Crear, cambiar o eliminar una vista de una lista o biblioteca

Cree nuevas vistas de listas o bibliotecas de Microsoft 365 para organizar y ocultar o mostrar columnas. Una vista es la vista predeterminada. Las vistas adicionales que agregue estarán disponibles en el menú Opciones de vista . Puede crear una vista para guardar diferentes selecciones de ordenación, filtro y agrupación que haya realizado desde los encabezados de columna o el panel filtros. Las columnas que ha mostrado u ocultado, así como los anchos de columna también se guardarán con la vista.

Seleccionar una vista diferente

1. En la barra de comandos de la lista, seleccione Ver opciones > Todos los documentos.

2. Seleccione el nombre de la vista a la que desea cambiar. Puede seleccionar entre las opciones de vista Lista, Lista compacta o Iconos .

   

• Cuando se encuentre en el modo de vista Cuadrícula , verá las opciones de Alto fijo y Alto de autoajuste:

  

• Cuando no está en el modo de vista de cuadrícula , verá diferentes tipos de vista: lista, lista compacta e iconos. Debajo de la opción Todos los documentos , puede elegir las vistas disponibles.

También puede personalizar la vista que ve eligiendo diferentes selecciones de ordenación, filtro o grupo que realice desde los encabezados de columna o desde el panel de filtros. Cuando le guste lo que ve, puede guardar la nueva vista.

Crear una vista

1. En la barra de comandos de la lista, seleccione Ver opciones > Todos los documentos.
   Si las opciones de vista no están visibles, asegúrese de que no está editando la lista o de que no ha seleccionado uno o más elementos. Además, es posible que no tenga permiso. En ese caso, póngase en contacto con su administrador de Microsoft 365 o con los propietarios del sitio o de la lista.

2. Seleccione Crear nueva vista.

   

   Importante

   Si no ve Crear nueva vista, significa que aún no le han llegado las últimas actualizaciones. Vea el vídeo anterior, consulte la sección "Cambiar una vista" de este artículo o lea Editar una vista de una lista.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear vista . En Nombre de la vista, escriba un nombre para la vista. En Mostrar como, seleccione Lista, Calendario o Galería para el tipo de vista que desea crear.

   

4. Si selecciona Calendar, el cuadro de diálogo Crear vista mostrará más opciones para crear su calendario. Especifique una fecha de inicio y una fecha de finalización en el calendario.

   

5. Para cambiar el modo en que aparece el título de los elementos del calendario, seleccione Más opciones y, a continuación, seleccione las opciones que desee en las listas desplegables debajo de Título de los elementos del calendario y Subtítulos.

   

6. Cuando haya terminado, seleccione Crear.

Crear una nueva vista basada en la actual

1. En la barra de comandos de la lista, seleccione Ver opciones > Todos los documentos.
   Si las opciones > de visualización de todos los documentos no están visibles, asegúrese de que no está editando la lista o de que no ha seleccionado uno o más elementos. Además, es posible que no tenga permiso. En ese caso, póngase en contacto con su administrador de Microsoft 365 o con los propietarios del sitio o de la lista.
2. Seleccione Guardar vista como.
3. Escriba el nuevo nombre y, a continuación, seleccione Guardar.

Cambiar una vista

Puede realizar algunos cambios directamente en la vista de lista. Para ello, haga clic en el nombre de la columna. Puede cambiar el orden de los elementos, filtrarlos, agruparlos, agregar columnas y cambiar otras configuraciones de columna. Cuando haya terminado, haga clic en Opciones de vista y luego en Guardar vista como. Guarde la vista con su nombre actual o escriba un nuevo nombre para crear una nueva vista.

Para obtener más información, vea el vídeo de arriba o vea Editar una vista de una lista.

Para ver más opciones avanzadas:

1. En la barra de comandos de la lista, seleccione Ver opciones > Todos los documentos.
   Si las opciones > de visualización de todos los documentos no están visibles, asegúrese de que no está editando la lista o de que no ha seleccionado uno o más elementos. Además, es posible que no tenga permiso. En ese caso, póngase en contacto con su administrador de Microsoft 365 o con los propietarios del sitio o de la lista.
2. Seleccione el nombre de la vista que desee cambiar.
3. Seleccione Opciones de visualización > de todos los documentos de nuevo y, después, seleccione Editar vista actual.
4. En la página Editar vista , realice los cambios. Puede agregar o quitar columnas, agregar criterios de "ordenar" o "filtrar", configurar carpetas y mucho más.
5. Cuando haya terminado con los cambios, seleccione Aceptar.

