Crear, cambiar o eliminar una vista de una lista o biblioteca

Crear, cambiar o eliminar una vista de una lista o biblioteca

Puede crear vistas personalizadas de listas y bibliotecas para organizar y mostrar los elementos más importantes para usted (como determinadas columnas), para agregar filtrado u ordenación, o para tener un estilo más atractivo. Puede crear una vista personal (que solo usted puede ver) o, si tiene permisos para hacerlo, puede crear una vista pública para todos los usuarios que usen la lista para ver.

Muchas listas tienen otras vistas además de la vista predeterminada que verá la primera vez que vaya a la lista. Para ver otras vistas, seleccione el menú Opciones de vista en la parte superior derecha de la barra de comandos y, a continuación, seleccione la vista que desee.

Nota: Las características del menú Opciones de vista se actualizan continuamente, por lo que algunas de las opciones que ves pueden variar según la versión que tengas.

Menú opciones de vista

Crear nuevas vistas de listas o bibliotecas de Microsoft 365 para organizar y ocultar o mostrar columnas. Una vista es la predeterminada. Las vistas adicionales que agregue estarán disponibles en el menú Opciones de vista . Puede crear una vista para guardar diferentes selecciones de ordenación, filtrado y agrupación que haya realizado desde el panel encabezados de columna o filtros. Las columnas que haya mostrado u oculto y los anchos de columna también se guardarán con la vista.

Foto del dispositivo Surface Book

Nota: Las actualizaciones visuales de las listas se implementan gradualmente en todo el mundo, lo que significa que su experiencia puede diferir de lo descrito en este artículo.

  1. En la barra de comandos de la lista, seleccione Opciones de vista Icono de opciones de vista de listas .

  2. Seleccione el nombre de la vista a la que desea cambiar.

    Vista Galería
  3. Seleccione entre las opciones lista, compactar lista o vista de galería.

    Vista Galería
  • Cuando esté en el modo de vista de cuadrícula , verá opciones para alto fijo y alto de autoajuste:

    Opciones de vista rápida
  • Cuando no está en el modo de vista de cuadrícula, verá diferentes tipos de vista: lista, compactar lista y galería. Debajo de la opción todos los elementos, puede elegir cualquier otra vista que esté disponible.

También puede personalizar la vista que ve seleccionando las opciones de ordenación, filtro o grupo que realice en los encabezados de columna o en el panel de filtros. Si le gusta lo que ve, puede guardar una vista nueva.

Sugerencia: En el modo de vista de cuadrícula, puede arrastrar las columnas a ubicaciones diferentes para reordenar las columnas. 

  1. En la barra de comandos de la lista, seleccione Opciones de vista Icono de opciones de vista de listas .
    Si Icono de opciones de vista de listas Opciones de vista no está visible, asegúrese de que no está editando la lista o de que no ha seleccionado uno o varios elementos. Además, es posible que no tenga permiso para ello. En ese caso, póngase en contacto con el administrador del Microsoft 365 o el sitio o propietarios de la lista.

  2. Seleccione crear nueva vista.

    Crear nueva vista

    Importante: Si no ve crear una nueva vista, significa que las actualizaciones más recientes aún no han llegado a su alcance. Vea el vídeo anterior, consulte la sección cambiar una vista de este artículo o lea editar una vista de lista.

  3. En nombre de vista, escriba un nombre para la vista.

  4. En Mostrar como, seleccione lista o calendario para el tipo de vista que desea crear.

    Mostrar como lista o calendario

  5. Si selecciona la vista calendario , escriba una fecha de inicio y una fecha de finalización en el calendario.

    Elegir una fecha de inicio y de finalización

  6. Para cambiar el aspecto del título de los elementos en el calendario, seleccione más opciones y, a continuación, seleccione una opción en el título de los elementos de la lista de calendarios. Título de los elementos en el calendario

  7. Cuando haya terminado, seleccione crear.

  1. En la barra de comandos de la lista, seleccione Opciones de vista Icono de opciones de vista de listas .

    Si Icono de opciones de vista de listas Opciones de vista no está visible, asegúrese de que no está editando la lista o no ha seleccionado uno o varios elementos. Además, es posible que no tenga permiso para ello. En ese caso, póngase en contacto con el administrador del Microsoft 365 o el sitio o propietarios de la lista.

