Creación de una macro de interfaz de usuario (UI)

Creación de una macro de interfaz de usuario (UI)

En Microsoft Access, las macros adjuntas a objetos de la interfaz de usuario (IU), como botones de comando, cuadros de texto, formularios e informes, se conocen como macros de interfaz de usuario. Esto los distingue de las macros de datos que están adjuntas a las tablas. Use las macros de la interfaz de usuario para automatizar una serie de acciones, como abrir otro objeto, aplicar un filtro, iniciar una operación de exportación y muchas otras tareas. Este artículo le presenta el generador de macros recién rediseñado y le muestra las tareas básicas implicadas en la creación de una macro de interfaz de usuario.

Nota: Este artículo no se aplica a las aplicaciones Web de Access.

En este artículo...

Información general

Generador de macros

Crear una macro independiente

Crear una macro incrustada

Agregar acciones a una macro

Controlar el flujo de programa con if, else if y else

Crear submacros

Acciones relacionadas con grupos

Expandir y contraer bloques o acciones de macros

Copiar y pegar acciones de macro

Compartir una macro con otras personas

Ejecutar una macro

Depurar una macro

Convertir una macro en código de VBA

Información general

Las macros pueden estar incluidas en objetos de macro (a veces denominadas macros independientes) o pueden estar incrustadas en las propiedades de evento de formularios, informes o controles. Las macros incrustadas forman parte del objeto o control en el que están incrustadas. Los objetos de macros están visibles en el panel de navegación, en macros; las macros incrustadas no lo son.

Cada macro está formada por una o más acciones de macro. Según el contexto en el que esté trabajando, es posible que algunas acciones de macro no estén disponibles para su uso.

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Generador de macros

A continuación se muestran algunas de las características principales del generador de macros.

  • Catálogo de acciones    Las acciones de macro están organizadas por tipo y se pueden buscar.

  • IntelliSense    Cuando se escriben expresiones, IntelliSense sugiere posibles valores y le permite seleccionar el correcto.

  • Métodos abreviados de teclado   Use combinaciones de teclas para una escritura de macros más rápida y fácil.

  • Flujo de programa    Crear macros más legibles con líneas de comentarios y grupos de acciones.

  • Instrucciones condicionales    Permitir la ejecución de lógica más compleja con compatibilidad con si...

  • Reutilización de macros    El catálogo de acciones muestra otras macros que ha creado y le permite copiarlas en el que está trabajando.

  • Uso compartido más fácil    Copie una macro y, a continuación, péguela como XML en un correo electrónico, una publicación de grupo de noticias, un blog o un sitio web de ejemplo de código.

Este es un vídeo que le guiará a través de las principales áreas del generador de macros.

Su explorador no admite vídeo. Instale Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player o Internet Explorer 9.

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Crear una macro independiente

Este procedimiento crea un objeto de macro independiente que aparecerá en macros en el panel de navegación. Las macros independientes son útiles cuando desea volver a usar la macro en muchos lugares de la aplicación. Al llamar a la macro desde otras macros, puede evitar duplicar el mismo código en varios lugares.

  1. En el grupo Macros y código de la pestaña Crear, haga clic en Macro.

    Access abrirá el generador de macros.

  2. En la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Guardar.

  3. En el cuadro de diálogo Guardar como , escriba un nombre para la macro y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. Continúe con la sección Agregar acciones a una macro.

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Crear una macro incrustada

Este procedimiento crea una macro que está insertada en una propiedad de evento de un objeto. Esta macro no aparece en el panel de navegación, pero se puede llamar desde eventos como al cargar o al hacer clic.

Como la macro pasa a formar parte del objeto formulario o informe, se recomienda usar macros incrustadas para automatizar tareas específicas de un formulario o informe en particular.

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario o informe que contendrá la macro y, a continuación, haga clic en vista presentación.

  2. Si no se muestra la Hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla.

  3. Haga clic en el control o sección que contiene la propiedad de evento en la que desea insertar la macro. También puede seleccionar el control o la sección (o todo el formulario o informe) mediante la lista desplegable situada bajo tipo de selección en la parte superior de la hoja de propiedades.