Cambiar la vista predeterminada

1. En la barra de comandos de la lista, seleccione Ver opciones > Todos los documentos.
2. Seleccione el nombre de la vista que desea establecer como valor predeterminado.
3. Seleccione Opciones de visualización> de todos los documentos de nuevo y, después, seleccione Editar vista actual.
4. En la página Editar vista , active la casilla Establecer esta vista como la predeterminada y, a continuación, seleccione Aceptar.

Eliminar una vista

1. En la barra de comandos de la lista, seleccione Ver opciones > Todos los documentos.
2. Seleccione el nombre de la vista que desea eliminar.
3. Seleccione Opciones de visualización > de todos los documentos de nuevo y, después, seleccione Editar vista actual.
4. En la página Editar vista , seleccione Eliminar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Crear o editar una vista de mosaico

1. En la barra de comandos de la lista, seleccione Opciones de visualización > de todos los documentos y, a continuación, seleccione Iconos.

   

2. Seleccione Formato a la vista actual y, a continuación, seleccione Document Card Designer.

   

3. Use la ventana Document Card Designer para ajustar la información que desea que aparezca en cada tarjeta.

   

Crear una vista

Para crear una vista:

1. Vaya a la lista o biblioteca donde desea crear una vista, haga clic en la pestaña Lista o biblioteca y, después, seleccione Crear vista.

   Nota

   Si Crear vista está deshabilitado, no tiene los permisos para crear una vista. Para obtener información sobre los permisos que necesita para crear vistas personales y públicas, consulte la sección "Configuración de vistas" a continuación.

   

2. En la página Configuración , elija un tipo de vista.

3. En el cuadro Nombre de vista, escriba el nombre para la vista. Seleccione Establecer como vista predeterminada si quiere que esta sea la vista predeterminada para la lista o la biblioteca. Únicamente una vista pública puede ser la vista predeterminada para una lista o biblioteca.

   

4. En la sección Público , en Ver público, selecciona Crear una vista personal o Crear una vista pública. Cree una vista personal cuando quiera una vista solo para usted. Cree una vista pública cuando quiera que la vean todos los usuarios que usan la lista.

   Nota

   Si está deshabilitada la opción Crear una vista pública , no tiene permiso para crear una vista pública para esta lista o biblioteca.

5. En la sección Columnas , seleccione las columnas que desee en la vista y desactive las columnas que no desee que aparezcan. Junto a los números de columna, seleccione el orden en que desea que aparezcan las columnas en la vista.

6. Configure las otras opciones de la vista, como Ordenar y filtrar, y seleccione Aceptar en la parte inferior de la página. Para ver descripciones de todos los valores de configuración que puedes elegir, consulta "Configuración de vistas" a continuación.

Cambiar una vista

Siga estos pasos para cambiar una vista, como convertirla en la vista predeterminada, agregar o quitar columnas y cambiar el criterio de ordenación de los elementos de la vista.

1. Vaya a la lista o biblioteca donde desea cambiar una vista y haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca .

2. Haga clic en Modificar vista.

   Nota

   Si Modificar vista está deshabilitado, no tiene los permisos para modificar la vista actual. No obstante, puede modificar sus vistas personales. Para obtener información sobre los permisos que necesita para crear vistas personales y públicas, vea la sección sobre Configuración de vistas más adelante en el artículo.

3. Seleccione la vista que desea cambiar en la lista desplegable Vista actual .

4. Realice los cambios y, a continuación, seleccione Aceptar en la parte inferior de la página. Para ver descripciones de todos los valores de configuración que quieras modificar, consulta Configuración de vistas a continuación.

   Nota

   Las vistas de la lista desplegable Vista actual se ordenan alfabéticamente y no se pueden cambiar. Sin embargo, puede cambiar el nombre de la vista para que la primera letra esté en el orden alfabético que desee.

Eliminar una vista

Siga estos pasos para eliminar una vista.

1. Vaya a la lista o biblioteca para la que desea eliminar una vista y seleccione la pestaña Lista o biblioteca .

2. Seleccione la vista que quiere eliminar en la lista desplegable Vista actual.
   

3. Seleccione Modificar vista.

   Nota

   Si Modificar vista está deshabilitado, no tiene los permisos necesarios para modificar la vista actual. No obstante, puede modificar sus vistas personales. Para obtener información sobre los permisos que necesita para crear vistas personales y públicas, vea "Configuración de vistas" más adelante en este artículo.

   

4. Desplácese hacia abajo en la página de configuración hasta la sección Vistas y seleccione la vista que desea eliminar.

5. En el área superior de la vista, seleccione Eliminar.

   

   Nota

   Si la opción Eliminar no es una opción, esta puede ser la vista predeterminada de una lista o biblioteca y no puede eliminar una vista predeterminada. Primero debe modificar otra vista y hacer que sea la vista predeterminada.