  2. Seleccione Guardar vista como.

  3. Escriba el nuevo nombre y, después, haga clic en Aceptar.

Puede realizar algunos cambios directamente en la vista de lista. Para ello, haga clic en el nombre de la columna. Puede cambiar el orden de los elementos, filtrarlos, agruparlos, Agregar columnas y cambiar la configuración de otras columnas. Cuando haya terminado, haga clic en Opciones de vista y, a continuación, haga clic en Guardar vista como. Guarde la vista con su nombre actual o escriba un nuevo nombre para crear una vista nueva.

Para obtener más información, vea el vídeo o lea editar una vista de lista.

Para ver más opciones avanzadas:

  1. En la barra de comandos de la lista, seleccione Opciones de vista Icono de opciones de vista de listas .

    Si Icono de opciones de vista de listas Opciones de vista no está visible, asegúrese de que no está editando la lista o no ha seleccionado uno o varios elementos. Además, es posible que no tenga permiso para ello. En ese caso, póngase en contacto con el administrador del Microsoft 365 o el sitio o propietarios de la lista.

  2. Seleccione el nombre de la vista que desee cambiar.

  3. Vuelva a seleccionar Opciones de vista y, después, haga clic en editar la vista actual.

  4. En la página Editar vista, realice los cambios. Puede Agregar o quitar columnas, agregar criterios de ordenación o de filtro, configurar carpetas y mucho más.

  5. Cuando haya terminado de realizar los cambios, seleccione Aceptar.

  1. En la barra de comandos de la lista, seleccione Opciones de vista Icono de opciones de vista de listas .

  2. Seleccione el nombre de la vista que desea establecer como predeterminada.

  3. Vuelva a seleccionar Opciones de vista y, después, haga clic en editar la vista actual.

  4. En la página Editar vista, active la casilla establecer como vista predeterminada y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  1. En la barra de comandos de la lista, seleccione Opciones de vista Icono de opciones de vista de listas .

  2. Seleccione el nombre de la vista que desea eliminar.

  3. Vuelva a seleccionar Opciones de vista y, después, haga clic en editar la vista actual.

  4. En la página Editar vista, seleccione eliminar y, a continuación, seleccione Aceptar.

  1. En la barra de comandos de la lista, seleccione Opciones de vista Icono de opciones de vista de listas .

  2. Seleccione Galería

Ver la Galería desplegable seleccionada

Importante: Si no ve la Galería, significa que las actualizaciones más recientes aún no han llegado.

3. Seleccione dar formato a la vista actual.

Aplicar formato a la vista actual

4. Seleccione Diseñador de tarjetas.

Aplicar formato a la vista actual

5. Use el diseñador de tarjetas para mostrar u ocultar columnas, reordenar columnas o mostrar u ocultar vistas previas.

Diseñador de tarjetas

Nota: Si crea vistas que serán accesibles mediante teléfonos y otros dispositivos móviles, debe tener en cuenta las capacidades de los dispositivos móviles. Para obtener más información, vea configurar un sitio de SharePoint para dispositivos móviles.

Para crear una vista:

  1. Vaya a la lista o biblioteca donde desee crear una vista, haga clic en la pestaña lista o biblioteca y, a continuación, haga clic en crear vista.

    Nota: Si crear vista está deshabilitado, no tiene permisos para crear una vista. Para obtener más información sobre los permisos que necesita para crear vistas personales y públicas, consulte la sección configuración para las vistas que se muestra a continuación.

    El botón Crear vista de la biblioteca de SharePoint en la cinta.

  2. En la página configuración , elija un tipo de vista. Para obtener información sobre cada tipo, vea tipos de vistas que puede elegir a continuación.

  3. En el cuadro Nombre de vista, escriba el nombre para la vista. Seleccione Establecer como vista predeterminada si quiere que esta sea la vista predeterminada para la lista o la biblioteca. Únicamente una vista pública puede ser la vista predeterminada para una lista o biblioteca.

    Página crear configuración de vista
  4. En la sección audiencia , en la vista audiencia, seleccione crear una vista personal o crear una vista pública. Cree una vista personal cuando quiera una vista para usted. Cree una vista pública cuando quiera que todos los usuarios de la lista la vean.

    Nota: Si la creación de una vista pública está deshabilitada, no tiene permisos para crear una vista pública para esta lista o biblioteca.

  5. En la sección columnas , seleccione las columnas que desee en la vista y desactive las columnas que no desea que aparezcan. Junto a los números de columna, seleccione el orden en el que desea que aparezcan las columnas en la vista.

  6. Configure el resto de las opciones de configuración de la vista, como ordenar y filtrary haga clic en Aceptar en la parte inferior de la página. Para obtener descripciones de todas las opciones de configuración que puede elegir, consulte configuración de las vistas a continuación.