  4. En el panel de tareas hoja de propiedades, haga clic en la pestaña evento .

  5. Haga clic en el cuadro de la propiedad para el evento en el que desea desencadenar la macro. Por ejemplo, para un botón de comando, si desea que la macro se ejecute al hacer clic en el botón, haga clic en el cuadro de la propiedad al hacer clic .

  6. Si el cuadro de la propiedad contiene las palabras [macro incrustada], significa que ya se ha creado una macro para este evento. Puede editar la macro si continúa con los pasos restantes de este procedimiento.

  7. Si el cuadro de la propiedad contiene las palabras [procedimiento de evento], significa que ya se ha creado un procedimiento de Visual Basic para aplicaciones (VBA) para este evento. Antes de poder insertar una macro en el evento, tendrá que quitar el procedimiento. Puede hacerlo eliminando las palabras [procedimiento de evento], pero primero debe examinar el procedimiento de evento para asegurarse de que al quitarlo no se interrumpe la funcionalidad necesaria en la base de datos. En algunos casos, puede volver a crear la funcionalidad del procedimiento de VBA mediante una macro incrustada.

  8. Haga clic en el botón generar Imagen del botón .

  9. Si aparece el cuadro de diálogo Elegir generador , asegúrese de que está seleccionado generador de macros y haga clic en Aceptar.

    Access abrirá el generador de macros. Continúe con la siguiente sección para agregar acciones a la macro.

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Agregar acciones a una macro

Las acciones son los comandos individuales que componen una macro y cada una se denomina según lo que hace, por ejemplo, FindRecord o CerrarBaseDeDatos.

Paso 1: examinar o buscar una acción de macro

El primer paso para agregar una acción es encontrarla en la lista desplegable Agregar nueva acción o en el catálogo de acciones.

Notas: 

  • De forma predeterminada, la lista desplegable Agregar nueva acción y el catálogo de acciones solo muestran las acciones que se ejecutarán en bases de datos no confiables. Para ver todas las acciones:

    • En la pestaña diseño , en el grupo Mostrar u ocultar , haga clic en Mostrar todas las acciones.

  • Si no se muestra el catálogo de acciones, en la pestaña diseño , en el grupo Mostrar u ocultar , haga clic en Catálogo de acciones.

Para encontrar una acción, use uno de los métodos siguientes:

  • Haga clic en la flecha de la lista desplegable Agregar nueva acción y desplácese hacia abajo para buscar la acción. Los elementos de flujo de programa aparecen en primer lugar y, a continuación, las acciones de macro se enumeran alfabéticamente.

  • Busque la acción en el panel catálogo de acciones. Las acciones se agrupan por categoría. Expanda cada categoría para ver las acciones. Si selecciona una acción, aparece una breve descripción de la acción en la parte inferior del catálogo de acciones.

  • Busque la acción en el panel catálogo de acciones escribiendo en el cuadro de búsqueda en la parte superior del panel. Mientras escribe, la lista de acciones se filtra para mostrar todas las macros que contienen ese texto. Access busca en los nombres de las macros y sus descripciones el texto que escriba.

Paso 2: agregar una acción a una macro

Una vez que haya encontrado la acción de macro que desea, agréguela a la macro con uno de estos métodos:

  • Seleccione una acción en la lista Agregar nueva acción o simplemente escriba el nombre de la acción en el cuadro. Access agrega la acción en el punto donde se mostró la lista Agregar nueva acción .

  • Arrastre la acción desde el catálogo de acciones hasta el panel de macros. Aparece una barra de inserción que muestra dónde se insertará la acción cuando suelte el botón del mouse.

  • Haga doble clic en la acción en el catálogo de acciones.

    • Si se selecciona una acción en el panel de macros, Access agrega la nueva acción justo debajo de la selección.

    • Si se selecciona un Grupo, enel panel macros, Access agrega la nueva acción a ese bloque, en caso de que se haya seleccionado un bloque de submacros , y si, porel contrario.

    • Si no se selecciona ninguna acción o bloque en el panel de macros, Access agrega la nueva acción al final de la macro.

      Notas: 

      • Si ya ha creado una o más macros, aparecerán en el en el nodo de esta base de datos del catálogo de acciones.