6. Cuando se le solicite, haga clic en Aceptar.

Tipos de vistas que puede elegir

Estos son los tipos de vistas entre los que puede elegir:

Standard View Esta vista muestra los elementos de lista y biblioteca una fila tras otra. La vista Estándar es la predeterminada para la mayoría de tipos de listas y bibliotecas. Puede personalizar la vista de muchas maneras diferentes, como agregando o quitando columnas de la vista.

Vista Calendar Esta vista muestra la lista y la biblioteca en un formato similar al de un calendario de pared. Puede aplicar las vistas diaria, semanal o mensual en este formato. Esta vista puede ser útil si quiere ver los elementos de la lista o la biblioteca cronológicamente. Para usar esta vista, la lista o biblioteca debe contener columnas con fechas de inicio y finalización de los elementos de calendario.

Vista de hoja de datos Esta vista muestra los elementos de lista y biblioteca en una cuadrícula, similar a una hoja de cálculo. Esta vista, también conocida como Edición rápida, puede ser útil si tiene que editar muchos elementos de una lista o biblioteca al mismo tiempo. Esta vista también es útil si quiere exportar sus datos a un programa de hoja de cálculo o base de datos. Existen algunas limitaciones en la vista de hoja de datos; por ejemplo, no todas las funciones de Excel están disponibles. Si un elemento de una columna está atenuado, ese tipo de columna no se puede editar.

Vista de Gantt Esta vista muestra elementos de lista y biblioteca en barras que siguen el progreso. Una vista de Gantt puede ayudarle a administrar proyectos. Puede usar esta vista, por ejemplo, para ver qué tareas se superponen mutuamente y para visualizar el progreso general. Para usar esta vista, la lista o biblioteca debe contener columnas con fechas de inicio y finalización.

Vista de Access Use Microsoft Access para crear formularios e informes basados en la lista o la biblioteca. Solo está disponible cuando tiene instalado Microsoft Access.

Vista personalizada en SharePoint Designer Inicio y usa la aplicación de SharePoint Designer para crear vistas personalizadas avanzadas. Esto requiere permisos avanzados y SharePoint Designer.

Vista existente Si una vista existente es casi la vista que desea, puede ahorrar tiempo usando una vista existente como punto de partida para crear la nueva vista. Bajo el encabezado Iniciar desde una vista existente, verá una lista de las vistas actuales. Seleccione una vista para crear una nueva.

Configuración para las vistas

Las vistas tienen muchas configuraciones para facilitarle la búsqueda rápida de la información que necesita en una lista o la biblioteca. A continuación se indica la configuración para las vistas de SharePoint. No todas las configuraciones están disponibles para todos los tipos de vistas. La configuración para las vistas de calendario difiere de otros tipos de vistas.

El número máximo de elementos en una vista es 5000. Puede administrar el número de elementos de una vista con la configuración del límite de elementos y el filtro. Para obtener más información, vea Administrar bibliotecas y listas grandes.

• Vista predeterminada Todas las listas y bibliotecas tienen una vista predeterminada, que es la vista que los usuarios ven cuando van a la lista o biblioteca. Puede cambiar la vista predeterminada a cualquier vista pública para esa lista o biblioteca. Pero no puede establecer una vista personal como vista predeterminada. Para eliminar una vista que es la vista predeterminada, primero debe hacer que otra vista pública sea la predeterminada para esa lista o biblioteca.

  Nota

  Si Hacer que esta sea la vista predeterminada no se muestra en las páginas Crear o editar vista, no tiene los permisos para crear una vista pública o la vista es una vista personal. Para crear una vista pública, debe estar en el grupo de Designer para la lista o biblioteca o tener los permisos equivalentes. Para obtener más información, consulte Comprender los niveles de permisos en SharePoint.

• Audiencia Al crear una vista, puede establecer que el público de la vista sea Vista personal o Vista pública. Una visión personal es una visión que solo usted puede ver. Una vista pública es una vista que cualquiera puede ver.
  No puede cambiar una vista personal a vista pública ni una vista pública a vista personal. Puede utilizar una vista pública como punto de partida para las vistas personales o públicas. Puede utilizar una vista personal como punto de partida solo para las vistas personales.
  Si está deshabilitado Crear vista al intentar crear una vista, no tiene los permisos adecuados para crear una vista. Si la opción Crear vista está disponible, pero la opción Crear una vista pública está deshabilitada, debe estar en el grupo de Designer o con permisos equivalentes. Con Crear una vista personal, debe estar en el grupo Miembro de la lista o biblioteca, o tener los permisos equivalentes.

• Columnas Las columnas de una vista contienen la información que necesita ver para los elementos de lista o biblioteca. Las columnas, en combinación con otras características de las vistas, como los filtros, pueden ayudarle a ver únicamente la información más importante para su trabajo. Esto resulta especialmente útil si la lista o la biblioteca contiene muchos elementos. Para obtener más información sobre cómo trabajar con columnas para crear vistas personalizadas, vea Crear una columna en una lista o biblioteca.