Siga los pasos siguientes para cambiar una vista, como convertirla en la vista predeterminada, agregar o quitar columnas y cambiar el criterio de ordenación de los elementos de la vista.

Nota: Una vez creada una vista, no se puede cambiar el tipo de vista (por ejemplo, no se puede cambiar de la vista estándar a la vista Hoja de información o de la vista Gantt a la vista calendario o viceversa). Tendrá que crear una nueva vista con el tipo de vista que desee. Sin embargo, si solo quiere editar columnas y filas en listas o bibliotecas de forma rápida, puede cambiar temporalmente la vista estándar a la vista Hoja de información mediante la función editar en la vista de cuadrícula. Para ello, vaya a la pestaña lista o biblioteca en la cinta de opciones y haga clic en Editar en la vista de cuadrícula. Cuando haya terminado, la vista volverá a lo que había anteriormente. Tenga en cuenta que no puede usar Editar en la vista de cuadrícula para las vistas en las que se agrupan los elementos. Para obtener más información sobre la vista Hoja de datos, vea la sección de la vista Hoja de datos que se muestra a continuación en tipos de vistas que puede elegir.

  1. Vaya a la lista o biblioteca donde desee cambiar una vista y haga clic en la pestaña lista o biblioteca .

  2. Haga clic en modificar vista.

    Nota: Si la vista modificar está deshabilitada, no tiene permisos para modificar la vista actual. No obstante, puede modificar sus vistas personales. Para obtener más información sobre los permisos que necesita para crear vistas personales y públicas, consulte la sección sobre configuración de las vistas más adelante en el artículo.

  3. Seleccione la vista que desea cambiar en la lista desplegable vista actual .

  4. Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar en la parte inferior de la página. Para ver las descripciones de todas las opciones de configuración que puede desear modificar, consulte configuración de las vistas a continuación.

    Nota: Las vistas de la lista desplegable Vista actual están ordenadas alfabéticamente y no se pueden cambiar. Sin embargo, puede cambiar el nombre de la vista para que la primera letra esté en el orden alfabético que desee.

Siga estos pasos para eliminar una vista.

  1. Vaya a la lista o biblioteca para la que desea eliminar una vista y haga clic en la pestaña lista o biblioteca .

  2. Seleccione la vista que quiere eliminar en la lista desplegable Vista actual.

    Lista desplegable de vistas de lista actuales

  3. Haga clic en modificar vista.

    Nota: Si la vista modificar está deshabilitada, no tiene los permisos necesarios para modificar la vista actual. No obstante, puede modificar sus vistas personales. Para obtener información sobre los permisos que necesita para crear vistas personales y públicas, vea configuración de las vistas más adelante en este artículo.

    Botón modificar vista con la lista desplegable abierta

  4. Desplácese hacia abajo en la página Configuración hasta la sección vistas y haga clic en la vista que desea eliminar.

  5. En el área superior de la vista, haga clic en Eliminar.

    Botón Eliminar vista

    Nota: Si eliminar no es una opción, puede ser la vista predeterminada de una lista o biblioteca, y no puede eliminar una vista predeterminada. Primero debe modificar otra vista y hacer que sea la vista predeterminada.

  6. Cuando se le pida, haga clic en Aceptar.

Página Tipos de vistas

Nota:  Una vez creada, no puede cambiar el formato de una vista, como por ejemplo, convertir una vista de calendario en una vista de Gantt. Sin embargo, puede crear vistas adicionales de los mismos datos para cada nuevo formato que desee usar.

Estos son los tipos de vistas que puede elegir:

Vista estándar    Esta vista muestra los elementos de lista y biblioteca, una fila tras otra. La vista Estándar es la predeterminada para la mayoría de tipos de listas y bibliotecas. Puede personalizar la vista de muchas maneras diferentes, como agregando o quitando columnas de la vista.

Vista Estándar

Vista Calendario    Esta vista muestra la lista y la biblioteca en un formato semejante a un calendario de pared. Puede aplicar las vistas diaria, semanal o mensual en este formato. Esta vista puede ser útil si quiere ver los elementos de la lista o la biblioteca cronológicamente. Para usar esta vista, la lista o biblioteca debe contener columnas con fechas de inicio y de finalización para los elementos del calendario.

Vista Calendario

Vista Hoja de información    Esta vista muestra los elementos de lista y biblioteca en una cuadrícula, semejante a una hoja de cálculo. Esta vista, también conocida como edición rápida, puede resultar útil si tiene que modificar muchos elementos de una lista o biblioteca al mismo tiempo. Esta vista también es útil si quiere exportar sus datos a un programa de hoja de cálculo o base de datos. Hay algunas limitaciones de la vista Hoja de información, pero no toda la funcionalidad de Excel está disponible, por ejemplo. Si un elemento de una columna está atenuado, entonces ese tipo de columna no es editable.