        • Al arrastrar una macro independiente (una que aparece en macros) al panel macro, se crea una acción EjecutarMacro que ejecuta la macro que ha arrastrado. Después, puede usar la lista desplegable para llamar a submacros, si las hay.

        • Si solo desea copiar las acciones de una macro independiente en la macro actual (en lugar de crear una acción EjecutarMacro ), haga clic con el botón secundario del mouse en el catálogo de acciones y, a continuación, haga clic en Agregar copia de macro.

        • Al arrastrar una macro incrustada (una que aparece debajo de un formulario o informe) en el panel macro, se copian las acciones de esa macro en la macro actual.

      • También puede crear una acción arrastrando un objeto de base de datos desde el panel de navegación al panel de macros. Si arrastra una tabla, una consulta, un formulario, un informe o un módulo al panel macro, Access agrega una acción que abre la tabla, consulta, formulario o informe. Si arrastra otra macro al panel de macros, Access agrega una acción que ejecuta la macro.

Paso 3: rellenar argumentos

La mayoría de las acciones de macro requieren al menos un argumento. Puede ver una descripción de cada argumento seleccionando la acción y, a continuación, colocando el puntero sobre los argumentos. Para muchos argumentos, puede seleccionar un valor de una lista desplegable. Si el argumento requiere escribir una expresión, IntelliSense le ayuda a escribir la expresión representando posibles valores a medida que escribe, como se muestra en la siguiente ilustración:

Uso de IntelliSense para escribir una expresión

Cuando vea el valor que desea usar, agréguelo a la expresión haciendo doble clic en él o utilizando las teclas de dirección para resaltarlo y, a continuación, presione la tecla TAB o entrar.

Para obtener más información sobre la creación de expresiones, vea el artículo Introducción a las expresiones.

Acerca del uso de IntelliSense con propiedades en bases de datos Web

Al crear una macro de interfaz de usuario incrustada en un formulario compatible con Web, IntelliSense le permite agregar cualquier propiedad de formulario a una expresión. Sin embargo, en una base de datos Web, solo se puede tener acceso a un subconjunto de las propiedades del formulario mediante macros de interfaz de usuario. Por ejemplo, dado un control denominado Control1 en un formulario denominado Form1, IntelliSense le permitirá agregar [Forms]! [Form1]! [Control1]. [ControlSource] a una expresión en una macro de interfaz de usuario. Sin embargo, si publica la base de datos en servicios de Access, la macro que contiene la expresión generará un error cuando se ejecute en el servidor.

En la tabla siguiente se muestran las propiedades que se pueden usar en las macros de interfaz de usuario en bases de datos Web:

Propiedades que puede usar

Forma

Caption, Dirty, AllowAdditions, AllowDeletions, PermitirEdiciones

Control de pestaña

Visible

Etiqueta

Título, visible, color de primer plano, color de fondo

Datos adjuntos

Visible, habilitado

Botón de comando

Título, visible, habilitado, color de primer plano

Comandos tBox

Habilitada, visible, bloqueada, color de primer plano, color de fondo, valor

Casilla

Habilitada, visible, bloqueada, valor

Imagen

Color de fondo visible

Cuadro combinado

Habilitada, visible, bloqueada, valor

Cuadro de lista

Habilitada, visible, bloqueada, valor

Explorador Web

Visible

Subformulario

Habilitado, visible bloqueado

Control de navegación

Habilitada, visible

Mover una acción

Las acciones se ejecutan en orden, de arriba a abajo de la macro. Para mover una acción hacia arriba o hacia abajo en la macro, use uno de los métodos siguientes:

  • Arrastre la acción hacia arriba o hacia abajo hasta donde quiera que aparezca.

  • Seleccione la acción y, a continuación, presione CTRL + flecha arriba o CTRL + flecha abajo.

  • Seleccione la acción y, a continuación, haga clic en la flecha subir o bajar en el lado derecho del panel de macros.

Eliminar una acción

Para eliminar una acción de macro:

  • Seleccione la acción y, a continuación, presione la tecla SUPRIMIr. También puede hacer clic en el botón eliminar (X) en el lado derecho del panel de macros.

    Notas: 

    • Si elimina un bloque de acciones, como un bloque If o un bloque Group , todas las acciones del bloque se eliminan también.