• Columnas de Gantt Seleccione las columnas que estarán en la vista de Gantt. Título es un campo de texto obligatorio. Fecha de inicio y Fecha de vencimiento son campos de datos obligatorios. Cuando selecciona una columna, como Título, si no se muestra ninguna opción en la lista desplegable, debe crear la columna para admitir esta vista.

• Ordenar Establezca el orden en que aparecen los elementos en la vista. Puede incluir hasta dos criterios. Por ejemplo, muestre los elementos en una lista de tareas ordenados por prioridad y posteriormente por fecha de vencimiento.

• Filtrar Configure una vista para mostrar un subconjunto de los elementos de una lista o biblioteca filtrándolos con información en columnas de la lista o biblioteca. Por ejemplo, una vista puede mostrar los documentos de una biblioteca que son para un proyecto específico.

  Recomendación

  Puede usar columnas calculadas o filtros que usen cálculos, como [Hoy] para mostrar elementos cuando la fecha coincida con hoy o [Yo] para mostrar elementos para el usuario de la vista. También puede combinar ecuaciones simples con funciones. Por ejemplo, para mostrar elementos creados en los últimos siete días, filtre por la columna Creado , establezca el operador en es menor que y establezca el valor en [Hoy]-7 (sin espacios). Para obtener más información, vea Ejemplos de fórmulas comunes en listas.

• Vista tabular Proporciona casillas para cada elemento para que los usuarios puedan seleccionar varios elementos de lista o biblioteca para realizar operaciones masivas. Esto puede ahorrar mucho tiempo si deben cambiarse muchos elementos de una lista o biblioteca. Por ejemplo, un usuario puede seleccionar y desproteger varios documentos.

• Agrupar por Agrupe los elementos de lista y biblioteca por información en las columnas. Por ejemplo, agrupe los elementos en una lista de tareas por prioridad y, después, porcentaje completado.

• Totales Muestra cálculos de resumen de las columnas de la vista, como: recuento, promedio, máximo, mínimo. Al establecer el título de una columna como Recuento en una biblioteca de documentos, por ejemplo, la vista mostrará el número de documentos en la vista y en los grupos de la vista. Las columnas que están disponibles para los totales y la configuración disponible para cada columna varían según el tipo de columna, como un número, y el tipo de lista o biblioteca para la que se crea la vista.

• Estilo Determina el diseño de la vista, como boletín. No todos los estilos están disponibles para todos los tipos de vista.

  • Tabla básica Muestra los elementos en filas.
    
  • En caja Muestra los elementos de la lista con un diseño similar al de las tarjetas de presentación. Este estilo está disponible únicamente para las listas.
    
  • En caja, sin etiquetas Similar al estilo de cuadro, pero las etiquetas de las columnas no están en la vista. Este estilo está disponible únicamente para las listas.
  • Predeterminada La vista predeterminada varía, dependiendo del tipo y la configuración de la lista o la biblioteca.
  • Detalles del documento Muestra los archivos en una biblioteca con un diseño similar al de las tarjetas de presentación. Este estilo está disponible para la mayoría de las bibliotecas, pero no para las listas.
    
  • Boletín Muestra los elementos en filas, con líneas entre las filas.
    
  • Boletín, sin líneas Muestra los elementos en filas con sombreado alternativo, sin las líneas entre las filas.
    
  • Panel de vista previa Muestra el nombre de los elementos en el lado izquierdo de la página. Cuando apunta al nombre de un elemento, las columnas seleccionadas para la vista se muestran en el lado derecho de la página.
    
  • Con sombreado Muestra los elementos en filas de sombreados alternativos.
    

• Carpetas Seleccione Mostrar elementos en carpetas para mostrar las carpetas de lista o biblioteca en la vista con los elementos. Seleccione Mostrar todos los elementos sin carpetas para mostrar únicamente los elementos de lista o biblioteca en la vista, que se denomina también vista plana. También puede seleccionar si la vista que está creando es aplicable en todas las carpetas, solo en la carpeta de nivel superior o en carpetas de un tipo de contenido específico.

• Límite de artículo Puede especificar cuántos elementos se muestran al mismo tiempo (lotes) en cada vista o el número total de elementos que mostrará la vista. Cuanto más grande sea el lote de elementos en una vista, más tiempo se necesitará para realizar la descarga en el explorador.

• Dispositivo móvil Puede especificar que esta vista sea para dispositivos móviles, que sea la vista móvil predeterminada para dispositivos móviles y el número de elementos que se mostrarán en el elemento web de vista de lista para esta vista. Esta opción no está disponible para todas las listas y bibliotecas. La vista debe ser una vista pública.