Vista Hoja de datos

Vista de Gantt    Esta vista muestra los elementos de lista o biblioteca en barras que realizan un seguimiento del progreso. Una vista de Gantt puede ayudarle a administrar proyectos. Puede usar esta vista, por ejemplo, para ver qué tareas se superponen mutuamente y para visualizar el progreso general. Para usar esta vista, la lista o biblioteca debe contener columnas con fechas de inicio y fechas de finalización.

Vista Gantt

Vista de Access    Use Microsoft Access para crear formularios e informes basados en la lista o la biblioteca. Solo está disponible cuando tiene instalado Microsoft Access.

Crear una vista con Microsoft Access

Vista personalizada en SharePoint Designer     Inicie y use la aplicación SharePoint Designer para crear vistas avanzadas personalizadas. Esto requiere permisos avanzados y SharePoint Designer.

Imagen de la Página principal de SharePoint Designer 2013.

Vista existente     Si una vista existente es prácticamente la vista que desea, puede ahorrar tiempo utilizando una vista existente como punto de partida para crear su nueva vista. En el encabezado comenzar a partir de una vista existente, verá una lista de las vistas actuales. Haga clic en una vista para crear una vista nueva.

Empezar a partir de una vista existente

Las vistas tienen muchas configuraciones para facilitarle la búsqueda rápida de la información que necesita en una lista o la biblioteca. A continuación se indica la configuración para las vistas de SharePoint. No todas las configuraciones están disponibles para todos los tipos de vistas. La configuración para las vistas de calendario difiere de otros tipos de vistas.

El número máximo de elementos en una vista es 5000. Puede administrar el número de elementos de una vista con la configuración del límite de elementos y el filtro. Para obtener más información , vea administrar listas y bibliotecas con muchos elementos .

  • Vista predeterminada    Todas las listas y bibliotecas tienen una vista predeterminada, que es la vista que los usuarios ven cuando van a la lista o biblioteca. Puede cambiar la vista predeterminada a cualquier vista pública de la lista o biblioteca. pero no puede establecer una vista personal como vista predeterminada. Para eliminar una vista que es la vista predeterminada, primero debe hacer que otra vista pública sea la predeterminada para dicha lista o biblioteca.

    Nota: Si no se muestra la vista predeterminada en las páginas crear o Editar vista, no tiene permisos para crear una vista pública o la vista es una vista personal. Para crear una vista pública, debe estar en el grupo diseñador de la lista o biblioteca, o tener los permisos equivalentes. Para obtener más información, consulte Descripción de los niveles de permisos en SharePoint .

  • Numeroso    Al crear una vista, puede configurar la audiencia de la vista para que sea vista personal o vista pública. Una vista personal es una vista que solo usted puede ver. Una vista pública es una vista que cualquiera puede ver.

    No puede cambiar una vista personal a vista pública ni una vista pública a vista personal. Puede utilizar una vista pública como punto de partida para las vistas personales o públicas. Puede utilizar una vista personal como punto de partida solo para las vistas personales.

    Si crear vista está deshabilitado al intentar crear una vista, no tiene los permisos adecuados para crear una vista. Si la opción crear vista está disponible, pero la opción crear una vista pública está deshabilitada, debe estar en el grupo diseñador o permisos equivalentes. Con crear una vista personal, debe estar en el grupo de miembros para la lista o biblioteca, o tener los permisos equivalentes.

  • Columnas    Las columnas de una vista contienen la información que necesita para ver para los elementos de lista o biblioteca. Las columnas, en combinación con otras características de las vistas, como los filtros, pueden ayudarle a ver únicamente la información más importante para su trabajo. Esto resulta especialmente útil si la lista o la biblioteca contiene muchos elementos. Para obtener más información sobre cómo trabajar con columnas para crear vistas personalizadas, vea crear una columna en una lista o biblioteca.

  • Columnas de Gantt    Seleccione las columnas que estarán en la vista de Gantt. Título es un campo de texto obligatorio. Fecha de inicio y Fecha de vencimiento son campos de datos obligatorios. Cuando selecciona una columna, como Título, si no se muestra ninguna opción en la lista desplegable, debe crear la columna para admitir esta vista.

  • Ordenar    Establezca el orden en que aparecen los elementos en la vista. Puede incluir hasta dos criterios. Por ejemplo, muestre los elementos en una lista de tareas ordenados por prioridad y posteriormente por fecha de vencimiento.