    • Los comandos subir, bajary eliminar también están disponibles en el menú contextual que aparece al hacer clic con el botón secundario en una acción de macro.

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Controlar el flujo de programa con if, else if y else

Para ejecutar acciones de macro solo cuando ciertas condiciones son verdaderas, use un bloque If . Esto reemplaza la columna condición que se usó en versiones anteriores de Access. Puede extender un bloque If con bloques else if y else , de forma similar a otros lenguajes de programación secuenciales como VBA.

En la ilustración siguiente se muestra un bloque If simple, incluidos los bloques else if y else :

Macro que contiene una instrucción Si/O si/Si no.

El bloque If se ejecuta si el campo ExpirationDate es menor que la fecha actual.

El bloque else if se ejecuta si el campo ExpirationDate es igual a la fecha actual.

El bloque else se ejecuta si ninguno de los bloques anteriores lo hace.

El bloque If termina aquí.

Agregar un bloque if a una macro

  1. Seleccione si en la lista desplegable Agregar nueva acción o arrástrela desde el panel catálogo de acciones hasta el panel de macros.

  2. En el cuadro de la parte superior del bloque If , escriba una expresión que determine Cuándo se ejecutará el bloque. La expresión debe ser booleana (es decir, una que se evalúe como sí o no).

  3. Agregue acciones al bloque If seleccionándolas en la lista desplegable Agregar nueva acción que aparece dentro del bloque o arrastrándolos desde el panel catálogo de acciones hasta el bloque If .

Agregar bloques else u else a un bloque if

  1. Seleccione el Si bloquear y, a continuación, en la esquina inferior derecha del bloque, haga clic en Agregar otro o Agregar más si.

  2. Si agrega un bloque de otras personas , escriba una expresión que determine Cuándo se ejecutará el bloque. La expresión debe ser booleana (es decir, una que se evalúa como verdadero o falso).

  3. Agregue acciones a los bloqueos si o más si los selecciona en la lista desplegable Agregar nueva acción que aparece dentro del bloque o arrastrándolos desde el panel catálogo de acciones hasta el bloque.

    Notas: 

    • Los comandos para agregar bloque If, else ify else están disponibles en el menú contextual que aparece al hacer clic con el botón secundario en una acción de macro.

    • Si los bloques se pueden anidar hasta 10 niveles de profundidad.

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Crear submacros

Cada macro puede contener varias submacros. Una submacro está diseñada se llama por su nombre en las acciones de la macro EjecutarMacro o OnError .

Agregue un bloque de submacros a una macro de la misma manera que una acción de macro, como se describe en la sección Agregar acciones a una macro. Una vez que haya agregado un bloque de submacros , puede arrastrar acciones de macro en él o seleccionar acciones de la lista Agregar nueva acción que aparece dentro del bloque.

Notas: 

  • También puede crear un bloque de submacros seleccionando una o varias acciones, haciendo clic con el botón secundario y, a continuación, seleccionando hacer el bloque de submacros.

  • Las submacros siempre deben ser los últimos bloques de una macro; no puede agregar ninguna acción (excepto más submacros) debajo de una submacro. Si ejecuta una macro que solo contenga submacros sin nombrar específicamente la submacro que desea, solo se ejecutará la primera submacro.

  • Para llamar a una submacro (por ejemplo, en una propiedad de evento o mediante la acción RunMacro o OnError ), use la siguiente sintaxis:

    nombremacro. submacroname

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Acciones relacionadas con grupos

Puede mejorar la legibilidad de una macro agrupando acciones y asignando un nombre significativo al grupo. Por ejemplo, puede agrupar acciones que abran y filtren un formulario a un grupo denominado "formulario de apertura y filtro". Esto facilita la visualización de las acciones que se relacionan entre sí. Un bloque grupal no afecta a la forma en que se ejecutan las acciones, y el grupo no se puede llamar ni ejecutar individualmente. Su uso principal es para etiquetar un grupo de acciones que le ayuden a comprender la macro a medida que la Lee. Además, mientras edita una macro grande, puede contraer cada bloque de grupo a una sola línea, lo que reduce la cantidad de desplazamiento que tiene que hacer.

