un libro de origen, cortando el vínculo. Si el libro sigue existiendo, puede usar la opción Cambiar origen para volver a vincular el libro.

  • ¿Puedo reemplazar una sola fórmula por su valor calculado?

    Sí. Cuando se reemplaza una fórmula por su valor, Excel la elimina de forma permanente. Si reemplaza accidentalmente una fórmula por un valor y desea restaurarla, haga clic en Deshacer Botón Deshacer inmediatamente después de escribir o pegar el valor.

    1. Presione Ctrl+C para copiar la fórmula.

    2. Presione Alt+E+S+V para pegar la fórmula como su valor o vaya a Inicio > Portapapeles > Pegar > Pegar valores.

  • ¿Qué sucede si no estoy conectado al origen?

    Haga clic en No actualizar. Excel no puede actualizar un origen si no hay ninguna conexión establecida. Por ejemplo, el origen puede estar en una red y es posible que no tenga establecida una conexión con ella.

  • No quiero reemplazar mis datos actuales con datos nuevos

    Haga clic en No actualizar.

  • Intenté actualizar la última vez, pero tardé demasiado tiempo

    Haga clic en No actualizar. Si no es preciso que los datos sean los más recientes, ahorrará tiempo si no actualiza todos los vínculos. Después de abrir el libro, en la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Modificar vínculos y, después, actualice únicamente los vínculos de los orígenes que necesite.

  • Otra persona creó el libro y no sé por qué estoy viendo este mensaje

    Haga clic en No actualizary póngase en contacto con el propietario del libro. También puede investigar qué vínculos están en el libro. En la pestaña Datos, en el grupo Consultas & Connections, haga clic en Editar vínculos.

  • Respondo al mensaje de la misma manera cada vez y no quiero volver a verlo

    Puede contestar a la pregunta inicial de forma coherente y evitar su aparición en este libro.

    • No preguntar si se actualizan los vínculos al abrir un libro y actualizar vínculos automáticamente    

      Esta opción afecta a todos los libros que se abran en el PC. Los usuarios que abran el libro en otro PC no se verán afectados.

      1. Vaya a Opciones >archivo >Avanzadas.

      2. En General, desactive la casilla Consultar al actualizar vínculos automáticos. Si esta casilla está desactivada, los vínculos se actualizan de forma automática y no se muestra ninguna alerta.

    • Preguntar de la misma forma por cada usuario de este libro    

      Advertencia: Esta opción afecta a todos los usuarios del libro. Si decide no actualizar vínculos y que no se muestre ninguna pregunta, los usuarios del libro no sabrán que los datos no están actualizados.

      Vaya a Consultas > datos & Connections > Editar vínculos > mensajede inicio y, a continuación, seleccione la opción que desee.

      Nota: Se le seguirá notificando la existencia de vínculos rotos.

  • ¿Qué sucede si estoy usando una consulta de parámetros?

    1. Haga clic en No actualizar.

    2. Cierre el libro de destino.

    3. Abra el libro de origen.

    4. Abra el libro de destino.

    5. Haga clic en Actualizar.

    Los vínculos a consultas de parámetros no se pueden actualizar a menos que el libro de origen esté abierto.

  • ¿Por qué no puedo elegir "Manual" como opción de actualización para un vínculo externo específico?

    Los vínculos de fórmula siempre se establecen en Automático.

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