  • Filtro    Configure una vista para mostrar un subconjunto de los elementos en una lista o biblioteca filtrándolos con información en las columnas de la lista o la biblioteca. Por ejemplo, una vista puede mostrar los documentos de una biblioteca que son para un proyecto específico.

    Sugerencia: Puede usar las columnas calculadas o los filtros que usan cálculos, como [hoy] para mostrar los elementos cuando la fecha coincide con hoy o [yo] para mostrar los elementos del usuario de la vista. También puede combinar ecuaciones simples con funciones. Por ejemplo, para mostrar los elementos creados en los últimos siete días, filtre la columna creado , establezca el operador en es menory establezca el valor en [hoy]-7 (sin espacios). Para obtener más información, vea ejemplos de fórmulas comunes en listas de SharePoint .

  • Vista tabular    Proporciona casillas de verificación para cada elemento, para que los usuarios puedan seleccionar varios elementos de lista o biblioteca para realizar operaciones masivas. Esto puede ahorrar mucho tiempo si deben cambiarse muchos elementos de una lista o biblioteca. Por ejemplo, un usuario puede seleccionar y desproteger varios documentos.

  • Agrupar por    Agrupar los elementos de la lista y la biblioteca por información en las columnas. Por ejemplo, agrupe los elementos de una lista de tareas por prioridad y, a continuación, por porcentaje completado.

  • Totales    Muestra cálculos de resumen para las columnas de la vista, por ejemplo: recuento, media, máximo y mínimo. Al establecer el título de una columna como Recuento en una biblioteca de documentos, por ejemplo, la vista mostrará el número de documentos en la vista y en los grupos de la vista. Las columnas que están disponibles para los totales y la configuración disponible para cada columna varían según el tipo de columna, como número, y el tipo de lista o biblioteca para la que se está creando la vista.

  • Estilo    Determina el diseño de la vista, por ejemplo, un boletín. No todos los estilos están disponibles para todos los tipos de vista.

    • Tabla básica    Muestra los elementos en filas.
      Vista Estándar

    • Encuadrado    Muestra los elementos de la lista usando un diseño similar al de las tarjetas de presentación. Este estilo está disponible únicamente para las listas.
      Vista estilo encuadrado

    • Encuadrado, sin etiquetas    Similar al estilo encuadrado, pero las etiquetas para las columnas no están en la vista. Este estilo está disponible únicamente para las listas.

    • Predeterminada    La vista predeterminada varía, dependiendo del tipo y la configuración de la lista o la biblioteca.

    • Detalles del documento    Muestra los archivos de una biblioteca usando un diseño similar al de las tarjetas de presentación. Este estilo está disponible para la mayoría de las bibliotecas, pero no para las listas.
      Vista de detalles del documento

    • Boletín    Muestra los elementos en filas, con líneas entre las filas.
      Vista de estilo de boletín

    • Boletín, sin líneas    Muestra los elementos en filas con sombreado alternativo, sin las líneas entre las filas.
      Vista de boletín sin líneas

    • Panel de vista previa Muestra el nombre de los elementos en el lado izquierdo de la página. Cuando apunta al nombre de un elemento, las columnas seleccionadas para la vista se muestran en el lado derecho de la página.
      Estilo de vista Panel de vista previa

    • Con sombreado    Muestra los elementos en filas de sombreados alternativos.
      Vista Sombreado

  • Carpetas    Seleccione Mostrar elementos dentro de carpetas para mostrar las carpetas de lista o biblioteca en la vista con los elementos. Seleccione Mostrar todos los elementos sin carpetas para mostrar únicamente los elementos de lista o biblioteca en la vista, que se denomina también vista plana. También puede seleccionar si la vista que crea se aplica en todas las carpetas, únicamente en la carpeta de nivel superior o en carpetas de un tipo de contenido específico.

  • Límite de elementos    Puede especificar cuántos elementos se muestran al mismo tiempo (lotes) en cada vista o el número total de elementos que mostrará la vista. Cuanto más grande sea el lote de elementos en una vista, más tiempo se necesitará para realizar la descarga en el explorador.

  • Móvil    Puede especificar que esta vista sea para dispositivos móviles, que sea la vista móvil predeterminada para dispositivos móviles, y el número de elementos para mostrar en el elemento web de vista de lista para esta vista. Esta opción no está disponible para todas las listas y bibliotecas. La vista debe ser una vista pública.

Vea también

Tipos y opciones de columnas de sitio

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