Si las acciones que desea agrupar ya están en la macro, use este procedimiento para agregarlas a un bloque de Grupo :

  1. Seleccione las acciones que desee agrupar.

  2. Haga clic con el botón secundario en las acciones seleccionadas y luego en hacer bloqueo de grupo.

  3. En el cuadro de la parte superior del bloque de Grupo , escriba un nombre para el grupo.

Si las acciones aún no están presentes:

  1. Arrastre el bloque de Grupo desde el catálogo de acciones hasta el panel de macros.

  2. En el cuadro de la parte superior del bloque de Grupo , escriba un nombre para el grupo.

  3. Arrastre acciones de macro desde el catálogo de acciones al bloque de Grupo o seleccione acciones de la lista Agregar nueva acción que aparece dentro del bloque.

Los bloques de Grupo pueden contener otros bloques de Grupo y se pueden anidar hasta un máximo de 9 niveles de profundidad.

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Expandir y contraer bloques o acciones de macros

Al crear una nueva macro, el generador de macros muestra acciones de macro con todos los argumentos visibles. Según el tamaño de la macro, es posible que desee contraer algunas o todas las acciones de macro (y bloques de acciones) mientras está editando la macro. Esto facilita la obtención de una vista general de la estructura de la macro. Puede expandir algunas o todas las acciones según sea necesario para modificarlas.

Expandir o contraer una sola acción de macro o un bloque

  • Haga clic en el signo más (+) o menos (-) situado a la izquierda de la macro o nombre de bloque. También puede presionar las teclas flecha arriba y flecha abajo para seleccionar una acción o un bloque y, a continuación, presionar las teclas de flecha izquierda o derecha para contraer o expandirla.

Expandir o contraer todas las acciones de macro (pero no bloques)

  • En la pestaña diseño , en el grupo contraer o expandir , haga clic en expandir acciones o en contraer acciones.

Expandir o contraer todas las acciones de macros y bloques

  • En la pestaña diseño , en el grupo contraer o expandir , haga clic en expandir todo o en contraer todo.

Sugerencia:  Puede "inspeccionar" dentro de una acción contraída moviendo el puntero sobre la acción. Access muestra los argumentos de acción en una información sobre herramientas.

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Copiar y pegar acciones de macro

Si necesita repetir acciones que ya ha agregado a una macro, puede copiar y pegar las acciones existentes de forma similar a como lo haría con párrafos de texto en un procesador de textos. Al pegar las acciones, se insertan justo debajo de la acción seleccionada. Si se selecciona un bloque, las acciones se pegan dentro del bloque.

Sugerencia:  Para duplicar rápidamente las acciones seleccionadas, mantenga presionada la tecla CTRL y arrastre las acciones a la ubicación de la macro en la que desea que se copien.

Compartir una macro con otras personas

Cuando se copian acciones de macro en el portapapeles, se pueden pegar como lenguaje de marcado extensible (XML) en cualquier aplicación que acepte texto. Esto le permite enviar una macro a un colega a través de un mensaje de correo electrónico o publicar la macro en un foro de discusión, blog u otro sitio Web. El destinatario puede copiar el XML y pegarlo en el generador de macros de Access 2010. La macro se vuelve a crear tal y como la escribió.

Ejecutar una macro

Puede ejecutar una macro mediante uno de los métodos siguientes:

  • Haga doble clic en la macro en el panel de navegación.

  • Llame a la macro mediante la acción de macro EjecutarMacro o OnError .

  • Escriba el nombre de la macro en una propiedad de evento de un objeto. La macro se ejecutará cuando se desencadene el evento.

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Depurar una macro

Si tiene problemas para ejecutar una macro, hay un par de herramientas que puede usar para llegar al origen del problema.

Agregar acciones de control de errores a una macro

Recomendamos agregar acciones de control de errores a cada macro mientras la escribe y dejarlas en la macro de forma permanente. Al usar este método, Access muestra las descripciones de los errores a medida que se producen. Las descripciones de error le ayudan a comprender el error para que pueda corregir el problema más rápidamente.

Use el procedimiento siguiente para agregar una submacro de control de errores a una macro:

  1. Abra la macro en la vista Diseño.

  2. En la parte inferior de la macro, seleccione submacro en la lista desplegable Agregar nueva acción .

  3. En el cuadro justo a la derecha de la submacrode Word, escriba un nombre para la submacro, como ErrorHandler.

  4. En la lista desplegable Agregar nueva acción que aparece dentro del bloque de submacros , seleccione la acción de macro MessageBox .

  5. En el cuadro de mensaje , escriba el siguiente texto: = [ErrorDeMacro]. [ Descripción]

  6. En la parte inferior de la macro, seleccione OnError en la lista desplegable Agregar nueva acción .

  7. Establezca el argumento ir a en nombre de macro.

  8. En el cuadro Nombre de la macro , escriba el nombre de la submacro de control de errores (en este ejemplo, ErrorHandler).

  9. Arrastre la acción de macro OnError a la parte superior de la macro.

En la ilustración siguiente se muestra una macro con la acción OnError y una submacro denominada ErrorHandler.

Una macro que contiene una submacro de control de errores.

La acción de macro OnError se coloca en la parte superior de la macro y llama a la submacro ErrorHandler en el caso de un error.

La submacro ErrorHandler solo se ejecuta si lo llama la acción OnError y muestra un cuadro de mensaje que describe el error.

Usar el comando de paso único

Un solo paso es un modo de depuración de macros que puede usar para ejecutar una macro una sola vez. Después de realizar cada acción, aparece un cuadro de diálogo que muestra información sobre la acción y los códigos de error que se produjeron como resultado. Sin embargo, dado que no hay ninguna descripción del error en el cuadro de diálogo macro paso a paso, se recomienda usar el método de submacro de control de errores descrito en la sección anterior.

Para iniciar el modo paso a paso:

  1. Abra la macro en la vista Diseño.

  2. En la pestaña diseño , en el grupo herramientas , haga clic en paso a paso.

  3. Guarde y cierre la macro.

La próxima vez que ejecute la macro, aparecerá el cuadro de diálogo macro paso a paso . En el cuadro de diálogo se muestra la siguiente información sobre cada acción:

  • Nombre de la macro

  • Condición (para bloques si)

  • Nombre de la acción

  • Argumentos

  • Número de error (un número de error de 0 significa que no se ha producido ningún error)

Mientras recorre las acciones, haga clic en uno de los tres botones del cuadro de diálogo:

  • Para ver la información sobre la acción siguiente de la macro, pulse paso.

  • Para detener las macros que se estén ejecutando, haga clic en detener todas las macros. El modo de paso único seguirá teniendo efecto la próxima vez que ejecute una macro.

  • Para salir del modo paso a paso y seguir ejecutando la macro, haga clic en continuar.

    Notas: 

    • Si presiona la tecla entrar después de la última acción en una macro, el modo de paso único seguirá teniendo efecto la próxima vez que ejecute una macro.

    • Para introducir el modo paso a paso mientras se está ejecutando una macro, presione CTRL + INTER.

    • Para especificar el modo paso a paso en un punto específico de una macro, agregue la acción de macro PasoAPaso en ese punto.

    • El modo paso a paso no está disponible en una base de datos Web.

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Convertir una macro en código de VBA

Las macros proporcionan un subconjunto de los comandos que están disponibles en el lenguaje de programación Visual Basic para aplicaciones (VBA). Si decide que necesita más funcionalidad de la que las macros puede proporcionar, puede convertir fácilmente un objeto de macro independiente en código de VBA y, a continuación, usar el conjunto de características expandido que ofrece VBA. Tenga en cuenta, sin embargo, que el código de VBA no se ejecutará en un explorador; el código de VBA que agregue a una base de datos Web solo se ejecutará cuando la base de datos esté abierta en Access.

Nota:  No se pueden convertir macros incrustadas en código de VBA.

Para convertir una macro en código de VBA:

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el objeto de macro y haga clic en vista Diseño.

  2. En la pestaña diseño , en el grupo herramientas , haga clic en convertir macros a Visual Basic.

  3. En el cuadro de diálogo convertir macro , especifique si desea agregar comentarios y código de control de errores al módulo de VBA y, a continuación, haga clic en convertir.

Access confirma que la macro se ha convertido y abre el editor de Visual Basic. Haga doble clic en la macro convertida en el panel de proyecto para ver y editar el módulo.

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Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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